2012年某公司采购管理制度的补充规定.doc

文件编号
XATX/CX-02-01
关于公司采购管理制度的补充规定
版本号
1
生效日期
2012.8.2

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关于公司采购管理制度的补充规定
1． 目的
为进一步规范市场、采购、安装、调试、设备交付及售后流程，促使各环节有效衔接，保证各项目顺利实施和合同有效执行，特对原采购管理制度进行补充规定。
2． 范围
公司所有采购，包括大宗设备和产品生产、研发所需部件、生产工具、产品测试的元器件零星采购、一般日常办公用品及其他消耗用品。
3． 职责
3.1 办公室负责一般日常办公用品及其他消耗用品；
3.2 技术部门负责生产工具和产品测试的元器件零星采购（合同金额5000元以下）和大宗设备及生产研发设备采购计划的编制并协助技术管理部验收入库；
3.3技术管理部负责大宗设备和产品生产、研发所需部件、办公电脑等采购及入库。
3.4 市场部负责客户需求意向表、合同、设备交付评审单的编制及客户意见回访；
3.5 财务部负责采购计划审查、付款及采购合同回访；
3.6仓库负责产品出入库管理。
4． 工作程序
4.1 一般日常办公用品及其他消耗用品由办公室报主管副总批准直接采购；
4.2 生产工具和产品测试的元器件零星采购（合同金额5000元以下）由各事业部履行采购程序采购并报技术管理部备案。
4.3 大宗设备和产品生产、研发所需部件、电脑等采购由技术管理部配合各部门按照如下程序执行：
4.3.1 市场部业务人员在同客户沟通时，需严格按照公司规定的设备交付周期签订合同（定位产品交货周期30天，热点系统产品交货周期45天）。
4.3.2 特殊情况下，需同公司技术管理部确认库存及供货周期、同技术部门确认安装周期后并由主管副总及总经理批准，市场部人员方可同客户确认设备交付周期。
4.3.3 市场部人员签订合同后2日内（未签订合同需填写客户需求意向单并经主管副总和总经理签字）编制设备交付评审单，主管副总签字后由技术管理部和技术部门会签，移交技术部门编制采购计划（无线事业部负责GSM系列、CDMA系列、开发部负责电子围栏后台、售后服务部负责电子围栏前台）；
4.3.4 技术部门在接到设备交付评审单后编制月度采购计划经主管副总签字后汇总至技术管理部，每月28日提交下月采购计划；紧急采购由技术部门填写紧急采购单并经主管副总和总经理签字后由技术管理部按采购流程执行；
4.3.5 技术管理部核实库存后，于每月30日前汇总采购计划报送财务部审核，并在2日内报总经理审核完毕；
4.3.6 技术管理部根据批复的采购计划进行询价、议价，面谈时由财务部参与；
4.3.7 技术管理部根据询价议价结果填写设备/元器件采购申请单，由主管副总签字后签订合同；
4.3.8 财务部根据合同条款约定进行付款；
4.3.9 技术管理部负责设备跟踪，并在技术部门的协助下进行物品验收入库。
4.3.10 技术部门负责产品安装、调试、供货，并由市场部负责产品效果回访。
5. 质量记录
附表1 设备交付意向说明
附表2 设备交付评审单
附表3 采购计划单（部门用）
附表4 采购计划单（汇总用）
附表5 设备/元器件采购申请单
6. 流程图
附图1：公司采购流程图
附图1 :公司采购流程图 编号：XATX/CX-02-02

附表1：设备交付意向说明 编号：XATX/JL-6.1-02
意向单位

地址

联系人

联系方式

意向需求数量

供货时间

需求配置
（可附表）
其他要求

申请人：
申请部门经理：
主管副总：
总经理：
备注：本表在未签订销售合同时由市场部填写并由主管领导和总经理签字作为设备交付评审单附件。

附表2：设备交付评审单 编号：XATX/JL-6.5
1、交付设备信息
设备名称

型号

功能/配置说明
详见合同或协议或意向说明及附件清单
2、用户信息
用户名称

地址

联系人

电话

3、合同情况说明
合同编号

签定时间

回款情况说明

设备交付时间

申请人

申请时间

申请部门经理签字：

主管副总签字：

采购负责人(技术管理部)签字：

技术部门签字：
主管副总签字：

注：原则上设备交付必须在合同签定之后，特殊情况若无合同，需做设备交付意向说明（见附件）并由总经理签字方可例外放行。

附表3：采购计划单（部门用） 编号：XATX/JL-6.3-01
申请部门： 申请日期： □普通 □紧急
序号
品名
品牌
规格型号
用途
需用日期
请购数量
备注

(可附表)

经办人：
部门经理：
主管副总：
总经理：
备注：正常月度采购按照采购管理制度及操作流程由部门经理、主管副总签字即可，紧急采购由总经理签字提交。

附表4：采购计划单（汇总用） 编号：XATX/JL-6.3-02
申请部门： 申请日期： □普通 □急
序号
品名
品牌
规格型号
用途
需求日期
请购数量
金额

(可附表)

合计

技术管理部：
主管副总：
财务部：
总经理：

附表5:设备/元器件/礼品采购申请单 编号：XATX/JL-6.6
部门

申请人

项目名称

名称
型号
主要技术指标
厂家
价格
数量
小计

合计：（大写）
备注：
说明：
1、采购性质： □合同采购 □自用采购
说明：合同采购请注明合同编号、签署时间
2、单一来源采购： □是 □否，备份厂家 。
3、选择该厂家原因 ：□价格 □供货周期 □付款方式
4、供货时间
5、付款状况
6、发票情况： □17%增值税发票 □普通发票 □不开票
申请部门审批：

主管副总审批：

财务部审批：

总经理审批：