关于档案修复外包的工作思考.pdf

业务探索云南档案关于档案修复外包的工作思考邢洲摘要：随着新时代档案事业的发展，档案修复外包业务也随之兴起。本文以档案修复工作实践为基础，围绕档案修复外包的现实背景、基本概况、安全问题等展开讨论，总结安全、质量方面的管理经验，以供同行参考。关键词：档案修复修复外包安全管理质量管理制度规范档案具有重要的参考价值和凭证价值，历史档案是不可再生的历史文化遗产。目前，全国各级档案馆的馆藏中存在着大量破损的档案函待修复，并且随着时间的推移，档案破损的数量还在持续增长,破损的情况也会不断加剧。因此，开展规模化的档案修复工作迫在眉睫。在此背景下，采取档案修复外包的模式，合理扩大档案修复规模，有序、高效推进档案修复工作，是各级档案馆确保破损档案及时得到修复，档案寿命得以延续的有效措施。一、档案修复外包工作的背景面对呕待抢救的破损档案，很多档案馆面临着修复岗位技术人员不足的问题。一方面，受制于技术保护和修复岗位编制设置，修复人员往往要身任多角，无法保证固定、有效的修复时间专心从事具体的档案修复工作。另一方面，档案修复人才培养投入久、见效慢，且目前档案修复师资力量不够，许多档案馆在专职修复工作人员退休后，面临着后继无人的情况。因此，不少档案馆就产生了期望通过外包的模式来满足馆藏档案修复的需求。与之对应的是，近年来社会档案中介服务机构在不断增加，它们不断拓展档案专门业务，尤其在档案修复工作方面发展较为迅速。相关企业为增强公司档案修复工作业务能力，注重招聘具有手工修复专业背景的工作人员，部分企业甚至还获得了行业认可的相关修复资质，这为档案馆进行档案修复外包业务提供了可能性和可选择性。因此，各档案馆利用好市场资源，引进档案修复外包工作，将之作为档案保护和修复工作中的重要一环，将极大地助力现有的档案保护工作。但是，如何开展招标,如何科学引导、监督、管理外包公司，如何监督、检查档案修复质量等，许多现实问题都值得我们进行深入思考。笔者拟以档案修复外包工作为例,对有关问题进行探讨。二、档案修复外包概况（一）修复外包的采购流程为确保规范，外包工作需按照服务类项目招标采购，修复外包工作也要遵循相应的采购流程。采购外包服务前，一是要根据单位的馆藏规模、档案破损情况和比例进行实地调研，了解馆藏待修档案情况，（实践中，可以将档案修复外包与馆内其他业务工作协调开展，同时推进，以便修复工作配合好进行的档案整理、数字化工作，可减少档案拿取、翻阅次数，有效保护档案。）二是要就是否需要开展外包，以及外包条件、破损档案修复的市场价格等方面做好调研和论证。论证通过后，即进行修复外包工作的预算申请和项目立项。预算批复后，商定修复外包项目招标文本。之后着手招标采购。招标采购完成，档案馆与中标公司签订合同，就档案修复数量、质量、时间、使用修复材料和修复工艺等进行要约，中标公司按照要求进馆开展档案修复工作。（二）修复外包管理流程修复外包工作进行中，档案馆修复外包管理人员现场进行监督管理和业务指导，档案修复完成后由管理人员对档案修复数量和质量进行统计和检查。合同项目完成，档案馆根据实际情况组织项目验收，主要验收项目是否按照规定时间完成合同约定的修复工作数量，达到合同约定的修复质量，要求提供相关证明，如已修复的档案、档案修复前后图像和管理的相关单据。如公司完512024年第1期档案务探索成合同约定，即可支付对应合同款项。三、修复外包工作中应注意的问题及解决办法(一)安全问题档案修复外包中的安全问题主要是档案实体安全、修复环境安全和修复质量安全。1.档案实体安全，注重各种环节登记。档案修复外包管理中存在档案接收、档案提还、档案暂存、档案分发和档案归还等档案转移场景。另外，档案修复中，还会有档案拆卷、修复、装订等情况。因此，为防止档案遗漏，要做到档案转移过程全程登记，确保档案件数、页数不少，页面顺序不乱。不同项目送修档案要使用固定的交接单，进入库房提还的档案需要入库档案登记单，标明档案件数。同时，点数数量也要双方签字确认。分发给公司修复人员时要签档案修复登记单据，标明修复人员、档案件数、页数，并对破损情况进行描述，有条件可以拍照存档，防止档案修复前后状态不同造成数据发生变化，时过境迁解释不清问题。2.档案环境安全，注重暂存保管安全。档案修复的工作环境，不同于库房环境，配备有水源、电源、窗户等。档案存放和修复外包工作的空间需要配备监控设备、门禁系统，以确保档案的实体安全和修复过程的影像可回溯，有条件的还可以增加墙振报警、玻破报警、水浸报警等其他安防系统。另外，档案修复过程中要分页进行操作，特别是上墙干燥环节中的档案不具备转移到暂存档案间的条件，因此要杜绝修复工作间因用水、用电、取暖、温湿度设施产生的安全隐患。要制定水电安全使用规定，保证使用结束水电设备及时断水断电。管理人员下班前要进行巡检，法定节假日期前要对屋内门窗、水电设施的总阀门进行关闭，只保留安防、消防报警用电，以确保修复间存放档案的环境安全。3.档案修复安全，注重修复全流程质量。一是加强档案修复外包制度建设。在开展修复工作前要对修复工区管理、修复工艺、修复质量做出明确的书面要求，做到有据可查，有据可依。二是开展修复人员职业道德教育。要对修复人员作岗前培训，提高对档案安全性和工作重要性的认识。