事业单位采购管理内部控制规范模版.docx

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采购管理内部控制规范 1.1 采购管理流程概况 1.1.1 采购管理流程概述采购管理流程主要包括采购申请与审批、政府采购-供应商选择、自行采购-供应商选择和采购验收与付款四个二级流程。其中，政府采购-供应商选择流程包含供应商选择（协议供货）、供应商选择（定点服务）、供应商选择（公开招标）、供应商选择（竞争性谈判）和供应商选择（询价）等流程；采购验收与付款流程包含采购验收与付款（纳入固定资产范畴的货物）和采购验收与付款（未纳入固定资产范畴的货物）等两个流程。图5-1 xx公园采购管理流程总图 1.1.2 管控目标 Ø 确保采购申请经过合理的授权审批，采购事项事由合理、必要。 Ø 确保协议供货的程序合法、合规，保证选择的供应商符合财政规定且满足单位采购需求。 Ø 确保定点服务的采购程序合法、合规，保证选择的供应商符合财政规定且满足单位采购需求。 Ø 确保公开招标程序合法、合规，保证选择的供应商符合单位实际需求，并及时与供应商签订合同。 Ø 确保竞争性谈判方式下供应商选择程序合法、合规，保证选择的供应商符合单位需求。 Ø 确保询价采购方式下供应商选择程序合法、合规，保证选择的供应商符合单位要求。 Ø 确保单位自行采购询价采购程序合法、合规，选择的供应商满足单位的实际需求。 Ø 确保采购验收付款程序合规、相关单据真实，且经过有效的授权审批，保证单位的实际需求。 1.1.3 主要风险 Ø 如果采购申请未经适当的授权审批，可能导致采购无必要，采购预算不合理，造成单位资金的浪费。 Ø 如果未按照财政规定选择协议供货，或协议供货程序不规范，可能导致单位采购行为不合法、不合规，也可能导致选择的供应商不能满足单位正常业务需要。 Ø 如果未按照财政规定选择定点服务供应商，或协议供货程序不规范，可能导致单位采购行为不合法、不合规，也可能导致选择的供应商不能满足单位正常业务需要。 Ø 如果未按财政规定开展公开招标，或公开招标程序不规范，可能导致单位采购行为不合规，也可能导致选择的供应商不能满足单位正常业务需要。 Ø 如果在不符合竞争性谈判的情况下选择竞争性谈判采购方式，可能导致单位采购出现违规行为。 Ø 如果竞争性谈判程序不规范，可能导致竞争性谈判程序不合法、不合规，选择的供应商不符合单位需求。 Ø 如果询价采购程序不规范，可能导致单位采购出现违规行为。 Ø 如果单位自行采购询价采购程序不规范，可能导致单位采购出现违规行为，造成选择的供应商不符合单位实际采购需求。 Ø 如果采购验收程序不合规，可能导致采购货物数量不足，质量达不到要求，影响单位日常工作的使用。 Ø 如果采购付款程序不合规、单据不真实或未经适当的授权审批，可能导致支出超预算，付款不合理，造成单位资金的浪费。 1.1.4 主要管控方式 1.1.4.1 预算控制按照《北京市XX年政府采购集中采购目录及标准》的有关要求，使用财政性资金采购集中采购目录以内的，或者采购限额标准以上的货物、工程和服务，均应如实编报政府采购预算。未按照以上要求编报政府采购预算的，不得组织政府采购活动，不得支付资金。 1.1.4.2 归口控制各科队按照采购归口的原则，由行政办公室负责机关各科室办公用品的采购；计划财务科负责纳入政府集中采购目录中的货物的采购；劳资科负责全园员工工服的采购；园林科技科负责绿化工程方面的采购；工程科负责工程项目方面的采购；安全保卫科负责消防设施、消防器材、安保服务等方面的采购；后勤队负责全园劳保用品、日杂用品的采购；其他各科队根据业务需要，负责相关货物或服务的采购等。 1.1.4.3 政府采购凡是使用财政性资金采购集中采购目录以内的，或者采购限额标准以上的货物、工程和服务，均应履行相应的政府采购程序。 