电力公司保密过程管理程序模版.doc

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XX股份有限公司保密过程管理规定目录 1 目的 1 2 范围 1 3 定义 1 4 职责 1 5 程序 2 5.1 密级及保密期限的确定 2 5.2 密级的变更管理 2 5.3 过程控制 3 5.4 保护措施 6 5.5 预防措施 7 5.6 保密事项 8 6 相关文件 17 7 记录 17 保密过程管理规定保密过程管理规定 1 目的为确保对保密过程进行有效控制，防止泄密行为的发生，特制订本规定。 2 范围本规定适用于对公司保密事项制作、收发、传递、使用、保存和销毁全过程的管理，所有相关部门(以下统称涉密部门)应严格遵照执行。 3 定义 a）绝密：最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害； b）机密：重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受严重的损害； c）秘密：一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害； d）秘密载体：是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载企业秘密信息的纸介质、磁介质、光盘等各类物品。磁介质载体包括计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等。 4 职责 a）总经理办公会负责保密文件密级及保存期限的审批；； b）涉密部门应对本部门需保密的信息进行收集和整理，提交密级确定申请表，以确定秘级，并严格履行保密义务； c）总经理工作部负责保密文件的归口管理和保密文件密级申请表的汇总，并报总经理办公会审批； d）人力资源部负责与员工签订保密合同； e）秘密载体的保密管理，遵循严格管理、严密防范、确保安全、方便工作的原则。涉密部门应当指定专门人员负责本部门秘密载体的日常管理工作； f）涉密部门负责人对本部门执行本规定负有指导、监督和检查的职责。 5 程序 5.1 密级及保密期限的确定 a）产品配方，专利技术、专有技术、引进技术的核心部分为绝密级； b）公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级； c）公司人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或未公开的各类信息为秘密级； d）公司保密事项见5.6条； e）密级和保密期限的确定，由申报部门提出申请，部门负责人审核，总经理办公会批准； f）一般绝密级事项保密期限为10年，机密级事项保密期限为5年，秘密级事项保密期限为3年。 5.2 密级的变更管理 a) 公司秘密事项的密级和保密期限，应根据情况变化及时变更。密级和保密期限的变更，由申报部门提出申请，部门负责人审核，总经部汇总，总经理办公会批准； b) 公司秘密事项的保密期限届满的，自行解密；保密期限需要延长的，由原申报部门提出申请，部门负责人审核，总经部汇总，总经理办公会批准； c) 公司秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，由总经部收集汇总，交总经理办公会批准后，由总经部实施解密。 5.3 过程控制 5.3.1 秘密载体的制作 a）制作秘密载体，应当依照有关规定标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号； b）纸介质、磁介质、光盘秘密载体应在批准的定点场所印制； c）制作秘密载体过程中形成的不需归档的材料，应当及时销毁； d）制作秘密载体的场所应当符合保密要求，使用电子设备的应当采取防电磁泄漏的保密措施。 5.3.2 秘密载体的收发与传递 a）收发秘密载体，应当履行清点、登记、编号、签收等手续； b）传递秘密载体，应当选择安全的交通工具和交通路线，并采取相应的安全保密措施； c）传递秘密载体，应当包装密封；秘密载体的信封或者袋牌上应当标明密级、编号和收发件单位名称。