采购管理制度大全.docx

第1章 总则第1条 目的为了规范采购申请审批过程，确保采购物资符合公司需求和相关规范，并为采购过程中各项申请和审批工作提供指引，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司采购申请审批的管理工作。第2章物资请购与审核第3条 各部门应根据日常经营活动需要编制“采购申请单”，提出采购申请并交采购部。第4条 “采购申请单”要说明请购物资的品名、数量、需求日期、预算金额等内容。第5条 采购部应对各部门提交的“采购申请单”进行初步审核，审核过程中应主要分析采购需求是否和实际需求相符，并以企业采购审核管理程序和日常经营活动的需要为依据。第3章采购申请与审批第6条 汇总采购需求1.采购部应及时汇总各部门的采购需求，并编制“采购需求汇总表”。2.“采购需求汇总表”编制完成后，应仔细核查是否存在缺漏。第7条 库存调查采购需求汇总完毕后，采购部应对现有库存进行核查，了解现有库存的实际情况。第8条 编制采购申请1.采购计划主管、采购专员应根据物资库存数量、安全存量等，计算出实际需求数量，并编制采购作业计划以及“采购申请表”。2.“采购申请表”应报采购总监、总经理审批。3.一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门的经理审批，重要物资或关键物资的替代品采购申请由总经理审批。若采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员参与审批工作。第9条 采购预算制定及审批1.采购申请通过审批后，采购部需要及时制定采购预算，并报采购总监、财务部、总经办审批。2.采购预算通过审批后，采购部应据此编制采购计划，并实施采购工作。第4章 采购实施及过程事项审批第10条 供应商开发1.采购预算通过审批后，采购部应及时寻找供应商。2.如果现有合作供应商中没有能供应此种物资的，应及时开发供应商。第11条 供应商选择及审批1.采购部需从已有供应商和新开发的供应商中选择合适的供货商。2.选择好供应商后，应及时报采购总监进行审批。第12条 采购替代品申请及审批1.如果所需物资已找到合适的供应商，则应及时安排采购工作，确保物资及时交付。2.如果所需物资因缺断货等其他原因暂时不能采购，就需要请购部门寻找合适的替代品。3.请购部门若同意使用替代品，则应向采购部重新提交采购申请。4.请购部门若坚持采购原物资，则应终止本次采购工作。第5章 附则第13条 本制度由采购部制定，经采购总监审核后通过。第14条 本制度自公布之日起施行。二、采购合同执行管理制度第1章 总则第1条 目的为了确保采购合同的顺利执行，降低采购合同执行过程中发生的违约事件提升采购工作的管理水平，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于采购合同的执行控制工作。第3条 管理职责1.采购部全面负责采购合同的执行。2.法务部协助采购部进行索赔、纠纷的处理。第2章 采购订单编制管理第4条 采购订单编制程序1.采购合同签订后，采购部应根据本企业生产经营需求和各部门的申请编制采购订单，经采购总监审批后交送供应商。2.订单发送到供应商处后，采购人员应与供应商代表进行沟通，确认其收到采购订单。第5条 采购订单内容规范采购订单应包括以下四项内容。1.采购物资的名称、品种、型号、规格。2.订货总数量、分期交货数和订单号。3.包装运输说明、到货地点、随货文件和验收方法。4.订单生效条件和纠纷处理办法等。第3章 订单执行跟踪管理第6条 执行订单跟踪供应商确认采购订单后，采购人员应进行跟踪，实施订单执行过程中的管理监控。第7条 订单跟踪内容具体跟踪事项主要包括以下四个方面。1.跟踪供应商生产及备货过程，发现问题及时反馈，出现变更时应立即解决并保证准时到货。2.随时关注生产需求变化，如生产急需则应立即与供应商协调，协助供应商完成紧急供货；如生产活动出现延缓，经采购总监批准延缓或取消订单时，采购人员应与供应商进行沟通，确认其可承受的延缓时间或中止订单操作，并协商相关赔偿事宜。3.跟踪库存状况，保证库存水平。出现库存过高或过低时，应及时与供应商联系，制定相应采购方案，保证库存控制在合理水平。4.跟踪物资的备货、装运过程，确保供应商发货物资的规格、数量、质量符合要求。第4章 采购物资验收管理第8条 物资验收步骤1.采购人员在接收货物前应与供应商确认交货与验收时间，并保证相关事宜符合合同约定条款。2.交货验收的地点应依照采购合同制定地点为主，若预定地点因故无法进行校验，采购人员应提前通知供应商并立即实施转移办理，确保在约定时间实施验收。第9条 物资验收内容采购物资的验收工作主要有以下三个方面的内容。1.验收数量，查验交货数量是否与采购合同、订单及运送凭单相符，采购人员应进行两次数量清点，确保验收工作准确无误。2.检验质量，确认接收物资与订购物资一致，并检验其质量是否符合采购合同约定的质量要求，3.