ISO9001外审工作准备和应对技巧.ppt

ISO9000外审工作准备和注意事项广东XXX机电有限公司 品质部1目录一、ISO9000质量管理体系外审准备工作二、ISO9000质量管理体系外审注意事项三、ISO9000质量管理体系外审各级人员基本要求2一、ISO9000质量管理体系外审准备工作 公司及各部门简介准备，欢迎牌制作。环境的整理，5S的加强，死角的清理。工作服、安全帽的着装要求，体现公司的精神面貌。审核工作的配合:审核期间，被审核部门负责人及工作人员务必在场，直至审核结束。各级人员应认真回答审核人员提出的问题,切忌与审核员冲突,避免强辩,明显的错误应谦虚接受。外部审核的每一位审核员，需安排一位主陪审员。对审核中的每一作业项目，需安排一个人主答。现场操作人员的筛选，要安排班、组长在场。不熟练之人员可安排调班。审核时尽可能提供之前一个月的记录,并准备三个月内的记录,以便追踪时审核。对文件和记录进行归档，以便于调取。确保各部门的文件和资料可随时找到。3 检查文件的修订与记录之间的符合性、配合性、修订之日起记录的相应改变。任何修改或涂改要有签名或盖章。各种记录均应加以签名确认，尤其是质量记录。电脑打印的质量记录，有打出姓名者，亦需签名或盖章。表单记录内容的空白处要划记“/”或盖“空白”章。不能剪贴，最好不要用涂改液涂改。确保表单记录的完整性，尤其是需要做持续追踪的记录。各级人员应熟悉质量方针、质量目标、各级人员岗位职责。做好自查自纠工作，特别对以前发现的不符合项应举一反三，保证各项工作按ISO9001：2000要求实施。对审核员可能会问到的问题，资料应事先准备好，或随身携带。对自己本职工作的要求（WI/QI）应熟悉并描述重要的参数、数据。一、ISO9000质量管理体系外审准备工作4二、ISO9000质量管理体系外审注意事项 受审核时，每一位员工必须要做到的 知道应做什么事；知道如何做事；知道做事的依据；用记录证实所做的事；任何事都应形成循环（即PDCA模式）。受审核时,应保持正常的心态 不怕出现不合格，发挥出最佳水平；尽可能减少不合格，以提高认证通过的可能性；尽快纠正不合格。受审核方在审核中的角色 2:8规则 20%听问题，听懂了才能回答对；80%回答问题，回答时要谨慎。5二、ISO9000质量管理体系外审注意事项 先确定了解问题后再回答 认真听，听不懂必然会回答不准确；不懂就问，审核员会换一个角度询问；一定搞清楚所问问题。受审核时,回答问题的基本原则:依据文件回答问题；依据实际情况回答问题；紧紧围绕提问，不要扯太远；语言简单明了；不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个体系。6二、ISO9000质量管理体系外审注意事项 回答问题时就注意哪些 只说自己的事，不说别人的事；只说该说的事；用证据说明问题；自信而又不失谦虚；多解释，不争论；有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。回答问题时应避免出现 不懂装懂；说别人的事；所说的不符合事实；谋求帮助；对其他部门或人员进行诋毁；争论不休不礼貌，可能会导致不好的结果。7二、ISO9000质量管理体系外审注意事项 在审核进行过程中如何采取纠正行动 力争在审核组离开前纠正不合格；当天提出，尽可能当天纠正；自己提方案，自己纠正；经审核员确认可以接受。正式审核时审核员经常询问哪类问题 你是做什么的？你是如何进行工作的；有无记录证明你已正确地进行了工作？你为什么要这么做？8二、ISO9000质量管理体系外审注意事项 回答审核员时的基本点 以文件为基础；以质量记录为依据；以实际情况来证明。每一位员工回答问题时的心态应该是 自信，相信所做的绝大部分是正确的；谦虚，承认个别情形会存在某些问题；不推卸责任。在正式审核到来之前，怎样做一下突出改善 对现场进行卫生整顿等清理工作；保证现场使用的文件为有效版本；每个部门进行自查自改；每位员工对照文件，熟悉工作职责；给每位员工适当减压，使员工有轻松的心情迎接审核，才能发挥出最佳水平。9 在审核前对最高领导有什么要求？了解质量方针的内涵；了解质量目标及其实施方法和实施情况；了解本组织各部门的职责和重要的接口方式；了解本组织质量体系的基本情况；了解本组织的质量工作状况 在审核前对管理者代表有什么要求？熟悉质量体系文件的细节和本组织的质量体系；了解相关的其他文件（如技术文件）；熟悉质量方针、质量目标及部门的工作职责；熟悉内部质量审核和管理评审的情况；熟悉本部门的质量工作情况。三、ISO9000质量管理体系外审各级人员基本要求10 在审核前对部门领导有什么要求？了解质量方针、质量目标；熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件；熟悉本部门与相关部门的工作接口；熟悉对下属的工作要求；熟悉对本部门的质量工作情况。在审核前对文件管理人员有什么要求？熟悉所管理的文件的范围；熟悉文件管理程序；熟悉文件修改情况；熟悉文件的归档；随时拿出所需的文件。三、ISO9000质量管理体系外审各级人员基本要求11 在审核前对重要岗位，关键工序的工作人员有什么要求？熟悉岗位职责；熟悉依据的规范、程序等；熟悉使用的工具、设备等；熟悉使用的统计方法；经过培训，持证上岗。审核前对一般工作人员的最基本要求？熟悉本岗位职责；熟悉从事工作所依据的文件；熟悉工作中需作的质量记录；熟悉工作接口；熟悉本组织的质量方针及和自己工作的关系；熟悉本组织的质量组织（质量责任人、管理者代表等）；熟悉实施ISO9000族国际标准的目的及所实施的标准的基本知识。三、ISO9000质量管理体系外审各级人员基本要求12谢谢！13