EOS电子订货系统结构与类型.doc

EOS电子订货系统结构与类型一、EOS概述EOS（Electronic Ordering System），即电子订货系统，是指将批发、零售商场所发生的订货数据输入计算机，通过计算机通信网络连接的方式既可将数据传送至总公司、批发业、商品供货商或制造商处。因此，EOS能处理从新商品资料的说明直到会计结算等所有商品交易过程中的作业，可以说EOS涵盖了整个商流。在寸土寸金的情况下，零售业已没有许多空间用于存放货物，在要求供货商及时补足售出商品的数量且不能有缺货的前提下，更必须采用EOS系统。EOS内涵了许多先进的管理手段，因此在国际上使用非常广泛，并且越来越受到商业界青睐。EOS的基本框图如2-33所示。发出订单企业的物流配送中心发出订单企业的各地店铺订货商品检查、订货请求发出订单企业的总部汇总各店铺订单，核查和对、发出订单接受订单的企业接受订单、发出订货配送配送在线联接二、EOS系统的结构和配置图2-33 EOS基本流程图1、结构电子订货系统的构成内容包括：订货系统、通讯网络系统和接单电脑系统。就门店而言，只要配备了订货终端机和货价卡(或订货簿)，再配上电话和数据机，就可以说是一套完整的电子订货配置。就供应商来说，凡能接收门店通过数据机的订货信息，并可利用终端机设备系统直接作订单处理，打印出出货单和检货单，就可以说已具备电子订货系统的功能。但就整个社会而言，标准的电子订货系统决不是“一对一”的格局，即并非单个的零售店与单个的供应商组成的系统，而是“多对多”的整体运作，即许多零售店和许多供货商组成的大系统的整体运作方式。 EOS的系统结构如图2-34所示。零售商场批发商VAN商业增值网络中心供货商发送订单配送资源接收订单发送订单发送交货通知图2-34 EOS 的系统结构图从图中可以看出，EOS系统中的批发商、零售商、供货商、商业增值网络中心，在商流中的角色和作用为：（1）批发、零售商中的作用采购人员根据MIs系统提供的功能，收集并汇总各机构所要的商品名称、要货数量，根据供货商的可供商品货源、供货价格、交货期限、供货商的信誉等资料，向指定的供货商下达采购指令。采购指令按照商业增值网络中心的标准格式进行填写，经商业增值网络中心提供的EDI格式转换系统而成为标准的EDI单证，经由通信界面将订货资料发送至商业增值网络中心。然后等供货商发回有关信息。（2）商业增值网络中心的作用不参与交易双方的交易活动，只提供用户连接界面，每当接收到用户发来的EDI单证时，自动进行EOS交易伙伴关系的核查，只有互有伙伴关系的才能进行交易，否则视为无效交易。确定有效交易关系后还必须进行EDI单证格式检查，只有交易双方均认可的单证格式，才能进行单证传递，并对每笔交易进行长期保存，供用户今后查询或在交易双方发生贸易纠纷时，可以根据商业增值网络中心所储存的单证内容作为司法证据。（3）供货商的作用根据商业增值网络中心转来的EDI单证，经商业增值网络中心提供的通信界面和EDI格式转换系统而成为一张标准的商业订单，根据订单内容和供货商的MIS系统提供的相关信息，供货商可及时安排出货，并将出货信息通过EDI传递给相应的批发、零售商，从而完成一次基本的订货作业。当然，交易双方交换的信息不仅仅是订单和交货通知，还包括订单更改、订单回复、变价通知、提单、对账通知、发票、退换货等许多信息。VAN(商业增值网络中心)是公共的信息中心，它是通过通信网络让不同机构的计算机或各种连线终端相通，促进信息的收发更加便利的一种共同的信息中心。实际上，在这个流通网络中，VAN也发挥了莫大的功能。VAN不单单负责信息的转换工作，也可以与国内外其他地域VAN相联并交换信息，从而扩大客户资料交换的范围。2、类型根据电子订货系统的整体运作程序来划分，大致可以分为以下三种类型： （1）连锁体系内部的网络型。即连锁门店有电子订货配置，连锁总部有接单电脑系统，并用即时、批次或电子信箱等方式传输订货信息。这是“多对一”与“一对多”相结合的初级形式的电子订货系统。 （2）供应商对连锁门店的网络型。其具体形式有两种：一种是直接的“多对多”，即众多的不同连锁体系下属的门店对供应商，由供应商直接接单发货至门店；另一种是以各连锁体系内部的配送中心为中介的间接的“多对多”，即连锁门店直接向供应商订货，并告知配送中心有关订货信息，供货商按商品类别向配送中心发货，并由配送中心按门店组配向门店送货，这可以说是中级形式的电子订货系统。 （3）众多零售系统共同利用的标准网络型。其特征是利用标准化的传票和社会配套的信息管理系统完成订货作业。其具体形式有两种：一是地区性社会配套的信息管理系统网络，即成立由众多的中小型零售商、批发商构成的区域性社会配套的信息管理系统营运公司和地区性的咨询处理公司，为本地区的零售业服务，支持本地区EOS的运行；二是专业性社会配套信息管理系统网络，即按商品的性质划分专业，从而形成各个不同专业的信息网络。这是高级形式的电子订货系统，必须以统一的商品代码、统一的企业代码、统一的传票和订货的规范标准的建立为前提条件。 无论采用何种形式的电子订货系统，皆以门店订货系统的配置为基础。 