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铁路自备车租赁合同管理体会
油品装运公司生产安全科 廖世文

在社会主义市场经济条件下，企业已逐步实现了由单纯的“生产型”管理转向“经营型”管理模式，由国家统一下达指令性计划转向“找米下锅”自谋生路、自主经营、自负盈亏、自我发展的模式。企业与企业、企业与集体、企业与国外公司的关系，已成为经济合同关系、市场关系。可见，加强经济合同管理在整个企业经营管理中具有极其重要地位，对企业生产经营和发展有着举足轻重的作用。经济合同牵扯到企业生产经营和效益状况，是企业进入市场的重要结点，是企业开拓和占领市场、增强竞争力以及实现企业人、财、物资源要素最佳结合的重要纽带。因此，我们必须重视经济合同管理。
我公司有铁路自备滑油、煤焦油、植物油槽车245辆。2001年前自备槽车的主要用途是总厂自运原油和产品出厂，槽车的运转效率得不到有效提高，车辆的成本费用过大，处于亏损状态。在槽车空闲时，还造成槽车大量占用作业股道，影响机车作业，增加作业钩数和作业成本，对正常生产也造成一定的影响。针对以上情况，我公司从2001年开始逐步拓展槽车外租业务，创收逐年增加，从2001年的219万元到去年自备车创收475万元(具体数据见下表)，取得了较好的成绩。
附表:2001年-2008年自备车创收明细表
年份
2001年
2002年
2003年
2004年
2005年
2006年
2007年
2008年
对外出租收入
96.9
177.03
181.08
234.65
272.3
289.76
289.41
258.99
厂内滑罐出租收入
122.97
134.75
118.47
108.49
104.86
160.85
160.72
216.45
合计
219.87
311.78
299.55
343.14
377.16
450.61
450.13
475.44
下面就我公司几年来铁路自备车租赁合同管理实践谈几点体会。
一、加强合同管理，努力做到“四个到位”
1、思想认识要到位。企业必须从大局利益出发，重视和加强合同管理，要明确合同管理的各个环节。合同的运作和执行分订立、履行、变更、解除等环节，对每个环节，必须严格管理和监控，环环相扣，步步跟进，以此达到经济合同应有的效益。合同管理要多方参与，全过程管理。单位一把手必须亲自抓、带头抓，这是合同能否落到实处的关键因素。合同签订人、监管人、档案管理等都要做到责任到位，各司其职。只有这样，合同才能顺利运作，效益才能迅速增长。
2、规章制度要到位。合同的运作，制度是保障。因此，要按照合同运作环节，依据《合同法》制定切实可行的规章制度。我公司制定了《自备车管理办法》、《经营收费管理制度》、《自备车运营管理办法》等规章制度。一是制定统一的管理制度，以制度的统一，规范企业的合同运作和经营行为，步调一致地推动企业发展。二是制度责、权、利要明晰，在合同运作中既然包含诸多环节，也就相应地牵扯到许多管理人员，管理人员工作认真负责是企业顺利执行的有力保障。因此，要制定责、权、利明晰的制度，谁管理谁负责，奖罚分明，功过不乱。三是制定严格的档案管理制度，将每一份合同整理入档，如实记录合同运作的结果和效果，每年对完成的合同进行整理、关闭、清算梳理归档，资料齐全，做到有据可查。我们可以从中发现一些经验和教训，有利于对症下药，开展好下一年的工作。
3、人员素质要到位。合同的管理水平是管理者的素质决定的。怎样才能做到有一支高素质的合同管理队伍呢？一是严格选拔，本着精选活用的原则，多渠道、多层次地选拔管理人才。二是加强教育培训，企业要按照管理者的不同层次严格培训、严格考核、严格执行持证上岗制度。我厂管理部门先后对中层干部进行了执行力培训、对各单位合同管理员多次岗位培训，是保证高素质人才队伍的条件。三是分层次严格标准，合同管理中要根据作用和地位，把管理者分出不同层次，分别提出相应的标准和要求，使管理者明确应该干什么，不应该干什么。
4、监督检查要到位。主要是检查合同管理法规及有关法律贯彻执行情况，以及检查合同签订和履行情况。通过检查监督可以发现问题，分析寻找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取确实有效的针对性措施，保证全面正确履行合同，提高合同履行率，避免和减少合同纠纷。
二、加强组织领导，严格程序控制，确保合同管理工作落到实处
1、加强组织建设，建立从上到下的合同管理网络。在分公司企管处的领导下，我公司设有兼职合同管理员，公司实行一把手负责制，公司经理为合同管理总负责人，分管副经理具体负责，主管科室分别落实。
2、严格合同签订前的审批程序。我们按内控要求，严格执行审批程序，即每份合同都要按规定审批程序办理，没有履行审查、审批手续的，坚决不予办理。严格法人授权委托的办理程序，采取一事一授权或单项授权委托办法。凡需要授权的事项，我公司形成书面申请报批，在授权委托的授权范围和期限内签订合同。