检验单证，即对供应商的供货清单与承运单位的货运清单进行检验。第10条 物资验收结果处理采购人员应根据验收结果对物资进行处理，具体处理办法如下表所示。物资验收结果处理说明表处理办法适用条件具体说明入库验收合格的物资对物资进行“合格”标识，并交送仓储部办理入库手续拒收验收结果不符合合同条款规定的物资1、通知供应商在限期内收回物资2、若合同约定准许换货，则应在供应商交妥合格品后再发还补齐物资短损通知供应商在限期内补齐短损物资索赔物资出现损坏向供应商或运输单位索赔第5章 采购结算管理第11条 通知结算采购部确认物资已验收入库后，应通知财务部按照采购合同约定的方式进行付款。第12条 确认到账情况财务部完成付款后，采购人员应及时与供应商进行沟通，确认款项到账情况，执行采购合同。第6章 合同执行变更第13条 合同变更条件合同执行中出现下列情况之一的，采购人员应及时向上级领导报告，并按照国家法律法规、本企业有关规定及合同约定与供应商代表协商变更或解除合同。1.由于不可抗力致使合同不能执行的。2.对方在合同约定的期限内没有执行合同所规定的义务的。3.由于情况变更，致使本企业无法按约定执行合同或虽能执行但会导致重大损失的。4.其他合同约定的或法律规定的情形。第14条 合同变更处理程序采购合同需要变更时，采购部相关人员应会同法律顾问与合同双方协商解决。协商不成需进行仲裁或诉讼的，采购部相关人员协助法律顾问办理有关事宜。第7章 合同执行纪律规范第15条 合同法律约束采购合同签订后即生效，具有法律约束力。采购合同执行的相关人员必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助和保密等义务。第16条 执行记录管理在采购合同执行过程中，采购部应对合同的执行情况以台账形式作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同执行情况的原始凭证。第17条 违纪行为采购合同执行与管理的相关人员不得有下列行为，否则将视情节轻重给予相应处分。1.泄露合同内容或私自更改合同内容。2.丢失合同。3.参与合同工作时发生的严重的不负责任、不合规定的其他行为等。第18条 合同执行违纪处理1.合同执行过程中，相关人员违反国家和本企业相关规定，造成经济损失或其他损失的，本企业将视其性质和情节轻重，给予责任人行政和经济处罚。2.违纪情节严重、触犯刑法的，应及时移交司法部门处理，本企业保留对责任人的追索权。第8章 附则第19条 本制度由采购部制定，经总经办审批后通过。第20条 本制度自公布之日起实施。三、采购授权审批制度第1章 总则第1条 目的为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。第2条 采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。第3条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。1采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。2对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第4条 对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而给公司造成严重损失。第2章 采购业务程序第5条 请购使用部门、仓储部门及其他相关部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门经理签字后，及时向采购部门提出采购申请。第6条 审批采购部经理、财务总监、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批。1采购预算内采购金额在2万元以内的，采购部经理审批；采购金额在2万5万元的，采购部经理审核，报请财务总监审批；采购金额在5万元（含）以上的，由财务总监审核，报请总经理审批。2超预算或预算外采购项目均由财务总监审核，总经理审批。3对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。第7条 采购1采购部经理根据经过审批的请购内容，组织采购员进行采购。2采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购部经理审核并提出参考意见后，交总经理最终确定合格供应商名单。3采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购部经理审阅，报相关负责人审批后签订采购合同。（1）采购计划范围内金额在2万元以下的采购合同，需由财务部审核后交采购部经理签订采购合同即可。