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合同及信息管理方案
一、合同管理目的
监理工程师在施工阶段实行合同管理的重要目的是约束合同各方共同遵守合同规则，避免各方因责任的分歧、不严格执行合同而浮现的合同纠纷以及违约现象的发生，保证工程建设项目质量、进度、投资三大目的的实现。
二、合同管理内容
1.监理工程师按工程变更、洽商流程对工程变更、洽商进行管理。
2.定期按合同合同书及投标书中承诺的规定，对承包人的人员、机具设备的投入进行检查、管理。
3.按工程变更、洽商基本流程对因设计变更、洽商等因素导致的费用变更进行管理。
4.对工程停工及复工的管理。
5.对工程工程索赔（工期、费用）的管理。
6.对合同执行过程中的争议进行调解。
7.在合同执行过程中，对违约事件进行解决。
8.违约事件的预控，及时提示合同双方认真履约，避免不必要的合同纠纷发生。
三、合同管理措施
合同管理的基本措施采用协助建设单位签订施工合同、进行合同分析、合同履行跟踪与合同文档管理。监理中标后，将协助建设单位准备或审查施工合同的各项内容，力求使合同全面、完整，并符合国家法律、法规的规定，避免或因合同条款的模糊不清或内容欠缺而带来的履行困难及索赔、延期的发生，充足理解合同内容，以便在履行中做出对的的解释。在实际工作中，由于施工合同与委托监理合同内容互相交叉，合同自身条款繁多，条款关系复杂，合同语言也许有歧义等特点，监理工程师在合同管理中对某些条款就存在着不同限度的风险。合同分析通过对比分析监理合同和施工合同，清晰地拟定监理单位的服务范畴、监理目的、监理单位与业主的义务权利、施工单位与业主的义务权利，分析各项工程活动的合同后果，并将其贯彻到各监理部和每个成员，根据合同开展监理工作。合同分析着重明晰如下问题：
（1）工程概况以及工程范畴；在各重要的合同事件中，监理、施工单位及业主之间的义务及责任，各重要合同事件之间的关系；
（2）监理的工期控制目的，工程进度筹划及各重要工程设备材料的进场筹划；
（3）监理的质量控制目的和所执行的规范原则、实验规程、验收流程。
（4）监理的投资控制目的，分析施工合同价格的种类、合用的范畴、调节的条件、方式和流程；
监理如何解决业主与施工单位的合同争执问题，涉及索赔与反索赔问题；在施工过程中还会遇到许多无法预见的干扰，因此必须对合同加强跟踪管理。在合同分析、履行跟踪的基本上，高度注重叠同的文档管理，对波及合同变更的多种文献，如验收报告、实验报告、施工单位的索赔报告及其解决意见、会议记录等及时进入文档系统，编号、建立索引以便查询调用。
1.组织措施
（1）监理并完善监理机构组织，健全职责分工及有关制度，贯彻合同管理的责任。
（2）编制本工程的合同管理工作筹划。
（3） 建立工程合同管理变更、工程暂停等合同事件的管理制度，明确审核解决责任。
2.技术措施
（1）协助业主签订签订一种严谨的合同，针对本项目，仔细斟酌合同中的各项条款，尽量避免合同缺陷。
（2）严格控制施工单位的转包与分包，严谨不合法的转包和分包。
（3）做好合同管理的预控工作，针对有也许发生合同争议及纠纷的部分做好预测，采用对策，减少施工单位提出多种索赔的也许。
（4）运用先进的MIS软件系统实行行之有效的合同管理。
3.经济措施
（1）按合同编制资金使用筹划，拟定、分解投资控制目的。
（2）按合同规定支付工程款，严格控制合同外工程款的发生。
五、重要合同事件管理
对施工合同的管理是监理进行合同管理的重点，它贯穿于施工监理的整个过程中，除去施工合同中质量控制条款、进度控制条款以及投资控制条款的具体管理措施，在前面已有具体论述外，本章对合同履行中的其她重要合同事件工程变更、工程暂停与复工、工程延期、费用索赔、争议、违约、分包等问题的管理详述如下：
1.工程变更
任何工程的形式、数量、质量、内容、原则的变更，各方均按合同文献有关规定和流程办理，经监理审查、批准实行。增长费用或延长工期的变更均需经监理审查报业主批准后，签发工程变更单，监理工程师监督实行。工程变更可以由业主、设计单位、监理及施工单位之中的任何一方提出，但所有变更均由总监理工程师签发《工程变更单》后方可实行。当工程变更波及安全、环保等内容时，应按规定经有关部门审定。未经总监理工程师审查批准而实行的工程变更，项目监理机构不得予以计量。工程变更、洽商流程如下：
不批准
有关单位书面提出变更建议，填写《工程洽商单》或《技术联系单》
就变更导致的工期以及费用变化与施工与建设单位协商
专业监理工程师根据合同审定施工单位的费用和工期
总监理工程师
监理工程师审核评价其合理性及可行性，并提出意见
总监组织审批
设计单位
建设单位
告知施工单位实行变更工程
报建设单位备忘，作为工程款和进度筹划调节的根据
批准

