10办公用品管理细则20100726.doc

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办公用品管理细则

为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本细则，本细则适用于公司各部门。
1． 行政部是公司办公用品的归口管理部门，负责办公用品的申购、验收、发放和管理等工作。财务部负责办公用品费用的监控。使用部门和个人负责办公用品的日常保养、维护及管理。
2． 办公用品申购实行费用预算制度，各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制并提报下月办公用品《部门办公用品申领单》，部门负责人审批签字后报行政部。
3． 行政部在核对办公用品领用申请表单与办公用品台账库存后，编制《办公用品申请购置计划表》，经财务部、总经理批准后，在预算额度内统一购买、管理办公用品，办公用品购置实行定点采购管理。
4． 申购具体流程如下：
填写“办公用品购置需求表” 部门负责人审核 行政部 财务部 总经理审批 定点采购
5． 行政部采购人员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。
6． 行政部应制定员工办公用品标准配置清单，新员工入职按标配清单发放办公用品。
7． 行政部根据各部门已编制签批的《部门办公用品申领单》建立档案，据表单如实发放所列物品，个人领取后需在《个人办公用品领取登记表》签字确认。
8． 行政部须建立和登记办公用品台账，定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。
9． 行政部须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。
10． 须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。发现有故障或损坏，应及时安排维修。
11． 行政部须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
12． 员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。移交人需逐项列出物品清单，接收人在监交人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面标明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人（保管人）的责任，另行处理。

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二Ｏ一Ｏ年七月二十日

附表：
附表一：《部门办公用品申领单》
附表二：《办公用品申请购置计划单》
附表三：《个人办公用品领取登记表》
附表四：《办公用品交接登记表》
附表一 部门办公用品申领单
申请部门： 年 月 日
编号
名称
规格
单位
数量
使用人
备注

部门负责人

行政部

注：部门人员填写→部门负责人审核→行政部审核→管理员建档后如实发放
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附表二：　　　　　　　　　办公用品申请购置计划单
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　日期： 年 月 日
申请部门

预计购置时间

编号
品 名
规格
单位
数量
预算
额度
实际
金额
备 注

管理员

行政部

财务部

总经理

注：管理员编制购买清单→行政部签字→财务部、总经理签字→采购。

附表三：　　　　　　　　　个人办公用品领取登记表

所在部门

领取时间
物品名称
规格
单位
数量
单价
金额
领取人

注：此表由办公用品管理员负责登记、建档。

附表四：　 　　　　办公用品交接登记表
年 月 日
日期
物品名称
单位
数量
移交人
所在部门
接收人
所在部门
备注

注：此表由管理员登记，如若办公用品回收，则管理员为接收人，并负责登记入库。