第三章 会展项目管理课件.pdf

第三章会展项目管理第一节概述一、项目管理（一）、项目1、项目是要在一定时间、在预算规定范围内，达到预定质量水平的一项一次性任务。（中国工业科技管理大连培训中心“项目管理”）2、项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务:-具有一定的目标；具有时间、财务、人力和其他限制条件；1 具有专门的组织。（德国国家标准DLN69901）（二）、项目涉及的因素一次性工作预定的经费开始日期临时组织明确界定的 工作范围沟通团队精神结束日期明确具体的目标项目（三）、项目的生命期和阶段性概念（启动）阶段（Conceive）开发（规划）阶段（Develop）实施阶段 Execute）收尾（结束）阶段（Finish）二、项目管理1、项目管理定义2、项目管理的目标3、项目管理目标的特点4、项目管理活动过程PM=PP+PC成本、进度、质量三者之间的相互关系成本质量Z项 目 阶段中过程的重叠和活动强度开始 良为 结束图1-2项目生命期内典型的资源投入模式第二节会展项目经理与项目组织管理 一、会展项目经理（一）职位（职责）（二）会展项目经理人角色定位二、会展项目团队 1、组成 2、特点 3、不同阶段三、项目组织结构 1、职能式 2、项目型组织 3、矩阵式组织第三节会议项目管理会前管理会中管理会后管理、会前管理1、会议策划将成功会议的所有要素组合在一起的过程。会议相关组织者谋求自我生存的最佳环 境和市场竞争的必要优势而进行的创新或精 密性的决策思维方式。(1)策划委员会(2)会议市场调查(3)策划方案会议时间包括召开时间、时间长短A召开时间要避开关键0期、节假日、会及特殊活动、季节性因素重要运动议程：一次会议所要讨论的问题及进展程序XX会议日期时间内容议题发言人、用人X年X月X日8:30-9:30开幕式领导致辞XXXX9:30-10:45学术交流XX论文XXXX10:45-11:00茶歇11:00-12:00学术交流XX论文XXXX12:00-13:30午餐13:30-15:15学术交流XX论文XXXX15:15*15:30茶歇15:30-17:30学术交流XX论文XXXX17:30-18:30晚餐会议地点+举办城市：距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、荽全、景点等+会议场所：会议口标、形志、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境 饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部 会议地点等 会议策划者要求的会议地点的特征 1.适当的会议空间：是否有是够的会议空间以使会议正常举行 2.充足的客房：尽可能地把所有与会者安排住在同一家酒店 3.足够的展示空间：如果会议同时，举行大型的展览活动就需要有在酒店内 或附近有足够的展示空间 4,优越地理位置：中心位置对很多业务繁忙的社团组织成员很重要 5,服务：员工的专业知对提供优良的服务十分重要需注意的问题选择好关键讲演者计划好会议活动类型提供相关城市观光或商业参观合理安挑时间2、会议预算(1)预算步骤 确认是盈利还是保证收支平衡 理清费用：固定，变动费用 编制预算（2）预算内容/交通费：往返交通、会中交通费/会议室/厅费用：会议场地租全、设施租赁、布置等/杂费/视听设备/住宿费/餐饮费餐费早餐：4助餐中餐及晚餐：正餐,按人数,自助餐酒水及服务费：会场茶歇：按人数，分西式，中式联谊酒会/舞会:演员及节目：4、颈算结减去序虢项目算金额1收入合言十2固定支出3可燮支出4支出合言十剩绘收入褊制算程序注册费的测算:注册费二（会议固定支出+不可预见费）/会成 人数+每位代表的可变支出 FC+VC+C R=-D D：会议人数 Fc:会议固定收入 C:不可预见费 Vc：会议可变支出不可预见费不可预见费约为总支出的5-20%预算总结如编制出的预算收入大于支出，这可以通过，如收入小于支出，可需要调整，如何调整需要 说明特别说明调整的方法。预算总结中要加上 不可预见费（总支出5-10%）,如少了则需增 加注册费。预算编制完成提交给组织委员会审 批，如实国际会议则提交给国际组织批准预算调整:（一）调整的原因数据变化，预算则需要调整；根本的原因就是 注册人数的变化和赞助费用的变化；国内外参 会人员之间的比例变化；预算调整的时机 对参会人员预测是在论文征集结束之后和提前注册结束之后。