建筑施工企业的大宗材料物资集中采购管理.pdf

175Roundtable forum圆桌论坛建筑施工企业的大宗材料物资集中采购管理 文/李倩倩摘要：由于近些年来的建筑工程规模越来越大，工程量逐年增加，导致其中的物资采购成本不断增加，对于工程的最终效益有很大的影响。而建筑材料种类较多，不同的材料的需求量和采购成本各不相同，而不少建筑施工企业却对于其中的大宗材料采购问题不够重视，导致材料费用持续偏高，不利于实现经济效益最大化，也会有碍自身发展。为此本文从分析大宗材料物资集中采购的管理的意义出发，对大宗物资集中采购管理要点进行了阐述，并提出了有助于进一步提高管理成效的建议，希望能有助于企业降低采购成本，保障材料供应质量，以助推建筑工程良好发展。关键词：建筑；施工企业；大宗；材料物资；集中采购早期在建筑行业中，由于发展规模不够，许多建筑企业都采用了分散采购模式，由于供货商较多，衔接较多，且需要分多次采购，不能保障长期良好的合作关系，在整体总价和材料的应急供应上不好协商，且分散采购容易出现监管漏洞，中间的利益关系难以把控，容易因违规造成材料质量下降，成本增加。而随着建筑行业的管理改革，对于大宗材料物资提出了集中采购管理模式，即企业根据其所承建工程的各类材料的采购需求整理出可集体采购、货运、管理的物资品种，将原有分散采购材料统筹管控（管理形式参见下表1），以量换价，进而降低采购成本，切实提高材料物资供应效率和质量。表1 大宗材料物资集中采购管理形式物资类型采购形式举例说明地域性强，运距要求严格严格的物资公开招标，利用区域与统一供货模式吸引供货商石、砂、矿粉、粉煤灰、水泥区域性强，不能公开招标，货源有限的物资邀请招标/通用性强、不受地域影响的物资利用信息平台在国内发布招标信息止水材料、防水板、锚杆、外加剂、机械设备、钢材其他最高限价、上游链集中采购/一、建筑施工企业的大宗材料物资集中采购管理的优势（一）优化采购程序材料物资采购从确认、申请到采购、运输、仓管等环节需要大量的资金和人力投入，如果不集中采购管理，会增加非常多的成本，且层层管控下来，整个采购周期非常长，受内外因素等的影响，很容易耽误施工、出现材料质量等各种问题。而大范围采购可以减少工作任务量，避免多次做重复的工作，也可以与厂家创建稳定的合作关系，有效简化企业采购流程，减少采购工作中的各种投入，从而提高采购效率。（二）减小材料差价由于采取的集中采购模式，总数量增加，这样与供应商可以在价格上进行谈判，钢材、混凝土等常见且需求量大的材料单价可以适当降低，材料总费用会显著减少。其次由于集中采购多采取招投标的方式选择供应商，集中招标采购管理有助于提前预估价格变化，加强对建材市场的把控。也能给予项目部合理的授信、账期，更好地规划和配置材料物资，从而使采购成本更加合理，采购资金充足。此外采购工作获得了良好的监督，公开公正的方式有助于建立和谐的采购环境，采购价格将更加透明化，良性的商家竞争也可以避免恶意抬价或私下受贿的不法行为，进而使采购价格合理1。（三）确保材料质量首先集中采购时以招投标方式开展可以帮助企业优选供货商，通过优胜劣汰，公开公正的招投标工作，可以确保供货商具备各类材料物资的加工制造技术水平，以良好的业内口碑降低材料出现质量问题的风险。其次由于集中采购管理的模式可以避免环节过多而监督疏忽，可以有效规避因人为因素、利益关系等造成的材料物资质量问题。（四）增强企业综合实力建筑施工企业的稳定发展需要有良好的管控和充足的资金支持，而大宗材料物资集中采购虽然使得每次采购的资金支出数额较大，但是却可以充分挖掘企业内部市场，增强企业对市场价格的把控力，利用大数量来增加价格优势，在节约成本的过程中获得稳定的供货来源，保持长期、稳定、持续供应，为企业发展提供支撑。