ZYOFERP业务应急处理方案.doc

中原油田ERP系统业务应急处理方案中原油田ERP支持中心2010年3月目 录1 总体介绍31.1目的31.2目标读者31.3前提条件32 紧急情况32.1紧急情况的发现32.2紧急情况的处理33 业务部门应急措施43.1财务（FI/CO/TR）业务情景43.2销售（SD）业务情景63.3物料管理（MM）业务情景83.4物资供应（MRO）业务情景93.5项目管理（IMPS） 业务场景124 附件144.1 技术支持流程144.2 MRO业务单据收集表141 总体介绍1.1目的虽然SAP系统具有很高的可靠性，但作为企业级的业务处理系统，一旦因各种原因意外中断，造成分公司各单位最终用户不能操作SAP，对分公司影响是重大的。本应急处理方案的目的即在于指导分公司各单位使用操作SAP 生产系统的业务人员(即SAP最终用户)，如何应对系统的意外中断以及如何在系统恢复后进行数据补录。因为系统的集成性，很多工作需要各操作岗位协作完成。本文件主要涉及以下问题： 一旦发现不能进行SAP系统的正常操作，最终用户首先应该如何操作？ 根据业务处理的连续性要求，在SAP中断的情况下，如何处理业务？ 在SAP系统恢复运行以后，分公司各单位最终用户应该如何操作以保证SAP中数据的准确和完整？1.2目标读者本文内容针对中原油田分公司各单位使用操作SAP生产系统的最终用户、ERP支持组及中原油田ERP支持中心人员及主管领导。1.3前提条件 “生产系统”指中原油田进行实际业务操作 SAP系统（P33-900），该系统版本为SAP R/3 4.6C SR2，并包含SAP石油行业解决方案，基于Oracle 9.2.0.0数据库和IBM AIX操作系统。 本文所述应急计划特针对SAP系统因意外原因不能被最终用户正常访问的情况，即SAP服务器系统停机/中断或网络中断的情况（包括并行期间），并且该情况持续超过业务连续性所允许的范围，如超过1个工作日。同时，本应急方案也可作为计划停机情况下或意外情况持续不超过1个工作日时，最终用户、支持中心、分管领导的参考。2 紧急情况2.1紧急情况的发现中原油田分公司各单位SAP最终用户在发现自己不能正常使用操作SAP系统时，应按照中原油田分公司ERP支持流程，联系本单位ERP支持组或分公司支持中心汇报问题。在相关技术支持人员确认为SAP服务器系统问题或网络问题导致最终用户暂时不能正常使用操作SAP后，各单位ERP支持组、分公司ERP支持中心人员需要根据问题发生范围，可能持续时间来判断是否启用本业务应急方案，并立即通知受影响的最终用户。如果技术支持人员暂时不能提供问题持续时间，应按超过1个工作日的问题持续时间启动应急计划。2.2紧急情况的处理（1）分级响应由于系统或服务器硬件设备故障，导致ERP系统无法登陆，应在2小时内上报总部。故障持续超过4小时，启动四级应急响应，由各分支持中心决定，转入线外业务操作，并及时上报。故障持续超过24小时，启动三级应急响应，由各专业模块业务主管部门决定，转入线外业务操作，并及时上报。故障持续超过48小时，启动二级应急响应，由企业支持中心决定。企业支持中心启动相应的应急预案，并成立应急救援组织机构。超出其应急救援处置能力时，应及时报请总部支持中心启动一级应急预案实施救援。由于系统或服务器硬件设备故障，故障持续超过72小时，启动一级应急响应，由总部支持中心组织实施。总部支持中心进行一级应急响应时，事发地支持中心应当按照相应的预案全力以赴组织救援，并及时向总部支持中心报告救援工作进展情况。（2）业务模块应急响应线外操作见第三部分内容：业务部门应急措施（3）现场检测与评估系统崩溃、意外停机、应用系统逻辑错误造成的故障，应组成现场检测、鉴定与评估小组，综合分析和评价检测数据，查找事故原因，评估事故发展趋势，预测事故后果，为制订应急响应方案和事故调查提供参考。检测与评估报告要及时上报。（4）应急结束三、四级应急响应，当终端用户可以访问ERP系统则应急处理工作结束。一、二级应急响应，事故隐患消除后，现场应急处理工作结束，经企业支持中心确认和批准，报总部支持中心核准，宣布应急结束。（5）后期处理应急结束后终端用户应及时完成数据补录工作。各专业模块业务主管部门负责检查补录数据的正确性和完整性。3 业务部门应急措施在意外情况发生时，SAP最终用户应针对需要使用操作SAP的业务情景采取以下措施：3.1财务（FI/CO/TR）业务情景3.1.1创建/变更主数据SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 在用户本地财务主数据电子文档中记录主数据的增减或变更，并注明该记录有待在SAP系统中补录 将线外财务主数据电子文档中注明有待在SAP系统中补录的记录主数据的增减或变更补录入SAP 下载新主数据，并保存于线外的主数据电子文档以下主数据的创建/修改： 总帐科目 客户 供应商 资产 成本中心 利润中心，等3.1.2手工入帐SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 根据原始凭证在通用格式会计帐册中以手工帐的形式记录业务信息，并注明该记录有待在SAP系统中补录 