学院引入协同OA办公系统可行性分析报告.doc

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学院引入协同OA办公系统可行性分析汇报伴随科技不停发展,世界进入了网络时代,信息化管理需求大大增长 ,老式办公模式使职工花费了大量时间和精力去手工处理那些繁杂、反复工作,手工模式已无法满足新形势下发展需要,用先进生产工具来提高办公效率已是必然。近年来，学院积极响应党和政府号召，加紧信息化管理系统建设进程，在推进部门管理观念与工作模式变革方面获得了一系列成绩，但伴随学院整体规模扩大而产生新问题不停产生，如既有公文流转低效率、学院实物资源管理模式陈旧、学院信息共享程度低等。综上所述，学院目前办公模式已不能完全适应社会发展新形势，甚至在某些方面制约了学院工作效率提高和整体形象提高。因此，学院有必要引进一套全新协同OA办公系统，在减少学院办公成本同步提高办事效率和工作透明度，让职工从繁琐平常办公事务处理中解放出来,参与更多富于思索性和发明性工作, 职工们办公更有秩序化和规范化。即让一般枯燥办公应用,变为更富效率网络协同办公，从而更好地适应组织和管理现代化建设规定。一、引进OA办公系统意义目前，协同OA办公系统以网络和数据库等现代化信息技术为依托，处理规范单位日常管理、增长单位可控性、提高单位企业运转效率基本问题,范围波及平常行政管理、多种事项审批、办公资源管理、多人多部门协同办公、以及多种信息沟通与传递。详细来说，协同OA办公系统对于学院现阶段工作具有如下意义： 1.规范化学院管理老式管理方式导致整个学院办公环境效率低下,无序、推诿、拖沓等问题时有发生 ,管理成本、办公费用居高不下,这不仅不能营造一种友好办公环境 ,并且给学院带来了严重经济承担。领导平常繁忙工作中,不能及时、有效对各项工作按轻重缓急来处理,给许多领导带来了繁重工作压力。因此需要建立一种迅速有效办公自动化系统,形成一套规范化管理模式,让所有工作不仅能有条不紊,还能节省时间、成本并提高效率 ,加紧学院内部信息沟通,使领导做出迅速,精确决策。 2. 提高学院办公效率和质量老式办公模式中诸多问题已成为制约效率提高最大瓶颈，例如告知、文献下发、上报工作，从而导致处理有时不够及时迅速，应变能力较差。而采用协同OA办公系统后有望变化这一状况，某些此前需要几天甚至更长时间才能处理现实状况和问题短时间内便能获得反馈，从而大大加强了任务推行实效性，使工作效率得到极大提高。 3. 可处理远程申请、审批等难题有时院领导假如出差在外，不能及时理解学院目前工作状况，职工也无法向领导汇报或申报工作，导致对学院管理和决策延误。而通过协同OA办公系统可通过网络随时随地实时处理亟待处理工作，将人找人，改为事找人，处理人找人办公瓶颈，防止事务延迟而带来负面影响。 4. 节省办公成本首先是纸张节省。目前学院每天发放公文、告知、工作计划等多种文献近千张，一年则需纸张几十万余张，按每张0.2元计算，引进协同OA办公系统，一年至少可为学院节省近万元。另一方面是时间节省，引入协同OA办公系统后，公文草拟、审核、批办、签发、登记、传阅等流程都可以在OA系统上进行，省去了许多不必要麻烦，为学院深入开展各项工作节省了宝贵时间。 5. 提高学院信息整合度在协同OA办公系统中可将某些办公所需文献、数据及其他可上网共享信息通过不一样级别共享给学院职工使用，使查找文档轻易，处理了找不到最新版本某种文档问题。 6. 提高信息透明度首先可以实时全面掌握各科室工作办理状态，及时发现问题及时处理，从而减少错误、防止低效办公。另一方面通过协同OA办公系统公布职工关切信息，提高学院工作透明度。二、学院协同OA办公系统实行方案协同OA办公系统通过建立统一资源配置、流程引擎、报表引擎、内容管理、互换中心，满足学院各部门平常办公中办文、办会、办事需要，实现互联互通、资源共享、上通下达、协调一致，从而到达提高办公效率，减少办公成本，改良办公环境，增进校务公开。OA系统常见功能包括：公文流转、会议管理、行政办公、即时通讯、数据记录分析处理、数据留存分析处理等主流功能。