坚邦国际地产采购材料管理流程.doc

坚邦国际地产采购材料管理流程目录：总则。采购机构与其职责。材料（设备）申请、计划制定及审批。采购方式。材料（设备）供应进场验收。一、总则：为适时、适质、适量、适价、适地地采购物资，加强物品采购环节的监控管理，按照公平、公开、择优和信用的原则，在满足质量规定的前提下货比三家，实现低成本采购，明确责任，堵塞漏洞，防止公司经济利益及声誉受损，公司物资采购应当遵循统一计划、集中采购、集中支付和 “公开、公平、公正”的“阳光采购”原则；始终坚持“公司利益第一”和诚实，为适时、适质、适量、适价、适地地采购物资，保证工程的顺利施工，特制定本管理规定。如有与公司条款进行冲突的以公司文献为准。二、采购机构与其职责：成立由总经理为组长，副总经理和财务经理为副组长及工程部、常务部、财务部、设计部经理及有关专业技术人员组成的评审小组，拟定产品、供货商及对协议内容、条款的审查、会签。1、公司所有工程项目的施工用物资采购供应由公司采购供应部集中控制管理(含远程采购管理)。 2、按照国家技术监督规定和本地政府规定规定，明确对供方实行供货资质的调查评价和实行合格供方的审批控制。公司及下属各成员公司应成立物资材料采购领导小组，负责本单位物资材料采购的领导工作。领导小组成员由单位相关行政领导及相关部门负责人组成，人数为单数并不少于5人，全面负责公司及各成员公司的物资采购管理、评审工作。 3、物资材料采购领导小组的重要职责：、贯彻执行国家、行业有关物资采购的法规及公司物资采购的制度、办法，组织和领导采购活动。、拟定本单位以及下级单位物资采购的权限，拟定物资材料的采购方式。、审批招标采购方式、评标方式，以及评标大纲和审批竞价采购方式。、负责将采购活动中的重大问题向上级单位报告并贯彻其决定，负责采购项目的最终决策，对违反本细则导致经济损失的单位及负责人作出处罚决定。4、各单位物资管理部门在物资材料采购领导小组的统一领导下，负责物资采购的具体管理工作。其重要职责：贯彻执行公司物资采购的制度、办法。编制物资采购计划，并上报公司各个部门审批。进行合格供应方的评审。提出采购方式报领导小组审批。负责采购过程的具体实行。签订与履行采购协议。负责采购资料的管理和归档。5、计划的制订物资需用量计划的制订:各单位的经营计划部门根据经营目的及经营计划，按年、季、月编制物资需用量计划报物资采购部门。三、材料（设备）申请、计划制定以及审批：1、甲供材料计划上报程序、总计划上报时间各施工队在工程开工后拿到设计蓝图后，应在45日内将所需甲供材料上报甲方，以便于甲方进行招标与供货方签订协议及时组织供货。、月计划上报时间各施工队应在开始使用甲供材料的前一月将材料计划以甲供材料需用量计划单（见附件：1）的形式进行上报，并在当月的25日前交与甲方，如超过此时间上报计划，甲方将会尽也许按施工队所规定的时间供货，但因此而导致的工期滞后甲方将不付任何责任。、其它计划上报时间如由于设计变更等因素，而需要新增甲供材料的，施工方应在接到公司设计部的工作联系单后三天内将材料计划进行上报。、计划上报注意事项施工方必须使用公司所规定的表格样式上报材料，计划表中必须做到详尽、准确、真实、有效地反映所需材料的数量、规格、进场时间、使用位置以及技术规定等，并且需施工方负责人签字、盖章才视为有效，否则计划为无效计划。计划一经上报且经公司认可后，如无特殊因素，不可随意更改。2、计划更改流程、更改条件a、 如甲方在施工方上报的甲供材料计划后，对其所上报计划的准确性、真实性、时效性做出异议的情况下，由甲方返还给施工方，施工方有权选择更改或是不更改。b、 施工方在上报计划后两个工作日内如对自己所上报的计划觉得需要更改，可以向甲方提出申请。c、 如在计划上报后，由于甲方所下发的工作联系单中对其所上报材料的规格、尺寸、使用部位有所更改的，且影响到施工方所上报计划的准确性、真实性、时效性的情况下，施工方有权对其所上报的计划进行更改，并附上甲方所下发的相应的工作联系单。