（2）采购计划范围内金额在2万5万元以内的采购合同，需交财务部审核，财务总监审批后授权采购部经理签订采购合同。（3）采购计划范围内金额在5万元以上的采购合同，经财务总监审核、总经理审批后交授权采购部经理签订采购合同。（4）采购计划外的所有采购合同，需由财务部核对后，交财务总监审核，总经理审批后授权采购部经理签订采购合同。第8条 验收质检部门根据公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库，对于在验收中发现的问题应及时通知采购部，采购员根据验收情况进行办理。1验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购部经理审批。2采购商品出现重大质量问题，由采购部经理组织召开问题解决会议，邀请质检部、财务部、技术等相关人员参加；采购部负责编写问题解决方案，经总经理审批后负责处理。第9条 付款1财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。2应付账款在2万元以内的，财务部经理审批；应付账款在2万5万元的，财务部经理审核，财务总监审批；应付账款在5万元以上，财务总监审核，总经理审批。3预付款与定金在1万元以内的，财务部经理审批即可；预付款与定金在1万3万元以内的，报财务总监审批；预付款与定金在3万元以上的，由总经理审批。4审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。第3章 采购账务处理第10条 财务部在采购单据齐全的情况下，按照会计核算规定及时、准确地编制记账凭证。第11条 将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面。如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。第12条 每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账。第13条 对账1财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。2取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。第4章 附则第14条 本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。第15条 本制度自年月日起开始实施。第16条 相关文件表单1问题解决方案。2会计核算规定。四、采购信息保密制度第1章 总则第1条 目的为规范采购专员在采购活动中的行为，维护公司的商业利益，根据公司实际情况，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司采购相关信息的保密管理工作。第3条 职责分工1.总经理办公室负责公司信息保密的管理工作，制定采购信息保密信息，并处理执行过程中出现的问题。2.人力资源部负责公司全体员工的保密教育和涉密员工的保密管理，以及相关方面的保密工作指导。3.采购部及相关部门人员执行信息保密制度的相关规定。第2章 采购信息密级分级第4条 信息密级规定公司的采购信息，根据保密程度和重要程度的不同可以分为绝密信息、机密信息、秘密信息和内部公开信息四类。第5条 绝密信息1.绝密信息是指极为重要的公司核心商业秘密，如被泄露会使公司利益遭到特别严重的损失，包括投标文件、评标文件、定标文件、合同协议信息、采购数据、公司技术标准等信息。2.绝密信息的阅读范围。只有得到涉密信息部门或项目主管书面许可方可根据工作需要进行内部加密传递，且传递范围仅限于需求部门主管或项目的负责人，由部门主管或项目负责人根据业务需要进行分割、整理后传达给本部门的员工。3.审批形式。许可须采用邮件回复、签字审批等有文字记载的书面方式进行，未经批准不得向任何人泄露，未经批准擅自将此级别信息对外发布的，按泄密处理，责任人和部门主管负连带责任。4.承担责任。需求部门主管或项目负责人对接收到的资料信息的安全性和合理使用负责。因本人或本部门人员原因造成资料外泄的，由部门主管首先负管理责任，同时追究直接责任人的责任。第6条 机密信息1.机密信息是指重要的公司秘密，如被泄露会使公司利益遭受严重损失，主要包括项目采购计划、采购专项业务会议纪要、采购工作计划与总结、公司采购月报、采购合同台账、招标文件、供应商信息等对公司经营有重大商业价值的信息。2.机密信息阅知范围。各个部门因工作关系，经部门经理审批后可了解相关信息，但严禁复制拷贝，需要复制拷贝前须经总经理批准。此级别信息经审批后可以在具有相关业务联系的经理层传递，不得发布给与业务无关的经理和普通员工，更不得对外泄露。第7条 秘密信息1.秘密信息是指公司一般商业秘密，一旦泄露会使公司的利益遭受损失。主要包括日常的部门内部讨论、论证结论、日常采购工作信息等。2.