使用信封封装绝密级秘密载体时，应当使用由防透视材料制作的、周边缝有韧线的信封，信封的封口及中缝处应当加盖密封章或加贴密封条；使用袋子封装时，袋子的接缝处当使用双线缝纫，袋口应当用铅志进行双道密封； d）传递秘密载体，应当通过机要交通、机要通信或者指派专人进行，不得通过普通邮政或非邮政渠道传递；设有机要文件交换站的地区，传递机密级、秘密级秘密载体，可以通过机要文件交换站进行； e）向驻外机构传递秘密载体，应按照有关规定履行审批手续，通过外交信使传递。采用现代通信及计算机网络等手段传输秘密信息，应当遵守有关保密规定。 5.3.3 秘密载体的使用 a）接触和使用秘密的原则是：绝密级只限于经过审定的人员；机密级限于工作直接需要的部门和人员；秘密级凡工作需要的部门和有关人员均可使用； b）涉密部门收到秘密载体后，由部门负责人根据秘密载体的密级和制发单位的要求及工作的实际需要，确定本部门知悉该秘密的人员的范围。任何部门和个人不得擅自扩大企业秘密的知悉范围； c）阅读和使用秘密载体应当在符合保密要求的办公场所进行；确需在办公场所以外阅读和使用秘密载体的，应当遵守有关保密规定。 d）阅读和使用秘密载体，应当办理登记、签发手续，管理人员要随时掌握秘密载体的去向； e）传达企业秘密时，凡不准记录、录音、录像的，传达者应当事先申明； f）复制秘密载体，应当按照下列规定办理：复制绝密级秘密载体，应经总经理批准；复制主管部门允许复制的机密、秘密级秘密载体，应经主管副总经理批准；复制秘密载体，不得改变其密级、保密期限和知悉范围；复制秘密载体，应当履行登记手续；复制件应当加盖复制部门的戳记、并视同原件管理；涉密部门不具备复制条件的，应当到批准的定点场所复制秘密载体； g）汇编秘密文件、资料，应当经原制发部门批准，未经批准不得汇编。经批准汇编秘密文件、资料时，不得改变原件的密级、保密期限和知悉范围；确需改变的，应当经原制发部门同意。汇编秘密文件、资料形成的秘密载体，应当按其中的最高密级和最长保密期限标志和管理； h）摘录、引用企业秘密内容形成的秘密载体，应当按原件的密级、保密期限和知悉范围管理； i）因工作确需携带秘密载体外出，应当符合下列要求：采取保护措施，使秘密载体始终处于携带人的有效控制之下；参加涉外活动不得携带秘密载体；因工作确需携带的，应当经本部门主管领导批准，并采取严格的安全保密措施； j）因工作需要携带机密级、秘密级秘密载体出境的，应当按照有关保密规定办理批准和携带手续。携带涉密便携式计算机出境，按前款规定办理。 5.3.4 秘密载体的保存 a）保存秘密载体，应当选择安全保密的场所和部位，并配备必要的保密设备。绝密级秘密载体应当在安全可靠的保密设备中保存，并由专人管理；工作人员离开办公场所，应当将秘密载体存放在保密设备里； b）涉密部门每年应定期对当年所存秘密载体进行清查、核对，发现问题及时向总经理工作部报告。按照规定应当清退的秘密载体，应及时如数清退，不得自行销毁； c）涉密人员、秘密载体管理人员离岗、离职前，应当将所保管的秘密载体全部清退，并办理移交手续； d）需要归档的秘密载体，应当按照公司档案管理规定归档； e）被撤销或合并的涉密部门，应当将秘密载体移交给承担其原职能的部门，并履行登记、签收手续。 5.3.5 秘密载体的销毁 a）销毁秘密载体，应经本部门负责人审核批准，并履行清点、登记手续； b）销毁秘密载体，应当确保秘密信息无法还原； c）销毁纸介质秘密载体，应当采用焚毁、化浆等方法处理；使用碎纸机销毁的，应当使用符合保密要求的碎纸机； d）销毁磁介质、光盘等秘密载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁； e）禁止将秘密载体作为废品出售。 5.3.6 绝密级载体的管理 a）送往外地的绝密级秘密载体，通过机要交通、机要通信递送；在本地传递绝密级秘密载体，由发件或收件部门派专人直接传递；不得利用计算机、传真机传输绝密级公文； b）阅读和使用绝密级载体必须在指定的符合保密要求的办公场所进行。任何部门和个人不得擅自扩大绝密级秘密的知悉范围； c）涉密部门或人员收到绝密级秘密载体后，必须按照规定的范围组织阅读和使用，并对接触和知悉绝密级秘密载体内容的人员做出文字记载； d）绝密级秘密载体封装时应粘贴密封条或加盖密封章，携带绝密级秘密载体应经主管领导批准，并有二人以上同行。