内部控制手册业务外包定稿.doc

第十八章 业务外包 (OS)18.1 总述业务外包是指企业利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给本企业以外的专业服务机构或经济组织完成的经营行为。18.2 控制目标18.2.1合规目标代加工合同符合合同法等国家法律、法规、国家政策和公司内部规章制度。18.2.2财务目标保证采购、费用支出、存货信息等账目信息记录的真实、准确、完整。18.2.3 经营目标确保公司合理筹划业务外包，促进企业扩大产能，满足市场需求。18.2.4 资产目标严格遵守规范代加工合同中的保密条款，加强专有技术、专利的保护。18.3 业务流程管控18.3.1流程责任部门物流管理部、东升公司为本流程的主要责任部门。18.3.2流程范围业务外包包括以下二级流程：方案审批、承包方管理、外包过程管理。18.3.3总体控制政策1) 建立和完善业务外包管理制度，规定业务外包的范围、方式、条件、程序和实施等相关内容，明确相关部门和岗位的职责权限。2) 强化业务外包全过程的监控，防范外包风险，充分发挥业务外包的优势。3) 在执行业务外包过程中，应确保不相容职责相分离，如下岗位必须分离：- 承包方选择与确定承包方；- 外包合同的订立与审批；- 承包方的确定与验收。18.3.4风险控制矩阵1) “风险控制矩阵”纵向将本流程划分为若干逻辑相关的二级流程（请参见18.3.2），反映该流程涉及的主要业务内容。2) “风险控制矩阵”横向列示了各二级流程潜在的风险因素，并据此设计具体的内部控制措施。此外，“风险控制矩阵”还包括该流程相关责任主体，以及体现相应内部控制措施的制度、单据。本流程的“风险控制矩阵”，请详见下页“表18-1”。18.3.5权限指引本流程关键环节所涉及的管理、决策权限分配情况，如“表18-2”所示。表18-1：风险控制矩阵 业务外包 (OS)业务流程风险因素控制编号内部控制标准/内部控制措施主责部门制度/ “控制凭据”二级流程末级流程OS01方案审批业务外包方案未经恰当审批，或审查评价不到位，导致公司业务外包战略失败或经营效率低下C11. 外协加工业务由东升公司/物流管理部根据公司实际情况提出申请，经公司总经理审批后由物流管理部/东升公司负责在合格供方中选择。2. 物流管理部/东升公司按照规定的权限负责选择合格外协厂商。物流管理部；东升公司委托制造、加工管理制度（待修订）“外协申请”OS02承包方管理OS02.1承包方选择承包方不具有承包条件及资质，导致其无法按照要求完成承包任务，给公司带来损失；承包方选择没有遵循公开、公平、公正的原则，缺少竞争机制，可能导致徇私舞弊现象的发生C21. 物流管理部/东升公司一般采取询比价方式选择协作厂商，物流管理部在选择外协厂商时如涉及技术性较强，由东升公司相关人员负责配合物流管理部。2. 物流管理部/东升公司负责对外协厂商的资质等进行调查，填制“协作厂商调查表”，经东升公司、质检管理部等相关部门审核后纳入合格供方名单。3. 物流管理部/东升公司询价以三家以上为原则并需要提供询价单，其内容必须要有准确的产品名称、规格参数，加工图纸情况、含税金情况等资料；经办人员复核询价明细表后进行初步的确定，对三家询价单进行相应的比价对比，确定外协厂商后报部门经理审核。4. 为配合工程施工及设计部门的要求，针对需求部门的紧急需求，可以参考以往类似产品的外协价格，免经过议价、比价手续，指定信用可靠的厂商先行加工作业，事先应上报公司领导备案，事后补齐相关资料。物流管理部；东升公司委托制造、加工管理制度（待修订）“询比价记录”；“外协厂商档案资料”OS02.2承包方评价未对业务外包的执行情况进行相关的分析和考核，导致公司未能准确考察业务外包的执行情况，且无法对日后的业务外包提供参考C31. 物流管理部/东升公司定期（每年一次）组织（东升公司）、工程公司、质检管理部等相关部门对外协厂商的产品质量、供货及时性、性价比、信誉等情况进行综合评价。2. 物流管理部/东升公司对外协厂商实行动态管理，达到合格供方要求的外协厂商继续列为合格供方。不能达到要求的，且已发整改通知书而整改不到位的外协厂商取消合格供方资格。物流管理部；东升公司委托制造、加工管理制度（待修订）“外协厂商评价表”OS03外包过程管理OS03.1合同签订未及时签订业务外包合同/业务外包保密措施不力，导致公司利益受损C41. 物流管理部/东升公司与选定的外协厂商商定合同条款，包括数量、质量、进度、结算价等，原则上使用本公司统一的合同文本。2. 物流管理部/东升公司根据谈判结果确定合同文本，并填制“合同签订审批表”连同“合同文本”等提交至法律事务部、信息企管部、财务等相关部门以及相应权限领导进行审批。通过后，由物流管理部/东升公司授权人员签订合同。3. 对于涉及保密事项的，物流管理部/东升公司按照公司有关保密工作规定与外协厂商签订“保密协议书”。物流管理部；东升公司委托制造、加工管理制度（待修订）“合同签订审批表”；“外协合同”OS03.2过程管理业务外包监控不严，导致公司选择的业务外包服务质量低劣C51. 物流管理部/东升公司负责对各单位的外协外包合同执行情况进行监督、检查。2. 物流管理部/东升公司需对合同的订立、履行、变更、终结等情况予以跟踪，并建立“合同台账”。3. 东升公司按照合同中对质量、进度的要求定期对外协厂商的合同履行情况进行检查和监控。如发现质量未达到标准，及时要求其进行调整改进。物流管理部；东升公司委托制造、加工管理制度（待修订）“合同台账”OS03.3验收管理外包成果交付后未及时进行验收，导致外包业务未达到公司标准，对公司经济利益造成不利影响C61. 加工完成后，由东升公司与质检管理部共同对外协厂商的产品质量进行验收，经抽验不合格的产品必须退回协作厂商，限期在规定时间内完成交货；抽检合格的产品，东升公司及质检管理部需在协作厂商的送货单上签字确认，并将签字确认后的协作厂商送货单转物流统计员进行相应的系统录入。东升公司；质检管理部委托制造、加工管理制度（待修订）“检验记录”表18-2：权限指引-业务外包权限指引（OS）子流程及业务申请、审批与参与的部门/岗位物流管理部东升公司其他相关部门（如法律事务部、信息企管部等）质检管理部总经理董事长外协申请申请申请批准外协厂商选择执行参与审核外协厂商评价执行参与参与参与批准合同签订申请审核批准（权限内）批准（权限内）验收管理执行执行