Office基本操作教程.doc

Office基本操作第一章：基础知识1、美国徽软公司开发的办公集成软件Word 文字处理Excel 电子表格2、Word的启动与退出（1）启动：方法一、双击桌面Word图标方法二、开始/程序方法三、选择Word图标，点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择打开；（2）、退出方法一、Alt+F4方法二、双击系统图标；方法三、单击关闭按钮；3、Word xp视窗（1）、标题栏作用：显示系统图标，文件名称等；操作：双击实现“最大化”与“还原”间切换，拖动实现窗口移动； （2）、菜单栏 作用：包含应用程序所有功能； 操作：1、打开菜单项 方法一、鼠标单击 方法二、Alt+对应字母 2、自定义菜单项 方法：选择工具/自定义，出现对话框 选择“命令”选项下的内置菜单，用鼠标拖拉菜单，即可添加/删除菜单； 3、工具栏 操作：1、拖动实现位置移动（可移动到作何位置） 2、显示 隐藏工具栏 方法一：“视图”/工具栏单击勾选相应项目； 方法二：右击菜单栏/工具栏空白处 4、标尺栏 作用：段落缩进、边距调整、表格行/宽 高等调整； 垂直 水平 操作：1、度量单位的改变 工具/选项/常规 2、显示/隐藏 方法一：视图/标尺 5、工作区：用户编辑文档的地方； 6、状态栏：显示当前操作状态，插入点位置信息等； 7、任务窗格：及时提供操作需要的命令等，也可自得选择任务窗格内容； 操作：1、显示和隐藏； 选择“视图”菜单，在弹出的菜单勾选任务窗格则显示，反之隐藏； 2、切换窗格内容； 点击任务窗格中的三角形，可弹出菜单，选择相应内容； 8、文档的操作 a、新建 方法一：文件/新建 方法二：Ctrl+N 方法三：点击工具栏上的新建按钮； b、打开 方法一、文件/打开 或Ctrl+O键 方法二、点击工具栏上打开按钮； 在打开对话框中 ，指定文件所在文件夹，指定文件名； 指定打开形式，单击打开右边的向下三角形按钮，以只读方式打开，只能对文档进行查看，不能进行更改；以副本方式打开，在包含源文件的文件夹中创建文件的一个新副本； C、保存 普通保存 方法一：文件/保存 或Ctrl+S 方法二：点击工具栏上保存按钮； 在保存对话框中，设定保存位置，指定文件名，指定保存类型； 注：以上保存执行首次后，现保存，对话框不现出现，如需另存或查看保存情况，须执行“文件”/“另存为” 自动保存 为了防止意外的死机或断电造成数据丢失，让计算机每隔一段时间自动执行保存命令； 方法：工具/选项/保存选项卡 勾选设置自动保存时间间隔多少分钟； 安全性 功能：设置打开权限密码：无密码则无法打开文档； 设置修改权限密码：无密码将无法将修改文档保存在硬盘中； 设置方法：1、工具/选项/安全性 2、在保存文件对话框中，单击“工具”/安全选项 9、文档常用编辑 （1）、选中 方法：鼠标 任意区域拖动 句：Ctrl+单击任意位置 行：行前单击 段：行前双击 整篇：任意行前三击/Ctrl+任意行前单击 Ctrl+A全选 （2）、删除 方法：a、选中 b、Del/退格 注：如欲删除已输入新文本内容，可直接选中，删除内容后输入，因为“工具”/“选项”/“编辑”选项卡中， 键入内容替换所选内容，处于自动选取状态； C、移动 方法：1、拖动 2、剪贴板：剪切、定位、粘贴 d、复制方法一：Ctrl+鼠标拖动方法二：剪切板：复制、定位、粘贴10、文本及特殊符号的输入文本默认方向：水平：由左而右 两端对齐 垂直：由上而下 