d、 施工方也可以在每月上报的下月计划中对其计划进行更改，具体方法为：在报下月计划时，如对计划量及进场时间需要更改的，应在计划里具体注明更改后的量或时间，并注明“按更改计划执行”四个字。对原计划不进行改动的，只需要注明“按原计划执行”既可。甲方将会在每月进行记录列表后，给施工方签字认可方为生效。e、 如甲方让施工方更改计划时，施工方应在甲方告知其更改计划后的三个工作日内重新上报更改后的计划。f、 如由于施工方在提交计划后认为自己所报计划需要更改时，可以向甲方现场主管工程师提出更改计划的规定，经批准后的三个工作日内将更改后的计划上报。g、 由于甲方所下发的工作联系单而要对所报计划进行更改的，应在收到工作联系单后的三个工作日内，将所更改的计划进行上报。h、 如未在本材料管理制度认可的有效更改条件及更改时间内向甲方项目主管工程师提出计划更改申请的，视为无效申请。i、 在提出更改申请后甲方项目主管工程师批准的情况下未在三个工作日内向甲方现场主管工程师上报已更改的计划的，则视为无效更改。j、 在提出更改申请后甲方项目主管工程师批准的情况下不按本材料管理制度认可的有效更改办法进行向上提交的，视为无效的更改。由于以上（h、 i、 j、） 3条因素而导致的更改不效，则材料的进场数量、时间则按原计划执行。而因此导致的工程停工及材料过多的损失，由施工方承担全责。3、建设工程部按照设计图纸核算出材料使用规格、数量以及使用材料的技术规定和具体到货时间规定填写材料申请表（见：附件2），交工程造价、成本核算审核确认后，报副总审核，最后由总经理批准转供应采购安排具体采购计划。4、初次申请大宗材料（设备）需询、招、评、议、开、定标、签订供应协议的，提前45日提交材料申请明细表。常规已使用材料、甲定乙供、乙供材料和后续到货申请表需提前15日提交申请明细表。物资采购部门根据审核的物资需用量计划，结合库存情况、在途情况编制物资采购计划，报总经理审批。四、采购方式：1、成立采购小组： 根据批准后的采购计划，成立由提出报告的部门及有关职能部门派员组成采购小组。进行市场调查。采购人员按照比质、比价的原则进行市场询价后，由采购小组集体研究提出采购方案，拟定采购形式。一次性采购计划在5万元以上的，报公司档案财务部备案后应在3天内签订正式协议。对于材料物资采购价值在1-5万元，设备采购价值在5-20万元的，采用邀请议标的形式进行采购；对于材料物资采购价值在5万元以上，设备采购价值在20万元以上的，采用公开招标的形式进行采购。2、大宗材料物资及设备采购必须与供货单位签订协议，协议正本由公司档案部或供应采购部门保存，副本交财务部门一份。采购人员按审批后的采购计划和已拟定的供货单位或供货协议进行采购。仓库保管员、监理部门及有关人员按采购计划和协议的规定办理验收，特别是技术含量较高的设备及材料物资，要由申请采购的专业部门人员参与验收并填制验收单。财务部门根据采购计划、协议和有效的收料单（见附件：3）、验收记录（附件：4）办理入库和结算。3、采购物资及供方的控制管理。、公司所有工程项目的施工用物资采购供应由公司供应部集中控制管理(含远程采购管理)。按照国家技术监督法规和本地政府规定规定，明确对供方实行供货资质的调查评价和实行合格供方的审批控制。对供方的考察评价内容a) 供方的营业执照、资质和业绩；b) 供货能力（数量、期限）；c) 价格合理性；d) 信守协议与售后服务情况；e) 对其样品/说明书进行评价或检查，或与类似产品对比；对供方的评价审核程序a) 由供应部和项目经理部、材料员（仓管员）收集供方的有关资料（资质证书、营业执照等复印件）。b) 对公司供应商资料的收集，由供应部编写登报信息，每季度集中一次或临时需要时登报发布消息或采用其它办法，限期收齐相应的物资供应商报送的有关资料（含联系方式）并转至供应部。c) 将资料情况填入供应商考察记录。见附件：5、供应部组织有关部门定期在工程开工（或需用）前一个月，或不定期参与考察、评审供应商。