某物业公司财务管理手册制度物业票据管理制度.docx

1.0 总则 本制度明确了票据管理权责划分，规范了票据管理操作程序，建立了票据管理审批途径，为票据管理工作开展提供了制度根据。 2.0 范围 为了加强物业集团票据管理，规范集团内各企业票据使用行为，防备票据管理中存在潜在风险，有效维护集团利益，特制定本制度。 3.0 职责 3.1 物业集团财务管理部负责确定和修改有关票据管理有关制度和规定，监督检查制度执行状况，提出奖惩意见。 3.2 各企业财务部门是票据领购、开具、保管和缴销等环节管理主责部门，企业财务负责人定期检查我司票据管理制度执行规范性。 3.3 各企业其他职能部门为票据领用及外部票据接受、传递主责部门。各部门票据使用人需按规定开具、接受和传递票据，保证票据安全、完整和真实合法，并及时将票据传递至财务部门。 4.0 票据种类 本制度所指票据包括银行结算票据、收款收据、企业发票和外部获得发票以及其他票据等。 5.0 票据管理总体原则 5.1 财务部负责票据统一印制或购置，以及票据领用登记及核销。财务部各票据管理员负责详细检查及查对票据使用、保管状况。 5.2 出纳担任银行结算票据保管工作，增值税一般发票和专用发票、收款收据及其他票据等由财务负责人指定票据管理员负责管理。 5.3票据领用与核销时应设置专门收、发、存台账记录，如：银行结算票据台账、票据领用台账、发票登记台账和会计档案清册等，定期装订成册，整顿归档，以便后期查阅。重要内容应包括：序号、票据类型、票据号码、领用日期、领用部门、经办人、缴销日期、备注等。 5.4 票据领购入库，应履行严格验罢手续，保证票据号码持续以及票面清洁与完整。 5.5 票据开具必须连号使用，不得涂改。填写错误票据应整份同步作废并加盖作废章，作废票据应有序整顿归档，以便后来审查。 5.6 未经领用空白票据不得加盖任何财务印章，不得随意外借；若有遗失票据现象，有关人员必须立即登报申明挂失，并及时上报有关单位。 5.7各项目应于每年1月份根据上一年度票据使用状况，就本年度票据种类和月领用量编写票据领用计划，报企业财务部审批，经企业财务负责人同意后方可办理印制或领用手续。 6.0 银行结算票据管理 6.1 银行结算票据包括：支票、银行本票、银行汇票等由银行签发或由银行承担付款义务票据。 6.2 财务部使用银行结算票据由出纳统一购置，使用时需登记银行票据台账，保证票面书写精确与清晰。严格遵照银行票据管理制度，不得涂改，不得透支，不得在空白票据上加盖财务印鉴，违者自行承担对应责任。 6.3 作废银行结算票据联次需齐全，退票需要注明退票理由，在作废票据联上加盖作废印章，在对应领用时登记台账号码后注明“作废”字样和作废日期。 7.0 收款收据管理 7.1 企业各部门、各项目必须使用统一印制正式收据，不得私自印制或购置收据。每本收据必须按次序依次开具，不得跳号使用。 7.2 各项目定期将使用完收据交至企业财务部，由指定票据管理员查对存根及金额，做核销手续。 8.0 企业发票管理 8.1发票领购 8.1.1 财务部报税人员负责发票领购，按估计需要发票量申请月度可领取发票数量及开票额度。严禁向主管税务机关以外任何单位和个人购置发票。 8.1.2 发票领购人员根据需要提出发票购置申请，经财务负责人核准发票类型和购置数量后，向主管税务机关购置发票。 8.1.3 购置发票后，要检查所购发票与否与发票领购簿登记内容一致，对有缺联、少份、缺号、上下联错位等有问题发票，及时更换或退还税务机关。 8.1.4 各企业应设置发票登记台账，完整记录企业发票领、用、存、缴销等状况。 8.1.5 发票领用时应登记票据领用登记簿，注明序号、发票数量、起止号码、领用人、领用日期等信息，并经有关人员签字。 8.1.6 发票缴销时应登记票据核销告知单，注明票据种类、作废号码、票据金额等信息，并经有关人员签字。 8.2 发票开具 8.2.1 财务部门应指定专门人员负责发票开具。未发生业务一律不准开具发票。不得开具与实际经营业务不符发票。增值税一般纳税人向非增值税一般纳税人提供服务，不得开具增值税专用发票。 8.2.2 开具发票时，按照发票号码次序依次填开，不容许跳号开票。开票时，项目填写齐全，内容真实，字迹清晰，所有联次一次打印。由开票人员负责登记发票登记台账，记录每张发票开票时间、票据号码、票据金额、票据领取人等内容，并在凭证录入后将每张发票对应凭证号登入台账中；每日下班前将当日台账报送至企业财务部备查。发票开具后应加盖发票专用章，严禁空白发票盖章。 8.2.3 安装税控装置，应按照规定使用税控装置开具发票，按期向主管税务机关抄报发票数据。 