1.1.4.4 合同控制 xx公园相关责任科队需按照xx公园有关合同的管理规定与供应商签订采购合同，明确双方的权利与义务，保证xx公园的经济利益。 1.1.4.5 验收控制采购完成后，对于纳入固定资产范畴的货物，由采购部门、采购需求科室及后勤队固定资产员共同验收；对于未纳入固定资产范畴的货物，由采购部门、采购需求科室等至少2人共同验收；对于工程项目的验收，由基建部门、设计单位（如有）、监理单位（如有）以及施工单位共同验收，并于验收完成后在相关单据上签字确认。 24 1.2 采购管理流程及管控措施 1.2.1 采购申请与审批流程 1.2.1.1 流程图 1.2.1.2 流程描述编号流程步骤责任科队/岗位流程步骤描述输出文档流程开始： 01 提出采购需求，填写事前申请单据业务科队经办人业务科队经办人提出采购需求，提交书面申请（非固定资产购置）或填写《固定资产购置申请表》（固定资产购置）。书面申请或固定资产购置申请表 02 审核业务科队负责人业务科队负责人审核事前申请单据，并于审核通过后签字确认。 03 审核主管业务园长主管业务园长审核事前申请单据，并于审核通过后签字确认。 04 审核计划财务科负责人计划财务科负责人审核事前申请单据，并于审核通过后签字确认。如果采购金额在5万元以下，则转至步骤05；否则，转至步骤06。 05 审批园长园长审批事前申请单据，并于审批通过后签字确认。 06 审议园长办公会园长办公会审议事前申请单据，并于审议通过后形成园长办公会会议纪要。园长办公会会议纪要 07 组织实施采购采购科队经办人采购科队经办人组织实施采购。转出至供应商选择流程。 1.2.2 政府采购-供应商选择流程 1.2.2.1 供应商选择流程（公开招标） 1.2.2.1.1 流程图 1.2.2.1.2 流程描述编号流程步骤责任科队/岗位流程步骤描述输出文档由采购申请与审批流程转入： 01 从政采目录中选择招标采购代理机构并签订委托代理协议采购科队经办人采购科队经办人从财政网上选择符合资质的招标采购代理机构并按照xx公园合同管理规定签订委托代理协议。委托代理协议 02 编制招标文件招标采购代理机构招标采购代理机构编制招标文件。招标文件 03 审核采购科队负责人采购科队负责人审核招标文件，并于审核通过后提出相关意见。 04 审核采购科队主管园长采购科队主管园长审核招标文件，并于审核通过后提出相关意见。 05 审批园长园长审批招标文件，并于审批通过后提出相关意见。 06 发布招标公告招标采购代理机构招标采购代理机构发布招标公告。招标公告 07 投标投标供应商投标供应商根据招标公告在规定时间和地点递交投标文件。投标文件 08 组织抽取专家组成评标小组招标采购代理机构招标采购代理机构组织从财政专家库中抽取专家，与采购人代表组成评标小组。 09 组织开标招标采购代理机构招标采购代理机构在规定时间和地点组织投标供应商进行开标。 10 评标评标小组评标小组评标，并于评标结束后出具评标报告。评标报告 11 发布中标公告招标采购代理机构招标采购代理机构在政采平台上发布中标公告，进行公示。中标公告 12 发送中标通知书招标采购代理机构中标公告公示结束后，招标采购代理机构向中标供应商发送中标通知书。中标通知书 13 组织与中标供应商签订合同采购科队经办人采购科队经办人组织与中标供应商签订合同。转出至合同签订流程。 1.2.2.2 供应商选择流程（竞争性谈判） 1.2.2.2.1 流程图 1.2.2.2.2 流程描述编号流程步骤责任科队/岗位流程步骤描述输出文档由采购申请与审批流程转入： 01 从政采目录中选择采购代理机构并签订委托代理协议采购科队经办人采购科队经办人从财政网上选择符合资质的采购代理机构并按照xx公园合同管理规定签订委托代理协议。