高校财务网络化报销平台的构...北科技工程职业技术大学为例_马丹.pdf

第 40 卷 第 3 期 邢 台 职 业 技 术 学 院 学 报 Vol.40 No.3 2023 年 6 月 Journal of Xingtai Polytechnic College Jun.2023 收稿日期：20230402 作者简介：马丹(1983)，女，辽宁开源人，河北科技工程职业技术大学财务处，会计师。100 高校财务网络化报销平台的构建 以河北科技工程职业技术大学为例 马 丹，来臣军，赵 莉，李路洋（河北科技工程职业技术大学，河北 邢台 054035）摘 要：针对高校财务“报账难”的问题，在分析传统报销流程的基础上，构建了高校财务网络化报销平台，并利用网络重构优化了报销流程，实现了报账过程中的报、审、核三个环节的分离，实现了报销人员、审批人员、财务人员之间高效沟通，避免了报账人员现场报销排队等待时间过长和跑空趟次数过多，节省所有参与人员的时间和精力。关键词：高校;财务报销;网络化平台;流程优化 中图分类号：F234.4 文献标识码：A 文章编号：10086129（2023）03010005 近年来，我国公共财政改革取得了快速发展，新的高等学校财务制度等一系列政策文件陆续颁布，对高校的资金管理提出了更严格的要求。财务报销是高校财务工作中最基础的一环，随着我校的财政拨款、科研到款等各种经费快速增长，财务部门在预算、结算、报销等管理能力上面临新的挑战1,2。在网络信息化时代下，陈旧的财务报销模式和报销方式，是阻碍财务报销效率提高的主要原因，成为高校财务改革的重要内容。一直以来，学者们针对“报销难”这个高校财务工作中的顽疾，进行了深入分析研究。为提高报账速度，牛星等3分析了窗口式报销、投递式报销和网上报销的利弊，并对财务报销流程进行了再设计；基于“互联网”系统，邱均成等4提出高校网上预约报销体系；陈建凯等5为了简化业务流程，将网上预约报销系统与审签系统结合起来，形成一个体化报账系统；付耀珍等6将微信平台引入高校经费报销环节，提出了基于微信的排队模式。针对我校财务报销现状，构建高校财务网络化报销平台，有利于提高财务工作效率和质量，支持高校财务信息系统一体化和数字化。一、报销流程现状与问题分析 河北科技工程职业技术大学，是一所以工科为主的河北省全日制本科高校，是新时期国家设立的本科职教试点学校。现阶段，我校财务系统信息化建设迅速，经过近几年的快速发展，现已基本完成了财务部门内部的日常核算管理体系，但工作主要集中在预算编制、内部管控等财务部门本身层面，而在面向全校教职工的财务信息化层面，尤其是财务报销方面，仍以人工为主。如图 1 所示，报销流程可概括为 5 个步骤：（1）票据准备。报销人员完成经济活动后，按规定准备 图 1 报销流程现状 所需票据。（2）各级负责人签章审批，包括经费负责人、业务部门主管、校级主管等。（3）由报销人将纸质票据送至财务部门进行会计核算，编制记账凭证，包括单据审核、凭证打印和凭证复核等 3 个主要步骤。其中，单据审核包括：审核经费审批手续的合规性，审核经费来源及收入的 邢台职业技术学院学报 2023 年 第 3 期 101 合理性，审核经费开支范围和开支标准，审核原始票据的真实合法性等。若在审核过程中发现不符内容，需退回报销人，修改后重新从第一步开始走流程。（4）复核记账凭证和原始凭证。（5）现金或银行转账支付。我校为了推动学校报销工作的发展不断努力，报销工作有了很大进步，但仍旧存在如下问题：（1）人工报销为主，报销工作量大。学校没有网上报销、无现金支付以及报销信息查询一体化系统，财务人员靠人工报账，工作量大，报销排队时间过于漫长。随着我校各类业务量逐年增大，报销数量呈快速增长趋势。（2）审批流程复杂，耗时长。报账流程中，审批签字采用线下操作，报账人员需申请多个级别签字权，存在签字人员出差、开会等多种情况，导致跑空趟次数较多。（3）信息不对称，报销重复次数多。一般教师对报账流程了解不够，对报销制度规范认知度不高，原始凭证保存不规范、不完整；同时由于教职工缺乏对财务报销的知识学习，造成经费使用有误，单据填错被退回、多次更正等问题频繁发生，报销时存在反复跑腿、重新走流程等“报账难”问题。（4）报销明细和进度不透明。只有财务处内部人员才可以了解报销信息，财务数据不对外发布，教师不能实时跟紧报销进度，需要主动打电话或者本人到场询问具体进度细节，影响本人或对外资金周转的效率。这一系列矛盾与问题既导致了财务工作效率不高，又影响了教学和科研业务的正常开展，致使财务信息质量对提高学校管理效率所起到的作用有限。随着我校升本后的办学规模不断扩大，服务对象以及经济业务日趋多样，经费量不断增加，以上问题更加突出。二、财务网络化报销平台的构建 1.高校财务网络化报销系统总体架构 为了解决高校财务报账过程中的各种问题，特别是从根本上解决“报账难”问题，本文构建了财务网络化报销平台的网络结构，如图 2 所示。报账用户和审批用户在登录后，以 Client/Server 方式访问财务系统的 Web 服务器，分别完成网上填报和网上审签等业务；财务系统服务器获取用户操作数据，将业务数据转入财务内网中，供财务人员完成报账工作；财务系统通过银行业务与银行连接，实现转账、查询等工作。图 2 财务网络化报销平台结构 2.网络化报账系统使用流程 在财务网络化报销平台下，通过网上报销（账）、审批、无现金报账的管理，实现全校网上报销，审签人员和财务人员可高效地完成财务报销工作，提升报销人员的报销速度和质量。“零接触”式高校财务报销系统流程。（1）报销单填写：报账人员首先登录学校网上报销平台，在网上报销界面下找到对应的报销单据，如经费报销单，点击“新单”，部门、人员信息自动带出，报销人填写项目信息、选择相关项目、指标、结算方式及本次报销金额，通过“附件”功能，上传本报销单的相关电子附件，包括发票、合同等。