同时也能够促进业财融合，使得采购费用的申请、审批、融资、结算、审核等流程更加顺畅而标准化，可及时甚至提前获得发票，减轻企业税负。176 财富生活Fortune Life二、建筑施工企业的大宗材料物资集中采购管理要点（一）成立集中采购平台由于集中采购时的材料种类较多，且与许多的供应商都是长期合作的关系，因此需要基于采购标准体系创建集中管理平台（参见图1），以信息技术为载体，建立采购目录、完善商家信息，这样利用采购平台可以方便采购过程中的交流分享，有利于扩宽招标路径，提高采购效率，节约采购过程中各项消耗，也能够便于企业监管，帮助企业寻找高质量商家信息，统一实施资金结算、货款支付，在物资急需时快速找到可以立即供应相符合产品的商家2。图1 集中采购平台（二）实施供应商分级管理基于信息管理平台，创建数据库，可以实现对长期供应商的分级管理工作。如进行名录管理，对每次的供货以质量、时间、价格、服务态度等为指标来分析供应商的可靠性，评估是否具备下次合作可能性或在某类材料上是否具有合作的必要；进行过程管理，集中采购系统要确保实时监管，可以随时了解货物的供应情况、物流状况，协调好进场等流程，高效处理紧急供应断链事件，确保材料及时供应；进行淘汰管理，通过定期更新数据，结合数据对比分析供应商履约情况，根据各类事项的评分情况选择优质厂家合作，淘汰不合格供货商。（三）规范管理采购流程建筑施工企业有专门的部门负责采购和其监督审核工作，因此需要合理划分采购环节权责，确定各部门应发挥的作用，进而协调各部门的工作，形成一套有序的采购流程（如图2所示），以规范和开展大宗材料物资采购工作。如项目部负责采购工作的专员应提前制定各类物资的采购计划，包括物料名称、所需数量、预计单价等，然后向分公司提出申请，分公司需要每月汇集各分部的采购计划来制定集中采购计划，并反馈至项目部，同时总公司也需审核分公司采购计划、付款申请计划，与分公司协商采购方式，经过层层申请、审批和招标等工作后，确定合适的供应商，安排供货3。图2 大宗材料物资集中采购管理流程（四）关注重点采购管理环节为了提高采购效率，确保采购物资的质量，需要统一汇总材料物资需求量，并根据各类材料的需求时间制定轻重缓急的计划，进行针对性的采购管控，并加强材料进场管理，合理调度库存资源，以避免材料浪费，确保项目资金充足。首先要做好物资入库检验与储存，依据订购单、提货单、质检标准等进行验收，清退不合格的产品，通知采购人员不达标的批次和缺少的材料。其次要做好出库管理，项目部应进行物资定额消耗控制，结合实际情况控制领料，并定期审核用料情况，避免乱领乱用打乱采177Roundtable forum圆桌论坛购计划，造成材料浪费或供应不足。此外要在发放物资时认真检查，核对领料单是否合规，领料方式是否规范，不准少批多发，不准以次充好，保障先进先出，按申请发放4。三、建筑施工企业的大宗材料物资集中采购管理的合理建议（一）创新采购管理观念 首先建筑施工企业需要进行深刻的自我反思，以了解自身积累的问题和可进步的方向，其次要跳出传统管理观念的束缚，跟随时代变化，积极了解市场经济，学习大宗材料物资集中采购管理方面的知识，借鉴其他企业的成功经验。最后要在基于充分了解和综合分析后，结合企业自身情况进行管理创新，建立一套与自身相贴合的经营模式，根据集中采购的要求建立信息管理平台，制定分级管理制度，优化采购流程，进而有效提高集中采购的工作质量。（二）健全集中采购管理体系无规矩不成方圆，新的管理模式更是需要全面严格的制度作为引导和约束，因此各建筑施工企业在引入集中采购管理模式时需要建立与之配套的大宗材料物资的管理制度。