大型购物广场内控调查和检查.doc

xxxxxxx购物广场有限公司内部控制系列文件 010203内控调查和检查xx20xx 版批 准： xx20xx-04-01 发布 xx20xx-04-01 实施xxxxxxx购物广场有限公司1.0目的本程序规定了xxx杉杉公司开展内控调查的具体要求，旨在规范开展内控调查工作，保证内控调查的工作质量和效果，进而降低潜在的经营管理风险。2.0 制度要求2.1内控调查/检查管理程序制定 2.1.1内控人员根据集团内控调查和检查要求，结合本公司实际制定本程序。2.1.2内控人员负责监督执行本程序，总经理和各部门负责人落实内控调查/检查工作。2.1.3统括部和内控人员共同组织各部门主管以上管理人员进行本程序培训。全体管理人员特别是高管人员必须认识到，开展内控问题调查/检查可及时发现内控管理薄弱环节，也是预防经营管理中的各项管理风险的有效手段。2.2编制内控调查/检查表2.2.1集团内控调查表杉杉集团内控部发放的年度内控调查表，是公司每年内控工作的重要组成部分。2.2.2公司内控检查表公司每年除完成集团内控部统一内控调查外，根据自身实际布置内控检查。整体调查每年至少进行一次。公司在设计编制内控检查表时考虑以下内容：n 董事会和集团内控部发放的年度内控调查表和评价标准n 上年度管理风险评估中发现的新的高风险领域n 内、外部审计师在其管理建议书中列出的问题n 上年度发生的重大事件n 考虑新开展业务的风险n 其他问题2.3内控调查的开展2.3.1内控负责人组织召开各部门会议，并部署当年的内控调查工作。发放内控调查表，说明内控调查的具体要求，确定部门内控负责人和完成时间等。集团公司内控部安排的统一调查时间一般在每年7月和11月。2.3.2 各部门负责人将内控调查的内容传达到相应的员工，并在规定的时间内安排本部门调查人员按具体要求认真核对并回答有关内控调查问题。调查人员完成各问题的回答后，部门经理逐项进行审核，然后签字报给内控人员。2.3.3内控人员收到各部门提交的内控调查表后，与各部门就调查结果再次进行测试。2.3.3回答内控调查表时有三项选择，具体须注意以下问题：n 各部门在回答问题时须进行充分的调查并获取有关书面证明资料。n 回答“是”时，须有充分支持文件和记录并由内控人员进行适当的测试或现场抽查。n 回答“否”时，须与部门负责人解释清楚并共同研究制定改进计划。具体办法可参照内控人员检查工作时的格式。特别注意，对于不能完全满足内控问题要求的调查结果，原则上须回答“否”。n 回答“不适用”和“暂未发生”时，须详细注明原因。2.3.4总经理、内控负责人、部门负责人和部门调查员在内控调查表上，必须亲笔签字审核审批，并对回答的问题承担相应的责任。原件交统括部归档；复印件由内控人员保管并随时准备接受集团内控部调查。2.3.5内控人员汇总填写内控调查结果汇总表（参见表1）。2.4内控检查的开展2.4.1 内控检查的周期： 公司应对财务、运营等核心业务循环每月检查一次，对综合、人事等非核心业务循环每季度检查一次。 每周以周报的形式，将所检查项目的实际情况及相应的整改措施向公司总经理和集团内控部报告。 2.4.2 内控检查的程序： 2.4.2.1 内控检查的准备：日常的内控检查由内控部组织实施，内控部工作人员为主要责任人员； 2.4.2.2 内控检查的实施：内控检查应按确定的检查对象和检查方法实施。在具体实施检查工作中，应关注以下的要点： 检查工作的手段可以采用：实地查验、个别访谈、抽样检验、差异比较分析等，以及其他认为必要和需要的手段； 抽样数量的选择；在条件可能的情况下，采用计算机的随机抽样方式进行。抽样数量规定为： 样本数量少于30（含30）的，应100%进行检查；样本数量大于30，少于100（含100）的，抽样数量不少于50%；样本库数量大于100的，抽样数量不少于30%。 记录和报告的检查：记录和报告是否完整地记录了经营活动的实际情况，并通过正常的渠道向有授权的人员进行汇报和处理，尤其是要关注重大经营活动决策有效性（集体记录和决策、职务不相容等），及例外事项的处理程序和权限。 校核实际的业务操作流程是否与制度规定相一致。 2.4.2.3 检查意见的交流： 在对控制缺陷确认时，应与相关的责任人进行必要的沟通，以对所检查事项的实际情况得到共同的确认，防止检查结果与实际情况不符的情况。 在最终形成检查结论前，应对每个存在控制缺失或控制缺陷与部门负责人或分管副总经理进行沟通，以对事实情况的认定得到共识，对可能存在的风险后果获得一致的意见。 