靠上对齐段落“按Enter产生手动换行（不产生新段落）Shift+EnterShift+4:中文状态下显示人民币符号；Shift+6:中文状态下显示省略号；“”：中文状态下显示顿号；“”：中文状态下显示书名号；即点即输：工具/选项/编辑下选中即点即输（只有在页面视图web版式中有效） 特殊符号 方法“插入/符号” 插入公式方法：插入/对象/microsoft公式3.0 第二章：字符格式化 一、字符格式化的三种方法 方法一、菜单 选中文字内容，点击“格式”/“字体”弹出对话框； 字体选项卡 中西字体 （默认宋体五号字） 字型：加粗、倾斜、加粗倾斜； 字号：磅值表示法；着重号：对应字符加下点； 方法二、工具栏按钮； 方法三、快捷键的使用； 加粗 Ctrl+B 倾斜 Ctrl+I 下划线 Ctrl+U 上标 Shift+Ctrl+= 下标 Ctrl+= 撤消 Ctrl+z 二、字符大小写 方法：选中字符 格式/更改大小写； 小写：选中字符都以小写显示； 词首字母大写：每个单词首字母大写； 三、中文版式格式/中文版式； 1、拼音指南 2、带圈字符 3、纵横混排 4、双行合一 5、合并字符； 四、查找与替换； 查找：用于查找文档中指定字符或指定格式的字符； 替换：用于以指定字符替换文档中符合条件的字符，或以指定格式替换文档中符合特定条件的字符的格式； 方法：查找 编辑/查找（Ctrl+F) 指定查找字符查找 指定查找字符格式：单击高级/格式 查找下一处符合条件的字符：查找下一处； 指定查找范围：单击高级/全部/向上/向下； 替换（Ctrl+H) 编辑/替换 指定替换对象 指定替换结果字符； 指定替换结果字符的格式：单击高级/格式； 五、字符格式的查看和复制 1、查看 格式/显示格式 2、复制 方法：格式刷 双击格式刷：多次复制，按ESC键退出格式刷状态； 单击格式刷：单击复制后光标自动恢复原状； 第三节：段落格式化 一、段落格式化 1、缩进：段落各行与页左、右边距之间的距离； 方法一：标尺 首行缩进：光标所在或选中各段的首行缩进控制； 悬挂缩进：光标所在或选中各段的首得之外各行缩进； 左缩进：光标所在或选中各段的所在行左端缩进； 右缩进：光标所在或选中各段的所有行右端缩进； 方法二：对话框 格式/段落/缩进与间距 左缩进 右缩进 特殊格式：首行缩进 悬挂缩进 方法三：工具栏按钮 视图/工具栏/格式 点击增加缩进量：减少缩进量按钮 间距 段间距 格式/段落/缩进与间距 段前距 段后距 行距 格式/段落/缩进与间距 单倍1.5倍 2倍 最小值 固定值 固定值与最小值的区别 行距指定为一定宽度的最小值时，当行中学符增大时，行距随之变化，而设为固定值时，行距值永远不因行中字符的变化而调整； 3、对齐方式 （1）、对齐方式的类型 左对齐：段落中各行沿页面左边距处向右分布； 两端对齐：段落中各行两端与页面左右距对齐； 居中：段落中各行沿页面边距中点线对齐； 右对齐：段落中各行从页面右边距处向左分布； （2）、设置 方法一、工具栏按钮，点击对应按钮； 方法二、快捷键Ctrl+L 左对齐 Ctrl+E 居中 Ctrl+J 两端对齐 Ctrl+R 右对齐 Ctrl+Shift+D 分散对齐方法三、对话框格式/段落/缩进与间距/对齐方式二、项目符号和编号（1）、自动项目符号使用方法一、* 空格/输入文字 （退格消除或再击回车） 方法二、格式/项目符号和编号 方法三、点击工具栏中的对应按钮； （2）、自动编号使用 方法、“1、文字”回车或1.