委托代理协议 02 编制竞争性谈判文件采购代理机构采购代理机构编制竞争性谈判文件。竞争性谈判文件 03 审核采购科队负责人采购科队负责人审核竞争性谈判文件，并于审核通过后提出相关意见。 04 审核采购科队主管园长采购科队主管园长审核竞争性谈判文件，并于审核通过后提出相关意见。 05 审批园长园长审批竞争性谈判文件，并于审批通过后提出相关意见。 06 抽取专家组建谈判小组采购代理机构采购代理机构从财政专家库中抽取专家，与采购人代表组成谈判小组。 07 确定邀请参加谈判的供应商名单谈判小组谈判小组确定邀请参加谈判的供应商名单。供应商名单 08 提交谈判文件供应商供应商在规定时间和地点提交谈判文件。谈判文件 09 组织谈判采购代理机构采购代理机构在规定时间和地点组织供应商和谈判小组进行谈判。 10 谈判谈判小组谈判小组和供应商进行谈判，并于谈判完成后出具谈判报告。谈判报告 11 确定成交供应商并通知谈判结果采购代理机构采购代理机构确定成交供应商并将谈判结果通知所有参与谈判的供应商。 12 组织与成交供应商签订合同采购科队经办人采购科队经办人组织与成交供应商签订合同。转出至合同签订流程。 1.2.2.3 供应商选择流程（询价） 1.2.2.3.1 流程图 1.2.2.3.2 流程描述编号流程步骤责任科队/岗位流程步骤描述输出文档由采购申请与审批流程转入： 01 选择三家及以上供应商进行询价，填写供应商审批单采购科队经办人对于当年政采目录以外的采购项目，单项或批量采购金额在50万元（含）以上、100万元以下的货物和服务项目，100万元（含）以上、200万元以下的工程项目，采购科队经办人选择三家及以上符合资质的供应商进行询价，填写供应商审批单，提出初步意向。供应商审批单 02 审核采购科队负责人采购科队负责人审核供应商审批单，并于审核通过后签字确认。 03 审核采购科队主管园长采购科队主管园长审核供应商审批单，并于审核通过后签字确认。 04 审议园长办公会园长办公会审议供应商审批单，并于审议通过后确定成交供应商，形成园长办公会会议纪要。园长办公会会议纪要。 05 组织与成交供应商签订合同采购科队经办人采购科队经办人组织与成交供应商签订合同。 XX合同转出至合同签订流程。 1.2.3 自行采购-供应商选择流程 1.2.3.1 供应商选择流程（询价） 1.2.3.1.1 流程图 1.2.3.1.2 流程描述编号流程步骤责任科队/岗位流程步骤描述输出文档由采购申请与审批流程转入： 01 选择三家及以上供应商进行询价，填写供应商审批单采购科队经办人采购科队经办人选择三家及以上符合资质的供应商进行询价，填写供应商审批单，提出初步意向。供应商审批单 02 审核采购科队负责人采购科队负责人审核供应商审批单，并于审核通过后签字确认。 03 审核采购科队主管园长采购科队主管园长审核供应商审批单，并于审核通过后签字确认。如果自行采购项目为采购金额在5万元以下的采购项目，则转至步骤04；否则，转至步骤05。 04 审批园长园长审批供应商审批单，并于审批通过后签字确认。 05 审议园长办公会园长办公会审议供应商审批单，并于审议通过后形成园长办公会会议纪要。园长办公会会议纪要。 06 组织与选定供应商签订合同采购科队经办人采购科队经办人按照xx公园合同管理规定组织与选定的供应商签订合同。转出至合同签订流程。 1.2.4 采购验收与付款流程 1.2.4.1 采购验收与付款流程（纳入固定资产范畴的货物） 1.2.4.1.1 流程图 1.2.4.1.2 流程描述编号流程步骤责任科队/岗位流程步骤描述输出文档流程开始： 01 对购入的货物进行验收后勤队固定资产管理员使用科队采购科队经办人后勤队固定资产管理员、使用科队和采购科队经办人一同对购入的固定资产进行验收，并于验收通过后在供应商提供的随货单或验收单上签字确认。