本步骤是网络化报账的第一步，也是最关键的一步，与传统手工报销相比，变化也是最大的。在本步骤的界面上设计有多种不同类型的报销门类，使报销人能够在报销界面上快速准确地找到相应类别，极大地降低了报销类型错误的发生概率，充分发挥了事前预防的作用。（2）报销单初审：本步骤由若干个审核流程组成，主要审核单据所述业务内容的合理性合规性。报销单据保存后，系统按照流程设置将该单据传送到下一节点，由下一节点审核通过或退回。下一节点未审核的情况下，报销单发起人可以提请收回，对单据进行修改。各级审核人员均可在自己权限范围内处理。若审核不通过，则须写明退回原因及修改意见。退回的过程中，报账人员可以在任意时间查看审核意见和退回理由，便于发起人进行修改。（3）会计单据复审：财务人员从财务角度对报销单进行再次审查，重点关注所选报销科目的正确性，财务内网银行数据库财务系统服务器Web服务器业务数据库CS网络报账用户/审评用户财务系统数据库财务人员 邢台职业技术学院学报 2023 年 第 3 期 102 对应报销材料的完整性、发票的真实性等内容。（4）审核日志及审核流程：审核日志详细记录各节点对该单据的审核、退回等内容，便于报销单发起人对该单据进行追踪；审核流程能够清晰看到该单据上一审核节点及下一审核节点，便于发起人催单。（5）制证：财务制单人员可以对流转到本节点的单据操作后生成记账凭证，系统预置了生成财务会计及预算会计的对应模板，一键生成相关凭证。（6）付款：按照业务处理流程，生成凭证后系统将完成发放工作。目前系统可与河北省财政支付一体化平台对接，导出相关额度报表，导入财政一体化平台，即可完成额度申请工作。网络化报账系统对整个报销流程上的各环节人员的分工进一步细化，即不同身份人员完成不同工作：报销人负责填写初始信息，各级审核人员负责发生业务的内容审核，财务人员则将精力集中在财务规范的审核上，各角色各司其职，各有侧重。通过网上报销业务流程管理，实现了报销流程的标准化和规范化，既规范了报销单据的填写格式，又降低了原始单据的数据出错率，在减轻财务人员重复性劳动的同时，又提高了报销人员的报销速度。另外，网上报销系统支持报销单据、报销流程、住宿标准、报销标准等多种功能，可满足学校的日常报销业务。报销系统还支持各类报销单据、报销流程的定义和自定义，通过报销系统用户可以将单位的财务内控标准内置进去自动执行，如差旅费标准、补助标准、乘车标准等等。报销支付信息数据可以对接到财政厅一体化平台，形成授权支付申请单据。3.网上报销流程优化设计 流程优化（Business Process Improvement）是对现有流程进行改进，使之符合变革目标的需要。高校财务流程优化的基础是财务信息化平台的建设，可实现组织不同部门之间的财务信息与共享，更好地服务高校教师。在实行网上报销（账）过程中，虽然各级审批和财务审核均在网上完成，但依旧存在如下问题，即：各级审批人对财务知识掌握不充分、审批不严格等，导致在最后阶段的财务审核阶段发现错误，退回报销人重新走流程。随着学校报销业务量快速增加，以上情况发生频次呈快速上升趋势。因此，本文基于财务流程优化的思想，对报销流程进一步优化，如图 4 所示，将“会计单据核算”调整至“报销人填写报销单”之后，“审签人审核报销单签批”之前，在报销人送审之后立刻从财务角度审查单据的合理合规性，发现问题及时退回。以上改进可大幅度降低重复报销、签批的人力资源和时间消耗，节省参与人员精力。三、实例分析 各类报销业务包括差旅费、一般费用、资产费用、借款、质保金等类型，各类报销业务的填报、审签流程不完全相同。现以差旅费报销为例，该类型报销流程可分为以下 4 个阶段。（1）填写阶段：报销人在系统中选择“差旅费报销单”，在弹出的对应窗口内，填写差旅明细，包括出发日期、返程日期、起讫出差地点、补助等，并选择结算方式和预算指标。此外，还需上传所发生的交通费、住宿费等发票图片。网上填报示例如图 3 所示。图 3 差旅费网上填写示例 邢台职业技术学院学报 2023 年 第 3 期 103（2）财务审核阶段：首先有财务人员审核报销单的规范性，如图 4 所示，若无误，则将差旅费报销单、佐证资料一并推送至各级业务审批人员。图 4 差旅费网上财务审核示例（3）审签阶段：各级审批人员检查财务推送的差旅费报销单的合理性等内容并审签。（4）制证付款阶段：会计人员重新接单，系统自动生成记账凭证。复核人员对记账凭证进行复核，无误后完成财务系统的转账支付。从上述差旅费报销例子可知，报销人员、审签人员及财务人员在整个报销流程中实现了报、审、核的分离，各人员均可利用各自的“适当”时间，完成报销业务流程，提升了报账效率和报销体验。四、结论 随着本校科研经费的持续增加，传统报销模式下的“报账难”的问题越来越明显。本文构建的高校财务网络化报销平台实现了报账过程中的报、审、核三个环节的分离，实现了报销人员、审批人员、财务人员之间高效沟通，减少了报账人员现场报销排队等待时间和跑空趟次数，同时降低了工作量财务人员的工作强度和劳动量，解决了“报账难”的问题。下一阶段的工作重点应为，增加报销单智能化预检预审功能，提前发现并告知报账人员错误，降低财务人员重复性工作量。参考文献：1王静.当前高校科研经费报销中存在的问题及对策J.当代会计，2017（03）：53-54.2邓欣，石本仁.“零接触”高校财务报销系统研究J.武汉理工大学学报（信息与管理工程版），2021，43（03）：287-292.3牛星，陈桂荣.“互联网+”环境下高校财务报销模式变革探析以K高校为例J.会计之友，2018（10）：105-109.4邱均成，何涛.