原始凭证各联在不同业务部门间的流转与正常情况相同 将有待在SAP系统中补录的会计记录补录入SAP 在原始凭证上注明记帐日期 打印补录的凭证并归档保存以下手工入帐： 收款 报销付款 提取备用金 资产折旧，等 财务手工采购发票和销售发票用EXCEL的方式记录，（EXCEL表单的格式可使用数据转换模板的填报格式）按借贷方在表中建立相应的业务情况， 待SAP系统恢复后按照EXCEL数据录入系统 一般性的总帐业务：如费用支出，员工报销）用EXCEL的方式记录，（EXCEL表单的格式可使用数据转换模板的填报格式）按借贷方在表中建立相应的业务情况， 一般性的固定资产业务用EXCEL的方式记录，（EXCEL表单的格式可使用数据转换模板的填报格式）按借贷方在表中建立相应的业务情况 供应商的采购发票的校验在EXCEL表中记录采购发票号以及对应的采购合同号码， 待系统恢复后在进行手工补录3.1.3系统自动生成凭证SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 根据来自其它业务部门的原始凭证在通用格式会计帐册中以手工帐的形式记录业务信息，并注明该记录有待在SAP系统中补录 原始凭证各联在不同业务部门间的流转与正常情况相同 待相关业务部门将其业务数据补录入SAP， 由系统自动生成凭证 根据原始凭证，核对系统自动生成的凭证，在原始凭证上注明记帐日期，并确保所有凭证都准确完整的补录入SAP 打印补录的凭证并归档保存来自物料，销售，项目管理、物资供应及生产统计的由SAP系统自动生成的业务数据3.1.4期末结帐SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景SAP的恢复在本月内SAP的恢复跨月 根据原始凭证及通用格式会计帐册中以手工帐形式记录的业务信息，做期末结账 SAP系统恢复后，检查并确保SAP所开的账期为SAP中断发生时的账期，并通知各业务部门先补该账期的数据 与其它相关部门联系，跟踪其将数据补输入SAP的状态 待各业务部门将该账期的数据补全后，结账 SAP系统恢复后，检查并确保SAP所开的账期为SAP中断发生时的账期，并通知各业务部门先补该账期的数据 与其它相关部门联系，跟踪其将数据补输入SAP的状态 待各业务部门将该账期的数据补全后，结账 通知各业务部门开始补下一个账期的数据 依此重复以上步骤直至所有月结/年结完整准确地补录入SAP月结，年结3.1.5生成财务报表SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 根据打印归档的上期财务报表，本期全部原始凭证及通用格式会计帐册中以手工帐形式记录的业务信息，生成本期财务报表 与其它相关部门联系，跟踪其将数据补输入SAP的状态 待各业务部门将其业务数据补录入SAP后由系统自动生成财务报表 将系统自动生成的财务报表与手工生成的财务报表核对，确保报表信息的准确完整 打印系统自动生成的财务报表并归档系统自动生成的财务报表3.1.6与BW/BCS系统接口SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 暂停接口程序的运行 继续接口程序的运行与BW/BCS系统接口程序3.1.7与电子银行的接口SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 当SAP系统中断的情况下，由于无法在SAP内处理付款凭证，对紧急的供应商付款，手工填制付款申请书，经相关领导审批由财务资产处/结算中心手工开具银行票据或电汇凭证。 将相关付款凭证补录到SAP系统中，并将该付款凭证通过票据打印流程进行虚拟打印，与SAP系统内维护的银行票据号建立对应关系即可。与电子银行及票据打印相关的业务处理。3.2销售（SD）业务情景3.2.1客户主数据维护SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 填写客户主数据申请表，暂停客户主数据创建 根据“客户主数据申请表”维护客户主数据 通知客户主数据申请部门客户主数据创建完毕客户主数据维护3.2.2销售价格主数据维护SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 暂停价格主数据创建 把价格文件通知到销售部门，确保新的价格得到执行 价格主数据暂不修改，待价格修改前的销售订单补录完成 根据价格文件维护价格主数据 通知各销售部门价格主数据创建完毕价格主数据维护3.2.3销售订单维护SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 手工填写 交款通知单； 外销通知单；取代系统打印出来的销售订单 在单据上注明该单据（销售订单）有待手工补录入SAP 单据各联在不同部门间的流转与正常情况相同 将手工开立的单据补录入SAP 在单据上手工注明SAP系统销售订单号 通知其它相关部门（如发货部门）订单补输入完毕开立销售订单3.2.4发货单维护SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 