随货单或验收单 02 填写固定资产卡片，办理固定资产入库手续，录入资产信息后勤队固定资产管理员后勤队固定资产管理员填写固定资产卡片，办理固定资产入库手续并在资产信息系统中录入资产信息。固定资产卡片固定资产入库单 03 提出资金支付申请采购科队内勤员采购科队内勤员提出资金支付申请，提供发票（当存在多张发票时，填写支出证明单）、合同、事前审批文件等原始单据，并签字确认。发票/支出证明单 04 审核采购科队负责人采购科队负责人审核发票或支出证明单，并于审核通过后签字确认。 05 审核行政办公室发票审核员行政办公室发票审核员审核发票的真伪，并于审核通过后签字确认。如果报销金额在300元（含）以上，则转至步骤06；否则，转至步骤09。 06 审批采购科队主管园长采购科队主管园长审批发票或支出证明单，并于审批通过后签字确认。如果报销金额在3000元以下，则转至步骤09；如果报销金额在3000元（含）以上、1万元以下，则转至步骤07；如果报销金额在1万元（含）以上，则转至步骤08。 07 审批主管财务园长主管财务园长审批发票或支出证明单，并于审批通过后签字确认。转至步骤09。 08 审批园长园长审批发票或支出证明单，并于审批通过后签字确认。 09 办理费用报销手续计划财务科出纳计划财务科出纳办理费用报销手续。流程结束。 1.2.4.2 采购验收与付款流程（未纳入固定资产范畴的货物） 1.2.4.2.1 流程图 1.2.4.2.2 流程描述编号流程步骤责任科队/岗位流程步骤描述输出文档流程开始： 01 对购入的货物进行验收使用科队采购科队经办人使用科队和采购科队经办人一同对购入的货物进行验收，并于验收通过后在供应商提供的随货单或验收单上签字确认。随货单或验收单 02 办理入库手续并登记管理台账采购科队采购科队办理入库手续并登记管理台账。管理台账 03 提出资金支付申请采购科队内勤员采购科队内勤员提出资金支付申请，提供发票（当存在多张发票时，填写支出证明单）、合同、事前审批文件等原始单据，并签字去人。发票/支出证明单 04 审核采购科队负责人采购科队负责人审核发票或支出证明单，并于审核通过后签字确认。 05 审核行政办公室发票审核员行政办公室发票审核员审核发票的真伪，并于审核通过后签字确认。如果报销金额在300元（含）以上，则转至步骤06；否则，转至步骤09。 06 审批采购科队主管园长采购科队主管园长审批发票或支出证明单，并于审批通过后签字确认。如果报销金额在3000元以下，则转至步骤09；如果报销金额在3000元（含）以上、1万元以下，则转至步骤07；如果报销金额在1万元（含）以上，则转至步骤08。 07 审批主管财务园长主管财务园长审批发票或支出证明单，并于审批通过后签字确认。转至步骤09。 08 审批园长园长审批发票或支出证明单，并于审批通过后签字确认。 09 办理费用报销手续计划财务科出纳计划财务科出纳办理费用报销手续。流程结束。 1.3 采购管理风险控制矩阵二级流程三级流程控制目标风险描述控制措施责任科队/岗位控制重要性控制频率主要涉及制度控制文档采购申请与审批采购申请与审批确保采购申请经过合理的授权审批，采购事项事由合理、必要。如果采购申请未经适当的授权审批，可能导致采购无必要，采购预算不合理，造成单位资金的浪费。业务科队经办人提出采购需求，提交书面（非固定资产购置）或填写《固定资产购置申请表》（固定资产购置），经业务科队负责人、主管业务园长、计划财务科负责人审核后，按照xx公园财务审批权限报园长或园长办公会审批通过后，由采购科队经办人组织实施采购。业务科队经办人业务科队负责人主管业务园长计划财务科负责人园长园长办公会采购科队经办人关键控制随时《xx公园采购管理办法》书面申请或固定资产购置申请表园长办公会会议纪要政府采购-供应商选择供应商选择（协议供货）确保协议供货的程序合法、合规，保证选择的供应商符合财政规定且满足单位采购需求。