物资采购招标管理规定.docx

物资采购招标管理规定
目录
1 目的 2
2 范围 2
3 职责 3
4 招标工作程序 3
5 招标纪律 3
6 相关文献 3
7 记录 3

物资采购招标管理规定
1 目的
为了规范*******的物资采购招标工作（以下简称招标），保证招标工作合法、有效进行，保证采购质量，控制采购成本，提高工作效率，维护公司利益，根据《中华人民共和国招标投标法》及相关法规，制定本规定。
2 范围
2.1 本规定合用于公司（含控股子公司）各类设备、物资的采购招标活动。
2.2 公司总承包的工程项目以及公司生产经营所需的设备、物资的采购，达成下列标准之一的，必须进行招标：
2.2.1工程重要设备的采购，单项协议估算价在50万元人民币以上的，这涉及:
a) 电站主机：锅炉、汽轮机、汽轮发电机；
b) 电站重要辅机：主变压器、厂用变压器、冷凝器、加热器、水泵、风机、高压电机、磨煤机等；
c) 烟气脱硫系统重要设备，涉及：烟气挡板、烟气换热器、静电除尘器、升压风机、循环泵、真空带式过滤机、球磨机等。
d) 控制系统，涉及：烟气连续监测系统（CEMS）、分散控制系统（DCS）等。
e) 其他对工程正常运营起关键作用的设备。
2.2.2一般设备/物资的采购，单项协议估算价在100万元人民币以上的；
a) 与设备、物资的提供相关的加工、服务的采购，单项协议估算价在30万元人民币以上的。
b) 年采购量在30万元人民币以上或者常年性使用的办公耗材、生产用原材料须实行一次集中招标、分批进货的招标采购办法，以减少成本、保证质量、控制库存。
2.3 不得将采购项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。
3 职责
3.1 招标工作由公司招投标领导小组统一领导。物资采购部、各事业部或子公司、项目管理部、项目经理部、投资融资部、审计法规部、经营计划部、财务部等部门共同协作完毕招标工作，并承担各自职能范围内的任务与责任。重大招标项目应报董事会批准。公司采购招标工作的组织结构如下：
3.2 招投标领导小组
3.3 招投标领导小组是公司招标工作的领导和决策机构。
3.4 招投标领导小组由公司部分董事及总经理班子全体成员组成。公司总经理任组长，分管副总经理任副组长。
3.5 招标工作组
3.6 针对具体的招标项目，设立招标工作组，负责具体组织、实行招标及评标工作，涉及招标文献的编制、发售；对投标的技术、商务评审；与投标人的正常联系；开标、评标过程的组织等。招标工作组一般由技术组、商务组、会务组等组成。
3.7 技术组组长由公司副总工程师或事业部部长担任，项目经理和/或设计经理任副组长。技术组成员由相关专业工程技术人员组成，必要时可外聘专家。
3.8 商务组组长由公司副总经济师或物资采购部部长担任，项目经理和/或采购经理任副组长。商务组成员由采购工程师及审计法规部、经营计划部、财务部等部门人员组成。
3.9 委托招标
3.10 当需要委托招标代理机构代理招标时，应报请公司招投标领导小组批准；物资采购部、项目经理部、事业部等应协助招标代理机构作好招标工作。
4 招标工作程序
4.1 招标工作流程
流 程
工作内容
承办者或组织者
采购申请
招标申请

1.填报招标申请书；
2.报送物资采购部负责人审核；
3.报送公司分管副总经理批准。
采购经理

拟定入围厂商
编制招标工作计划

1.编制招标工作计划书，汇总入围厂商的初步名单；
2.报部门领导审核；
3.报分管副总经理批准。
采购经理
编制招标文献

1.招标文献技术/商务部分的编制；
2.招标文献合成；
3.招标文献报审。
设计经理/采购工程师
采购工程师
采购工程师
发出投标邀请函

1.发出投标邀请函；
2.发售招标文献。
采购工程师
标前会

1.召集并主持标前会；
2纪要报分管副总经理。
商务组组长
开 标

1.开标会务组织；
2.开标过程主持。
采购工程师/会务组
项目经理
评 标

1.组织阅读投标文献，汇总澄清问题；
2.发出并接受厂商澄清报告；
3.组织技术澄清；
4.组织技术评分，形成技术评审意见；
5.组织商务澄清；
6.组织商务评审，形成商务评审意见。
商务/技术组组长
采购工程师/会务组
技术组组长