文字 注：以上两项功能的前提为：工具/自动更正选项/键入时自动 勾选自动项目符号； 勾选自动编号列表； （3）、编号的自定义 格式/项目符号和编号/编号 选择已有编号类型或单击自定义 设置符号/编号类型 设置位置 文字位置设置 确定 三、首字下沉 作用：使选中段落中首字放大并下沉或悬挂段前； 操作：选中段落或光标定位于段中 格式/首字下沉 设置下沉类型：下沉或悬挂 下沉行数设置 下沉字符字体设置 注：大纲视图不可以设首字下沉； 四、边框和底纹 1、边框 方法一、对话框 （1）、选中段落 （2）、格式/边框和底纹 （3）、对话框 边框类型设置 框线线型设置 框线粗细设置 框线类型：上、下、左右 应用范围：段落、文字 方法二、工具栏按钮（视图/工具栏/表格和边框） （1）、选中段落 （2）、在工具栏选择线型 （3）、设置线条粗细 （4）、在工具栏上选择线条颜色； （5）、在工具栏上选择外框线； 2、底纹 方法一、对话框 选中段落 格式/边框和底纹/底纹 选择底纹色及灰度 应用范围：段落文字 方法二、工具栏按钮 选中文字对象单击底纹颜色按钮（表格和边框工具栏） 五、分栏 1、分栏方法 选中栏段落或节 格式/分栏 设置分栏数目 设置栏宽与栏间距 栏宽相等，若不选中，可分别设置各栏分隔线，选中则栏间出现一竖线； 2、平衡栏高度 方法一、强制截栏 定位于截断处 插入/分隔符/分栏符 方法二、在文档最后插入空段落符号选取该符号之处的文档，执行分栏命令 第四讲 图文混排 一、文本框 1、文本框的创建 （1）、方法一：插入/文本框/横排/竖排 方法二：单击绘图工具栏中的横排/竖排按钮； （2）、单击文档区，或在文档区拖拉绘制； （3）、输入文字 2、文本框的编辑 （1）、大小 方法一：拖动八个控制点 （2）、位置 方法一、拖动文本框 （3）、形状：选中文本框（单击框线） 点击绘图按钮/改变自选图形/选择新的形状； （4）、填充及线条色 方法一、点击填充颜色按钮（绘图/工具栏中） 点击线条颜色按钮 方法二、“文本框格式”对话框 3、文本框格式对话框 选中文本框 格式/文本框 颜色与线条选项卡 填充：选择颜色及透明度； 线条:设置线条颜色、虚实、线型、粗细； 大小选项卡 尺寸和旋转：高、宽、精确设定及旋转角度； 缩放：按百分比对高、宽缩放不影响其中文字； 锁定纵横比：选中该项，上述缩放及尺寸将保持不变的高宽比例； “版式”选项 环绕方式：五种基本环绕方式 嵌入型：文本框或图形以插入点处一个字符的位置出现，可用鼠标直接拖动但影响行高。 四周型：文本框图片的边界框外，允许文字环绕； 紧密型：文字环绕在文本框或图片的轮廓四周； 衬于文字下方：文本框或图片放在文字下方，选取时要使“绘图”工具栏中斜向箭头按钮处于按下状态，单击 浮于文字上方：是最适于编辑文本框或图片的版式； 水平对齐方式 水平左对齐 右对齐 居中 其他 高级 “图片位置”选项卡 水平、垂直、对齐方式 选项：图片随文字移动 “文字环绕”选项卡 增加两种文字环绕方式：穿越型、上下型 环绕文字：距正文、设图片或文本框与环绕文字的间距 “文本框”选项卡 内部边距：设置内部文字与文本框上下左右距离； 勾选Word在自选图形中自动换行； 勾选自动调整自选图形以适应文本； 自选图形 1、创建 方法一：插入/图片/自选图形 方法二：单击绘图工具栏“自选图形”按钮 在文档区拖动或单击 2、添加文字 右击/添加文字/编辑文字 3、格式设置 选中自选图形，用鼠标右键点击外框，在弹出的对话框中选择 设置自选图形格式； 4、美化 阴影：单击阴影样式按钮，然后选择阴影样式； 三维效果：单击三维效果样式按钮，然后再选择三维效果样式； 图片、艺术字 艺术字：插入/图片/艺术字 