设备物资采购管理办法.docx

设备物资采购管理办法第一章 总则第一条 为加强公司（以下简称公司）设备物资采购（以下简称采购）管理，规范设备物资采购程序，发挥整体优势，降低采购成本，根据采购管理办法及局有关要求，制定本办法。第二条 设备物资采购管理工作原则（一）采购管理是生产经营管理的重要内容，目标是建立全公司完备的采购管理体系，内部规范采购行为，外部管好供应商,使公司整体利益最大化，达到保障供应、保证质量、降低成本、防止腐败的目的。 （二）建立全公司统一的设备物资采购管理体系，按照局、公司和项目三级实行分级、分权、分责管理。建立公司采购管理体系包括：组织机构、管理人员、统一的采购管理制度、统一的采购操作流程、统一的集中采购目录、统一的供应商网络、统一的设备物资编码、统一的采购管理信息平台八个要素。（三）设备物资采购实行决策与执行分离，采购计划制定、供应商选择、价格决策、合同签订等环节应避免一人操作。公司主管部门、项目部要保存完整的采购记录，包括书面或电子资料。（四）公司每年结合局下达指标，分别对项目部下达年设备物资集中采购绩效考核指标，逐步提高采购集中度、采购主体和采购方式的比例。第三条 公司督导项目部对分散采购设备物资实行限价管理，并逐步进行材料价差、量差考核。第四条 集中采购是采购的组织方式之一，是采购管理的重要手段。公司选择对生产经营成本、质量和安全有重大影响的设备物资实行集中采购，对此参照局设备物资集中采购目录（附件1，以下简称集采目录），并建立相应的供应商网络。第五条 本办法是公司采购管理的基本制度，适用于公司及项目采购管理工作，各项目可以根据本办法制定详细的实施细则。第二章 组织机构及职责第六条 组织机构（一）采购管理按照统一领导、分级管理的原则，实行三级管理，一级为局，二级为公司，三级为项目经理部。（二）局物资设备部负责局采购管理工作，公司、项目经理部设置物资设备部，配备专职人员，负责各自的采购管理工作。第七条 职责（一）公司对上是采购管理的执行部门，对下是采购管理的管理部门，主要职责如下：1.贯彻执行局采购管理办法、操作流程，负责制订公司设备物资采购管理办法和具体实施细则并组织实施。2.推动公司和项目部采购管理机构和专业队伍建设；负责公司物资采购人员培训工作。3.根据局发展战略、结合公司生产经营需要，拟定设备物资采购管理、年度业务计划，并负责组织实施。4.负责物资采购统计、组织、监督招标工作。5.参与局集中招标采购工作，依照局办法制定公司集中招标采购目录并组织实施。6.负责公司设备物资供应商网络的建设、评审、推广和管理，并组织向上级推荐优秀供应商；负责与供应商之间重要沟通与监督服务。7.组织收集、完善公司设备物资综合管理信息系统。8.负责采购的计划管理和采购统计资料的收集、汇总、审核及上报。9.指导、检查、监督、考核所属项目经理部的采购管理工作。10.负责落实公司设备物资采购管理的其他有关要求。11.承办领导交办的其它事项。（二）项目经理部是采购管理的具体执行部门，主要职责如下：1.在公司管理制度框架下，制定本项目采购管理办法；贯彻执行公司采购管理办法、操作流程，并具体实施。2. 建立部门采购管理机构和专业队伍。3.参与公司组织的集中招标采购工作；做好本项目设备物资采购的计划管理和上报工作。4.负责本项目集中采购、分散限价设备物资采购及零采工作；建立供应商名录、设备物资限价数据库。5.做好设备物资采购统计工作。按照上级规定的设备物资采购统计制度准确、及时、全面汇编并上报设备物资采购统计报表。6.负责项目经理部设备物资供应商网络的建设和管理，对供应商进行评价，并组织向上级推荐。7.负责采购计划的编制并上报。8.