2.工程延期
延期是指竣工期的延长。如有发生则按合同文献和监理规范的有关规定和流程办理。经监理审查延期申请、进行调查收集资料及协调评估、确认延期后，经业主批准，签订工程最后延期审批表。如非施工单位责任或客观条件引起的延期，业主承当责任并予以施工单位延期或补偿，如施工单位责任，则应向业主支付拖期损失偿金。工程延期的受理流程如下：

填报延期申请表，阐明产生变更的因素，并随附计算资料
施工单位
觉得理由不充足或变更不当，签发不批准意见
批准，或提出修改后批准，签发临时延期审批表
复查工程延期及临时延期状况，签订工程最后延期申请表
施工单位
对变更申请进行调研
总监理工程师
专业监理工程师
总监理工程师
总监理工程师

批准总监办的审批意见，按临时延期审批表执行，并申报最后延期申请
征得建设单位批准
批准总监办的审批意见
施工单位
双方备案并按此编制新的执行筹划
建设、施工单位
严格执行新的筹划
施工单位
征得建设单位批准
停止申报或修改重报

3.费用索赔
根据合同条件有关规定索取的附加支付，监理工程师根据合同文献的有关规定和流程进行公正的解决，更重要的是避免不必要的索赔发生。监理受理索赔后，审查索赔申请，进行调查收集资料及与承包单位和业填报延期申请表，阐明产生变更的因素，并随附计算资料，施工单位对变更申请进行调研，专业监理工程师觉得理由不充足或变更不当，签发不批准意见，总监理工程师批准专业监理工程师的审批意见，按临时延期审批表执行，并申报最后延期申请施工单位批准，或提出修改后批准，签发临时延期审批表，总监理工程师征得建设单位批准，双方备案并按此编制新的执行筹划，建设、施工单位严格执行新的筹划，施工单位停止申报或修改重报，复查工程延期及临时延期状况，签订工程最后延期申请表，总监理工程师征得建设单位批准，批准专业监理工程师的审批意见，施工单位进行协商，确认索赔，通过中期支付证书予以支付。
提出索赔
施工单位
填报索赔申请表，并附有关资料、文献及索赔金额计算书
施工单位
组织有关监理工程师对索赔规定进行审核调研
专业监理工程师
不批准索赔规定，或者规定重先计算，签发审核意见
批准或基本批准索赔规定，进行审核、调研
总监理工程师
审核批准
作为付款的根据
施工单位

索赔受理流程为提交索赔意向、收集资料、调查、索赔申请审查、索赔评估及报告、索赔拟定，总监理工程师签订费用索赔审批表。针对本工程的特点，本监理公司将竭力预控索赔的条件发生，最大限度保护业主与与承包人的合法权益。此外，我们将选派一名合同合同管理经验非常丰富的工程师进驻工地，负责合同纠纷与索赔事件的解决。工程索赔解决流程如下：

4.争议
工程实行期间，各方在执行合同过程中，对指令、决定、意见、证书及价值等方面产生争议，监理收到争议告知后，在合同规定期限内进行全面调查与取证。同步对争议做出决定，并书面告知业主和施工单位，在合同规定期限内，如业主和施工单位未提出异议，其决定为最后决定。如合同一方提出规定仲裁，在合同规定期限内，双方进行和谐协商或通过双方上级主管部门进行调解。如仍未达到合同可采用仲裁方式或诉讼方式进行解决。合同争议调解解决流程如下：
发生合同争议
总监理工程师协调并提出解决争议的意见
发生合同争议
争议一方或双方书面提交解决争议申请
发生合同争议
发生合同争议
发生合同争议