选择艺术字类型 图片：插入/图片/来自文件 文档中的特殊的输入 一、超级链接（有颜色和下划线的文字或图形，单击后可转向另一个位置） 1、创建 （1）、链接到其他文档 选中链接文字或图形 插入/超链接（Ctrl+K) 对话框：选择链接目标文件 单击屏幕提示：设置屏幕提示文字； （2）、链接到本文档 在文档中设置书签 插入/书签 选中链接文字或图形 插入/超链接 对话框：选择“本文档中位置” 单击书签按钮，在书签列表中选择； 设置屏幕提示； 2、编辑超链接 选中链接文字或图片 右击/编辑超链接：重置超链接目标； 右击/删除超链接：去除链接属性； 二、自动更正 1、作用：对单词、符号、中文文本或图形进行指定的更正，省去大量重复性的操作； 2、自动更正项目的创建 工具/自动更正项目/自动更正选项卡； 3、自动更正项目的创建； （1）、停止自动更正 方法一：单击自动更正智能标记按钮，在弹出的菜单中选择停止，自动更正 方法二：打开自动更正对话框； 选择目标项目； 点击删除按钮； （2）、改回原输入文本 方法一：单击智能标记按钮，弹出对话框，选择改回至； 方法二：Ctrl+Z 方法三：单击工具栏上的撤消按钮； 三、拼写和语法 1、作用：对文档中英语单词，汉字的拼写与语法进行检查减少错误率； 2、设置：方法一、工具/选项/拼写和语法选项卡； 方法二、工具/拼写和语法或按F7键，弹出对话框； 注：红色波浪线表示拼写的错误； 绿色表示语法错误； 若要跳过检查可点击忽略按钮 ； 样式 一、样式 一组预先设定的格式集合，使用时可直接套用到文字段落上，用户可以定义自已的样式，以节省设定各种文档格式的时间； 1、样式的分类 字符 段落 2、样式的创建 方法一：1、格式/样式 2、单击新样式对话框（任务窗格） 3、样式的应用 方法一：选中文本或光标定位于文本中 格式/样式与格式/选择样式名 方法二：选中文本，单击工具栏中格式窗格 4、样式的编辑 格式/样式与格式，在任务窗格中找到样式名 单击样式名后的三角形按钮 在对话框中修改样式相关信息； 表格 一、表格的创建 方法一：“表格”菜单 表格/插入/表格 在对话框中输入行列数 固定列宽：列宽不随内容窗口变化 随内容变化：列宽随内容变化； 随窗口变化：列宽随页边距变化（不是显示窗口） 确定 方法二：“插入表格”按钮 单击工具栏上插入表格按钮 在模拟框中拖动鼠标选择行列数； 方法三：手动绘制 “表格和边框”工具栏 二、表格的编辑 （1）、选择 方法一：“表格/选择/表格/行/列/单元格 方法二：鼠标 整行：在行前空白处单击； 整列：在列上方空白处单击； 单元格：在单元格左框线上单击（单个） 直接拖动多个单元格（多个） 整个表格：单击单元格左上角 （2）、插入 行 在表格中插入 光标定位插入位置 表格/插入/行/在上方/在下方 在表格底部插入 方法一：光标置于右下角单元格按Tab键； 方法二：光标置于下侧插入点/表格/插入/行 列 （1）、在表格中插入 光标定位插入位置 表格/插入/列/在左/在右 （2）、在表格右部插入 方法：光标置于右侧段落之前/插入/列/在左 3、单元格 （1）、光标定位插入位置 （2）、表格/插入/单元格 注：多行、多列、多个单元格的插入操作； 选中插入位置相邻的同数量行、列、单元格后，再执行“表格”/插入 三、删除 （1）、行/列 选定行/列（单行或多行） 表格/删除/行/列 （2）、单元格 选定 表格/删除/单元格 （3）、表格 表格/删除/表格 选中表格，击退格键 四、移动 （1）行/列 方法一：选中/拖动 方法二：剪切；粘贴 （2）、单元格 方法一：选中、整个单元格 五、复制 方法一：Ctrl+拖动 方法二：复制+粘贴 表格调整 一、调整大小：拖动右下角方框 二、移动位置：拖动左上角 三、表格的折分及合并 1、折分 方法一：选中一个或多个单元格 单击工具栏上折分单元格按钮 方法二：选中一个或多个单元格 表格/折分单元格 2、合并 方法一：选中两个或单元格； 单击合并单元格按钮； 方法二：选中两个或多个单元格 表格/合并单元格 行高和列宽 1、行高 方法一、拖动行线 方法二、拖动垂直标尺 方法三、“表格属性”对话框 表格/表格属性/行选项卡 注：最小值：行高将会随内容调整变化； 固定值：行高值不会随行内容变化； 2、列宽 方法一：拖动列标志（水平标尺） 方法二：“表格属性”对话框 表格/表格属性/“列”选项卡 表格/表格属性/列选项卡 绘制斜线表头 方法：（1）光标置于表格中； （2）表格/绘制斜线表头 指定斜线头样式 表格框线 1、表格框线 （1）、选中表格区域 （2）、格式/边框和底纹/边框 选择线型 选择线色 设置线条粗细 设置外框（上/下/左/右/外/内） 注：也可以通过工具栏按钮设置 2、表格内文字对齐方式 选中单元格区域的文字 3、单击工具栏按钮，选择对齐方式 注：水平对齐方式的调整可以用文本对齐按钮，或”表格/表格属性/单元格 4、表格自动套用格式 （1）选中表格 “表格/表格自动套用格式或单击按扭（表格和边框工具栏中） 选择样式 指定样式应用范围 首行 首列 末行 末列 表格中公式与运算 1、排序 方法一：选中列，单击升序或降序按钮（表格和边框工具栏） 方法二：选中列，“表格/排序” 2、求和 方法一：点击自动求和按钮 注：“自动求和按扭”可自动求其左侧（Left)或上侧（Above)单元格内数值求和，当上侧，左侧单元格都有数值时，以上方单元格为求和对象，所以在实际应用中，若一列中每个单元格都要求相应左侧单元格之和时，则应从最下方单元格依次向上求。 方法二：公式 （1）定位列目标单元格 （2）“表格/公式” 输入以“=”开头的公式（行列分别以数字，字母表达） “粘贴函数”单击下拉按扭选择函数 常用函数如下：SUM（求和） MAX（最大值） MIN（最小值） AVERAGE（求平均值） COUNT（计数） 注：在Word表格中的行和列分别可以用数字和字母来表示，若要求不连续单元格的值时，各个单元格之间用“，”分隔；若是连续单元格则用“：”分隔 如：A1 B1 C1 D1 A2 B2 C2 D2 A3 B3 C3 D3 页面设置 一：页面设置对话框 方法一：“文件/页面设置” 方法二：双击标尺空白处 1、“页边距”选项卡 上/下/左/右边距 装订线位置及尺寸 纸张方向：横向/纵向 2、“纸张”选项卡 纸张大小设置或自定义 3、“版式”选项卡 页眉和页脚（奇偶页不同、首页不同、页眉页脚高度） 垂直对齐方式：顶端、底端、居中、两端 二、页眉和页脚 作用：重复出现在文档每一个页面的页眉、页脚位置可以文字、图片，自动图文集等还可设置奇偶页不同与首页不同。 