禁止携带绝密级秘密载体参加涉外活动，禁止将绝密级秘密载体携带出境； e）绝密文件要单独登记，存放在设备完善的保险装置中，不得存于私人住宅或其他不安全的地方； f）绝密级技术在保密期限内不得申请专利或者保密专利； g）绝密文件和密电要严格执行当天阅后当天归还制度，若特殊情况需要留用，要通知机要室并严加管理；.借绝密文件，应先填写“调卷单”，由总经理或其授权人员签字后方可借阅； h）严禁绝密件和密电横传、翻印、复制和传抄。如有特殊情况需要复印，必须经总经理批准并通知机要室。复印件应送机要室盖章备案，按正式文件同样管理； i）在计算机内保管的绝密信息需要验证身份和传输加密。 5.4 保护措施 a）以法律手段保护商业秘密。一是侵权行为法对商业秘密的保护，主要依据是《民法通则》、《反不正当竞争法》和《刑法》。二是合同法对商业秘密的保护，主要依据是《技术合同法》和《劳动法》； b）向仲裁机构申请仲裁解决。商业秘密被侵犯，如果此前企业与侵权人之间签订了《合同》，并且双方自愿达成仲裁协议的，可依据《中华人民共和国仲裁法》向当地仲裁机构或者双方仲裁协议中约定的仲裁机构申请仲裁； c）因劳动争议引起的纠纷或签订《劳动合同》的员工，期限未满，擅自跳槽，带走企业秘密，侵犯企业利益的，可依据《中华人民共和国企业劳动争议处理条例》向当地劳动争议仲裁委员会申请仲裁。对仲裁裁决不服的，可以在十五日内向人民法院起诉； d）向工商行政管理部门投诉。商业秘密被侵犯人的不正当行为侵犯，可按上述规定，向工商行政管理部门投诉，并提供商业秘密及侵权行为的有关证据； e）向人民法院起诉。根据《刑法》、《民法通则》、《技术合同法》、《反不正当竞争法》等法律规定，企业的商业秘密被侵犯，可以直接向人民法院起诉； f）协商解决。商业秘密纠纷属民事纠纷的，商业秘密受到侵害时，被侵害人可以与侵害人进行协商，要求其停止侵害并做适当赔偿，以维护自身的正当权益； g）以经济手段保护商业秘密。主要包括：用分配方法来保护商业秘密（即对接触、使用企业商业秘密的员工，给予较优厚的工资、奖金待遇，若有可能，再辅之以必要的雇佣合同，写明一旦享受特殊津贴，则应负有相应的保密义务）；用长期化劳动契约来保护商业秘密；以某种产权安排，来保护商业秘密； h）以行政管理的手段保护商业秘密。一是建立保护商业秘密的机构；二是建立企业内部相关的保密制度；三是与员工签订保密合同； i）选择与高级研发人员、技术人员、经营管理人员、一般技术人员和关键岗位的技术工人、市场计划和销售人员、财会人员、秘书人员及保安人员签订竞业避止合同。 5.5 预防措施 a）建立保密工作机构，明确专兼职保密人员负责日常管理； b）健全保守商业秘密的制度。结合商业秘密的不同特点，针对各种可能的泄密途径，制订出包括公文管理、接待联络、宣传报道、废旧载体管理、人才流动、技术交流、论文发表、申请专利、通信、办公自动化等在内的一整套有关商业秘密保护的制度。与此同时，要将商业秘密的管理纳入企业内部的考核体系，保证各项保密制度在全体员工中得到认真的执行； c）与涉秘人员签定保密合同。在具体实施时，除了考虑企业内部的研发人员、技术人员、市场计划和营销人员、财会人员、秘书人员、保安人员外，还应与工作交往中不得不向其提供本企业商业秘密的合作伙伴、谈判对手、重要客户、服务提供单位等签定保密合同，以防侵权后发生争执； d）开展全员培训，提高全体员工的保密意识和保守企业秘密的能力； e）做好日常管理工作，把各项管理制度和措施落到实处。企业的保密人员，要严格按照相关制度的规定，对涉及商业秘密的各项活动进行审查把关，保证每一项管理制度和措施得到不折不扣的执行； f）要划定保密区域，在保密区域内加强保卫措施，确定管理办法； g）对重要文件、资料应及时确定其保密级别、进行保密标识，予以存档或销毁，同时应制定出文件管理、借阅、复印、销毁办法，以及外发文件的审阅办法； h）对员工应限制其掌握商业秘密的范围和程度，并加强对员工的保密教育； i）对商业秘密载体加以物理屏蔽，除了保管箱和库房以外，对于必须经常移动的载体也要加以遮掩，以避免有必要接触但不必了解其内容的人员得知。 5.6 保密事项按密级的划分，公司需保密的事项及保密措施如下表所示。标题表1 公司绝密事项一览表页次第1页共2页序号名称主管部门涉秘范围保密措施 1 董事会未对外发布的信息董秘办董事会 u 专人保管； u 签订保密协议； u 双人双匙。 2 湿法脱硫工艺计算软件脱硫部部门内部档案室 u 专人保管； u 签订保密协议； u 双人双匙。 