暂停在SAP系统内开发货单 手工填写油气产品发货单 发货单各联在不同部门间的流转与正常情况相同 待手工开立的销售单据补录入SAP后，再在SAP系统中依据订单生成发货单 在单据上手工注明SAP系统的发货单号 通知发货过账人员和其他人员发货单补输入完毕开发货单3.2.5发货过账维护SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 暂停在SAP系统内发货过账 手工在油气产品发货单上填写时实发量 单据各联在不同部门间的流转与正常情况相同 待手工开立的发货单补录入SAP后，再在SAP系统中依据发货单输入实发量等信息，并发货过账 通知开票部门发货过账已经完成发货过账3.2.6成品油销售与华北大区集成处理（与华北大区网络中断或华北大区服务器出现问题）SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 立即与华北大区联系，了解状况 若通讯出现中断，改用ADSL或电话线进行数据传输。 如因服务器出现问题，（1）在月初或月末，需在系统内检查销售订单是否按配置计划已经产生。若销售订单没有产生，暂时根据配置计划手工填写外销通知单，在单据上注明该单据（销售订单）有待补录入SAP（自动）。同时暂停在SAP系统内开发货单，手工填写油气产品发货单并注明发货信息未集成；发货单各联在不同部门间的流转与正常情况相同发货单维护单据各联在不同部门间的流转与正常情况相同。（2）若在月末或月初销售订单已经自动建立后，以及月中出现服务器问题时，日常操作不变。但须在打印出的油气产品发货单上注明发货信息未集成。 将发货信息在线下按天向华北大区进行核对和报送。 通讯恢复后，通知华北大区将其采购订单信息重新传出，并检查中原油田SAP系统内销售订单是否正确（与配置计划相核对）。 对于（1）根据手工开具的油气产品发货单在SAP系统内补录销售发货单，并根据实际发货量进行发货过账。 在恢复通讯后，对于标注发货信息未集成的单据，需与华北大区进行交货量的核对。若华北大区没有这部分量，需要将这部分的发货量重新传出。成品油业务3.2.7成品油销售与华北大区集成处理（中原油田服务器出问题）SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 立即通知华北大区 根据配置计划手工填写外销通知单，在单据上注明该单据（销售订单）有待补录入SAP。 同时暂停在SAP系统内开发货单，手工填写油气产品发货单并注明发货信息未集成；发货单各联在不同部门间的流转与正常情况相同发货单维护单据各联在不同部门间的流转与正常情况相同。 将发货信息在线下按天向华北大区进行核对和报送。 通讯恢复后，通知华北大区将其采购订单信息重新传出，并检查中原油田SAP系统内销售订单是否正确（与配置计划相核对）。 对于（1）根据手工开具的油气产品发货单在SAP系统内补录销售发货单，并根据实际发货量进行发货过账。 在恢复通讯后，对于标注发货信息未集成的单据，需与华北大区进行交货量的核对。若华北大区没有这部分量，需要将这部分的发货量重新传出。成品油业务3.3物料管理（MM）业务情景3.3.1物料主数据维护SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 填写物料主数据申请表，暂停物料主数据创建 根据“物料主数据申请表”维护物料主数据 通知物料主数据申请部门物料主数据创建完毕物料主数据维护3.3.2供应商主数据维护SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 填写供应商主数据申请表，暂停供应商主数据创建 根据“供应商主数据申请表”维护供应商主数据 通知供应商主数据申请部门供应商主数据创建完毕供应商主数据维护3.3.3采购价格主数据维护SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 暂停采购价格主数据维护 把价格文件通知到采购部门，确保新的价格得到执行 根据价格文件维护采购价格主数据 通知各相关部门采购价格主数据创建完毕采购价格主数据维护3.3.4创建采购订单SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 根据计划处采购计划收货，并注明该计划有待补录入SAP，并注明该计划有待补录入SAP 暂停创建采购订单 采购订单在各部门的流转与正常情况相同 根据计划处采购计划在SAP中创建采购订单。 