1、设置方法： “视图/页眉与页脚” 插入各种内容 奇偶页不同：打开“页面设置”对话框，在“版式”选项卡中勾选 2、切换 （1）页眉与页脚 方法一：点击在页眉页脚之间切换按钮 方法二：上下方向键 （2）页眉/页脚与文档 方法一：双击页眉/页脚 方法二：点击页眉/页脚面板上的关闭按扭 三、打印预览 方法一：文件/打印预览 方法二：点击工具栏上“打印预览”按钮 注：在打印预览状态中，也可以进行正常编辑，但需要注意的是，要把放大镜状态处于取消状态； 打印设置 方法一：文件/打印 方法二：Ctrl+P 方法三：点击工具栏上的“打印”按钮 Excel基本操作 1、Excel功能 2、启动与退出 3、相关概念 （1）、工作薄：一个Excel文件，扩展名为XLS，默认名为Book1； （2）、工作表：工作薄中相对独对区域，一个工作薄最多可包含255个工作表（通常为3个）； 一个工作表中有256列 AIV 一个工作表中有65536行 165536 （3）、单元格：用来写数据信息，是构成工作表的基本单位； 4、认识Excel窗口 （1）、标题栏 （2）、菜单栏 （3）、工具栏 （4）、编辑栏 名称框：显示活动单元格名称； 编辑框：用来显示输入和编辑活动单元格的数据； 5、工作区 行、列标志 网络线（工具/选项/视图/网络线、勾选显示、反之隐藏） 6、状态栏 二、编辑 （一）、选取 方法一：鼠标 单个：单击 连续：拖动或Shift键辅助选择； 不连续：按Ctrl键辅助选择 ； 整行：单击行标志； 整列：单击列标志； 方法二：键盘 1、活动单元格上下左右用方向键； 方法三：使用名称框 1、连续引用：以冒号连接首尾单元格 如：A1：B4 2、不连续引用：以逗号连接首尾单元格 如：A1，B4 （二）、移动和复制单元格数据 （三）、插入和删除单元格，整行或整列 （四）、合并单元格（工具栏上合并及居中按钮） 三、输入内容 每个单元格容量：0255个字符 文本溢出：隐藏 数字溢出：#（输入数值位数大于所在列的宽度） 对齐方式：文本靠左 数字靠右 1、文本输入 中文字符 英文字符 字符与数字组合 字符型数字：方法一：前面加单引号“ ” 方法二：格式/单元格/数字/文本 2、数字 09 负数：以“”开头或以括号表示 分数：以分数前加一个零和空格 3、日期与时间 日期 格式：年/月/日或年月日 默认当前日期：CTRL+； 时间： 分为24小时（22：00）和12小时制（10：00） 默认当前时间：CTRL+SHIFT+； 4、批注（提示信息） （1）方法：光标定位于单元格中 “插入/批注” （2）批注显示方式 “工具/选项/视图” （3）改变批注形状（同文本框） （4）编辑批注 方法：右击/编辑批注 （5）删除批注 方法一：右击/删除批注 方法二：“编辑/清除/批除” 工作薄和工作表的相关操作 一、工作薄 1、新建（菜单、任务窗格、工具按扭）CTRL+N 打开（CTRL+O） 保存（CTRL+S） 加密何保存：文件/另存为，弹出对话框，点击工具/常规选项，设置打开与修改权限密码，或在工具/选项/安全性选项中设置 二、工作表 1、插入工作表 方法一：使用菜单，选择一个工作表，新的工作表将会添加到选中工作表之前，选择“插入/工作表” 方法二：使用工作表标签，在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入”，从列表框中选择“工作表”图标 2、工作表改名 方法一：双击“工作表标签”中要重命名的工作表，输入新名称 方法二：在要重命名的工作表标签中点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“重命名” 3、移动和复制工作表 方法一：选中要移动的工作表，选择“编辑/移动或复制工作表”出现对话框，如要复制工作表，则应勾选建立副本 方法二：将鼠标指向要移动的工作表，按住鼠标左键拖到目标位置，如要复制工作表，则在拖动鼠标的同时按下CTRL键 4、删除工作表 方法一：选中要删除的工作表，单击鼠标右键，选择“删除”项，此时工作表中数据丢失，无法恢复 