高校档案资源远程精准服务与利用策略探析_颜冬英.pdf

712023 年 第 7 期业务研讨高校档案资源远程精准服务与利用策略探析颜冬英（潍坊医学院，山东潍坊，261053）摘 要：文章分析了高校档案精准服务与利用的内涵与制约因素，并从高校档案精准服务与利用的内在要求出发，以潍坊医学院为例，提出以人为本，以资源共享为目标，强化档案意识与创新观念，依托远程利用平台、数字化技术手段，持续不断地改进和创新高校档案精准服务与利用的策略，从而推进高校档案工作创新发展，更好地服务学校治理与校友需求。关键词：高校档案；精准服务；共享高校档案馆（室）的日常工作是收集、整理和保管学校各部门的档案资料，服务学校治理、服务师生校友。为提升档案利用服务效率，加强以档案远程利用平台建设为基础的档案精准服务与利用具有特殊意义。潍坊医学院在档案精准服务和资源利用方面立足服务学校中心工作、服务校友需求，打造新式远程查档平台，建设完成了校园网档案资源云平台、互联网档案远程利用服务平台和微信客户端远程服务利用平台三合一的远程查档系统；同时利用新媒体平台，打破时空限制，给广大师生校友提供更方便快捷的查阅服务；通过推动档案存量数字化、增量电子化，有重点、分步骤推进档案数据资源建设，不断提升服务能力与水平，取得了很好的效果。一、高校档案精准服务与利用的内涵分析高校档案精准服务是互联网、大数据、人工智能背景下的交叉性研究课题，是在充分认识高校档案工作特色的前提下，以档案数据管理为基础，以高校档案用户需求为驱动，以高校档案精准查询为导向而构建的新型服务方式。高校档案资源利用则是将学校档案资源通过档案信息平台进行整合，允许用户除直接到学校查阅利用外，主要通过互联网或其他技术手段利用高校档案资源，从而提高档案利用效率与安全性。在实际应用中两者相互支撑、相互促进。档案精准服务可以提升档案共享的安全性和可靠性，而实现档案信息的有效利用则是档案服务的目标。高校档案精准服务与利用要系统研究和借鉴社会信息化的思路、技术方法与实现路径，与高校档案工作的特点相结合。首先，从档案精准服务与利用的背景考虑，精准服务与利用是数据驱动及“互联网+”背景下的档案服务创新举措，也是高校档案部门聚焦的主要问题；其次，从精准服务与利用实现路径考虑，数字技术为高校档案精准服务与共享提供了技术工具，高校提供建立符合档案精准服务与数据利用需要的智能化平台，科学利用数据挖掘等关键技术、档案网站及微服务平台如微博、微信、APP社交媒体工具等，不断提升服务能力与水平，但目前高校档案部门对相关技术的应用还需要进一步融合转化；再次，从具体的精准服务与利用方式考虑，网络与新媒体平台及推送系统成为新的热点，高校档案部门应从自身特色与需求出发，研究不同数字化技术方式在高校的应用；最后，从精准服务与利用的开展环境考虑，涉及档案数据质量、数据安全、数据治理等问题，需要提升档案安全防范意识、档案行业自律、网络安全防护，制定并完善相关法律政策和学校档案管理制度，完善单位知识产权、个人隐私和信息安全保护措施。推进高校档案精准服务与利用要结合档案工作实际，加强顶层设计，既要从宏观视角提出解决方案，也需要考虑实现目标的具体作用机制。因此，笔者将高校档案精准服务与利用定义为：高校档案馆（室）基于档案信息化服务平台，借助网络与数字技术为利用者提供具有针对性的多样化信息服务，满足利用者档72档案与建设ARCHIVES&CONSTRUCTION2023 年 第 7 期案信息利用需求。高校档案精准服务与利用的基本内容包括：通过智能化和个性化方式，服务学校各部门的档案信息利用需求，满足学校师生与校友的档案信息查询利用需求等。二、高校档案精准服务与利用的制约因素1.档案意识与档案创新观念不强高校整体档案意识不强，尤其是档案主动服务意识不强，习惯于传统的利用服务方式带来被动服务的状态，档案人员的整体素质尤其是信息素养不高，对档案信息管理与档案信息化、数字化的认识水平和实践能力不能满足精准服务与利用的要求。