8.2.4 一般纳税人发生销售退回、销售折让、开票有误处理： 8.2.4.1 开具增值税专用发票发生销货退回、开票有误等情形，收到退回发票联、抵扣联符合作废条件，应进行作废处理；作废专用发票须在防伪税控系统进行 “作废”处理，同步在纸质发票（含未打印发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。 8.2.4.2 同步具有下列情形，为8.2.4.1所称作废条件： a) 收到退回发票联、抵扣联时间未超过开票当月； b) 未抄税并且未记账； c) 购置方未认证或者认证成果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。 8.2.4.3 开具增值税专用发票发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，必须凭税务机关出具开具红字增值税专用发票告知单开具红字专用发票，红字专用发票应与告知单一一对应。 8.2.4.4 企业发票只限于我司填开使用，不得转让、转借；不得拆本使用发票；不得私自扩大发票使用范围；不得以其他凭证替代发票使用。 8.2.4.5 企业发生销售货品、服务折扣行为，应按照折扣后金额开具发票。 8.2.4.6 增值税小规模纳税人或实行简易征收纳税人，需要开具增值税专用发票而无法开具，在符合国家政策状况下，可向税务机关申请代开增值税专用发票。 8.3 发票保管 8.3.1 财务部应指定专人负责发票保管，应设置专用保险柜保留已领购未使用发票，应保证发票寄存环境安全。发票应与发票专用章、公章、财务章分开保管。 8.3.2 已经开具发票存根联和发票领购簿，应当保留 5 年，不得私自损毁。保留期满，不需要再保留时，需报经税务机关查验后销毁。 8.3.3 企业发票发生丢失情形时，应当于发现丢失当日书面汇报税务机关，并登报申明作废。 8.3.4 企业办理变更或者注销税务登记同步，应办剪发票和发票领购簿变更、缴销手续。 8.3.5 设置发票监管人员。监管人员应至少每周一次对企业及现场发票使用状况进行盘点检查，需有盘点记录；定期查对票据领用与退回状况，与发票登记簿结存数量查对，保证账实相符。随时追踪领用时间过长未尚未退回票据。 8.3.6 票据管理人员发生变动时，与接管人员办理交接手续，交接内容包括未用票据、已用票据存根、发票领购簿等有关材料。 9.0 外部获得发票管理 9.1获得与传递 9.1.1 外部获得发票接受部门应按协议规定接受发票，并且对发票合法、合规性进行检查。不容许外购发票冲账。对可以进行抵扣经济业务类型，外部发票接受部门应按照企业财务部规定获得增值税专用发票。接受发票部门应及时向财务部传递发票，不合规发票需及时更换。 9.1.2发票必须与真实经济业务相符，获得专用发票需“四流合一”（“协议流”、“货品、劳务及服务流”、“资金流”、“发票流”），即专用发票由销售货品、劳务、服务方提供，发票内容与协议、所售货品、劳务、服务相符，款项由企业直接支付给销售货品、劳务、服务提供方（即发票开具方），不容许第三方代收。 9.1.3 集团各业务部门对外签订业务协议步，应对供方开具发票资质和可提供发票类型及其他有关信息进行询证，保证企业可以获得合法、与经济业务性质相符发票。应在协议中明确注明获得发票类型、与否为含税价等。 9.1.4 各业务部门在开具发票时，需提供应供应商我方详细开票信息及开票所需资料。开票信息包括我方企业名称全称、纳税人识别号、注册地址及电话、开户行及账号；开票资料包括我方三证合一后营业执照复印件、纳税人资质证明文献复印件及其他辅助证明文献等。 9.1.5 各业务部门经办人员应在获得对方单位开具增值税专用发票或其他可抵扣进项税额发票后，及时发起流程，在财务审批发票节点前将发票传递给财务部，不得无端压票。增值税专用发票在开具之日起 60 日内未提交财务部，认定为未及时传递发票，各平台可制定措施，酌情惩罚有关负责人。给企业导致损失，由负责人按规定承担对应经济责任。 9.1.6 财务部门应督促业务部门设置外来发票登记簿，做好发票接受记录。因未设置登记簿而导致发票传递上出现问题，由业务部门负责。 9.2发票查验与认证抵扣 9.2.1 业务部门是发票查验部门，负责发票检查；财务部门是外部获得发票专业管理部门，负责对各部门递交发票进行复核。不符合规定发票不得作为财务报销凭证，财务部门有权规定退回或更换，所有发票需在财务复核、认证无误后方可办理付款。 9.2.2发票查验包括实质查验及形式查验。 实质查验重要为发票来源合法性、发票与协议及实际业务与否相符，与否“三流合一”，有无代开、虚购发票等。 