如何做好企业的合同管理.docx

如何完善公司协议管理每个公司都会有很多协议，大的有投融资协议、收购并购协议、框架合作协议等，小的有平常业务协议、劳动协议、租房协议、办公用品购买协议、租赁协议等。协议管理制度的完善可以促进公司的经济效益、防止诉讼发生，发挥着不可替代的作用。然而，很多公司对协议的管理往往不够重视。我们经常会看到公司领导者们往往只关注协议管理的其中一部分，比如有些只重视签协议的过程，履行时却忘掉依据协议条款进行就扔在一边；有些重视协议签署前的谈判，至于协议文本上是否表达了谈好的要点却被忽略；尚有一些公司认为协议履行完了就没有用了，不进行归档管理；甚至有的公司不签署协议，认为都是熟人，有口头约定就好了。正是由于这些公司没有对协议管理加以足够的重视，或者虽然重视了但没有细致到每一个环节，导致协议不仅没有给公司发明利润，反而增长了公司的纠纷，甚至产生诉讼。所以，笔者建议公司要全面的对协议进行管理，发挥协议给公司带来利润、促进公司合规、反映公司动向的各种作用。今天本文就分四步谈一下公司协议管理。一协议签署前1拟定签署协议的目的签署每一个协议都有它的目的，在签署协议之前必须明确这个目的是什么，围绕这个目的才干集合公司各个部门的力量来对这份协议做准备工作。2审查协议对方主体资信现代社会是陌生人的社会，公司往往由于不了解交易对象的具体情况而遭受损失。所以在签署协议前，要对对方的资信进行调查。（1）请对方自行提供自身基本情况，如公司营业执照、税务登记证等公司证照。（2）必要的话，规定对方到工商局、税务局、银行等开具其公司的最新档案信息。（3）核核对方是否具有将要合作业务的资质或许可。例如要委托对方进行建设施工，则要核查是否具有相关施工资质；要加盟对方的连锁项目，则要核查是否具有特许经营资质。（4）调核对方是否涉及诉讼或者投诉、行政处罚等。（5）在签署重大协议时，公司应聘请独立财务、法律服务团队进行专业的尽职调查，假如调查结果不抱负则应取消协议的签署计划。公司切勿不可因前期资信调查费时费力或聘请专业服务团队费用高而不进行该项工作。假如调查结果发现交易对象确有资信瑕疵，做了资质调核对公司而言只是花费了相应成本，没做调查签署了协议损失可就远远不止如此了。二协议签署时1相关负责人分工（1）拟定谈判负责人。进入协议签署的阶段就需要确认与对方谈判的人员。一般情况下谈判人员为公司的业务人员，但涉及较大协议，则需由公司业务人员、法务人员、相关技术人员等会同参与谈判。（2）拟定文本内容审核负责人。文本内容的全面审核工作一般会交给法务部门，笔者认为这是一个不太合适的方式。法务故名思议是侧重审核法律条款的，并且法务人员往往没有参与协议签署的全过程，审查内容时难免会有漏掉或者偏颇。协议是整个项目谈判的呈现载体，也是日后履行中的依据，所以应由全程跟进项目的业务人员与法务人员共同负责协议内容的全面审查。 （3）须指定一人跟进协议签署、执行的所有流程。本文将协议的签署分为四步，这四步中的前三步是前后连贯、互相衔接的，假如中间被隔断将导致协议文本内容与谈判内容不符，或协议履行与协议文本约定内容不符的情况。故，应指定一人全程负责协议的整个签署、执行过程。2协议文本的审查每一类型的协议有着不同的审核要点，例如买卖协议重点审核对标的物的质量约定、价款约定、数量约定等；运送协议重点审查运送方式的约定、运费核算的约定、运送风险的约定等。本文从一般协议的通用条款审查要点进行简朴的梳理：（1）双方主体信息。协议首部应列明签署协议主体的准确名称、地址、负责人等。（2）协议签署的背景及目的描述清楚明确。在协议条款前，一般会有“鉴于”部分，该部分重要描述了协议签署的背景及目的，在日后发生纠纷时可以用来明确是否违反了协议的主线目的，或用来主张对方不具有鉴于部分描述的相关能力。（3）审核协议双方的权利义务。权利义务条款是协议的核心条款，对权利义务的描述应具体、准确、体现协议谈判结果并具有可执行性。公司的协议绝大多数是双务协议，有权利必有义务，权利与义务应为对等或基本对等。在设定权利义务条款时不可太过倾向于自己一方，这样的文本发给对方审核会让对方认为我们在谈判结果之上做文字游戏，没有合作诚意，因而影响协议签署的进度。（4）协议告知条款的约定。因被告知方经常会以没有收到告知为理由不认可告知内容，故我们须在协议中约定多种告知方式，并规定双方保证告知渠道畅通，如因一方单方变更收取告知的地址，则自行承担未收取告知的责任。现在移动互联网应用发达，人们习惯以各种方式进行工作联系，所以除了传统的邮寄告知、邮件告知等方式外，还应增长微信、qq等告知指定账号的约定。注意应对各种告知方式划分界线，如解约告知必须书面送达、变更发货时间必须邮件告知、即时消息仅可作平常联络等，以免因告知渠道增多导致协议变更形式不正式而产生纠纷。（5）违约条款。违约条款应具有可执行性，我们不鼓励做过度严苛的违约约定，这样往往在签署过程中影响签约进度，在出现纠纷后也很难得到法院的支持。违约责任应与协议的权利义务条款相相应，避免出现高度概括性的违约责任条款，由于这在实践中很难实际操作。