1、论文征集结束之后的调整 2、注册截至后的调整 3、突发事件的调整。3、会议营销(1)营销，会议产品的吸 引力要素:寸象 营销对象营销目的主要营销内容；营车与重点与会者吸引参会举办地、会议地点的设情和服务、会议主题和议程安排、演讲、人 际关系网络、会后旅游学习和体验赞助商获得赞助形象效应和新闻效应回报方案政府、协会 及公众求得支持 和赞助会议对举办地的经济、社会效应等效应媒体扩大影响会议对举办地的效应、媒体的价值新闻价值演讲人 嘉宾吸引参会举办地、会议地点的服务、会议主 题、人际关系网络、会后旅游服务、安全 和报酬（2）宣传资料的设计与制作 会议基本情况：主题、时间、地点、会议带给与会者的利益 会议创新 配套服务项目 注册信息：优惠揩施、联系方式等议程等昵图网 M5右学中国烟图印期技木 文曲力相关展展不会2J 5牵尸中国烟包印刷技术 交流暨相关产品展示会二IJ-八f-：-V）日-%-IR1工办生艮修回卬叼口才.协会西芯E：阚/至 支行隼仁中国包章力金行即包k；沟:GE培币-5r-X中介卡旧。也：中:亍耳化周宇陈珀米与包点工椁行陡 加方找K午方”小:q?网 v v v bne ic cixft）家 单立山与石烟空色火。照公，力”少忙。身也组厂 下-W一印为有阳公司 化市工山技才行阳公司 式口改包力力讯公司山帛力行笨帅LD吴石阳公，）M 外升化笆餐M品料阳公I（3）销售渠道 直接销售 会议业和所涉及的行业协会 目的地营销组织 通过代理和中介机构 其他：君莉机构等（4）促销手段A广告宣传：刊物、也视、户外广告等直接邮寄A网络促销：也子邮件、会展网站A也话营销：会前两月左右，注重技巧公共关系会议反馈表参加会议反馈表:单位参加会议人数共 人学校代表2人姓名职务联系电话家长代表姓名学生代表姓名社区代表姓名是否启其他人员参加奏观商登记表公 司：地 址:姓:名：*职 务：电 话：*传 真：邮 箱：邮 编：公司性质:您感兴趣 的产品：您参观展会的目的：您从什么途径得知 本届博览会:制造商 经销商 批发商 代理商 出口商 其它金属材料不锈钢冶金自动化热处理、工业炉压痔、痔造工业炉金屋加工机械铸件、皈金件、锻件、冲压件紧固件、弹簧及设备镀金机械、锻造、冲压及设备购买现场展品 口寻找供应商为未来参展考察 其他 了解行业信息参展商邀请 主办单位邮寄资料 专业杂志朋友介绍 大众报纸 网站 耳他4、会场布置(1)会议室A上下相对衣：主席台和代表席上下面对全国式：不设专门主席台A半围式：主席台正面和两侧安排代表席A分散式：若干个会议京组成并列式：纵向或横向并列会议室的布置剧场一层中空形圆形中空正方形中空长方形中空椭圆形董事会长方形会议室U形于马蹄铁形叠层U形E教室形教室型讨论会（宴会）形常见座椅安排 U字形课堂型剧院型（礼堂型）会议型（2）王席台和讲台讲台住于主席台的中心或右边(3)会场装饰*会标，标语和国旗广东省第九吊人民代表大会第四次会必花卉或绿色植物(4)设施音响：麦克风，音菊等放映设备:投影和屏J灯光:录像：同声翻译系统其他设备：挂图、黑讴寸二、会中管理1、接站2、报到：发放资料、礼品、分配房间等Ai3、入场:4、现场接待：会议记录、拍照、录音等5、特殊事件处理：记者会、紧急医疗、卫生问题、火灾、盗窃等6、送站闭幕式：http:/.c1591995137.html会务组 任：(1)各轮公告的编辑和印刷(2)论文集的印刷(3)各轮公告的邮寄(4)各轮公告反馈表的搜集与制作数据表(5)会场和设备的保障(6)所有社会活动的安排(7)代表注册用品准备(8)现场注册(9)工作人员的管理接待组：(1)会前预定宾馆、预测房间数量、协商价 格(2)会前将代表住店信息提供给宾馆，协助 宾馆安排代表的用房(3)安排国内外的返程机、车票(4)安排会议代表就餐 有必要时候，需要设立特殊的贵宾接待组。三、会后总结与评估（一）、会议总结从筹备到开会中的各项工作总结效益分析和成本核算本项q市场调查（二）、会议评估1、内容主办者和承办者，会议主题相关性，百 标明确性和整体策划、会议地皮、市场宣传、公共关东，会议预算、发言人，会议交通、会议评估的内衮 A、会议议程及内容 B、会议各项活动c、会议附设展览活动D、会议场所设施、服务与环境E、会议住宿、餐饮F、会议目的地的质量G、会议宣传促销与接待工作第三节展览项目管理展前管理一展中管理展后管理一、展前管理1、项目策划(1)市场调研产业环境、市场需求、同类展会、相关法律法规(2)题材选择(提出展会的基本框架)确定展览行业：选择展览题材：新立、分列、打饯、合并（3）展会立项：声名称：基本（性质）、F艮定（时间、地点、范围）、核 