5、隐藏和显示工作表 （1）隐藏：选定要隐藏的工作表，选择“格式/工作表/隐藏” （2）显示：执行“格式/工作表/取消隐藏” 若要隐藏工作表中的行与列，可执行以下操作：选定要隐藏的行列，选择“格式/行（或列）/隐藏，如要显示被隐藏的行或列，则应选择其上行和下行（左行和右列）：选择“格式/行（或列）/取消隐藏” 单元格格式及条件格式 1、单元格格式：“格式/单元格” （1）“数字”选项卡设置单元格内容及显示内容 （2）“对齐”选项卡：水平对齐：居中、靠左、靠右、填充、跨列居中 垂直对齐：靠上、居中、靠下、两端对齐、角度倾斜 （3）“边框”选项卡：设置单元格区域框线 （4）“图案”选项卡：设置单元格底纹 2、条件格式 选中区域，“格式/条件格式” 给出条件1，指定单元格格式单击“格式”按钮，单击“添加”按钮添加条件（可同时使用三个条件） 自动填充 一、自动完成：同一列中，有重复内容出现，输入第一字或词后，系统可直接完成重复部分 注：“工具/选项/编辑”选项卡下的记忆式键入必须勾选 二、序列填充 1、文本序列：方法：输入第一个元素，拖动填充柄（横纵皆可） 2、自定义序列：方法：“工具/选项/自定义序列，选中”新序列“，输入元素（右框）以半角英文逗号分隔或自占一行，单击添加按钮，将序列添加到自定义列表，单击确定 3、数字序列 方法一：输入前两三个数字，并选中拖动填充柄 方法二：输入第一个数字，右键拖动填充柄/选择以序列方式填充 方法三：输入第一个元素，选中编辑/填充/序列（编辑/清除/格式内容 公式与函数 一、公式：在单元格内用于计算的算术表达式 1、公式的创建：选定要添加公式的单元格，如：B4，在编辑区或单元格中输入“=”号，如：=A1+B1+C1+D1 注：使用单元格右下角的填充柄可以复制到相邻的单元格中 2、修改：方法一：双击单元格，直接修改 方法二：单击单元格，在编辑框中修改 3、复制：直接拖动填充柄 二、函数 预先编好的各种常用公式，如求和，能对其参数进行指定的运算并返回结果，与公式相比，函数计算速度更快。 例：=A1+B1+C1+D1和=SUM（A1：D1）作用相同，但后者速度更快 1、插入函数 方法一：单击要插入函数的单元格“插入/函数” 方法二：点击编辑框中插入函数按钮 2、常用函数：SUM求和 MAX最大值 MIN最小值 AVERAGE平均数 三、排序 方法：定位，“数据/排序”（给出主次，第三关键字，指定升降序，指定标题行是否参与排序 四、筛选 功能：将满足指定条件的记录显示，还可将其复制到新位置 分类：自动筛选和高级筛选 1、自动筛选：定位，“数据/筛选/自动筛选”，单击筛选标记，将显示筛选的下拉列表框，从中选取所需的筛选条件（全部：将显示所有行，前十个：显示该列中最大或最小的个数记录 自定义：用户自己设置筛选条件：“与”两个条件同时满足，“或”只需满足条件之一 2、取消筛选 方法：如果取消某一列的筛选，单击字段名，筛选标记在下拉列表中，单击“全部”，如果取消所有列，则执行“数据/筛选/自动筛选 高级筛选 功能：执行较复杂条件查询，并可复制筛选数据另行显示； 方法：定义条件区域，条件区域字段各与条件放在上下相邻的单元格； 数据/筛选/高级筛选，弹出对话框； 选择在原处显示还是复制到其他位置 选择数据区域 选择条件区域 确定 分类汇总 一、概念：指对已经按其关键字排序的数据，按照该关键字进行分类汇总； 二、创建分类汇总 对分类关键字排序 执行数据/分类汇总，弹出分类汇总对话框，批定分类字段（该字段必须与排序时的分类关键字字段各相同）指定汇总方式，指定汇总项； 