3 CFB锅炉性能计算书洁燃部脱硫部公共专业部洁燃部 u 专人保管； u 签订保密协议； u 双人双匙。 4 吸收塔结构设计计算书公共专业部脱硫部公共专业部洁燃部 u 专人保管； u 签订保密协议； u 双人双匙。 5 公司与国外技术合作方之间出现的各种问题国际合作部国际合作部公司相关领导 u 专人保管； u 签订保密协议； u 双人双匙。 6 对外合作谈判资料国际合作部国际合作部 u 归档保存； u 双人双匙。 7 技术转让合同及其履行情况国际合作部国际合作部财务部 u 归档保存； u 双人双匙 8 属技术转让范围的计算软件国际合作部国际合作部各事业部 u 归档保存； u 双人双匙 9 绝密公文总经部相关部门见《公文处理办法》 10 薪酬人力资源部总经层董事长见《员工薪酬管理制度》标题表1 公司绝密事项一览表页次第2页共2页序号名称主管部门涉秘范围保密措施 11 由计算机保存的公司核心技术资料总经部部门负责人网络管理员 u 网络监控； u 双密匙开机。 12 由计算机保存的财务资料总经部部门负责人网络管理员 u 网络监控； u 双密匙开机。 13 由计算机保存的董事会资料总经部董事会秘书网络管理员 u 网络监控； u 双密匙开机。 14 投标报价经营计划部经营计划部总经济师投标决策人 u 专人专柜专机； u 双密匙开机； u 双人双匙。 15 研发项目申请资料研发中心公司领导事业部课题组 u 专人专柜专机； u 双密匙开机； u 双人双匙。 16 核心/关键技术资料研发中心公司领导事业部课题组 u 专人专柜专机； u 双密匙开机； u 双人双匙。 17 研发中采用的非常工具研发中心公司领导事业部课题组 u 专人专柜专机； u 双密匙开机； u 双人双匙。 18 公司财务报告财务部财务部董秘办 u 专人专柜专机； u 双密匙开机； u 限制接触人员。标题表2 公司机密事项一览表页次第1页共4页序号名称主管部门涉秘范围保密措施 1 贯标咨询、认证合同技术安监部公司领导技术安监部专人保管；不对外提供。 2 资质申报文件技术安监部公司领导技术安监部专人保管；不对外提供。 3 外审文件技术安监部公司领导技术安监部专人保管；不对外提供。 4 湿发脱硫培训教材（软件除外）脱硫部脱硫部档案室专人保管；签订保密协议。 5 技术转让的书面技术资料国际合作部国际合作部各事业部专人保管；签订保密协议。 6 外方的项目分包合同及谈判细节国际合作部国际合作部项目经理部专人保管；签订保密协议 7 与技术合作方的往来电函国际合作部国际合作部项目经理部专人保管；归档保存。 8 技术服务协议的履约情况国际合作部国际合作部财务部专人保管；归档保存。 9 需要翻译的招投标书、重要合同或文件国际合作部国际合作部需求部门专人保管；归档保存。 10 与技术合作方以外的其他国外机构和人员之间的往来电函国际合作部国际合作部公司相关领导专人保管；归档保存。标题表2 公司机密事项一览表页次第2页共4页序号名称主管部门涉秘范围保密措施 11 技术合作方提供的非技术的书面资料国际合作部国际合作部公司相关领导专人保管；归档保存。 12 年度预算经营计划部经营计划部财务部公司相关领导专人专柜；加密保存；加匙保存。 13 统计、经营分析资料经营计划部经营计划部财务部公司相关领导专人专柜；加密保存；加匙保存。 14 项目成本及分析经营计划部经营计划部财务部公司相关领导专人专柜；加密保存；加匙保存。 15 公司发展战略规划及实施细则企发部企发部相关领导集中管理；现场查阅。 16 市场竞争策略企发部企发部相关领导市场营销部集中管理；限定使用范围。 17 产业研究报告、管理研究报告、战略实施年度报告及提交高管层的其它报告企发部企发部相关领导集中管理；限定使用范围。 18 行业专家信息库资料企发部企发部相关领导集中管理；限定使用范围。 19 绩效考核结果人力资源部人力资源部部门负责人定向反馈；不对其他人公开。 20 招投标文件及物资采购文件物资供应部物资部相关部门相关领导专人保管；不对外提供。标题表2 公司机密事项一览表页次第3页共4页序号名称主管部门涉秘范围保密措施 21 客户信息市场营销部公司相关领导市场营销部专人保管；限制涉秘范围。 22 项目信息市场营销部公司相关领导市场营销部专人保管；限制涉秘范围。 23 竞争对手信息市场营销部公司相关领导市场营销部专人保管；限制涉秘范围。 24 信息获取渠道市场营销部公司相关领导市场营销部专人监督；禁止对外透露。 