负责落实公司设备物资采购管理的其他有关要求。9.承办领导交办的其它事项。第三章 采购总体要求第八条 为加强采购管理，规范采购行为，公司制定统一的采购管理操作流程（附件2），各级采购管理人员要按照采购管理操作流程实施采购。第九条 采购决策与执行要分离，采购计划的编制、供应商的选择、价格决策等环节不许一人操作，采购合同需由法定代表人或授权代理人签订。采购记录保存完整，包括书面或电子资料，确保采购过程的可追溯性。第十条 。第十一条 各级采购工作要求在设备物资采购管理信息平台（网址：http:第十二条 在满足相关管理规定的条件下，公司和项目部可以在局集中采购目录的基础上扩大设备物资集中采购的种类、范围。第四章 采购权限第十三条 采购权限有以下三种：（一）符合下列条件的由局组织集中招标采购1.钢材、水泥、沥青采购量在1000吨以上、其它品种物资采购金额在100万元以上的。2.单台20万元（含）以上车辆、单台30万元（含）以上设备。（二）公司采购权限为局采购权限以外的或由局委托的采购。（三）项目部采购权限为局、公司采购权限以外的采购。1.限价自采。对不在招标采购目录内且不具备招标采购条件的设备物资，由项目部根据市场调查情况上报所需采购物资的限价表，按照公司批复的设备物资采购限价自行采购，价格超过限价时项目部须上报公司主管部门逐级审批。2.批复采购。对在招标采购目录内的设备物资由于特殊原因不能采取招标采购时，必须上报采购实施方案，由公司主管部门审批后项目部自行采购，必要时由公司主管部门组织或参与采购。3.对不在招标采购目录内但具备招标采购条件的非主要设备物资，由项目部组织招标采购，采购前项目部必须先上报设备物资名称、规格、数量、预计采购总金额。第五章 采购方式第十四条 采购方式是各单位为获取生产经营所需设备物资的方式方法，主要包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购等（附件3）。采购方式的选择和使用直接影响采购的效率和效果，各单位要在公开、公平、公正的基础上，结合所采购设备物资的特性、市场环境和需求特点等选择确定采购方式。第十五条 招标采购分为公开招标采购和邀请招标采购。（一）公开招标采购是指以招标公告的方式邀请不特定供应商投标的采购方式。业主有要求的，如大宗物资，使用公开招标的方式采购。（二）邀请招标采购是指以投标邀请书的方式邀请三个以上特定的供应商投标的采购方式。业主无要求的大宗物资及设备，使用邀请招标的方式采购。第十六条 竞争性谈判采购指按照规定的程序，组织谈判小组与一家或多家符合条件的供应商进行谈判，确定合作供应商的采购方式。对招标后没有供应商投标、技术复杂、招标时间不能满足现场使用要求的，可以采用竞争性谈判采购。第十七条 询价采购指按照规定的程序，邀请至少三家符合条件的供应商进行一次或多次报价，确定供应商的采购方式。对货物规格、标准统一，现货资源充足且价格变化幅度小的零星采购，可以采取询价采购。第十八条 具备条件时，公司组织不同项目部统一进行招标采购。招标结果确定后，设备、周转材料采购合同按照采购权限签订，物资采购合同由项目部签订。第六章 采购管理第十九条 采购计划。设备物资采购推行计划管理，计划应力求准确、及时。（一）采购计划是根据需用计划，结合内部资源和市场供求状况等对采购做出的预见性安排，采购计划必须经领导审批后方可实施。（二）采购计划应于上月末编制，并力求准确，编制时应以需求计划为基础，同时做好内部资源平衡。采购计划的内容包括设备物资名称、规格型号、质量标准、数量要求、交货时间、交货地点、采购方式等内容。（三）符合由局或公司集中采购的采购计划，项目应于使用前30天上报公司。第二十条 采购价格。