商务组组长
定标、发预中标告知书

1.向招标领导小组报告；
2.招标领导小组审阅评标报告，拟定中标方；
3.发出预中标告知书。
商务/技术组组长、副组长

采购工程师
协议谈判及签订

1.组织协议技术协议的谈判与签订；
2.组织协议商务条款的谈判；
3.合成协议文献，并报批。
技术组组长
商务组组长
采购工程师
4.2 招标申请
a) 采购经理依据采购申请编制招标申请书（格式见附件1）。招标申请书应明确招标范围，并提出标段划分、招标方式的建议。招标申请书还应涉及对招标项目背景的概要介绍。
b) 招标申请书由物资采购部门负责人审核，报公司分管副总经理批准。
4.3 招标工作计划及入围厂商的拟定
a) 采购经理负责招标工作计划书的编制（格式见附件2）。招标工作计划书的重要内容涉及：
l 招标及评标组织机构；
l 入围厂商名单；
l 招标时间及工作安排。
b) 入围厂商原则上应在公司合格供方名册中选取；名册外的厂商必须通过资格预审，重要设备还应进行实地考察。入围厂商名单应充足吸纳请购部门、设计部门以及其它相关部门的推荐意见。入围厂商数量不得少于3个，原则上不限定合格入围厂商数量的上限。
c) 招标工作计划书由物资采购部门负责人审核，并报公司分管副总经理批准。
4.4 招标文献的编制及审批
a) 项目设计经理负责组织招标文献技术规范部分的编制，并提交副总工程师审查签字。
b) 采购工程师负责招标文献商务部分的编制，并提交副总经济师审查签字。
c) 采购工程师负责招标文献的合成及送审，招标文献审批表格式见附件3。招标文献的编写部门应根据审核意见，对文献进行必要修改。
d) 招标文献由公司分管副总经理批准。协议估价在500万元以上的招标项目，招标文献还应由招投标领导小组此外一名以上成员（含一名）会签。
4.5 投标邀请及标书发售
a) 公开招标的项目，按国家相关法规的规定，以招标公告的方式向不特定的供应商发出投标邀请。
b) 邀请招标的项目，采购工程师负责向入围厂商发出投标邀请函，并做好跟踪、确认工作。当潜在投标厂商局限性3家时应及时调整采购方式。
c) 采购工程师在收到入围厂商的投标确认函后，向其发出招标文献，并由财务部按规定标准收取标书编制成本费，开具收据。
d) 招标文献编制成本费的收取标准为：
l 估价在50万及以下的招标项目，原则上不予收费；
l 估价在50万-200万的招标项目，收费500元；
l 估价在200万-500万的招标项目，收费1000元；
l 估价在500万-1000万的招标项目，收费3000元；
l 估价在1000万元及以上的招标项目，收费5000元。
4.6 标前会
a) 商务组组长在投标截止日前组织相关部门召开标前会。标前会讨论并拟定以下内容：
l 评标工作日程；
l 开标方式及程序；
l 评标的细则和办法；
l 会务指南（招标工作组成员用）及会务须知（投标人用）；
l 其它有关事项。
b) 标前会纪要应报送公司分管副总经理。协议估价超过500万元的招标项目，必要时应邀请公司招标领导小组成员参与标前会。
4.7 开标
a) 开标原则上在招标文献拟定的提交投标文献截止时间的同一时间公开进行，开标地点为招标文献中预先拟定的地点。
b) 开标由项目经理(或请购部门负责人)主持，采购工程师负责告知公司相关部门人员并邀请所有投标人参与。
c) 开标应按标前会拟定的程序进行，做好记录，并由开标成员签字。
d) 投标人应提供投标保函(或投标保证金)，保证金金额为协议估价的1-2%。财务部负责对投标保函(或投标保证金)的有效性予以审核，并登记、保管。