心（行业）标识：标准字和LOGO举办地点：城市和场稔率办时间和频率展会规模和定住：办展机构：主办、承办、协办、支持、合作单位等展会名称和标识OffChino International Furniture Fair Guangzhou中国广州国际家具博览会MMM rwlMlBM代用本典展Off6no lntAOiotcNiQl FcxGvQftQfhOVOff lK4MUoaelFurrwhw fa*GvOhOw 甲DO广丽t 1 04*9御L办公茶具及一选择展馆的因素/保证大规模人流的畅通/展位形象/展位性质/配设施/展位的规定、方便和安全者寸间和频率/率办时间包括开展、筹展和撤展及公欢开放日期,行业产品生命周期决定办展频率,展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定 有些展会的展览时间可以很长，如世博会的展期长达几个月甚至 半年;但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天 为宜展会规模/展会规模：展会规模包括三个方面的含义：一 是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数 量是多少，三是参观展会的观众有多少在策划 举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测 和规划展会定住:通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参 展企业和观众本展会是什么和有什么，具 体地说，展会定位就是办展机构根据自身 的资源条件和市场竞争状况，通过建立和 发展展会的差异化竞争优势，使自己举办 的展会在参展企业和观众的心目中形成一 个鲜明而独特的印象的过程2、招展管理（1）建立目标参展商的数据库（2）展区和展位划分（3）价格制定（4）制定招展函（5）宣传推广人员推广和宣传：展会宣传类型(1)显露型宣传推广 适合展会初期；迅速提高知名度；简洁的信息(2)认知型宣传推广。重点是增加受众对展会的深 入认识、特点和优势(3)促销型宣传推广：短期、重点在于效应和轰动(4)竞争型宣传推广：针锋相对(5)形象型宣传推广：形象认同、沟通、忠诚度、信任人员推广员广式 人推方拜访广告：(1)广告内容和制作方式 广告的特征与目的：自由开放，受众自主；吸引受众；内容的 客观与4寺色。制作方式：前三四个月(2)媒体选择 媒体都有自己的受众群体 消费类：大众媒体 贸易类：经济媒体 大众传媒选择 专业刊物选择 户外广告选择 其他广告选择：夹页宣傅的技巧.中国进出口商品交易会（广交会）第九届中国杭州西湖博览会（西博会）第四届中国-东盟展览会 第十届中国北京国际科技产业博览会（科博会）第九届中国国际高新技术成果交易会（高交会）第十七届华东进出口商品交易会（华交会）第三届中国吉林东北业投资贸易博览会 第-中国国际投资贸易洽谈会 2007第九届 中国国际工业博览会（工博会）第十一届中国国际服装服饰交易会2、创建组织机构的支持专业观众的组织产业支撑代表企业参与三、会展品牌的管理与维护：1、塑造品牌忠诚度 保证展会质量 为参辰商提供满意的服务r业务知识、服务态度、解决问题能力、工作效益、有待提高的）塑造鼠好的企业形象。CI计划由Ml（企业理念识别）、BI（企业行为 识别）和VI（企业视觉识别）三部分组成。维系与核心顾客的持久关系。新客户的开发成本是老客户维护的九 倍2、进行品牌创新服务创新产品创新营销创新服务创新为用户提供以前没有能实现的新颖服舒，:八这种服务在以前由于技术等限制因素不能提供,在因突破了限制而能提供。具有四个维度（1）服务概念。即供应商以什么概念吸引新老客户。海尔的服务理念“用户永远是对的”海尔服务有 16个字的要诀:“随叫随至1到了就好，创造感动，信息 增值”（2）客户接口。即供应商与客户端交互平台。（3）服务传递。即供应商和客户间有效传递所共创 或获取的价值途径（比如交流与互动）。（4）技术选择。即如何开发新技术并应用于服务系 统中，推出新服务概念，设计更先进的客户接口、建立更有效的传递系统。服务创新有以下五种途径:(1)全面创新，借助技术的重大突破和服务理念的变革，仓。：造全新的整体服务。其比例最低，却常常是服务观念革新的动:力。(2)局部革新，利用服务技术的小发明、小创新或通过构思 植过的堰普趣盒乙而使原有的服务得到改善或具备与竞争者服 务存在差异的特色。(3)形象再造，是服务企业通过改变服务环境、伸缩服务系列、命名新品牌来重新塑造新的服务形象(展会设计和宣传)。