5.违约及解决
业主如有违约，施工单位提出告知后，监理应尽快进一步调查、收集掌握有关状况，澄清事实，按合同规定进行解决。
施工单位如有违约，经监理确认，书面告知施工单位在短期内纠正违约状况。若告知不执行，则监理书面报告业主，并办理扣除施工单位由于违约带来的损失金额的证明。如监理确认施工单位严重违约，按合同规定进行解决。当业主已部分或所有中断合同后，业主自行或邀请其她施工单位完毕该工程，所增长的一切费用由施工单位承当。
6.分包与指定分包
监理应严禁施工单位把大部分工程分包或层层分包。分包应经监理审查，报业主批准后实行。监理对分包的批准不解除施工单位按合同规定所应承当的任何责任和义务。分包和指定分包工程的监理，由监理工程师通过施工单位或直接到分包或指定分包的工程进行监督、检查和抽检，对发现的问题应由施工单位负责解决，监理不负责对分包方和指定分包方签发支付证书。
7.工程暂停及复工
由于业重规定、工程质量、安全或其她必须临时停止施工的紧急事件等因素，总监理工程师可签发工程暂停令。当施工暂停因素消失、具有复工条件时，及时签订工程复工报审表。总监理工程师在停工期间，宜会同各方根据施工合同，解决由此引起的与工期、费用等有关的问题。
六、信息管理目的
信息管理是监理工程师进行项目目的控制的基本。信息管理即为信息的收集、解决、存储、传递与应用等一系列工作的总称，信息管理的目的是按施工合同和监理合同商定及时提交各项信息资料，内业资料做到规范、全面、完整。
七、信息管理内容
1.对质检、实验以及管理用表进行统一，督促承包人提交检测、实验以及其他管理资料的编码体系以及信息资料的管理模式。
2.建立监理信息资料的管理体制模式以及编码体系。
3.建立工程施工监理数据库，以辅助施工监理进行工程质量、进度、投资的三大指标的动态控制。
4.对生产过程中发生的信息资料进行维护，尽量避免乱、假、错资料、信息的发生。
5.维护信息、资料的时效性，督促承包人及时提交和种信息资料，并加以分析、报送业主。
6.维护信息资料的录存规范性以符合技术档案管理的规定。
7.督促承包人进行竣工资料的整顿，保证竣工资料的齐备。
八、信息管理措施
信息管理的基本措施是通过对工程项目建设中所产生的所有信息的合理分类、编码、归档，以客观地记录和反映项目建设的整个过程，实现信息全面有效地管理。
1.建立文档管理制度
（1）资料规定：监理文档资料应力求完整、精确、真实，笔迹要清晰，签字要齐全；
（2）负责人：监理文档资料工作明确由项目总监理工程师负总责，专业监理工程师全体成员分工负责，并配备资料员专人负责实际的管理工作；
专业监理工程师
资料员
建设单位
设计单位
施工单位
材料、设备供应单位
总 监
2.资料归档的重要内容
（1）施工合同文献及委托监理合同；
（2）勘察设计文献；
（3）监理筹划；
（4）监理实行细则；
（5）分包单位资格报审表；
（6）设计交底与图纸会审会议纪要；
（7）施工组织设计（方案）报审表；
（8）工程动工/复工报审表及工程暂停令；
（9）测量核验资料；
（10）工程进度筹划；
（11）工程材料、构配件、设备的质量证明文献；
（12）检查实验资料；
（13）工程变更资料；
（14）隐蔽工程验收资料；
（15）工程计量单和工程款支付证书；
（16）监理工程师告知单、工作指令；
（17）监理工作联系单；
（18）报验申请表；
（19）会议纪要；
（20）来往函件；
（21）监理日记、旁站记录、巡视记录；
（22）监理月、季、年报；
（23）质量缺陷与事故的解决文献；
（24）分部工程、单位工程等验收资料；
（25）索赔文献资料；
（26）竣工结算审核意见书；
（27）工程项目施工阶段质量评估报告等专项报告；
（28）监理工作总结。
3.监理文档资料的验收、移送和管理措施：
（1）由项目总监理工程师组织监理文档资料的归档工作，并负责审核签字验收；