如下为我院OA办公系统预设功能一览表：公文流转公文拟稿可以在线套用模板从而迅速起草各类公文公文收发、阅办电子及纸质来文登记、扫描、承接、签批、传阅、承接、协办、催办、办结、归档、查询、监控、记录等会议管理会议计划包括会议名称、议题、主办部门、时间、地点、参与范围等会议告知可以完毕向与会者发送会议告知工作，并接受与会人员反馈信息会议室管理对于单位会议室安排进行预约申请，登记。使用状况查询会议纪要记录各类会议精神、决策，上传有关文献，以及审批、归档、分发等会议查询根据会议基本信息查询会议计划、安排、历史记录，查看会议纪要等行政办公各类申请请假、出差等申请递交和审批人事档案了所有员工基本信息，以便调阅。灵活处理离职、退休等事件计划管理记录职工未来工作计划安排培训管理重要对员工培训记录进行管理，包括增、删、改、查询等财务管理请款汇报、报销、账务在线计算、在线做账等协议管理提供对协议签订、续签、变更、查询全面管理固定资产管理对固定资产购置时间、金额、所属部门、使用状况、销毁等进行管理薪酬管理管理员工薪资，以及与薪资有关养老金、住房公积金、医疗保险等。办公物品管理完毕对办公物品入库、领用、借用、结存信息查询和记录车辆管理对车辆登记、预约、审批、派车/出车、维修用油等进行管理考勤管理记录员工考勤异常状况，生成考勤日报，以及生成对应记录报表调查投票提供简朴在线投票、在线调查通讯录提供公用、个人、内部通讯录在线迅速查询、直接拨号附属功能万年历、纪念日提醒、天气预报、万能计算器等即时通讯短信题型 OA重要信息可以同步以手机短信形式发送到手机上内部邮件可实现带附件内部邮件即时、定期单发、群发功能告知公告多种告知和公告在线公布聊天讨论用于内部进行集体性或者指定行在线讨论 3G移动终端在手机上安装OA系统通过3G网络同步实现OA各项功能视频会议 OA系统可以整合视频会议模块进行群组间视频会议数据记录分析处理数据记录对财务、考勤、多种用品、物料消耗进行自动记录智能报表可以按照规定自动生成财务报表、销售报表等规范报表数据分析可以将系统记录数据进行汇总和计算以图表方式展现系统管理栏目管理对系统主页面栏目层次、途径、排序、回收恢复等进行管理部门管理支持对部门信息增、删、改、查询，设定上下级附属关系职务管理支持对职务信息增、删、改、查询，设定上下级附属关系顾客管理支持对顾客信息增、删、改、查询，设定不可访问栏目及顾客状态角色管理支持对角色信息增、删、改、查询，有助于减轻系统维护工作量权限管理具有一般员工、栏目管理员、子栏目管理员、审批授权人及系统管理员等多种权限设定，防止不妥信息访问流程设置根据实际办公流程自由控制工作节点，定义工作流程参数设置自定义各类模版、公文参数、字典数据、考勤参数、流程类别等日志管理有助于理解顾客登陆系统状况，查询管理员所做各类操作。个人事务即时信息实现中心内部人员在线顾客实时交流，还可用于掌握同事动向待办事宜集中处理所有待办工作，并自动与各模块建立链接。日程安排以便查看每一天日程安排，增、删、改日历，定期提醒等名片夹对名片进行登记、管理和查询，据需要设为共享或私有个人文献库使文档资料安全有条理，可自定义目录，寄存在服务器上个人信息容许顾客对自己信息、登录密码、等进行修改维护三、OA系统组织实行系统是成功搭建了，下面面临便是系统组织实行和推广，实践证明系统推广难度系数相称大。这是由于OA办公自动化系统是一种管理类系统，必然规定学校管理上可以有所调整和适应。一般工作人员并不习惯这种网上办公方式，此外尚有相称一部分员工对计算机操作很不熟悉，这无疑添置了推广障碍。提议学院采用如下措施保证协同OA办公系统组织实行： 1.规范化协同OA办公系统运行制度； 2.制定部门负责人与管理员，推行协同OA办公系统，并对部门有关人员进行操作培训，尤其是管理员培训； 3.通过行政手段，加强系统推广。详细为：但凡学院电子公告、信息公布必须从OA系统上流转，逐渐取消纸质公告、文献等老式方式；序号类别价格（元） 1 协同OA办公系统建设预算费用 150,000 2 服务器等硬件设备预算费用 60，000 合计：210,000 4.建立系统使用考核奖惩制度。如设置协同OA办公系统专题奖励基金，对年度协同OA办公系统使用专题考核优秀部门实行奖励等。四、本项目总预算

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