(4)改型变异，通过市场再定位，创造出在质量、档次、价格 方面有别壬愿有服务的新的眼务项目，但服务核心技术和形式 不发生根本变花(新项目运作)。(5)外部引入，通过购买服务设备、聘用专业人员或特许经营 馨方式将现成的标准化的服务引入到本企业中(先进的理念,比如说2007平遥国际摄影展与销售易合)。产品创新(produck invention)是指创超 某种新产品。它有两种形式。后向创新(backward invention)是指 对老产品的翻新，把以前国内的某种产品形 式加以适当的改变，从而适合某国现在的要 求。前向创新(forward invention)是指创、造一个整新而产品以满足另一个国家的需求。六个创新方向 第一，产品概念创新，第二，营销手法创新，第三，营销通路创新，第四，顾客资源综合利用创新，第五,产品品类和目标顾客创新,第六,内部经营体制创新。四、会展品牌与知识产权保护1、存在的问题（1）展会重复举办:3月18日21日，广州又即将举行“第20届广州国际美容美发化妆用品博览会”。3月25日28日举行的“第八届广州国际广告展”和3月26日一29日举行的“2004广东国际广告展”在时间上几乎完全重叠。2003年03月03日一03月05日第二届中国（广州）国际乳品工业展览会。2003年03月20日一03月21日江西省畜牧业、饲料工业博览会。2003年03月2703月29日第三届东北国际畜牧业、饲料工业展览交易会。2003年03月30日一04月01日2003湖南畜牧业、饲料工业展览会 2003年04月08日一04月11日中国奶牛养殖大会暨中国国际奶业博览会。2003年04月10日一月12日2003中国江苏（第三届）畜牧家禽水产及饲料工业展览会 http:/ 建博会的名义进行商业诈骗活动。现提醒参展企业提 高自我保护意识，以防被骗。”真正的第十五届建博会举办时间为2008年2月29日至 3月3日，而冒牌建博会则在2008年2月28日至3月2日。不仅如此，其招展信函中有意模糊了展会地点，这也 是蒙骗参展商的一大武器。会展知识产权关注9个怎么办*国内展会组展商：展会项目被仿冒怎么办*作为一些展览会项目，特别是一些品牌会展 项目的所有者，国内展会组展商最为关心的 是展会项目如何不要被仿冒和克隆，也就是 关于展会的题目和内容不断地、经常地发生 重复、雷同的问题。在他们看来，形成品牌 的展会和已经成型的展会都应当算做拥有“展会创意”的“知识产权”而受到保护，光有对展会会标的注册不够，还应对展会的 名称进行保护。2、保护措施 树立品牌保护意识 培育核心竞争力（核心竞争力是能使公司为客户带来特殊利益 的一种独有技能或技术。途径：基于客户资源、降低组织总成 本和品牌差异建设）培养知识产权方面的专门人才 充分利用法律武器展会知识产权保护办法商务部、国家工商总局、国家版权局、国家知识产权局审议通过，自二00六年三 月一日起施行。1、政府和组织机构的大力支持:国家科技部、外经贸部、教育部、信息产超赢、中国贸促会、国家知识产权局和北京市人民政居2、依托产业支撑1997年，北京市提出积极推动首都经济的战略 目标，确定首都经济的本质是知识经济，核心是发 展高新技术产业。目前北京高新技术企业近万家，高新技术产业实现工业增加值200亿元，初步形成 了以电子信息、生物工程和新医药、光机电一体化、新材料和环保、资源综合利用五大行业为重点的发 展格局。3、借用社会力量，实行开放式运作：吸纳国际组织、中央部委、海内外科技贸易机 构 以及各类社会 中 中 介组织承担有关活动，形成组 委会办公室负责整体策划、宏观管理重大活动安排,协办单位实施监督，负责具体承办和落实具体活动 的格局。4、明确的地位市场定位上，立足北京、服务全国、面向世界。在内容上，所有活动围绕促进科技成果商品化、产 业化和国际化展开。5、借助广泛的媒体宣传：境内外媒体对世界宣传和推介科博会。上海汽车展会的动画宣传片http:/ ml6、采用现代化科技运作手段采用网上招商与推介，将各种现实活动在网上进 行虚拟，进行网上展览、网上洽谈，网上信息服务和 售票服务，与主办单位、合作单位网站及政府项目数 据库链接。http:7、不断创新：第一届只有一个展览、两场论坛，后相 继增加科技成果拍卖、政府采购项、联合 国采购、风险投资、高新技术产业投资保 险、科技旅游、知识产权案例庭审等8、强化品牌保护意识要求有关单位或个人停止以中国教育峰 会组委会的名义开展活动，并对网站及其 他形式的宣传进行清理，并专门发表不 得以第七届科博会名义继续开展活动的声 明。