对存在控制缺失或控制缺陷的事项，应在沟通交流中共同确定后续的整改措施，或提出有效的整改建议，并达成一致的意见 内控检查人员应将意见的交流作为一个直接有效的培训途径之一，包括：内控基本理念、原则与业务实际的融合培训；对实际内控工作技能和手段的交流培训。尤其是相关的内控人员利用自身的便利条件，将其他公司有益的工作方法移植到自己的公司中去。 对内控检查过程中所发现的可能影响公司经营目标实现的重大缺陷或风险事项，应在对整改措施确认后形成专题报告，由内控检查负责人和部门负责人的签字，上报总经理和分管领导。2.5内控调查/检查报告2.5.1内控调查报告2.5.1.1所有问题回答完毕后，内控人员将内控调查表原件和内控调查不符合项跟踪改进表（参见表2）报总经理签字核准。对调查中发现的不符合项及提出的整改纠正措施，区别问题分别明确指定相关部门负责人实施，总经理对完成纠正全部不符合项负责。内控人员对各部门负责人采取纠正行动负督促完成和监督检验责任。2.5.1.2内控人员在完成内控调查后，负责向总经理和集团内控部报告内控调查结果汇总表和内控调查不符合项跟踪表，并每月向集团内控部和总经理汇报不符合项纠正进度情况。2.5.2内控检查报告2.5.2.1内控人员完成各部门的内控检查后及时完成检查报告，确保客观、真实地反映内控检查的结果，并通过单周报（附表4 ）的形式予以上报总经理和集团内控部，并在随后的单周报中随时反映各项整改的进度。 2.5.2.2内控人员在完成内控检查后，负责跟踪纠正内控检查整改情况，并且定期向集团内控部和总经理汇报内控整改情况。2.5.3重复性问题处理2.5.3.1报告内控调查/检查结果时，须特别注意重复发生的问题，制定专项措施和办法，落实整改。对重复性问题，内控人员会同有关部门负责人查明原因并区别情况提出处理办法。具体如下：n 属股东或董事会原因，纠正措施中提出下次董事会研究或报告有关股东建议。n 属有关人员未按纠正要求采取具体行动，则追究有关人员包括部门领导责任。n 如属程序文件本身问题，或在执行纠正措施的过程中又产生新问题，则研究提出修订程序文件或进一步提出纠正措施。2.5.3.2总经理和有关部门负责人须亲自介入为纠正重复性问题而采取的具体行动并长期跟踪。2.5.3.3为提高工作效率内控人员将通过邮件、电话、网络等方式与公司董事会、管理层和各部门经理保持沟通，及时发现问题并共同研究解决办法。2.5.4内控检查报告所反映的各项控制缺失或控制缺陷，以及后续的整改效果，可以成为公司对相关部门进行绩效考核的依据之一。2.5.5内控检查的报告、底稿，以及相应的专题报告，应在内控部一并存档管理。2.5.6 内控负责人在完成检查后，负责向总经理办公会和杉杉集团内控部报告内控检查汇总表。参见表1内控调查结果汇总表2.6 上级机构内控专管员的检查 2.6.1集团内控专管员对公司内控检查质量和频率进行监督检查和辅导。 2.6.2集团内控专管员每半年不少于一次的到公司进行现场复核工作，主要针对公司实施的内控检查质量和整改效果，提高公司内控工作质量的长效性。 2.6.3专管员对公司进行现场复核时，必须填报现场工作记录表（参见表5），经专管员和公司内控部负责人签字后，报集团内控部存档，公司内控部备案。3.0 流程图（另附） 4.0 政策4.1每年至少布置一次内控问题调查/检查。4.2禁止管理人员在回答内控调查/检查问题过程中，弄虚作假或避重就轻。4.3禁止管理人员操纵内控调查/检查或不按调查/检查程序揭示调查/检查中发现的各种薄弱环节。4.4禁止管理人员发现调查/检查薄弱环节后，不按纠正要求采取有效措施按期纠正。对内控调查/检查过程中发现有舞弊或隐瞒事件者，董事会和集团公司将按照有关奖惩管理规定和规章制度对总经理和其他相关人员予以严惩。4.5本制度原则上每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改；制度最终解释权归总经理办公会。5.0 相关制度和表单表1xxx杉杉-010203-01 内控调查结果汇总表表2xxx杉杉-010203-02 内控调查不符合项跟踪改进表表3xxx杉杉-010203-03 内部审计项目表4xxx杉杉-010203-04 内控周报表5xxx杉杉-010203-05 现场工作记录表表1 内控调查结果汇总表xxx杉杉-010203-01循环名称回答项回答“是”回答“否”回答“不适合”备注综合管理回答数量问题号重复出现的问题号财务管理回答数量问题号重复出现的问题号采购管理回答数量问题号重复出现的问题号内控管理回答数量问题号重复出现的问题号信用管理回答数量问题号重复出现的问题号投资管理回答数量问题号重复出现的问题号回答数量合计注：“重复出现的问题号”指下次开展的调查时，又重复出现的问题，此次是第一次调查，所以此次此栏不需填写。 