通知物流部门采购订单补输入完毕创建采购订单3.3.5采购订单收货SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 暂停系统采购订单收货 采购物流正常进行，线外记录收货量，注明该收货有待补录入SAP 通知物流部门根据采购订单进行收货过帐补录工作 通知其它相关部门采购收货信息补输入完毕采购订单收货3.3.6创建转储订单SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 根据原油、天然气转储计划收货，并注明该计划有待补录入SAP 暂停创建转储订单 转储订单在各部门的流转与正常情况相同 根据原油、天然气转储计划在SAP中创建原油、天然气转储订单 通知各二级采油厂、产销厂转储订单补输入完毕创建原油、天然气转储订单3.3.7转储订单发货SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 暂停系统内转储订单发货 原油、天然气转储物流正常进行，线外记录交接量、注明该发货有待补录入SAP 通知各二级采油厂、产销厂根据原油、天然气转储订单创建发货单，并对发货单进行发货过帐 通知其它相关部门转储发货信息补输入完毕原油、天然气转储订单发货3.3.8生产收货SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 记录每个产品生产收货的数量及库存地点等信息，并注明该信息有待补录入SAP 物流正常进行 根据每个产品的收货记录将信息输入SAP 通知其它相关部门生产收货信息补输入完毕生产收货3.3.9生产发货SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 记录原材料生产发货的数量及库存地点等信息，并注明该信息有待补录入SAP 物流正常进行 根据原材料的发货记录将信息输入SAP 通知其它相关部门生产发货信息补输入完毕生产发货3.3.10库存转移SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 记录产品的库存转移的数量及收发货库存地点等信息，并注明该信息有待补录入SAP 物流正常进行 根据产品库存转移的记录将信息输入SAP 通知其它相关部门库存转移信息补输入完毕库存转移3.3.11自用损耗SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 记录产品的自用损耗的数量及库存地点等信息，并注明该信息有待补录入SAP 物流正常进行 根据产品自用损耗的记录将信息输入SAP 通知其它相关部门自用损耗信息补输入完毕自用损耗3.4物资供应（MRO）业务情景3.4.1物资主数据提报SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 使用人员需要填写物料主数据申请表提交供应对口业务科室。 物资供应处业务科室人员在代码网站申请编码,审核通过后,由物资供应处主数据维护人员在系统中进行维护物资主数据提报3.4.2供应商主数据提报SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 使用人员需要填写供应商申请表提交到物资供应管理科或支持中心财务模块。 总部供应商备案系统中完成供应商的审核和新增。 供应商主数据维护人员完成供应商的下载和维护。供应商主数据提报3.4.3客户主数据提报SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 对于需要总部编码的客户，使用人员需要填写客户申请表提交到总部 对于企业编码的供应商，由使用人员填写客户申请表并提交给油田支持中心 总部编码的客户，编码反馈后，由油田支持中心在系统中进行维护 企业编码的客户，由油田支持中心根据客户申请表在系统中维护客户主数据提报3.4.4二级单位需求计划提报SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 二级计划员根据三级单位的物资需求查询库存，库存不够时，填写物资需求计划明细表提报给供应处 二级单位计划员根据物资需求计划明细表在系统中运行需求提报程序二级单位提报物资需求计划到供应处3.4.5存续单位需求计划提报SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 供应处计划员根据存续单位的需求，填写物资需求计划明细表 供应处计划员根据物资需求计划明细表，在SAP系统中创建相应的销售合同存续单位提报物资需求计划3.4.6总部采购合同SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 供应处采购员填写采购预案及物资采购审批表。 总部电子商务网站的采购合同下载到ERP系统中生成调拨单。创建总部集中组织采购的合同3.4.7供应处采购合同SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 供应处采购员整理、填写采购预案及物资采购审批表。 供应处采购员办理采购预案及物资采购审批表的线下审批。 供应处采购员根据计划员创建的采购申请和审批后的采购预案及物资采购审批表创建“采购合同”供应处的各种采购合同3.4.8供应处采购合同的收货SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 供应处仓库保管员和供应站仓库保管员根据科室业务员开据的物资入库单填写物资到货质检记录 供应处仓库保管员和供应站仓库保管员根据采购合同在系统中创建物资到货质检记录 供应处仓库保管员和供应站仓库保管员根据物资到货质检记录和“采购合同”在系统中创建“内向交货单” 供应处托收员根据物资到货质检记录和“内向交货单”在系统中创建收货 供应处仓库保管员和供应站仓库保管员打印物资入库单供应处和供应站的各种采购合同收货3.4.9供应处总库向二级单位移库SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 供应处保管员根据科室业务员开据的物资移拨单进行备料，完毕后开据出门证。 