与供应商的法人代表面谈、沟通（尽量不与业务人员接触），对外地较大的供方，可邀请其法人代表来公司考察、了解公司以及项目，以增长互相信任度。公司相关部门应书面会签考察、评审意见。评审会签内容：a) 供应部提供供应商考察记录及评价资料等，并进行介绍考察情况；b) 相关部门对供方的资料进行评价审核，并将评价审核意见填入供应商预审表；（见附件：6）c) 合格供应商的选择，应考虑公司所在地相相应的供应商。d) 入选的供应商，由工程部经理审核，上报总经理批准。、对公司（甲方）指定或推荐的供应商，也需收集评价资料，并履行相应考察、评审和审批手续。 、由供应部建立统一的合格供应商名册，发放给公司询盘、采购员管理人使用。 、供应部对合格供应商每年进行一次年度考核，填写合格供应商年度考核记录，经公司经理审核，报总经理批准。供应部根据“年度考核记录”编制新合格供应商名册（见附件：7），旧合格供应商名册自行作废。必要时每月增补一次合格供应商名册。 、询盘、采购人员必须在合格供应商名册中选择供方实行询盘采购。对需从供应商名册以外的单位采购物资时，必须由供应部会同有关部门对其样品及技术资料进行应急评价后，实行询盘采购，并增补到当月合格供应商名册中。、对违反协议，不能按质、按量、准时供货的供应商，各项目部应将具体情况及时传报供应部，供应部将报告公司总经理，由总经理审核批准后，从供应商名册中除名，并将除名决定及时告知公司所有询盘、采购管理人员。 4、 物资采购分类控制管理依据采购物资对工程的影响限度，将采购物资分为受控管理和一般管理两种管理方式进行管理。、受控管理的采购物资，指大宗、重要物资，其范围如下：设备 钢材 水泥 地材 商品混凝土 阀门 法兰 给水排水管材、件 消防、暖通器材 高强螺栓 电焊条 低压电器 防爆电气、防盗报警器 高低压开关柜 电线电缆 电工产品 计量产品 保温材料 防水防腐材料 防火材料 压力容器 建筑砌块 墙地砖 门窗 外加剂 钢、木制周材 测量实验仪器及批量物资等。、一般管理的采购物资，指零星、少量物资，其范围除以上受控管理的采购物资外。、对受控管理的物资采购，由供应部按审核后的物资需用计划从合格供应商名册中选择，实行集中询盘采购供应（含外地询盘采购供应）。询盘采购工作程序，询盘、报盘、还盘、 接受、协议。a) 询盘，也称询价，供应部采用传真方式，向二个以上合格供应商发出“洽商邀请”，即物资采购询盘。b) 报盘，也称报价、要约。由受盘方按询盘单中列明的重要条件进行报价，且加盖单位和法定代表人公章传报公司。c) 还盘，供应部收到报盘后，经分析评审，应对受盘人提出的发盘中某个或某些交易条件，不能完全接受的建议（即修改意见）及相应的报价，以传真方式与受盘方磋商还盘（可反复还盘）。 d) 接受，经报盘或还盘及报批后，确认对方的交易条件及相应价格，发盘（或还盘）即被接受。e) 协议，通过询盘、报盘、还盘（再还盘）和接受环节之后，双方即构成一项协议关系，应将达成的协议以书面形式肯定下来，即签定协议。、特殊情况（甲定乙购），供应部可填写某项物资询盘采购委托单，委托总包建设单位公司进行此项物资询盘采购的组织实行：a) 购销协议由供应部起草（总包建设单位公司应将有特别规定的物资的相关条款先传报供应部），汇签后传转至总包建设单位。b) 总包建设单位接到购销协议后，按相关程序向经批准的合格供应商进行询盘、还盘（再还盘）并将报盘单，集中传报供应部，由供应部分析、比价、审核，拟定供应商（即接受），报总经理审批后，传回总包建设单位公司。c) 由总包建设单位公司直接与拟定的供方签订购销协议，并将一份原件协议寄回供应部。d) 对需从合格供应商名册以外的供应商询盘采购物资时，必须将有关资料与询盘单一并传报供应部。有关部门将对其样品及技术资料等进行应急评价后，告知总包建设单位公司开始询盘。、各项目经理部、总包建设单位公司的大宗、重要、批量物资应集中编报需用计划，供应部集中采购，尽量减少批次采购供应。如无供应部委托，私自采购受控物资，公司财务部将不予结算付款。