外包业务流程控制业务外包需求识别流程.doc

1.1.1 外包业务流程控制业务外包需求辨认流程归口管理部门负责人 部门环节董事会及其审计委员会形成业务外包需求说明书需求调查相关职能部门总裁拟订业务外包需求调查计划拟定外包需求审核归口整理部门专员组织开展需求调查收集信息需求信息配合分析辨认编写外包需求分析报告审核审批审批配合确认需求目的确认需求范围审核审批编写业务外包需求说明书配合执行业务外包需求说明书1.1.2 14.4.2 外包业务控制流程 部门环节董事会及审计委员会协议终止准备阶段外包实行相关职能部门董事长（总裁）制定外包战略审议归口管理部门签订外包协议审议拟定外包业务内容编制外包项目计划书分析评估审议审批审核选择承包方拟定外包协议签订外包协议向承包方提供必要的协作条件定期检查和评价外包业务进展验收外包业务产品（服务）告知承包方进行差异调整外包协议到期，项目验收合格后交接关键技术资料开具或提供付费证书审核审核1.1.3 14.4.3 外包业务管理制度制度名称外包业务管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为使本公司外包业务流程顺畅合理，规范参与业务外包人员的行为，保证业务外包期间公司资产安全，维护公司利益，实现业务外包的战略目的，特制定本制度。第2条 合用范围本制度合用于本公司所有业务外包活动的管理。第3条 外包业务的界定本制度所指的外包业务，重要是指为实现公司的战略经营目的，通过协议或协议等形式约定由外部服务提供商（以下简称为“承包方”）提供的某些部分或所有业务。第2章 外包业务流程第4条 制定外包战略1在决定是否将业务项目外包时，应考虑以下三个方面的因素。（1）此项业务是否是运用本公司没有的设备、生产系统、专业人员及专门技术。（2）此项业务外包可以减少成本。（3）此项业务外包可以产生比自己运作更多的利益等。2准确把握公司核心竞争力与赚钱环节，避免将公司核心业务外包。第5条 编制外包项目计划书公司在拟定业务外包内容后，指定与该项业务相关的职能部门编制计划书。计划书重要涉及以下内容。1业务外包的背景，如公司外部环境规定及公司中长期发展战略。2业务外包内容，将部分还是所有业务职能交由承包商提供。3业务外包的具体实行程序。4业务外包的重要风险和预期收益。5其他相关内容。第6条 成立外包业务归口管理部门1外包项目计划书通过审核后，成立外包业务归口管理部门，由业务部门负责人、有关征询专家、外包项目协调管理人员、协议协商管理人员等组成，必要时还应涉及法律及财会专业人员。2业务归口管理部门负责业务外包项目的具体实行，保证业务外包流程的顺利执行。第7条 选择承包方1外包业务归口管理部门发布投标公告，并与候选承包商建立联系，发放外包项目竞标邀请书及相关材料。参与竞标的候选承包商应在指定期限之内提交投标书及相关材料，重要内容涉及项目解决方案、实行计划、资源配置、报价等。2归口管理部门对承包方进行资质预审，评估承包方的综合能力。评估因素重要涉及5个方面。（1）承包方类似项目的经验、服务能力、资格认证和信誉。（2）承包方是否与本公司存在直接或潜在的竞争关系。（3）承包方在知识产权保护方面的力度和效果。（4）承包方的性价比是否合适；（5）其他因素。3拟定标底并进行公开招标。4组织公司其他职能部门进行开标、评标、定标。归口管理部门给出候选承包方的综合竞争力排名，会同相关管理层及其他职能部门负责人分析与候选承包方建立外包协议的风险，根据实际情况挑选出一家或几家公司作为业务承包方。5归口管理部门和承包方就外包项目协议的重要条款进行谈判，达成共识，由协议双方代表签署外包项目协议。第8条 归口管理部门负责培训涉及外包业务流程的员工，保证员工对的理解和掌握业务外包项目相关政策制度。第9条 归口管理部门根据协议约定，为承包方提供必要协作条件，并指定专人定期检查和评估项目进展情况。第10条 项目结束或协议到期时，归口管理部门负责对外包业务产品（服务）进行验收。如承包方最终提供的产品（服务）与协议约定不一致，及时告知承包方进行调整。第11条 与承包方就最终产品（服务）达成一致后，由承包方提交费用支付申请，归口管理部门对申请书进行审核。审核通过后，开具付款证书，按照公司规定程序审批，支付承包方费用。第12条 对于因承包方因素导致外包协议未完整履行的，归口管理部门负责向承包方索赔。1指定专人对承包方认可的补偿事项进行跟踪、报告，及时收回相关款项并追究负责人责任。2采用法律手段解决长期未决赔款。3若终止对承包方的索赔，由归口管理部门提出申请，具体说明终止索赔理由，报公司总裁以上级别管理层审批后执行并备案。第3章 业务外包流程中的资产存货管理第13条 固定资产管理1对于公司所有或有优先购买权的固定资产，如因业务需要交由承包方使用的，规定承包方按照本公司固定资产管理制度使用和管理。2业务外包归口管理部门指定专人定期检查承包方使用和管理固定资产的情况。3交由承包方使用但所有权归本公司的资产，只能用于外包业务活动。未经公司相关领导人员批准，擅自将固定资产挪作他用的承包方，相关部门应对其采用警告直至解除协议的措施。第14条 流动资产管理1业务外包过程中形成的原材料、产成品等流动资产，归口管理部门规定承包方遵循本公司制定的相关管理政策，如防火、防盗、防未经授权接触和未经批准转移等。2对承包方责任导致的流动资产损失，业务外包归口管理部门有义务责成承包方补偿。3业务外包过程中形成的商业信息材料等，归口管理部门按照协议中约定的保密条款对承包方的保密工作进行监督。第15条 存货管理1对于因业务外包需要由承包方购进的存货，存货订单应经我方相关授权领导审核批准，而存货的数量、质量检查由承包方负责办理；归口管理部负责按公司存货管理规章制度准确、及时地在存货系统中予以记录和反映。2对于因业务外包需要由我本公司销售给承包方的存货，承包方只能将其用于外包项目，不得另作他用。归口管理部门负责监督。3归口管理部门负责定期组织相关部门（如资产管理部、财务部等）及相关人员对承包方的存货进行盘点（每月次）。而对于盘盈盘亏的存货，应经本公司财务总监审批后，方可交会计人员进行会计解决。4对于所有权归我公司的、在承包方储存的存货，归口管理部门负责监督、检查承包方是否按本公司存货库存管理制度中的规定进行管理；对于检查中发现的次品、损坏品或过期存货，应当及时予以确认、分离。5归口管理部负责指定专人跟踪、调查外包业务中涉及的所有存货的一切变动，查明因素，报财务总裁审核后解决。对于承包方无合理因素过度使用存货，导致公司成本上升，归口管理部或相关人员有权代表公司规定承包方补偿。第4章 外包业务流程中断防范措施第16条 业务外包归口管理部门采用承包方竞争机制，选择多家单位作为业务承包方，以减少一方服务失败或单方中止协议也许给本公司带来的损失。第17条 业务外包归口管理部门定期对所有重要承包方的履约能力进行评估，形成业务可连续能力评估报告，交由公司总裁及以上级别管理层审阅。第18条 根据业务可连续能力评估报告，业务外包归口管理部门负责及时替换不再继续具有履约能力的承包方，避免外包业务的失败导致公司商业活动的中断。第5章 附则第19条 本制度由公司总裁办负责制定和解释。第20条 本制度自年月日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期