防止在修复过程中出现因个人大意造成档案损伤。三是注重修复人员业务技能。确保修复工作人员熟练掌握档案修复工艺、修复用原材料选择准确无误。四是强化外包修复过程质量监管。设置巡查、监督、解答等工作岗位，及时发现公司人员操作不当情况，及时修正、整改。五是设置合理处罚措施。在合同要约中，对修复人员个人原因对档案造成影响的情况，要有对应的惩罚措施，以提高重视程度，防止类似问题发生。（二）管理中应注意的问题由于档案修复为手工修复，而每件档案的破损类别、程度决定了修复的难度和时间，在具体修复方式上也会有所不同，因此，外包管理中需要管理者实时掌握现场实际情况，以把控工作进度，做好协调对接。特别是要注意做好以下两点。1.待修档案工作进度节奏的把握。档案修复外包工作中，对于待修档案工作进度节奏的把握，笔者认为，要做到“里”“外”平衡。“里”的平衡是指要保持修复外包现场运转的动态平衡，保障好现场修复物资和待修档案运转，做好档案修复工作的数据统计。由于档案修复是手工操作，因此送修档案数量、档案破损等级、档案修复方式、修复干燥设备剩余空间都影响着档案修复外包工作进度，这就需要管理人员了解相关进度及工作迟滞原因，及时调整工作安排，及时解决问题。“外”的平衡是指修复进展速度与整理、数字化等其他业务环节完美适配的平衡。由于场地规模、人员数量、不同批次档案破损情况等原因，会出现待修档案无法在下一批次档案流转前修复完毕情况。也存在其他业务部门的项目周期与修复项目立、结项时间节点不同，待修复档案数量不能满足修复外包现场人员定额情况，甚至还会出现无档案送来修复的情况。因此要和送修业务部门保持联系，掌握档案修复进度和档案送修节奏，科学安排不同项目的档案送修。在没有送修档案时，需要利用好平时掌握的库房中待修档案，及时补充送修。2.修复外包工作量统计的合理性。档案修复外包工作是按照服务类项目设计标的，付款结项的考核结算要对应实际完成的工作数量。但是，修复外包管理中档案实际修复数量并不能完全合理体现修复工作人员真正的工时，这种情况的存在可能影响修复人员的工作积极性，甚至影响522024年第1期业务探索云南档案档案修复质量。因此，需要管理者找到适合自己单位馆藏档案状况的统计方式，科学、合理地完成既定的合同目标。一是档案难度等级不同。档案破损难度直接影响档案修复实际工时，随着破损档案的难度等级提高，档案修复时长会相应增加。因此分发档案时候要将档案难易程度进行综合分类，平均分发给每一位修复者。如果在档案分发中安排不当，难、易修复的档案被集中分发给一个修复人员，则直接影响修复外包工作整体进程，间接影响外包修复人员工作情绪，甚至可能导致修复质量的下降。二是预处理时间不确定。档案在修复前对破损档案的污渍、霉变、粘连、酸化等情况进行去污、除霉、揭粘、脱酸等技术处理，被称为预处理。由于档案的破损情况存在着不可预测性，会导致预处理的工时存在不确定性，特别是霉变和粘连严重的情况下，预处理时间甚至会超过修复的工作时长，造成实际修复工作时长与完成的修复工作量不相匹配。三是档案修复方法不同。修复档案前应根据档案修裱原则和质量要求，针对档案破损状况及档案纸张、字迹种类，制定合适的修复方案，选择适当的修裱材料，确定合理的修复方法。但是，相同熟练程度的修复人员使用不同修复方法，工作时长也会有不同。因此，要坚持最小干预的修复原则选择档案修复方法。管理中要加强监督，既要防止过度修复，也要避免为减少工时选择容易的修复方式，造成不利于档案长久保存的情况。四、做好修复外包管理工作的几点经验（一）选择安全稳定的修复手段档案修复工作是为了为了延长档案寿命。目前传统手工修复方式在业界公认具有可靠性、可逆性，对档案本身干预最小，有利于档案长久保存。因此，在档案修复外包工作中一般提倡使用传统的手工修复方式和相应原材料进行修复。但是，传统手工修复方式需要全手工操作和自然干燥，要求修复人员具备熟练的修复技术水平，管理者需具备专业的修复技术知识，能够现场指导修复人员操作，并能及时对档案修复质量进行检查，防止因操作问题影响档案修复质量。（二）制定科学有效的制度规范档案修复外包开始前要提前制定科学的管理规章制度，比如档案破损登记、档案修复分段排序规定、档案修复技术流程、修复工区安全管理规定、修复工区水电安全使用登记、修复质量标准、质量检查细则、修复工区垃圾检查等等方面。且随着修复工作开展，要及时梳理产生的问题，总结成功的实践经验，不断修改完善相关规章制度。（三）确保修复现场的运转稳定修复现场的运转稳定是修复质量稳定的前提。管理者每日需及时关注修复外包操作现场的整体情况，包括修复物资情况及档案修复质量。另外，要提前和送修部门沟通待修档案数量、破损情况，以便及时调整现场安排，要保证现场修复人员精神状态的稳定。修复外包现场整体工作运转顺利，档案修复质量才能更加稳定、可靠。（四）及时登记各类数据，便于回溯管理档案修复外包的工作成品是修复完成的档案。档案修复前后状态会发生改变。同时，档案随项目流转，修复完成的档案可能随其他业务部门项目进行流转或已经归还库房。因此，修复外包期间的流转过程数据显得尤为重要。档案修复质量检查情况必须如实登记，并做好留存。如果有条件，纸质单据可以转为电子扫描版，以方便验收或其他工作随时回溯。作者单位：中国第一历史档案馆532024年第1期