采购价格确定是采购管理的重要环节，价格的高低直接影响降本增效的效果。（一）公司和项目部成立询价小组，建立市场调研、采购成本分析和价格比对机制；采购时应优先选取一般纳税人供应商并按照性价比最优、综合总成本最低、利润最大化的采购成本定价原则进行价格决策。项目应收集和整理设备物资的历史采购信息，将设备物资采购限价数据资料按时上报公司主管部门，以便公司建立采购限价数据库在全公司共享。（二）项目部应收集和整理当地价格信息，建立采购价格监管和内部公示机制，要求每月汇总到公司，由公司物设部在局项目综合管理系统信息发布平台进行发布（http:/10.16.52.111），促使同等采购条件下，同类设备物资的采购价格基本一致。（三）局与相关专业网站建立信息业务联系，为公司和项目提供信息联系。公司和项目要充分利用这些信息联系和中国交建信息平台发布的市场行情、当期价格信息和行业研究报告等，为公司、项目部价格决策提供帮助。（四）公司通过集团、局平台与相关供应商进行高端合作，双方签订战略合作协议，确定价格机制，使公司所属采购享受优惠服务。第二十一条 采购合同。采购合同是供需双方经谈判协商一致而签订的，用以明确双方权利及义务的法律文件，合同双方受法律的保护和监督，并承担相应责任。（一）采购实行严格的合同管理，各级采购者负责签订与履行合同。设备物资采购合同应统一归口公司物资设备部，按照限价、限量、统一编码，局、公司相关要求申报、审批。（二）采购合同的主要条款包括：设备物资品种、规格和数量；质量和包装；价格和结算方式；交货时间、地点和发送方式；验收方法；违约责任；合同的变更和解除的条件等。（三）采购采用书面形式签订合同。合同文本采用局下发的合同版本格式，局未下发合同文本格式的，可参考使用国家、地方工商管理部门的合同范本。（四）采购合同的内容要与采购计划内容相符，做到条款清晰、含义明确，确保所采购的设备物资满足质量、数量和按时供货的要求。（五）采购合同订立生效后应严格履行。在合同履行过程中，如出现不能履行或不能完全履行的情况，应采取紧急措施减少损失。（六）采购合同的变更、解除及争议处理应采用书面形式，并履行必要的审批程序；涉及法律事项的，须经过法律部门审批。（七）采购合同档案管理按局和公司档案管理规定执行。第二十二条 采购验收。采购验收是检验采购合同履行情况，保证采购质量的关键环节，也是考核评价供应商的重要依据。（一）采购验收主要包括实物验收和相关资料验收。实物验收主要指对所采购设备物资的质量和数量验收。（二）项目部要加强采购验收管理，严格执行验收有关规定，确保所采购设备物资的质量、数量以及相关资料符合采购合同要求，验收资料应按要求妥善保管，及时归档。验收出现问题时，项目部应及时联系供应商解决，并视情况逐级上报。第二十三条 结算与支付。设备物资验收完成并完善相应手续后，应依据合同办理结算手续，设备物资结算应符合公司有关规定。设备物资款的支付由采购主体负责，支付时应符合财务审批程序。第二十四条 采购统计。采购数据统计是公司采购管理和生产经营管理的重要内容。（一）公司建立采购统计管理制度，开展采购统计工作； （二）项目应严格落实采购统计工作要求，建立设备物资采购统计的原始记录、月度对账、台账制度。项目部采购统计报表应于每月21日前报公司物资设备部，报表应做到及时、准确，不得虚报、瞒报、拒报、迟报、漏报，不得伪造和篡改。第七章 供应商管理第二十五条 供应商管理是采购管理的重要内容。加强供应商管理，设定供应商基本条件，利用中国交建信息平台建立供应商网络，为项目部创造良好的采购环境。