形式查验包括检查发票票面规范性、附件与否完整等。包括发票付款方与否为我司全称，发票种类、联次等与否合规，开票时间、项目名称、单价、数量、金额、印章加盖与否对，应提供货品明细清单与否配有清单等。 9.2.3增值税一般纳税人企业，外部获得所有增值税专用发票需在开具日起180日内进行抵扣联认证。并在认证通过次月申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。逾期未认证给企业导致损失，由负责人按规定承担对应经济责任。 9.2.4 符合规定一般纳税人企业，获得销售方使用增值税发票系统升级版开具增值税发票，可不再进行扫描认证，通过增值税发票税控开票软件登录本省增值税发票查询平台，查询、选择用于申报抵扣增值税发票信息，即增值税专用发票在线免扫描认证。 取消扫描认证后，企业财务部门也需按照已拿到发票勾选认证。同步，负责认证同事应查询外部对我司已开具发票信息，对靠近认证期限发票提醒有关部门负责人，督促其尽快获得发票。 9.2.5 企业当月经认证抵扣进项税额需与当月财务账“应交税金应交增值税（进项税额）”科目借方金额相一致。 9.2.6 对已认证但按照规定不容许抵扣进项税额，及时做进项税转出处理。所有进项税转出需注明原因，并通过企业财务负责人审批。 9.3发票存档 增值税专用发票认证相符抵扣联、认证成果告知书、认证成果清单装订成册保管。对于已认证但不容许抵扣发票要保留复印件，并注明原因；对于计算转出进项税，需有计算过程及有关阐明。将进项税转出有关资料另行装订成册保管。 9.4外部获得发票丢失处理 9.4.1 非增值税专用发票丢失。发票丢失责任部门应以企业名义在有关报刊上刊登发票丢失申明，并向发票开具方提出出具证明祈求。可凭刊登发票开具方出具书面证明、发票丢失申明报刊（原件）、丢失发票记账联复印件、发票开具方主管地税局书面承认资料等，替代发票报销。 9.4.2 对丢失已开具增值税专用发票发票联和抵扣联，假如丢失前未认证，购置方凭销售方提供对应专用发票记账联复印件到主管税务机关进行认证，认证相符凭该专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具丢失增值税专用发票已报税证明单，经购置方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额抵扣凭证。 10.0 票据管理监督检查 10.1物业集团财务管理部负责对票据管理执行状况进行监督检查，随机抽查。各企业财务内部应定期自查。 10.2 检查内容包括：各企业财务部负责人与否对票据管理工作尽到了检查监督责任，对违规行为与否及时纠正和处理；票据保管、寄存与否合理、完整、安全。 11.0 罚则 11.1物业集团对检查中发现票据管理出现问题各企业财务部门酌情扣考核分，必要时对财务负责人进行惩罚。 各企业对在财务管理中做出突出奉献部门人员，可予以奖励；对违反票据管理规定给企业导致经济损失人员，应予以惩罚并追究当事人经济责任。 11.2私自向主管税务机关以外单位和个人购置发票，给企业带来涉嫌虚开、代开发票风险或导致企业被税务机关惩罚，由负责人承担对应责任；触犯法律，由司法机关追究负责人刑事责任。 11.3因玩忽职守保管票据导致票据丢失，或发票超期无法认证等导致企业利益受到损害，有关负责人要承担对应经济责任。 12.0 附则 本制度自公布之日起实行，根据物业集团业务发展状况适时修订。 本制度由物业集团财务管理部起草并归口管理。 13.0 附录 附表1 增值税进项发票台账附表2 增值税销项发票台账附表3 票据领用登记簿附表4 票据核销告知单 增值税进项发票台账 增值税进项发票台账 项目 发票编号 发票类型 发票状态 开具地区 开票日期 货品、劳务名称 不含税金额 税额 税率 价税合计 销售方信息 入账凭证编号 备注 名称 纳税人资质 税号 开户行及账号 地址电话 36 增值税销项发票台账 增值税销项发票台账 项目 发票编号 发票类型 发票状态 领用日期 领用人 开票日期 货品、劳务名称 不含税金额 税额 税率 价税合计 购置方信息 入账凭证编号 备注 名称 纳税人资质 税号 地址、电话 开户行及账号 37票据领用登记簿 票据领用登记簿 序号 数量(份) 票据起始号 票据终止号 票据领用人 领用日期 财务核销 备注（稽核人等签名、未及时核销原因等） 企业票据管理员 核销日期 38 物业票据管理制度 编号：RCWY-G-CW-06（A/0） 附表4 票据核销告知单 票据核销告知单 使用部门： 核销时间： 票据种类 起号 止号 票据金额 作废号码 备注 收费员： 财务复核： 票据管理员： 39