供应处配拨员根据物资移拨单在系统中创建“移拨通知单” 供应处仓库保管员根据“移拨通知单”在系统中创建并打印物资移拨单供应处总库向二级单位仓库移库3.4.10供应处总库向存续单位和外部单位发料SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 供应处保管员根据科室业务员开据的存续单位物资发料单进行备料，完毕后开据出门证。 对于有实物帐而ERP系统无库存的物资：供应处保管员根据科室业务员开据急用物资提货审批表，保管员进行发料，核对完毕后开据出门证 供应处配拨员根据存续单位物资发料单在系统中创建“存续发料通知单” 供应处仓库保管员根据“存续发料通知单”在系统中创建并打印存续发料单供应处总库向存续单位和外部单位发料3.4.11二级单位成本中心发料SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 二级单位计划员根据物资需求计划明细表填写发料单 二级单位仓库保管员根据发料单进行实际发料 二级单位计划员根据发料单和物资需求计划明细表在系统中对应的预留号码，在系统中创建“发料通知单” 二级单位仓库保管员根据“发料通知单”在系统中创建并打印物资发料单二级单位成本中心发料3.4.12二级单位工程项目发料SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 二级单位计划员根据物资需求计划明细表填写发料单 二级单位仓库保管员根据发料通知单进行实际发料 二级单位计划员根据发料单和物资需求计划明细表在系统中所对应的预留号码，在系统中创建“发料通知单” 二级单位仓库保管员根据“发料通知单”在系统中创建并打印物资发料单二级单位工程项目发料3.4.13物资配送业务 SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 配拨员根据物资配送信息传递表，填写配送通知单 配送完毕后，配调员填写配送质量反馈通知单 配拨员根据物资配送信息传递表在系统中创建“发货通知单”，并创建“外向交货单” 配载员依照“发货通知单”和“外向交货单”，在系统中创建“装运计划”，并在系统中填写“车辆申请单” 处调度室员依照“车辆申请单”进行安排车辆 配送完毕后，配调员修改“装运计划”供应处总库和分库、成本中心、存续单位、外部单位的配送3.4.14物资质检业务 SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 托收员手工创建报检单，按照自检流程进行物资检验 托收员依照报检单,在SAP系统中创建“报检单” 检验员依照“报检单”生成检验报告物资检验3.5项目管理（IMPS） 业务场景3.5.1WBS主数据SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 手工生成WBS元素,并注明该WBS元素的各类属性及首层WBS元素所关联投资结构的节点 根据本地文件记录的内容录入SAP系统创建WBS元素主数据3.5.2预算审核、批准 SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 在本地记录预算的审核、批准状况，同时也要在规划计划部做备案的审核状况（普光气田各单位在普光计划划财务部做备案审核情况）。 确保二级单位（普光各单位）和规划计划部（普光计划财务部）的文件保持一致， 根据本地文件记录的内容录入SAP系统，同时需要规划计划部（普光计划财务部）人员审查。项目投资节点预算及项目WBS预算的制定和下达3.5.3网络的创建、审核、下达SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 在本地记录网络中的业务内容，包括甲供料、服务等。同时记录网络的状态 根据本地文件补录入SAP系统，如果涉及到领退料，还需要参考MRO的应急流程网络的创建、审核和下达3.5.4服务采购订单的创建SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 手工生成采购合同，并注明该合同是针对哪个供应商、哪个项目，而且有待补录入SAP 采购合同收集表由采购员负责收集，按审批的合同顺序进行收集填写，经业务部门领导审核后，交合同管理员集中登录到SAP系统中。服务采购订单的创建3.5.5服务确认SAP中断情况下应急步骤SAP恢复后补录步骤适应业务情景 手工记录服务确认的内容，并注明是针对哪些项目、供应商。 根据手工记录的内容，查找相应的采购合同，并做服务条目单的形式录入。服务确认流程4 附件4.1 技术支持流程4.2 MRO业务单据收集表