基于“互联网+”的高校网上预约无等候报销体系探讨J.财会通讯，2017（19）：113-116.5陈建凯，王鑫，王晶.基于“互联网+”的高校财务信息化体系构建研究J.中国管理信息化，2018，21（22）：29-31.6付耀珍，陈宇兵，刘玲.基于微信平台的高校经费报销排队系统服务满意度研究J.武汉理工大学学报（信息与管理工程版），2017，39（03）：359-363.邢台职业技术学院学报 2023 年 第 3 期 104 The Construction of Web-based Platform for Financial Reimbursement in Colleges and Universities Taking Hebei Vocational University of Technology and Engineering as an Example Ma Dan，Lai Chenjun，Zhao li，Li Luyang（Hebei Vocational University of Technology and Engineering,Xingtai,Hebei 054035,China）Abstract:Aiming at the problem of reimbursement difficulty in colleges and universities,a web-based platform is built and the reimbursement process is optimized through network reconstruction,based on the analysis of traditional reimbursement process,which realizes the separation of the three links in the process of reimbursement,examination and verification,realizes the efficient communication among reimbursement personnel,approval personnel and financial personnel,solves the problem of long waiting time and the number of empty trips,and saves the time and energy of all the participants.Key words:colleges and universities;financial reimbursement;web-based platform;process optimization*（上接第 51 页）The Study on the Path of Integrating Jiaodong Red Culture into Ideological and Political Work in Colleges and Universities Sun Yan,Li Jun（Yantai University,Yantai,Shandong 264005,China）Abstract:The rich red cultural resources of Jiaodong region can be an important driving force for universities to do ideological and political work well,but there are difficulties in the process of integrating the two,such as weak awareness of integration,single integration carrier,poor interaction between libraries and schools,limited application scenarios,and poor acceptance by the audience.Based on the rich red cultural resources of Jiaodong region,the red culture of Jiaodong can be integrated into the ideological and political education for college students,teachers morality and campus culture construction in an all-round way by building a collaborative educating mechanism,creating a new mode of teachers morality training,creating a new atmosphere of situational experience,and establishing a new pattern of red culture dissemination,so as to better promote the red culture of Jiaodong and inherit the red genes.Key words:Jiaodong region;red culture;ideological and political work;teacher morality;campus culture