（2）由项目总监理工程师负责，于工程竣工验收后两个月内将监理文档资料送公司总工程师审视，并与档案管理人员办理移送手续；
（3）监理档案由公司资料档案室负责保管，公司员工需借阅时，应办理借阅与归还手续；
（4）档案馆有规定期，按其有关规定执行
九、完善监理档案
监理工程师与业主、承包人或指定分包人之间有关工程质量、进度和费用的一切往来函件和报表都分类编号归档保存。监理工程师督促承包人在合同规定期间内，向业主提交完整、精确、清晰的符合有关规定的竣工图纸、资料和各类档案并根据业主的规定向业主提交相应的监理档案。
1.监理记录
（1）监理工程师按有关规定认真填写并做好对各分项工程批准动工、完毕检查和材料实验成果记录，特别是重要部位或隐蔽工程检查记录及隐蔽工程照片录象妥善保管。
（2）工程分项动工申请批复单。监理工程师对承包人提交的施工方案、施工设计图纸、使用材料、测量基线、水准点、检测设备等审查合格后批准动工的申请批复单。
（3）监理工程师掌握承包人每周工作筹划以便进行监理工作。
（4）现场监理人员应按监理日记内容填写，并由监理工程师保存，作为监理工程师工作发出批示、解决纠纷的重要根据。
（5）监理工程师应对承包人完毕每一分项工程后填报的检查申请批复单进行检查，签认合格后，承包人方能进行下道工序施工。
（6）监理工程师应根据现场检查工程质量等向承包人发送监理工程师告知单，规定承包人按照规范纠正质量缺陷或停止施工。
（7）监理工程师应根据已批准的变更申请单，填报工程更改令，作为计量支付的根据。
（8）工地例会由总监主持，宜每月召开一次，有关监理工程师和承包单位负责人、业主或有关人员参与。纪要由监理工程师签字后，分送各有关单位。
2. 原始记录
（1）现场监理人员应按合同或规范对承包人提交的质量检查报告单，认真审核并签认后报监理工程师备查。
（2）现场监理人员应对材料实验全过程进行旁站监理，重要部分和抽检实验应由现场监理人员或监理实验室操作完毕，其实验成果送监理工程师确认。
3.监理月报监理工程师根据工程进展状况、存在的问题每月以报告书的格式向业主报告。工程监理月报的重要内容：
（1）本月工程概述；
（2）工程质量、进度、安全、环保、支付、合同管理的其她事项；
（3）合同执行状况；
（4）存在的问题及解决状况；
（5）当月监理工作小结；
（6）下月监理工作筹划；
（7）其她需向业主报告的状况。
4.监理工作报告（总结）
在工程结束后，监理工程师将向业主提交监理工作报告，报告内容一般为：
（1）工程基本概况；
（2）监理部工作起、止时间；
（3）有关工程质量、工程进度、工程费用控制及合同管理的执行状况；
（4）分项、分部、单位工程质量评估；
（5）工程费用分析；
（6）对工程建设中存在问题的解决意见和建议；
（7）照片或录相。
5.加强承包人技术档案管理
加强承包人技术档案管理，重要有如下规定：
（1）真实性规定：杜绝错、假、乱资料的发生，以真实的资料来保证工程质量的真实性；
（2）原始性规定：杜绝先施工，后补办质检资料，力求工程完，资料完；
（3）对的性规定：从技术档案角度和规定，来进行资料的管理，所有的资料必须有原始件，所用质检表格，不得复印使用，须用铅印表格，或激光打印；所有质检资料签字须用碳素墨水笔，不得代签或用签章，特别是项目经理的签字，表格内容可用激光打印、碳素墨水填写、喷墨打印；
（4）统一性规定：表格、表头的字体及内容的填写，所用纸张的大小，多种资料的装订顺序等，各标段进行统一；
（5）系统性规定：
第一，承包人档案资料必须有专人进行集中系统地管理，不得分散到各现场管理人员手中。本监理公司在进驻现场后，将规定承包人按质量单元划分进行档案管理，即按质量单元划分的单位、分部、分项先进行建档编号，后投挡，以此来保证资料的有序系统的管理；
第二，转变观念，即将资料管理纳入质量保证体系，是质量保证体系的构成部分，以真实、及时、合格的资料来保证合格的工程质量。