、对一般管理的物资采购，即零星少量的物资采购由供应部采购员直接在合格供应商名册中进行市场采购，并进行集中报价，但零星采购物资的控制指标，应严格依据零星物资需用计划，并在公司审计的合理范围内。5、采购招标：、公开招标公开招标应作为公司大型采购的重要采购方式。（1）采购物资达成一定规模且无保密规定的；（2）市场存在竞争且合格供应商有一定数量的；（3）采购的物资通用性强、有详实技术规格和技术规定的；（4）有充足的时间通过法定程序进行的；（5）可以以价格为基础做出授予协议决策的。、邀请招标（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式所需时间不能满足紧急需要的；（3）采用公开招标方式所需费用占采购总价值比例过大的。、竞争性谈判（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能拟定具体规格或者具体规定的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。、询价采购的货品规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。、单一来源采购（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的规定，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原协议采购金额百分之十的。、定点采购采购的货品量小、价格明确、且供应商具有良好的信誉和稳定的合作关系，可以采用定点采购的方式。一般情况下，公司采购都要按照以上六种方式进行采购，只有董事长有权直接指定供应商。6、 物资采购协议管理 、凡公司所有工程项目甲供物资采购协议（乙供材料除外），均由供应部起草，甲定乙购材料由乙方起草交甲方副本存档。起草时力求协议内容严谨、周密，符合国家法律、法规及公司的相关条件规定。、物资采购协议起草后，须送交常务部、工程部、设计部、财务部等相关部门会签（或在局域网上会签）。、会签部门必须以各自的职能岗位对有关条款进行审核，并根据各自分管业务提出相应意见，对其修改的部分负责。、会签部门必须在收到协议后壹个工作日内完毕会签工作。如不能准时签署意见，起草部门有权收回并视同会签部门完全认同。、所有协议须经总经理批准，由总经理或总经理授权人签订协议。、供应部应对签订的物资采购协议进行建档，涉及：协议名称、接受部门、署名、日期、份数等。、在物资采购协议履行过程中，供应部应组织对有关协议履行情况进行检查（如协议约定的物资质量、交货期等），如有问题应及时协调解决。五、材料（设备）供应进厂验收：1、甲供材料：（1）甲供材料签订供货协议前，采购根据施工单位提报的材料技术规定及规格型号会同监理单位、预算部及工程部现场工地负责人（如需其他领导，一并参与）进行质量确认，书面填写甲控材料（设备）进场前样品品牌、质量确认单，合格后依据样品进行封样标签、封样清单的填写。样品一式三份分别存放于公司、现场工程部及监理单位。（2）甲供材料签订供货协议后，采购书面填写甲供材料（设备）协议及技术规定交底单告知现场工程部、监理及施工方到货的名称、数量、质量、品牌等基础资料。（3）甲供材料进场后，由监理单位、施工单位、甲方采购及工程部现场工地负责人在工地直接根据协议规定和样品进行验货、收货。验货要认真审查出厂证明、质保单等证明资料并鉴证是否符合协议规定或指定品牌，要仔细核对品种、规格、数量等，按核对的实际情况向施工单位和供货商交接签收，并认真填写甲供甲控材料（设备）进场验收表，此验收表由监理单位跟踪填写并统一编号汇总，上报建设方，作为供货单位付款的依据。收货时要严把质量关，坚决执行国家有关建材的质量标准。不符合质量标准的建材，不得用于工程，由甲方负责告知退货。对出现的问题，采购组织协调解决，公司可根据协议条款内容进行处罚。