4.8 评标
a) 技术组和商务组在各组组长的组织下，分别阅读投标文献的技术和商务部分，提出澄清问题，汇总成技术、商务澄清函并由组长签字后，由采购工程师及会务组统一提交给投标人。
b) 采购工程师及会务组负责告知投标人按招标日程拟定的时间及顺序参与技术、商务澄清答疑。澄清答疑分别由技术组和商务组组长主持。
c) 以澄清答疑过程中确认的技术参数为基础，允许投标人提交调整报价。调整报价随正式的技术、商务澄清报告一起，经投标授权代表签字后，在规定的时间内提交到会务组。调整报价必须密封。
调整报价的启动必需符合标前会拟定的原则。若公开启动价格标，则按照4.7
d) 款规定的程序进行。当决定采用非公开方式启动价格标时，则由商务组组长组织，商务组成员参与，内部启动价格标。
e) 商务组组长组织商务组对投标人的资信、资质、报价等商务要素进行评审，并按附件6格式填报商务评审意见。
f) 技术组组长组织技术组对投标人的技术能力、产品技术性能等进行评审，小组各成员独立进行技术评分。评分表交由技术组组长、副组长汇总，并由其填写技术评审意见（格式见附件7）。
4.9 定标
a) 评标结束后5个工作日内，招标工作组应向公司招投标领导小组报告评标情况。参与报告的人员应涉及：技术/商务组组长、副组长、物资采购部部长，以及招投标领导小组临时指定的其他一名成员。
b) 招投标领导小组综合技术、商务评审意见，共同讨论决定预中标人，并签署定标意见（格式见附件8）。
c) 招投标领导小组内的董事会成员意见一致时对招标结果有一票否决权。
4.10 否决所有投标
4.11 发生以下情况时，可以否决所有投标：
a) 投标截止时，实际投标少于3家；
b) 经评审，确认所有的投标都不符合规定。这涉及但不限于以下几种情况：
c) 所有投标均不满足技术规范的规定；
d) 所有投标报价均偏离正常的市场价格水平；
e) 所有投标均未对招标文献作出实质性的响应。
f) 有串通投标的行为；
g) 明显缺少竞争。
4.12 否决所有投标时，招标工作组应向招投标领导小组提交书面报告，说明理由，分析因素。
4.13 依法必须进行招标的项目的所有投标都被否决的，应当重新招标。
4.14 协议谈判和签订
a) 采购工程师根据公司招投标领导小组定标意见，向投标人发出预中标告知书，并告知谈判的具体时间、地点。
b) 技术组组长负责组织与预中标人的技术谈判，并签署技术协议书；商务组组长负责组织与预中标人进行商务谈判。
c) 完毕技术协议的草签和商务谈判后，采购工程师负责合成协议文本，并按《协议评审程序》将协议送审，最后由公司总经理或授权人签署协议。
d) 若未能与预中标人达成协议，应及时向招标领导小组报告。
4.15 资料归档
协议签定后, 采购工程师应按公司档案管理规定将以下资料归档：
a) 招标文献及审查记录；
b) 投标文献（正本）及书面技术、商务澄清文献（涉及调整报价）。
c) 招标、评标过程文献，如：招标申请、厂商资格审查意见、招标工作计划书、开标记录、商务/技术评审意见、领导小组定标意见等；
d) 协议文献及审查记录。
5 招标纪律
5.1 保密
5.2 对招标过程中形成的文献、资料，以及与投标的审查、澄清、评价、排序和授标建议有关的信息，应严格控制知悉范围，涉密人员不得向任何与该程序无关的人员透露。
5.3 以下资料、信息属公司秘密，涉密人员应当做好保秘工作，在规定的时间之前，其扩散不得超过下表限定的范围。