某种程度上，高校档案部门与综合性档案馆相比，对国家档案事业发展的整体把握不够，对档案工作创新发展的要求理解不深，站位不高，视野相对不宽。同时，人员编制等相对比较紧张，事务性工作繁忙，应付日常工作已经比较紧张，在业务学习和综合能力提升方面都存在一定压力，整体创新观念不强。2.档案工作投入不足与数字化基础条件薄弱各个地区和类型的高校档案馆（室）在档案工作的经费投入情况很不平衡，东部地区高校档案工作经费投入相对较多，双一流大学整体经费较为充裕，但整体上与综合档案馆相比还存在一定的差距，尤其是档案数字化基础条件相对较弱，高校档案数字化转型明显落后，软硬件都不能满足高校档案工作的需要。高校档案工作经费投入以满足日常工作的需要为主要目标，对多数高校来说，档案信息化与全面档案数字化转型首先面临的是经费相对不足的问题，档案管理系统落后，有些高校甚至没有档案管理系统。3.档案信息安全隐患与信息孤岛在精准服务与利用的大背景下，查档服务远程化、网络化、数字化已然成为一种新常态。1-2远程查档服务便捷高效，但当今网络诈骗频发，个人信息面临着被盗用的可能性，基于网络的学籍查询很可能存在导致个人信息泄露的风险。3同时高校档案信息化还面临外包过程中信息安全保障不充分、电子档案备份不规范等问题。当前高校档案资源整合与利用还面临着信息孤岛的问题，主要是：一方面，大量电子文件、电子数据不断产生，高校各职能部门和二级学院的电子文件、电子档案数量激增，但归档不够系统完整。以潍坊医学院为例，二级学院的党建文件、管理性文件、重要学术会议等文件的电子版、纸质版等没有实现系统归档。人才培养、科学研究、国际交流合作等大学的基本功能主要是通过学院实现的，但学院档案归档不系统等问题，严重影响了学校文件档案的完整性和系统性。另一方面，高校都在积极推进档案数字化，档案资源由传统的纸质档案向电子档案转变。但是，高校业务信息管理与档案管理之间存在割裂，缺少整体框架体系之下的系统控制机制，导致大量档案数据被分散存放在不同业务部门、不同管理系统和各个学院，学校档案馆（室）不能实现对档案信息全过程系统管理，难以实现档案的高效利用。4.档案数据治理亟待转型新一轮科技革命和产业革命给高校档案工作带来了巨大挑战与发展机遇，以ChatGPT为代表的人工智能大模型在国内外都受到广泛关注，AI技术必将改变档案工作的发展生态与模式，依据海量档案信息资源的数据决策正成为提升高校治理能力的新途径。目前高校档案馆（室）在数字档案资源整合、数据融合、数据挖掘、数据分析和开放利用等方面落后于综合档案馆和国有大型企业及部分党政机关，档案数据治理的能力有待提高。高校档案馆（室）的数字化建设虽然已经取得一定成果，但档案数据化管理与数据治理任重道远，亟须由档案数字化向档案数据化管理转变，真正实现全面数字化转型和人工智能升级。三、高校档案精准服务与利用策略1.提升高校档案工作整体意识与创新观念随着高校档案工作发挥着越来越重要的作用，高校整体档案意识有所增强，进一步强化工作创新是大势所趋。首先是观念的创新。潍坊医学院档案工作部门努力提高政治站位，在围绕学校中心工作充分发挥档案工作作用的基础上，创新档案服务方式，在学校重大活动中凸显档案与档案工作的价值，通过召开学校档案工作会议，建立档案管理委员会，举办档案展览、“国际档案日”系列活动、专家报告会、业务培训等方式，增强学校教职员工对档案工作的理解，提升整体档案意识和创新观念。2.加强档案工作经费投入与基础条件建设档案工作成为信息社会具有基础性、支撑性的工作，高校档案工作也日益受到重视，教育部高等学校档案管理办法明确了高等学校档案管理的要求，新修订的中华人民共和国档案法与“十四五”全国档案事业发展规划都对档案事业经费投入和档案事业基础设施建设有明确规定。高校档案部门必须提升依法治档能力。