（6）法律合用及管辖条款。我们在谈判地位允许的前提下，尽量争取有助于自己的法律合用及管辖地点。假如实在难以约定在自身所在地点管辖，则退而求另一方面与对方协商约定为“被告所在地”或“原告所在地”这样的方式。此外如想约定仲裁，则牢记保证仲裁条款有效，不可出现“仲裁或诉讼”或对仲裁机构约定不明的情况。（7）签署与生效条款。明确协议签署的与生效的条件，例如规定必须加盖公章并且由法定代表人签字。3协议签署的形式完善（1）双方均需签署。保证协议主体均按照协议生效条款完备签署，如约定需加盖公章且授权代表签字，则要注意不能忘掉核查是否签字。（2）骑缝签署。协议一般都会在两页以上，要保证除落款页外，每一页都要有清楚的骑缝签署或每一页都有简签。对于协议内容有手写修改的地方，需要保证每份协议所修改的内容一致，并且由双方在修改处进行签署确认。（3）自然人主体的注意内容。协议主体一方为自然人的情况下，要保证自然人加印指纹，并将自然人身份证件复印件留作协议附件。（4）当面签署或安排签署见证人。笔者建议最佳双方在场条件下通时签署协议，避免其中一方签署完毕寄送给对方，而对方却不签署回寄也不说明情况，这时已经签署的一方将会比较被动。此外，由于自然人签字无法辨别真伪，故建议当面签署或安排见证人，以可以当面核算自然人身份防止发生代签的情况。三协议履行时协议签署完毕后应交由专人保管，并严格按照协议约定开始履行。协议的履行需要注意以下问题： 1、签署协议后，应及时将原件交给存档部门存档，并由协议执行的负责人留存协议副本，以便随时查阅协议并按照协议约定内容履行协议。2、协议执行负责人督促公司各部门推动协议履行进度，例如作为建设施工协议的发包方，既要及时提供设计图纸、控制施工节点又要准时付款、及时验收。在保证自身如约履行的情况下，也要按照协议约定的节点确认对方是否及时履约，如对方没有按照协议约定履行义务，则要及时行使协议履行的三种抗辩权（同时履行抗辩权、先履行抗辩权及不安履行抗辩权），以保证自身不会因单方继续履行而产生更多的损失。3、协议履行过程中若出现履行障碍应及时告知对方，并协商解决方式。很多时候协议履行出现障碍及时告知了对方可避免导致严重损失甚至不产生损失，而不及时告知对方则会导致主线违约。如买卖协议的卖方，因自身货源局限性无法供货，及时告知对方后，对方可寻找其他卖家，但若临近交货期，则对方没有时间再更换卖家，最终影响买家使用导致严重违约后果。4、协议履行过程中注意使用约定的联系方式，对于对方的告知、变更也要核算是否是约定人员、约定地址发出。5、协议履行过程中若出现对方违约，应及时采用救济手段，进行催促或提起法律救济程序，以免超过时效。四协议履行后协议履行后，应对协议进行妥善的归档、保管并对协议进行登记、分析。 1.协议应交由公司档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥，建议公司每个协议至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。 2.协议登记的项目应由公司的业务部门与归档部门一同汇总，共同完毕登记工作。有些公司仅登记协议中的收、付款信息，这是远远不够的，登记应至少涉及对方主体信息、重要项目内容、本公司协议负责人、对方协议负责人、重要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。 3.协议归档之前进行扫描，留存协议电子版，做到纸质文献与电子文献的统一。日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。4.建立客户档案信息。通过签署协议得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。汇总的信息应涉及客户主体信息、联系方式、业务成交过程中的重点注意事项等，为日后客户回访及老客户维护提供信息支持。5.建立客户评价系统。每签署一份并执行完毕的协议，请客户对本公司进行评价，以收集自身公司在合作过程中的局限性，并进行相应的完善改善工作。 6.定期对协议进行汇总、整理，从不同的角度对协议进行分类、分析。如在艺人经纪公司中，可以按照艺人进行分类，这样可以汇总每位艺人的业务收支情况、经纪事务发展情况，给每一个艺人团队的发展提供数据支持；可以按照业务类型分类，这样可以汇总公司的版权收入、表演收入、制作支出、造型支出，给公司老板在日后平衡总体收支提供参考；还可以按照经纪业务来源分类，这样可以看出业务的来源是哪里，可以促进销售体系的完善。根据每个公司情况的不同，可以灵活的、多维度的进行汇总、分析，通过协议来反映公司的经营状况进而调整公司经营策略。 协议签署、履行分为四环节，这四个环节既有前后顺序也有交叉，在实际管理中应对具体问题制定相应的管理方式。协议类型纷繁复杂，每个公司的情况也各有特点,公司要提高对协议管理的重视，结合自身情况来制定全过程、全岗位的的具体管理模式，使协议发挥风险防控、赚钱、反映公司发展等各种职能。