结合建筑施工项目的具体要求，采购工作流程和要点建立采购招标机制，确保在接收到采购申请后可以合理的方式选择供应商，以公正的方法确定供应商；建立岗位责任制，对工作内容以及工作责任进行细分，确保每一环节，每项任务都有具体的人员负责，采购工作可以有序开展；建立全面的监管机制，开展动态化全程监管模式，以规范大宗材料物资的集中采购行为，并明确奖惩措施，确保其他各项制度的有效性。另外要建立分级管理组织体系，成立大宗物资采购小组，根据项目部的管理级别确立组员和各自的权责，在企业总经理的带领下进行采购审查、招标监管、采购组织和物资质检等工作；成立大宗物资采购监管小组，在各领导、财务专员的努力下，确保物资招标、采购工作的合法合规性；成立专项物资采购小组，以确定采购形式与流程，编制相关计划，开展招标和采购工作，确认供应商及与供应商协调供货情况。（三）严格监管采购资金大宗材料物资的采购成本较高，每一次采购的结算款项数额较大，为了确保企业资金流动正常，资金链完整，也为了避免拖欠款项，经济纠纷的情况发生，需要有效管理企业大宗材料物资的采购资金，规范资金运作。因此首先要建立物资采购资金结算平台，以掌握资金流动情况。要求采购费用要及时入账，并详细记录结算款项的使用方向、时间、经手人、流动的关键时间节点等，确保采购账目清楚、详细，能够完整反映真实采购成本情况。其次要实现资金的统一管理，根据合同以及制度展开工作，按照严格的流程支出资金。只有经过分公司、总公司等上级单位的审批后的采购项目，且材料进场验收通过，具备完整的申请、验收等相关文件，才能够依约结算款项，以提高各笔资金支出的明确性。最后要定期检查采购相关的账目，定期清理债务，避免做假账或是账目不清楚，也可避免长期挂账的情况出现，从而降低企业的财务风险5。（四）优化监管体系由于采购资金数目较大，对于很多人来说是一个极大的诱惑，在采购的任一环节都有可能出现违规违纪，巧设名目谋私利的现象，从而导致不符合资质的供应商被确定为合作对象，或是采购资金超出限额。为了严厉制止和打击这种违法行为，企业内部应成立纪检监察部门，根据员工的品质、管理能力等选派可靠的监察人员，按照党风廉政要求确立监察制度。此外要提高监察实效，针对采购流程细分职责，确立监管方法，以进行全过程，分层次的监督管理，避免出现管理漏洞。要做到“执法必严、违法必究”，以增强工作人员的遵纪守法意识，提升自我约束力，有效打击违规行为。如在招标时，要秉持公平、公开、公正的态度，监察小组的人员要对招标整个流程及参与招标工作的人员进行监管，避免投标方与招标负责人员私下非正常的交流，避免因私下受贿而在审标过程中偏袒某一方，避免内定中标者等违规行为。四、结束语综上所述，在建筑工程规模持续扩张的今天，施工所需的材料物资将越来越多，采购成本随着单价的上涨、数量的增多也会更高，施工企业所面临的财务风险也会越来越高。为此建筑施工企业要重视材料采购管理，优选合理的采购管理方式，利用大宗材料物资集中采购管理在议价、物资调度等方面的优势来高效、稳定、低成本地进行材料采购工作，并规范采购流程，加强监督管理，严格管控采购资金，以节约成本，使建筑施工企业经济效益最大化。参考文献：1张维.建筑施工企业的大宗材料物资集中采购管理J.四川建材,2021,47(01):222-223.2郄永生.浅谈建筑施工企业的大宗材料物资集中采购与管理J.现代商业,2020(11):135-136.3顾丽华.浅谈工程项目物资集中采购管理难点及对策J.智能城市,2019,5(05):151-152 4 程 波.大 宗 物 资 设 备 集 中采购的实践与思考J.现代经济信息,2019(08):121.5 王 谦.建 筑 施 工 企 业 物资 采 购 管 理 提 升 措 施 浅 析 J .商讯,2019(05):105-106.作者简介：李倩倩（1989-），女，山东青州人，专科，山东华邦建设集团有限公司，研究方向为工程管理与工程成本控制。