010203 -郑州xxx杉杉-内控调查和检查 13/13表2 内控调查不符合项跟踪表 xxx杉杉-010203-02循环名称问题编号薄弱问题改进意见负责人完成时间跟踪情况综合管理财务管理 采购管理内控管理信用管理投资管理表3 内部审计项目xxx杉杉-010203-03序号审计项目内容范围频次一、财务1现金盘点现金账户1次/月2银行存款余额调节表银行账款1次/月3应收票据应收票据明细账1次/月5应收账款及坏账核销20%的应收账款明细账1次/月6销售折扣和折让100%的折扣和折让1次/月7其他应收款其他应收款1次/月8存货盘点100种1次/月9固定资产清点全部固定资产的10%、房地产记录1次/季10固定资产折旧新增固定资产1次/月12递延资产递延资产明细科目1次/季13待摊费用待摊费用明细科目1次/月15无形资产增减无形资产明细科目1次/年16有借方余额的应付账款应付账款明细科目1次/月17付款30个付款凭证1次/月18短期借贷相关明细科目1次/2月19长期借贷长期借款明细科目1次/季20应付税金应付税金明细科目1次/季21应付工资应付工资明细科目1次/2月22预提费用预提费用明细科目1次/月23其他应付款其他应付款明细科目1次/月二、招商24招商计划的编著目标业态、租金、销售、提成、管理费、推广费1次/季25招商管理潜在租户、意向、签约、付款、装修、开业、运营、退租等1次/月26品牌管理品牌种类（主、次、战略联营品牌）1次/月27工作日志管理每天工作日志录入、维护、变更、查询1次/月28招商进程跟踪业务流程1次/季29招商绩效考核工作业绩1次/季三、运营30运营计划的编制运营计划1次/月31租约的管理租户信息、周期、固定租金、销售提成、租金和销售抽成比高、比率租金等1次/月32合同管理意向租户、正式租户、综合评估、合同签订、修改、变更，淘汰、撤场等1次/月33费用管理固定、浮动费用类别和支付方式、租金的付款方式、合约优惠条件（租金民、面积、一次性优惠等）1次/月34客户资料的管理客户资料、黑名单1次/月35财务结算 租约费用、临时费用、能源费用（水、电）押金催交通知、结算单管理、销售提成管理、租户帐户管理等）1次/月37会员管理会员资料、积分管理、赠品、折扣、客户服务、报表分析1次/月38营销管理促销计划、流程、规则、分析1次/季39商场导购双屏POS广告系统、触摸屏导购、媒体播放系统1次/季40POS收银管理销售、收银员现金进出管理、票据打印、其它、监控管理等1次/月41经营管理平台租户协调、活动管控、物业管理、互联网平台、增值功能1次/季四、工程42不合格品分类和处理当期不合格品1次/月43废品、废料的处理出售和回用的废品废料记录1次/季 44收货程序采购订单、入库单、品检记录1次/月45发货程序发货通知单、出库单、内部领料单1次/月46在制品控制在制品实物盘点、资料核对1次/季47采购计划编制和执行情况采购计划、到货记录、超额发货处置记录1次/季48相关管理程序签字情况、不相容职务分离1次/年49检查库房盘点调整工作检查盘点调涨依据和审核程序1次/季五、人事、行政机构、公司文化50公司消防消防设施及有效性、合理分布1次/季51紧急撤离计划撤离计划及宣传1次/季52安全培训培训记录1次/半年53劳保政策劳保政策及具体实施1次/年六、公共关系、法律纠纷54公共关系状况公司社会危机事件处理记录、公司经营的社会环境评估记录和报告1次/年55法律纠纷各项重大法律纠纷记录、律师、法律顾问聘请合同、费用支付、诉讼记录1次/年七、环境保护56注：内控负责人可视具体情况增减项目书面报总经理审批 表4 内控周报一、本公司近期（一个月内）重大事项通报：序号类别重大事项简要描述12二、月度内控检查工作（共_项，已完成_项，其中本周完成_项）循环名称序号月度计划检查项目检查结果检查时间整改措施责任人及计划完成时间整改完成结果备注采购12销售12财务12信用12投资12内控12人事12综合12信息系统12公共安全12生产12其他12四、年度风险评估工作循环名称序号计划日期当前进展情况完成情况评估结果情况简述备注采购12五、其它内控工作序号任务描述计划日期责任人完成情况备注123表5 现场工作记录表公司名称： 填表日期： 年 月 日日期./时间：参与人员：主题：1、 2、一、问题或建议：专管员（签字）： 产业公司内控负责人（签字）：