3、配置门店订货系统配置包括硬件设备配置与电子订货方式确立两个方面。 （1）硬件设备配置。 硬件设备一般由三个部分组成：一、电子订货终端机。其功能是将所需订货的商品和条码及数量；以扫描和键入的方式，暂时储存地记忆体中，当订货作业完毕时，再将终端机与后台电脑连接，取出储存在记忆体中的订货资料，存入电脑主机。电子订货终端机与手持式扫描器的外型有些相似，但功能却有很大差异，其主要区别是：电子订货终端机具有存储和运算等电脑基本功能，而扫描器即只有阅读及解码功能。二、数据机。它是传递订货主与接单主电脑信息资料的主要通讯装置，其功能是将电脑内的数据转换成线性脉冲资料，通过专有数据线路，将订货信息从门店传递给商品供方的数据机，供方以此为依据来发送商品。三、其他设备。如个人电脑、价格标签及店内码的印制设备等。 （2）确立电子订货方式。 EOS的运作除硬件设备外，还必须有记录订货情报的货架卡和订货簿，并确立电子订货方式。常用的电子订货方式有三种：电子订货簿。电子订货簿是记录包括商品代码名称、供应商代号名称、进售价等商品资料的书面表式。利用电子订货簿订货就是由订货者携带订货簿及电子订货终端机直接地现场巡视缺货状况，再由订货簿寻找商品，对条码进行扫描并输入订货数量，然后直接接上数据机，通过电话线传输订货信息。电子订货簿与货架卡并用。货架卡就是装设在货架槽上的一张商品信息记录卡，显示内容包括：中文名称、商品代码、条码、售价、最高订量、最低订量、厂商名称等。利用货架卡订货，不需携带订货簿，而只要手持电子订货终端机，一边巡货一边订货，订货手续完成后再直接接上数据机将订货信息传输出去。低于安全存量订货法。即将每次进货数量输入电脑，销售时电脑会自动将库存扣减，当库存量低于安全存量时，会自动打印货单或直接传输出去。三、EOS系统的操作流程1、在零售店的终端利用条码阅读器获取准备采购的商品条码，并在终端机上输入订货资料，利用网络传到批发商的计算机中。 2、批发商开出提货传票，并根据传票开出拣货单，实施拣货，然后根据送货传票进行商品发货。 3、送货传票上的资料便成为零售商店的应付账款资料及批发商的应收账款资料，并接到应收账款的系统中去。 4、零售商对送到的货物进行检验后，就可以陈列出售了。 EOS系统流程图见图2-35图2-35 电子订货系统流程图花王公司电子订货系统日本花王公司前身是“花王石碱”，创办于1887年，是国际著名的化学工业公司。对普通消费者来说，这家公司主要以化妆品著称，实际上花王公司的产品达600多种，大多是高分子化学品。该公司目前已在中国建立了合资企业。 该公司虽然是一家百年老店，但十分注重信息技术的运用，在其6000多名职工中，研究开发人员比例高达28.3，仅软件开发部就有200多个系统分析师和程序设计师。在20世纪80年代初，花王公司就已经开始建立办公自动化和电子信息系统；1984年，导入了增值网，包括向日本情报服务(JAIS)通信公司租用的“阪社增值网”(Hansha VAN)和日本电报电话公司(NTT)租用的电子订货系统(EOS)；1986年，又在全日本第一个起用广域网；到20世纪90年代初，已设置大型计算机20多台。公司共有9个研究所，其中有一个叫做知识情报科学研究所，其英文名称为Knowledge Intelligence Science Institute，其中的Intelligence Science一词引起了国际工商情报界的极大兴趣。随着花王公司20世纪80年代广域销售公司以及商物分离体制的确立，另一个变革性的发展是销售人员从原来事务性的活动中解放出来，专职于经营管理活动，开始真正对零售店辅以支持和指导，并实现订货业务的自动化。花王公司销售人员订货业务的自动化，是通过采用电子自动订货系统(EOS)实现的。EOS基本上先在零售店的终端利用条码阅读器获取准备采购的商品条码，并在终端机上输入订货材料或商品，利用增值网络中心传到销售公司的计算机中，销售公司在集中处理订单后，向物流中心发出提货单或拣货单，物流中心据此进行商品的备货分拣，然后实施商品配送。与此同时送货单上的资料便成为零售商的应付账款资料及销售公司的应收账款资料，并输入到应收账款的系统中去，零售商对送到的货物进行验货，便可以陈列销售。花王公司利用EOS进行订货处理是始于1980年，主要客户企业是日本SevenEleven公司、大荣公司、关西超市三家。当时EOS的效率并不高，主要原因是三家企业的EOS各不相同，增大了花王公司的投资费用，也不利于效率化的管理。然而，同年日本连锁店协会指定了交易数据交换通信规则(ICA规则)，该规则对本企业之间的数据交换格式、标准等进行了统一规定，这种标准化数据交换规则对推动花王公司普及EOS起到了重要作用，大大降低了投资费用，也有利于花王公司对EOS系统进行全面综合管理。到目前，在与花王公司进行交易的企业中，除了日本Seven Eleven外，其他企业与花王公司之间的订货EOS都是在JCA规则上建立起来的，可以说EOS对花王公司的订货管理发挥了重大作用。目前，花王公司通过EOS订货的商品占全部订货商品的80。(资料来源：孙红物流信息系统武汉：武汉理工大学出版社，2005)