2、甲控材料：（1）大宗的甲控材料，依据施工单位与现场工程负责人共同确认的地盘甲供（单项分包）及甲控材料计划时间节点安排，由建设单位组织公开招标，拟定品牌及价格，并对样品进行封存（样品封存程序同甲供材料），下发施工单位，由施工单位自行采购。（2）大宗甲控材料，由采购在进场前一天书面填写材料进场时间表，转建设单位及监理单位。（3）大宗甲控材料验收程序同甲供材料。3、单项分包项目牵扯材料部分的封样及验收，均执行甲供甲控材料验收流程。4、小宗的甲控材料（含地材）及零星材料5、验收时间规定：验收须安排在材料进场时当天进行，若因夜间进场的材料，须在第二天上班由施工单位（供货商）及时组织采购、工程部、监理单位的相关验收人员进行验收，绝对杜绝施工单位（供货商）在未经三方验收的情况下，将未验收的材料擅自用到工程上去，一经发现，监理单位下达监理告知单，勒令停工，并按相关规定进行处罚。6、材料验收批次规定：对于大宗甲供甲控材料（设备）需要分批进场时，第一批次验收严格执行材料供货验收条款，监理单位、施工单位、甲方采购现场负责人及工程部现场工地负责人确认后方可接受货品。其他批次由监理单位跟踪验收，并告知公司现场负责人。公司现场负责人有权对监理单位及施工单位进行监督检查，并对现场已进材料进行抽检。（钢材、塑钢、保温材料除外需监理单位、施工单位、甲方采购现场负责人及工程部现场工地负责人逐批次跟踪验收）。7、 送样检测：甲供甲控材料（设备）批量送到施工现场后，施工方2天以内必须送样检测（或督促检测），送检样品由公司工程部工地负责人、监理、施工方及供应商在现场随机抽取，由监理单位监督送达实验室，并由监理单位进行对该样品检测封签的时间记录，检测结果经监理签证后分送监理、甲方存档，作为甲供材料供货商的拨款依据。对于实验不合格（或复试实验不合格的），施工单位无条件所有拆除，并对该次进场的材料所有退场解决。由此导致的工期及其他损失由责任方承担。8、 甲供甲控材料（设备）采购供应工作由甲方有关部门、监理、施工单位、供货商分别按职责认真组织实行。未按以上规定办理而导致质量事故、数量损失以及工期延误等均由责任方承担，并根据公司有关制度严厉解决。附件：1 甲供材料需用量计划表 年 月 日 编号：序号材料名称技术规定及规格单位需用量提供时间供应商及品牌备注审批： 制表：坚 邦 国 际 地 产采购申请表坚邦国际地产第 号编号：生效日期：名称规格型号单位数量到货时间技术规定备注会签人报抄： 审核批准编制备注：此表一式三份，申请部门留存一份，工程部一份，采购部门一份。批示：附件：2附件：3 滕州市坚邦国际财富中心收料产品单年 月 日 编号：供应客 户收料仓库收料地 点采购员类别产品名称规格计量单位数 量单价总价验收意见应收实收主管科长： 保管员： 制单：备注：此单一式五联：第一联白联工地存查；第二联红联交财务部结算并入账；第三联黄联指定仓库收料后由经办人持此联及供应客户发单报账；第四联绿联由主管科登记存查；第五联蓝联工地保管员留存附件：4材 料 验 收 记 录 工地名称： 编号： 材料名称规格单位供料单位运送工具验收数量验收人验收单备注月日长宽高数量日期编号附件：5 合 格 供 应 商 考 察 记 录 序号合格供 方名称公司性质资质等级产品名称规格地 址电话考察 结果 编号： 附件：6供 方 预 审 表 编号：供 方 名 称法人代表姓名业务联系人通 讯电话具体通讯地址传真邮编供 方 简 介商业登记号资金状况经济类型运营时间公司资质等级供 应物 资产 品 名 称规 格 型 号质 量 等 级物资来源原材料产 品 名 称产 地满足限度供 方 评 价 评价项目评价人员是否具有供应能力取样化验结 果信 誉评 估评 定结 果签 名采购员材料负责人主管经理主管部门审核意见附件：7合 格 供 方 名 册 编号： 序号合格供方名称公司性质资质等级产品名称规格地 址电话备注附件：8合格供应商年度考察记录 编号： 序号供应商名称公司性质资质等级供货是否及时售后情况产品合格率电话备注