三、查看汇总 方法一：单击级别按钮1、2、3分别查看一、二、三级； 方法二：单击汇总结构按钮+ 四、删除分类汇总 在分类汇总的数据中单击任意单元格，执行数据/分类汇总，在弹出的对话框中单击“全部删除”； 图表使用 一、图表创建 定位于表格清单中，插入或单击工具栏上图表按钮； 图表向导:图表类型，引用区域及系列产生位置； 图表选项 标题：设置标题（X轴、Y轴图表标题） 网格线：设置各轴是否显示主、次网格线） 图例：设置图例项是否显示； 数据表：设置是否显示数据表及表中是否带图例； 设置图表位置； 作为新工作表插入：创建的图表将存放在新工作表中； 作为其中的对象插入：则图表将插入在当前工作表中； 图表格式 方法一：（1）、选中 （2）、格式/图表区 方法二：图表工具栏（视图/工具栏/勾选图表项） 2、从标轴（分类轴、数值轴） 方法一：选中（单击坐标轴） 格式/坐标轴 方法二：双击坐标轴 方法三：图表工具栏 编辑格式化图表 1、更改图表类型 方法：选定要更改的图表 执行图表/图表类型，在打开的图表类型中选择； 2、向图表中添加数据系列； 方法：选中要添加的数据系列 直接向图表区域中拖拉； 3、向图表中添加、删除数据 方法：选中图表，点击图表菜单的“源数据”在数据区域中 选择新的区域，从而达到添加或删除图表的数据； 4、删除图表 方法一：选中图表按Del键 方法二：鼠标指向图表，点击右键，选择“清除” PowerPonit PowerPonit基本概念 1、演示文稿：一个完整的演示文件，扩展名为PPT 2、幻灯片：演示文稿的组成单位，演示文稿是由多个幻灯片组成的 二、PowerPonit基本知识 （1）PowerPonit的启动与退出 （2）创建演示文稿的方法： 方法一：使用空白演示文稿，“文件/新建”（CTRL+N） 方法二：使用设计模板，在“新建演示文稿”任务窗格中，单击“根据设计模板” 方法三：利用内容提示向导 三、PowerPonit演示文稿的视图状 1、普通视图：适用于编辑或设计幻灯片的视图 组成：幻灯片列表，幻灯片窗格 注：其中“幻灯片列表”，可以有两种查看： （1）大纲：以幻灯片文字内容列表显示 （2）幻灯片：显示每张幻灯片的缩略图，可利用缩略图来复制、删除、移动幻灯片顺序 2、浏览视图：经缩略形式显示演示文稿中每张幻灯片，可以很直观的了解所有幻灯片的情况。但无法编辑幻灯片内容 3、放映视图：以实际放映状态显示当前幻灯片内容 四、视图间的切换 方法一：“视图/普通/浏览/放映” 方法二：单击左下角视图按钮（从当前放映，按F5从第一张开始放映） 五、演示文稿常用编辑 1、插入幻灯片 方法一：Ctrl+M 方法二：插入/幻灯片 方法三：单击工具栏上新幻灯片按钮 2、删除 方法一：选中/DEL 方法二、选中，“编辑/删除幻灯片” 3、移动 方法一：选中/拖动 方法二：剪切/粘贴（Ctrl+X, Ctrl+V) 4、复制 方法一：选中/按Ctrl键拖动 方法二：复制/粘贴（Ctrl+C， Ctrl+V） 幻灯片中对象的处理方法 一、利用自动版式在幻灯片中输入对象 自动版式的类型 1、内容版式：可实现图片，表格、组织结构图及图表等的输入与编排，共有7种不同的形式 2、文字版式：可实现文字的输入与编排，共有6种不同的形式 3、文字和内容版式：可实现文字的内容版面的编排，共有7种不同形式 4、其它版式：可实现多对象混合版面的编排，共11种 二、套用自动版式插入文字对象 步骤：（1）单击工具栏中“新幻灯片”按钮；（2）单击“幻灯片版式”任务窗格中所需要的文字版式；（3）单击幻灯片中相应