3、严把合同签约关。签合同前对签约方进行资质审查，实行动态管理，确保对方主体资格合法，并按内控要求进行合同谈判，做好谈判记录。
4、严把合同履行结算关。我们主要做了两方面的工作。一是注意合同履行结算中基础资料的收集、分类、归档。不仅收集好合同文本，还及时记载或收集合同履行中形成的中间资料，如铁路局下发的文件、合同变更协议书、附件、单证、传真件等。这些既保证了合同的顺利履行，也保证了一旦发生纠纷能够及时提供可靠的证据。二是加强合同履行结算中的收款管理。对按合同应到期收款的租金及时电话通知对方付款，付款到帐后，由财务部门确认并开据到款通知单，确保了租金的及时收取与确认。
三、合同管理中存在的问题
铁路自备车租赁不同于其它销售、采购合同，对风险的控制销售部门可以先款后货，即是对方先付款到帐后再开据提货单出库；采购也可以先到货后付款等有效的风险控制手段。铁路自备车租赁合同的履行完全凭信用，虽然签约前对对方资质进行了审查，但是自备车租赁出去后，付款的主动权在对方，在某些特殊情况下，如对方企业资金紧张的情况下，仍然有拖欠款的现象发生。虽然是极个别的现象，我们也不能因噎废食，我们总是多做正面工作，晓之以礼，动之以情，以诚信善待客户，用真情感召对方。几年来我们虽然学会了一些催款的技巧，公司成立以来未发生一起死帐呆帐，保证了自收租金的100%到帐。但如何保证租金的及时到帐，是我们公司经营管理人员每年必须面对的一项重点和难点工作。
代理记帐业务约定书
甲方: (以下简称甲方)
乙方： (以下简称乙方)
经甲乙双方友好协商，自愿达成以下乙方为甲方提供会计代理服务相关事项的业务约定：
一、 乙方为甲方提供以下会计代理服务：建账、记账(总分类
账、二级明细账)、填制财务报表、税务报表、国税申报、地税申报(含网上申报)。甲方如有其他服务要求，需在约定书中注明，口头商定无效。
二、甲方在每月25日至次月15日前，按时将本单位所发生合法的经济业务票据传给乙方(乙方可上门取送票据，每月壹次)并提供纳税申报所需要的各种印章(公章、财务章、人名章等)。因甲方票据传递、提供各种印章及税务机关要求的其他资料不及时，造成乙方延误各种纳税申报的，责任由甲方自负。
三、在甲方按时传递经济业务票据及按时提供各种印章的情况下，乙方应按时为甲方代理纳税申报，造成延误各税种申报的, 责任由乙方负责。
四、乙方丢失票据，书写、计算错误而引起的税务罚款及滞纳金，责任由乙方负责；甲方账外逃税、提供的虚假票据、提供原始凭证不符合规定引起的税务责任，由甲方负责。
五、甲方的出纳每月应主动与乙方会计核对银行账及现金账余额。
六、甲方在签订业务约定书的同时付款，否则无效，到期后乙方接受甲方付款的视为约定延续，若到期后未续约付款的，约定终止，双方不再相互承担责任。
七、甲方在业务约定期间内如有地址、电话、开户银行及账号、税务登记、工商登记等发生变化应在非报税期内三天、报税期内(每月25日至次月15日)当天通知乙方，不能及时通知乙方由此而产生的后果，由甲方自负。
八、业务约定到期或终止时，如果甲方聘用乙方工作人员，乙方对业务约定期间的凭证、账目、税务出现的问题概不负责。
九、甲方为：1.纯地税户 2.国地税户3.一般纳税人，每月凭证不超过一本，无特殊核算要求(超出要求范围的，服务费另行协商)。
十、约定期限： 年 月至 年 月，付款方式：每 ，另每会计年度账本及报表资料费贰佰元，工商年检代理费贰佰元，残保金代理费贰佰元； 年 月 日合计收取 元。
十一、本业务约定书一式两份，双方各持一份，经双方签字盖章付款后生效。本约定书未尽事宜，甲乙双方应本着友好协商的态度进行协商解决。
十二、会计每月25日至次月1日联系取票据，以下列举部分单据：
1、企业本月开具的发票及与之相对应的收款凭证(进账单、现金送款单、现金收入凭单、出库单、发票领用存情况等)；
2、企业取得的购货发票及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单、入库单等)；
3、企业取得的费用发票(交通费、差旅费、通讯费、广告费、业务宣传费、房租、水电费、办公费、运费、汽油费、保险单据等)及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单等)；
4、银行缴税税票，利息单，进账单，支票存根，电汇单及其它各种银行票据；
5、企业自制原始凭单：工资单，折旧单等；
6、一般纳税人发票汇总表(一套)，作废发票(联次齐全)，抵扣票认证清单，金税卡；
7、其它需要的资料_____________________________________
8、凭证报表由乙方暂存，待工作完成后，年度终了时返还客户。
注意：月末取票后企业如开具收入发票须立即通知乙方。
甲方： 乙方：
联系人： 联系人：
联系电话： 联系电话：
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