秘密信息阅知范围。此级别信息由部门经理决定发布范围，可以在具有相关业务联系的员工间传递，但不得发布给与业务无关的员工，更不得对外泄露。第8条 内部公开信息1.内部公开信息是指内部非保密信息，包括以公司名义发出的有关合约采购的制度要求、通知通报、人事任免、采购人员名录、涉及采购内容的综合会议纪要等信息。2.内部公开信息阅知范围。此级别信息可以在公司范围内发布传递，但不得对外公布。第3章 采购信息分类保密规定第9条 招标信息保密规定1.在招标、评标、定标的过程中，除各招标采购相关人员外，其他人无权查看有关标书等的任何信息，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人员透露投标信息。2.在招标采购过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人透露有关招标采购的信息，更不得引导投标单位如何中标。3.在定标过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得向他人透露意向定标供应商等的任何定标信息。第10条 合同信息保密规定1.合同信息包括合同文本，特别是物资价格、运输价格、技术标准要求，还包括物资所对应的型号、规格、数量等信息。2.合同价格信息除采购、成本人员及相关负责人外，其他人无权查看，如遇特殊情况需报总经理审批。第11条 供应商信息保密规定1.供应商信息包括供应商公司信息、供应产品或提供的服务、联系方式、合作情况等信息。2.凡有权查阅合格和试用供应商信息的人员，应严守信息，确保不向外传播；非授权人如需查阅合格或试用供应商的信息，需报总经理审批。第4章 采购信息保密措施第12条 涉密员工管理措施1.采购专员在与公司建立劳动关系的同时，由公司人力资源部代表公司与其签署保密合同，以此互相监督，共同保障公司商业秘密的安全。2.采购专员在日常工作中，除需认真履行岗位职责，服从本部门主管的领导外，还要严格按相关保密要求做好公司秘密的保守和保护工作，并接受相关保密管理部门的工作指导和监督、检查。3.采购部应定期对与本部门管理职能相关的涉密人员进行保密检查，原则上每年不少于两次，对检查中发现的问题应及时给予指导、指正，落实整改措施，并及时总结和推广涉密员工在保密工作中好的做法和经验。检查结果应向涉密员工所在部门的主管反馈，纳入该员工月度、年度的岗位和绩效考核中，作为奖惩的依据之一。4.对新安排至采购岗位的涉密员工，人力资源部除进行常规的入职教育外，应会同采购部主管共同进行入职保密教育；涉密员工因工作需要进行岗位变更时，部门主管应监督其对保密工作的移交，人力资源部应对其进行离岗保密教育。第13条 来访接待管理措施1.公司供应商的来访接待，由采购部负责向总经理备案，并按统一的公司介绍资料和公司产品样本向来访者介绍。2.应定期完善、修改公司简介及用于接待的音像资料，并报经公司保密管理部门审核批准后方可用于接待。未经许可，接待中不得涉及公司秘密事项内容。3.采购部接受接待任务后，应事先制订接待计划和参观路线，报公司总经理或保密管理部门批准。未经总经理批准，不得擅自带领来访参观人员进入重点部门和重点部位。第14条 信息日常操作规定1.应定期备份保密信息。2.对收发文件、资料要建立登记制度，严格实行签收手续。3.对递送的秘密文件、资料，要严格履行登记签收手续，一律要密封包装，并标明密级。4.销毁秘密文件、资料时必须按规定登记造册，经主管领导批准后，用碎纸机碎掉。5.属于秘密信息内容的会议和其他活动，应采取保密措施，包括选择具备保密条件的会议场所，限定参加会议人员的范围，确定会议内容传达的范围。6.公司的电脑上不得擅自安装或运行修改操作系统运行参数的软件，不得从事扰乱公司网络正常运行的活动。7.公司员工不得将电脑密码告知非授权人，不得擅自使用他人电脑。第15条 违规责任追究措施1.对于重要资料没有备份、备份不全或备份错误的，根据给公司造成的损失追究其相应的责任。2.违反本制度规定的员工，对相关责任人员予以警告或罚款，行政记过、记大过直至开除。3.违反本制度规定的员工，因过失导致数据信息遗失、泄露，对责任人处以警告或罚款；窃取公司商业秘密范围的数据信息或恶意伪造篡改数据的，一经发现立即辞退，取消全部股权期权奖金红利，除按劳动合同和竞业禁止约定处罚外，构成犯罪的报司法机关追究其刑事责任。4.违反本制度规定的员工，除给予警告、罚款、记过、记大过、辞退等行政处分外，如给公司造成经济损失，同时承担民事赔偿责任，部门主管有过失的负连带赔偿责任。构成犯罪的，报送司法机关依法追究其刑事责任。第5章 附则第16条 公司员工均应理解并遵守本制度的相关规定，主动避免获知非授权信息。第17条 采购保密信息的标注、保存、借阅、打印、复制、分发传递、销毁、监控和失密情况的处理，按公司信息保密制度的相关规定执行。第18条 本制度由总经理办公室制定，报总经理审批后执行。第19条 本制度自年月日起生效。