采购合同签订要求.doc

深圳市兆日实业有限公司作业指导书文 件 编 号WI6.2-01版本修改状态B0标题采购合同签订定要求页 码第7页 共5页日期修改状态页码更改说明修改人0新拟制编写王晓菊部门市场部日期2000年10月18日审核部门日期 年 月 日批准部门日期 年 月 日1.0目的确保签订的物资采购合同满足公司规定的要求。2.0范围本标准适用于生产批量物资、研发关键物料选型的采购合同的签订。3.0职责3.1采购员(1)负责向供应商询价，填写物料报价汇总表，对报价资料的准确性、保密性和及时性负责；(2)负责与合格供应商洽谈，对洽谈确认的价格、数量、交货期及其合同的准确性负责；(3)负责填写合同签订申请表及编写采购合同。3.2采购组项目经理(1) 负责组织物料报价汇总表的会签审核； (2)负责审核合同签订申请表及采购合同。3.3市场部经理(1)参与物料报价汇总表的会签审核；(2)负责审批合同签订申请表及采购合同。3.4副总经理1(1)对负责审核物料报价汇总表作出确认性意见；(2)负责批准合同签订申请表及采购合同。3.5开发部参与物料报价汇总表的会签审核。3.6生产部参与物料报价汇总表的会签审核。3.7市场部文秘负责采购合同帐务的结算和合同原件的保管、供应商执行情况的统计及供应商档案的管理。4.0程序4.1批量物资的询价、报价4.1.1采购员按照采购计划任务书，向公司认定的合格供应商询价。若合格供应商不能满足询价的需要，可向新的供应商询价，同时遵照合格分供方评审程序对新的供应商进行评定。4.1.2采购员询价的原则：询价至少有两家有效报价，万元以上至少有三家有效报价。对于独家报价，采购员须在物料报价汇总表中予以原因说明。各家的报价原则上不应相差30%，如所询报价超过此比例，视报价无效，不列入物料报价汇总表中，并重新询价。4.1.3批量物资的采购执行上，采购员收到供应商的报价单后，按照各供应商分别汇总在物资报价汇总表上。型号、规格、数量按询价单要求填写。4.1.4采购员在物资报价汇总表选择至少两家进行洽谈工作，洽谈的结果在物资报价汇总表中有所体现。4.1.5物资报价汇总表附上各供应厂商的报价单及商务洽谈情况明细表，提交采购组项目经理。4.1.6采购组员项目经理组织组织生产部、开发部、市场部经理对物资报价汇总表进行会签审核。由副总经理1作出确认性意见。4.1.7物资报价汇总表实施一票否决，在会审过程中如有一项意见相异，无须报副总经理1审核，采购员对异议做处理或重新启动报价流程，直至所有意见相同后报副总经理1审核。4.2采购合同的审批4.2.1采购员依据洽谈结果参照电子产品购销合同模板制作合同文本，附上合同签定申请表，呈采购组项目经理、市场部经理、副总经理1审批。4.2.2对询价单中未能报价或一时询不到的材料，采购员应及时填写代用品审批表，经开发部确认、总工程师批准后，对更换代用的材料进行二次询价。代用品审批表应备档1份文控中心。4.3采购合同的编写4.3.1采购合同的编号规则的编写规范为：NO XXXXXXXXX 由采购合同签定日期构成，如“990628” 合同性质，采购合同定义为“G”供应商名称缩写，例如晨兴 “CX”。4.3.2采购合同中必要的条款主要有：物资的名称、型号、规格、数量、交货时间、交货方式（地点），单价、金额、质量要求；供应商的单位名称、地址、开户银行、帐号、税务登记号等项目，采购负责人在审核时重点审查以上项目。4.3.3批准后的一式四份合同原件，经盖章后将两份原件交市场部文秘统一保管，采购员保留合同复印件。市场部文秘将合同复印件交技术管理部和财务部备份。5.0附录与记录5.1物料报价汇总表（文件编号：QR6.2-01-01）6.2商务洽谈情况明细表（文件编号：QR6.2-01-02A）5.2合同签定申请表（文件编号：QR6.2-00-06）5.3电子产品购销合同模板 附录1附录1 电子产品购销合同合同编号：供方： 签订地点： 1 需方： 签订时间: 年 月 日一、产品名称、规格、数量、金额、交货期及数量：产 品 名 称规 格型 号 品牌计量单位数量单价总 价交提货时间及数量 总计人民币金额（大写） ￥ 二.质量标准 。 三.交（提）货方式 。 四.运输方式及到达地点和费用负担 。 五.包装标准 。 六.验收方式及提出异议期限 。 七.结算方式及期限 。 八.违约责任 。 九.解决合同纠纷的方式 。 十.其它约定事项及未尽事宜 十一.合同有效期限 。 供 方: 地 址: 邮 编:电 话: 传 真: 开户银行:帐 号: 税 号: 签 署 人:需 方： 深圳市兆日实业有限公司 地 址： 福田区车公庙泰然工业区 213栋6层C座 邮 编： 518040 电 话： 0755-3415666 传 真： 0755-3420054 开户银行: 市农村信用合作联社罗湖支社帐 号: 5020130103373税 号: 440301192325757签 署 人：