25 项目销售战略和策略市场营销部公司相关领导市场营销部限制涉秘范围。 26 项目销售费用预算及实际执行情况市场营销部公司相关领导市场营销部专人保管；限制涉秘范围。 27 购买招标文件前的联合投标协议市场营销部公司相关领导市场营销部专人保管；归档保存。 28 技术研发报告、研发阶段性工作报告研发中心公司相关领导相关事业部研发中心专人保管；归档保存。 29 研发过程技术资料、研发成果报告研发中心公司相关领导相关事业部研发中心专人保管；归档保存。 30 用于开发的软件研发中心公司相关领导相关事业部研发中心专人保管；归档保存。标题表2 公司机密事项一览表页次第4页共4页序号名称主管部门涉秘范围保密措施 31 专利技术文档、新技术、新方法和新结构设计等研发中心公司相关领导相关事业部研发中心专人保管；归档保存。 32 分包工程招标文件及分包合同项目管理部项目管理部项目经理部经营计划部专人保管；归档保存。 33 分包方资质评审文件及合格分包方名录项目管理部项目管理部项目经理部专人保管；归档保存。 34 内部财务报告财务部财务部限制接触范围。 35 凭证（含原始票据）、账簿财务部财务部相关部门严格调阅审批程序；限制接触范围。 36 经济合同财务部经营计划部财务部相关部门严格调阅审批程序；限制接触范围。标题表3 公司秘密事项一览表页次第1页共4页序号名称主管部门涉秘范围保密措施 1 质量管理体系文件技术安监部全体员工 l 限制对外提供。 2 技术合作方提供的典型工程资料及已开展项目的设计资料脱硫事业部脱硫事业部项目管理部档案室 l 专人保管； l 签订保密协议。 3 项目投标文件和已开展项目的设计资料脱硫事业部脱硫事业部项目管理部档案室 l 专人保管； l 签订保密协议。 4 国际市场信息与数据国际合作部公司高层领导国际合作部 l 专人保管； l 签订保密协议。 5 外籍雇员的有关资料国际合作部人力资源部国际合作部事业部项目管理部 l 专人保管； l 签订保密协议。 6 公司资金计划经营计划部经营计划部公司高层领导 l 专人保管； l 电子版加密。 7 绩效考核记录经营计划部人力资源部经营计划部公司高层领导 l 专人保管； l 电子版加密。 8 产业政策和技术信息企业发展部企业发展部相关技术部门公司高层领导 l 集中保管； l 限定使用范围。 9 国外公司提供的项目图纸计算书和其他相关资料公共专业部公共专业部相关事业部项目经理部 l 限制对外批露的度和范围 10 国外公司提供的技术工艺培训资料公共专业部公共专业部 l 专人保管； l 电子版加密。标题表3 公司秘密事项一览表页次第2页共4页序号名称主管部门涉秘范围保密措施 11 员工人事档案人力资源部人力资源部 l 限制借阅范围； l 严格借阅手续。 12 人才测评报告人力资源部人力资源部 l 限制借阅范围； l 严格借阅手续。 13 秘密公文总经部总经部相关部门 l 限制传阅范围； l 专人保管和传阅。 14 项目销售/推广策划方案及活动市场营销部市场营销部公司高层领导 l 限制查阅范围。 15 购买招标文件后的联合投标协议市场营销部市场营销部公司高层领导 l 限制查阅范围； l 归档保存。 16 投标文件商务部分市场营销部经营计划部市场营销部投标组成员公司有关领导 l 限制涉秘范围； l 归档保存。 17 项目会议纪要、月报项目管理部项目管理部相关部门公司有关领导 l 专人管理； l 严禁对外提供。 6 相关文件密级确定申请表申请部门表格编号 Q/KD.G3/Q02-2003-T1 记录编号页次 / 文件名称（编号/版次）档号建议密级建议保存期限备注 1 申请理由申请人/日期： 2 主管部门意见部门负责人/日期： 3 审批意见签字/日期：密级变更申请表申请部门表格编号 Q/KD.G3/Q02-2003-T2 记录编号页次 / 文件名称（编号/版次）原密级更改建议同意密级建议保存期限 1 密级变更理由申请人/日期： 2 主管部门意见部门负责人/日期： 3 审批意见签字/日期：保密合同甲方表格编号 Q/KD.G3/Q02-2003-T3 记录编号乙方页次 / 合同依据 1 保密范围和内容 2 双方的权利和义务 3 协议期限 4 保密费的数额及支付方式 5 违约责任甲方乙方法定代表人/ 授权代表签名日期日期

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