第二十六条 公司供应商来源（一）中国交建的供应商；（二）局级选择的供应商；（三）公司根据生产经营需要及行业、区域布局选择的供应商；（四）项目部根据供应商的基本条件和业绩情况择优推荐，公司审核、然后报局审批通过的供应商。第二十七条 公司配合局对供应商实行准入审核、日常管理、动态考核和退出机制（供应商管理办法（试行）另行下发）。（一）准入审核包括按照公司的需求和规定的流程审核供应商的基本条件（在注册资本金、垫付能力、合作信誉、是否为一般纳税人等方面）；（二）日常管理包括及时掌握供应商基本信息、记录供应商不良合作情况、转发国家有关部门和行业对供应商的监督检查结果等；（三）动态考核包括统计供应商的合作业绩，评价履约、诚信、恪守商业道德情况等；（四）供应商出现不良合作行为，视情节轻重上报局，在局内通报或解除合作关系、禁止合作。第二十八条 与供应商合作的原则是双方建立长期稳定、互惠互利的合作关系，获取供应商的资源和服务优势。第二十九条 对合作业绩突出且在本行业和所在区域技术领先、有规模的大型生产商或经销商，根据高端合作的方针，公司与其签订战略合作协议，发展成为战略供应商。公司设备物资主要向战略供应商采购，以达到保障供应、保证质量、降低成本、防止腐败的目的。第三十条 公司设备物资供应商网络利用中国交建集采平台进行信息化管理，供应商网络能满足公司选择供应商的需要，并利用信息化手段共享供应商资源。在物资供应商网络的基础上建立战略供应商网络。物资供应商网络由局和公司共同建设，公司物资设备部负责联系局主管部门和公司所属项目部。第三十一条 局内部的物资供应企业，属合格供应商，纳入供货商管理。内部供应商也要与外部供应商一起参与市场化竞争，在同等条件下，可优先获得中标机会。第八章 监督检查与绩效考核第三十二条 公司物资设备部负责采购管理制度执行情况的检查，发现问题及时处理，督促整改。第三十三条 纪检监察部门负责监督设备检查物资采购中的遵纪守法情况，各项目可通过信息系统及其他途径向公司反映采购中的问题。对问题突出的单位在全公司范围内进行通报，并视情节轻重对项目领导处以3000-5000元罚款，对相关责任人处以1000-2000元罚款；发生贿赂行为的将移交相关部门进行处理。第三十四条 设备物资采购管理工作纳入公司对各项目综合考评，与绩效挂钩。每年由公司物资设备部结合局考核内容和工作需要提出考核指标。考核内容主要包括组织机构及队伍建设、信息报送及工作配合情况、廉洁自律以及电子化采购、采购集中度、采购主体、采购方式、降本增效的提升等。第九章 附则第三十五条 本办法由公司物资设备部负责制定和解释。第三十六条 本办法自印发之日起施行。附件：1.集中采购目录2.采购操作流程3.采购方式23 / 23附件1：设备物资集中采购目录（一）物资钢材、沥青采购1000吨以上；水泥、外加剂、锚具、支座、伸缩缝、土工材料、防水板、周转材料采购100万元以上。（二）设备单台20万元（含）以上车辆；单台30万元（含）以上设备。附件2：采购操作流程 （一）自行采购。（二）制定并上报采购计划及实施方案，经审批或备案后，自行采购。（三）上报采购计划，上级单位审批采购计划，并直接或组织实施采购。附件3：采购方式（一）招标采购1.公开招标采购结束2.邀请招标采购12.供应商评价结束（二）竞争性谈判采购2.确定询价方案开始组织询价.31.成立询价小组 6.邀请参加谈判的供应商7.组织谈判4.成立谈判小组5.编制谈判文件符合限价条件不符合限价条件上级单位审批11.执行合同8.确定合作供应商10.签订合同9.公示结果.结束12.供应商评价（三）询价采购组织询价上报限价.32.确定询价方案开始1.成立询价小组符合限价条件不符合限价条件上级单位审批.5.公示结果6.签订合同7.执行合同4.确定合作供应商结束8.供应商评价