如果未按照财政规定选择协议供货，或协议供货程序不规范，可能导致单位采购行为不合法、不合规，也可能导致选择的供应商不能满足单位正常业务需要。采购科队从政采目录中选择注明协议供货的供应商，并组织与供应商签订合同。采购科队关键控制随时《xx公园采购管理办法》《xx公园合同管理办法（试行）》供应商选择（定点服务）确保定点服务的采购程序合法、合规，保证选择的供应商符合财政规定且满足单位采购需求。如果未按照财政规定选择定点服务供应商，或协议供货程序不规范，可能导致单位采购行为不合法、不合规，也可能导致选择的供应商不能满足单位正常业务需要。采购科队从政采目录中选择注明定点服务的供应商，并组织与供应商签订合同。采购科队关键控制随时《xx公园采购管理办法》《xx公园合同管理办法（试行）》供应商选择（公开招标）确保公开招标程序合法、合规，保证选择的供应商符合单位实际需求，并及时与供应商签订合同。如果未按财政规定开展公开招标，或公开招标程序不规范，可能导致单位采购行为不合规，也可能导致选择的供应商不能满足单位正常业务需要。采购科队经办人从财政网上选择符合资质的招标采购代理机构并按照xx公园合同管理规定签订委托代理协议。招标采购代理机构编制招标文件，经采购科队负责人、采购科队主管园长审核及园长审批通过后由招标采购代理机构发布招标公告。投标供应商根据招标公告在规定时间和地点投递投标文件。招标采购代理机构组织从财政专家库中抽取专家同采购人代表组成评标小组，组织投标供应商在规定时间和地点开标，由评标小组进行评标，并出具评标报告。由招标采购代理机构在政采平台上发布中标公告，进行公示，公示期满后招标采购代理机构向中标供应商发送中标通知书，由采购科队经办人组织与中标供应商签订合同。采购科队经办人采购科队负责人采购科队主管园长园长关键控制随时《xx公园采购管理办法》《xx公园合同管理办法（试行）》委托代理协议招标文件招标公告投标文件评标报告中标公告中标通知书供应商选择（竞争性谈判）确保竞争性谈判方式下供应商选择程序合法、合规，保证选择的供应商符合单位需求。如果在不符合竞争性谈判的情况下选择竞争性谈判采购方式，可能导致单位采购出现违规行为。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。采购科队关键控制随时《xx公园采购管理办法》 N/A 如果竞争性谈判程序不规范，可能导致竞争性谈判程序不合法、不合规，选择的供应商不符合单位需求。采购科队经办人从财政网上选择符合资质的采购代理机构并按照xx公园合同管理规定签订委托代理协议。采购代理机构编制竞争性谈判文件，经采购科队负责人、采购科队主管园长和园长审批通过后由采购代理机构从财政专家库中抽取专家并同采购人代表组成谈判小组。谈判小组确定邀请参加谈判的供应商名单，供应商在规定时间和地点提交谈判文件后，由采购代理机构在规定时间和地点组织供应商和谈判小组进行谈判，并于谈判完成后由谈判小组出具谈判报告。由采购代理机构确定成交供应商并将谈判结果告知参与谈判的所有供应商。采购科队经办人组织与成交供应商签订合同。采购科队经办人采购科队负责人采购科队主管园长园长关键控制随时《xx公园采购管理办法》《xx公园合同管理办法（试行）》委托代理协议竞争性谈判文件供应商名单谈判文件谈判报告供应商选择（询价）确保询价采购方式下供应商选择程序合法、合规，保证选择的供应商符合单位要求。如果询价采购程序不规范，可能导致单位采购出现违规行为。对于当年政采目录以外的采购项目，单项或批量采购金额在50万元（含）以上、100万元以下的货物和服务项目，100万元（含）以上、200万元以下的工程项目，由采购科队经办人选择三家及以上符合资质的供应商进行询价，填写供应商审批单，提出初步意向，经采购科队负责人审核、采购科队主管园长审核、园长办公会审议通过后确定成交供应商。