潍坊医学院档案室通过加强制732023 年 第 7 期业务研讨度建设，强化协调机制，积极争取学校经费投入，确保每年数字化经费稳定增长，同时加强档案库房建设改造，2023年 学 校 投 入200余万元，新增档案库房240余平方米，实现了库房管理智能化，档案信息化条件明显提升。根据学校档案工作的实际情况，分阶段分步骤加快推进全面数字化转型与人工智能升级，努力实现数字技术时代学校档案工作的跨越式发展。3.保障档案精准服务与利用信息安全高校校友是高校档案部门利用服务的重要对象，为了保障校友查档信息不泄密，潍坊医学院档案室不断细化利用者的身份识别与审核流程。在校友登录官网档案服务大厅后，查档申请人通过线上档案远程利用服务系统填写申请资料，登记预约查询，经专业档案系统管理人员完成审批，对申请人的资料多层次、多环节严格审查，确保档案一对一的真实性，工作人员对其提交的身份证、毕业证等有效信息进行识别审核后，对查到的档案打印带有水印的证明材料，盖章后邮寄至用户。同时校友还可以通过查档系统实时查看查档进程，具体流程内容见图1。4.强化档案远程利用与服务能力高校档案远程利用服务工作效率高、查档方式便捷，可以满足高校师生和社会公众多样化的档案信息需求，促进高校档案工作可持续发展。潍坊医学院的档案远程利用服务基于数字化档案资源平台的开发与建设，实现了“远程查档、一站服务”。查阅利用平台涵盖了身份认证、数据文件加密传输、查档申请审核、支付、统计、监控、业务配置等功能模块。系统数据包可以通过数据文件中心按照权限为终端用户提供个人基础信息和学历信息数据、高校服务管理的业务数据及电子文件存储的数据。学院远程查档系统上线运行近两年来，共检索7000余人次档案，查阅实现“零查错率”。目前已接入山东高校档案查询利用平台，实现与在鲁查档平台和全国档案查询平台对接，在省内高校中首批打通了档案网上服务最后一公里，实现一网通办，学校档案管理服务工作再创新标杆。5.提升档案数据治理水平与精准服务质量数字时代激增的档案数量和载体形式的多样化趋势，要求高校档案人员必须善于学习和应用相关技术，提升档案数据治理能力，通过建设档案数据库和数据平台，保障档案数据完整、准确、可信、可共享，更好地实现精准服务与利用。潍坊医学院以学校档案资源建设为基础，以服务学校和校友需求为导向，以高校档案精准服务为目标，充分整合利用社会资源，在接入高校档案查询利用平台的基础上，多渠道多方式宣传和推广平台，在学校网站、微信公众号、学校档案信息网等发布相关信息。如为2023届毕业生精心准备了毕业生查档秘笈，在学校档案信息网发布查档指南等。为提升档案精准服务与利用质量，采取多种方式进一步加强档案远程利用服务平台技术更新与服务功能建设。一方面，档案室借助数据库等技术手段将自成体系的子系统整合成便捷、多元、集成的档案信息利用平台，为学校职能部门与校友提供更加精准、高效的档案信息服务，满足不同用户的个性化信息需要。另一方面，不断提升档案数据质量，建立并完善“用数据说话、用数据决策、用数据管理、用数据创新”的数据管理理念和管理机制，学院档案管理系统在信息化建设方面参照知识管理方法、海量数据管理与检索方法，改进系统管理功能，使档案数据平台融入学校OA系统，提供更加积极主动和人性化的信息服务。加快推进档案利用服务统一申请、集中办理、统一反馈以及全流程监督的规范化管理，分步实施推进档案信息数据的开放利用，档案工作标准化、规范化、精细化和协同化发展。最后，通过实时监控和管理功能，保证了精准服务与利用过程中档案资源的安全。注释与参考文献1 潘伟.高校档案管理的现代化建设 J.黑龙江人力资源和社会保障，2022（16）：155-157.2 陈建华，张剑.数字化时代下高校档案管理信息化建设探究 J.兰台内外，2022（11）：4-6.3 李艳艳.高校大学生档案流转体系安全评价研究 D.西安：西安建筑科技大学，2018.图1 潍坊医学院远程档案平台查档流程图