资料及信息名称
时 间
招投标领导小组成员
商务组长、副组长
技术组长、副组长
商务组成员
技术组成员
会务组
招标文献
正式发售前
●
●
●
○
编写人员
○
编写人员

入围厂商名单
投标截止前
●
●
●
○
分管采购工程师员
○
设计负责人

商务组成员名单
评标结束前
●
●

○
分管采购工程师员

○
技术组成员名单
评标结束前
●

●

○
○
厂商投标方案
协议签订前
●
●
●
●
●

技术评审意见及技术总评分
公司规定的解密日期前
●

●

商务评审意见及商务总评分
公司规定的解密日期前
●
●

未公开的报价
协议签订前
●
●

○
分管采购工程师员

定标意见
公司规定的解密日期前
●
●
●

预中标名单
协议签订前
●
●
●
○
参与协议谈判人员
○
参与协议谈判人员

● 表达有权知悉
○ 表达部提成员知悉
5.4 在上表规定的时间之后，上述文献、资料及信息的保密仍应遵从公司保密制度的规定。
5.5 违纪行为
5.6 以下行为属违纪行为：
5.7 将必须招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标；
5.8 以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人；
5.9 超过规定范围，扩散保密资料及信息，或超越权限获取保密资料及信息；
5.10 收受投标人的财物或者其他好处；
5.11 其他影响招标结果，损害公司利益的行为。
5.12 对违纪行为的解决：
5.13 严禁继续参与公司任何招标、评标工作；
5.14 行政处分；
5.15 经济处罚；
5.16 构成犯罪的，依法追究刑事责任。
5.17 上述违纪行为影响中标结果的，中标无效。
5.18 依法必须进行招标的项目，因违反本规定而使中标无效的，应当依照本规定从其余投标人中重新拟定中标人，或者依照本规定重新进行招标。
5.19 公司董事会授权审计法规部对招标工作全过程进行监督，对其合法有效性出具独立意见，并单独归档。

6 相关文献
a) 《*******物资采购管理制度》
b) 《*******招标管理制度》
7 记录
附件1 招标申请书
附件2 招标工作计划
附件3 招标文献审批表
附件4 技术评审表
附件5 商务评审表
附件6 招投标领导小组定标审批表
附件7 开标登记表

附件1 *******
招标申请书
表格编号：KS210-2023-T7 记录编号：
项目名称

招标申请单位

采购经理/采购工程师

项目经理/请购部门负责人

招标申请时间

招标项目属性

计划招标时间

拟采用招标方式

1项目简介及重要招标工作：
2 主管部门审核意见：

3 分管副总经理审批意见：
4 招标领导小组审批意见：
5 备 注：

附件2 *******
招标工作计划书
表格编号：KS210-2023-T7 记录编号：
项目名称

招标申请编号

招 标 人

招标形式

一、投标入围单位情况介绍（可另附页）
1、单位名称：
地址：

联系人：
手机号：
电话：

传真：
邮编：
2、单位名称：
地址：

联系人：
手机号：
电话：

传真：
邮编：
3、单位名称：
地址：

联系人：
手机号：
电话：

传真：
邮编：
4、单位名称：

地址：

联系人：
手机号：
电话：

传真：
邮编：

二、招标机构及人员组成

1、招标领导小组

组长：徐志安

常务副组长：江海

成员：何世虎、唐宏明、彭毅、韩洪、刘亚丽

2、技术组

组长：

副组长：

成员：

3、商务组

组长：

副组长：

成员：

续表
三、招标工作时间及内容安排（可另附页）
事 项
时间安排
负责人
1、招标书编制、送审

2、发出招标邀请函

3、邮寄/发出招标书

4、招标截止日期

5、开标、评标

6、拟定预中标人

7、技术及商务协议谈判

8、协议评审

9、技术协议签署

10、协议签署

11、协议执行

批准： 审核： 项目经理： 编制：

附件3 *******
招标文献审批表
表格编号：KS210-2023-T8 记录编号：
项目名称

送审招标书编号

标书名称

送审时间

标书重要内容：
采购工程师/采购经理

项目经理

经营计划部

物资采购部

财务部

审计法规部

分管副总经理：
招标领导小组：

附件4 *******
技术评审表
表格编号：KS210-2023-T9 记录编号：
项目名称

项目代号

产品名称

评审时间

供方名称
体系运营情况
技术综合实力评审
备 注

技术评价推荐意见：

技术组 日期：

附件5 *******
商务评审表
表格编号：KS210-2023-T10 记录编号：
项目名称

项目代号

产品名称

评审时间

供方名称
报价价格（元）
交货周期（天）
公司资质/资格
备 注

商务评价推荐意见：

商务组： 日期：

附件6 *******
招投标领导小组定标审批表
表格编号：KS210-2023-T12 记录编号：
项目名称

项目代号

产品名称

评审时间

供方名称
技术评审情况
商务评审情况
综合评估
备 注

招标领导小组定标意见：

公司领导/日期:

附件7 *******开标登记表
表格编号：KS210-2023-T13 记录编号：
序号
投标者名称
收 投 标 文 件 情 况
投标单位代表署名
投标文献名称
份 数
符合规定否
1

1．技术标书

2．商务（价格）标书

3．其它需说明文献

2

1．技术标书

2．商务（价格）标书

3．其它需说明文献

3

1．技术标书

2．商务（价格）标书

3．其它需说明文献

4

1．技术标书

2．商务（价格）标书

3．其它需说明文献

唱标人： 拆封人： 监标人： 记录人：