采购科队经办人组织与成交供应商签订合同。采购科队经办人采购科队负责人采购科队主管园长园长办公会关键控制随时《xx公园采购管理办法》《xx公园合同管理办法（试行）》供应商审批单园长办公会会议纪要自行采购-供应商选择供应商选择（询价）确保单位自行采购询价采购程序合法、合规，选择的供应商满足单位的实际需求。如果单位自行采购询价采购程序不规范，可能导致单位采购出现违规行为，造成选择的供应商不符合单位实际采购需求。采购科队经办人选择三家及以上符合资质的供应商进行询价，填写供应商审批单，提出初步意向，经采购科队负责人、采购科队主管园长审核后，按照xx公园财务审批权限报园长或园长办公会审批通过后确定成交供应商。采购科队经办人按照xx公园合同管理规定组织与成交供应商签订合同。采购科队经办人采购科队负责人采购科队主管园长园长园长办公会关键控制随时《xx公园采购管理办法》《xx公园合同管理办法（试行）》供应商审批单园长办公会会议纪要采购验收与付款采购验收与付款（纳入固定资产范畴）确保采购验收付款程序合规、相关单据真实，且经过有效的授权审批，保证单位的实际需求。如果采购验收程序不合规，可能导致采购货物数量不足，质量达不到要求，影响单位日常工作的使用。如果采购付款程序不合规、单据不真实或未经适当的授权审批，可能导致支出超预算，付款不合理，造成单位资金的浪费。后勤队固定资产管理员、使用科队和采购科队经办人一同对购入的固定资产进行验收，并于验收通过后在供应商提供的随货单或验收单上签字确认。后勤队固定资产管理员根据相关发票、协议或明细、调拨单、竣工报告及情况说明书等凭证，填制固定资产卡片，办理入库手续并在资产信息系统中录入资产信息，登记单位固定资产总账和明细分类账。由采购科队内勤员提出资金支付（费用报销）申请，提供发票（当存在多张发票时，填写支出证明单）、合同、事前审批文件等相关原始单据，经采购科队负责人审核、行政办公室发票审核员审核发票真伪后，按照xx公园财务审批权限经采购科队负责人、采购科队主管园长、主管财务园长或园长审批通过后，由计划财务科出纳办理费用报销手续。后勤队固定资产管理员使用科队采购科队经办人采购科队内勤员采购科队负责人行政办公室发票审核员采购科队主管园长主管财务园长园长计划财务科出纳关键控制随时《xx公园采购管理办法》《xx公园固定资产管理实施细则》《xx公园经费支出管理办法》随货单或验收单固定资产卡片固定资产入库单发票/支出证明单采购验收与付款（未纳入固定资产范畴）使用科队和采购科队经办人一同对购入的固定资产进行验收，并于验收通过后在供应商提供的随货单或验收单上签字确认。由采购科队对验收通过后的货物办理入库手续并登记管理台账。由采购科队内勤员提出资金支付（费用报销）申请，提供发票（当存在多张发票时，填写支出证明单）、合同、事前审批文件等相关原始单据，经采购科队负责人审核、行政办公室发票审核员审核发票真伪后，按照xx公园财务审批权限经采购科队负责人、采购科队主管园长、主管财务园长或园长审批通过后，由计划财务科出纳办理费用报销手续。使用科队采购科队经办人采购科队采购科队内勤员采购科队负责人行政办公室发票审核员采购科队主管园长主管财务园长园长计划财务科出纳关键控制随时《xx公园采购管理办法》《xx公园经费支出管理办法》随货单或验收单管理台账发票/支出证明单 1.4 采购管理流程支持性制度 1.《xx公园采购管理办法》 2.《xx公园经费支出管理办法》 3.《xx公园固定资产管理实施细则》 4.《xx公园合同管理办法（试行）

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