资料管理办法.doc

Time will pierce the surface or youth, will be on the beauty of the ditch dug a shallow groove ; Jane will eat rare!A born beauty, anything to escape his sickle sweep
.-- Shakespeare

中交第二航务工程局第三分部
佛山市南庄至西樵山根公路工程路基、桥涵施工项目部文件

中交二航局第三分部项【2010】第002号

资料管理办法

第一节 项目资料编制的意义及依据

一、编制竣工档案的重要意义
1、保证每期工程计量工作顺利进行；2、顺利通过每期上级资料检查；3、为编制和移交完整的竣工资料打下坚实基础。
二、资料编制的依据
1、《佛山市公路建设项目档案工作指南》修编（2009年第一季度）结合项目实际情况；
2、《佛山市南庄至西樵山根公路工程 单位、分部、分项工程划分及检验频率》；
3、本项目所含专业现行标准、规范。

第二节 建设项目档案编制组织机构及职责

项目档案管理工作是项目建设的重要组成部分，是整个项目管理不可缺少的环节。各部门均须本着以“对工作认真负责”的态度，切实做好项目档案的收集、编制、归档等管理，同时它又是一项设计多个部门的系统工程，需多部门共同合作才能做好的一项工作，不光只是资料室的事情。
一、资料管理组织机构与职责
项目建设进入施工阶段，必须做好项目各阶段文件的统筹规划、协调管理。明确一位负责人分管档案工作，确定专门的档案工作机构和人员（专职或专责应视项目建设规模而定）负责项目档案材料的积累和监督指导工作。随着项目建设的展开而开展档案工作。同时把档案工作网络扩展到项目的每一个部门，建立与项目相适应的档案管理网络机构。参照资料管理组织网络机构图：

总工

资料室

计划部
工程部
质检部
测量班
试验室...

领 导：协调工作
工作人员：具体工作

内部编制

外单位提供

资料管理制作网络机构图
二、资料室组织机构的职责
1、执行档案管理指南要求，负责建立和健全本项目档案管理工作的规章制度，比如收发文登记制度、已完工项目资料台账制度；
2、负责协调物资、试验、测量、施工、质检各部门的资料关系；及时、准确、完整、系统地收集项目施工前后的文件。
3、负责在建工程的资料评表、检表、统计表编写、整理、归档工作；
4、组织各部门对项目档案管理进行整理，并实施有效监督和指导，明确项目档案整理的要求，及时检查各部门档案的收集、整理情况，在资料室设置相应的储存位置并设置标签，确保项目档案整理完整、准确和系统；
5、实行全过程的动态管理，加强与相关管理部门联系，及时掌握有关上级检查资料的新信息，传达相关要求；
三、物资室组织机构及职责
物资部门根据工程进度计划做好材料采购工作，将进场原材料、半成品、成品等材料的名称、规格型号、数量、使用部位等进行登记；向厂家索要合格证、出厂检验报告等产品质量证明文件；将产品质量证明文件原件交与试验部门进行进场检验试验工作。
四、试验室组织机构的职责
试验部门将原材料、半成品、成品等材料的名称、规格型号、数量、使用部位等进行登记；按频率做好委托检验试验工作，及时索要试验结果材料；工程项目有关试验、检验项目资料的编制、分类，及时向计量、质检及资料组提供相关数据；将整理好的资料送交资料室存档，若原件上交上级部门，则提供复印件。
五、测量室组织机构的职责
测量部门负责项目施工中所有有关测量内容的资料及时编制，并及时送交资料室及质检以进行后续资料的编制和评定
六、质检室组织机构的职责
负责评表的编制、收集施工资料所涉及参数进行检验批、分项、分部及单位工程的评定工作，填写月、季度、年度施工质量报表，并送交资料室存档。
七、施工技术部组织机构的职责
负责施工组织设计、方案、工艺、交底、变更的编制，签名完备后及时送交资料室保管；负责及时提供施工日期，施工部位，施工数量及重要的施工参数给资料室，以便及时编制施工资料；编写施工日志、施工记录等各项重要原始记录，起码得提供重要原始记录数据，工程施工日志必须连续，信息综合后能覆盖整个项目。

第三节 文件的收集

文件收集应注意以下事项
1、档案工作人员必须具备一定的专业水平和工作经验，特别须熟悉相关的工作流程、施工工艺，切实将被动收集变为主动收集，尤其是涉及外单位的：如产品合格证、产品出厂质量证明文件；我方委外检测的各种检测试验报告；监督单位和业主单位的验收结果等。
2、文件收集顺序应尽可能遵循档案整理的规律，以减少后期档案整理的工作量。如来往文件的收集必须遵循“闭合原则”，施工技术文件必须依据经过批准的单位、分部、分项工程划分为主线进行收集。
3、收集过程应注意审查提交的文件是否符合档案管理的相关要求，如签名是否齐全、字迹是否清晰、纸张是否规范等。

第四节 项目档案归档要求

根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》，所有工程建设项目档案必须是原件（特殊文件除外），归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4）。我项目部所有送交二航保管的资料必须留有复印件归存资料室，以便自检和项目领导检查资料进展状况。
一、凡合同、协议、签证、启动验收交接书等文件均应为正本归档，不得用副本或复印件归档。
二、施工技术记录、工程签证单、事故记录、试验单、设计变更单等表式和数据均应用合格的书写材料书写并要求原件归档。
三、措施、方案、会议记录和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色打印件，以保证字迹耐久性。
四、如原件在其他单位，本单位归档时可向其他单位索取复印件，但要标明原件位置。
五、施工记录表式应符合归档指南相关填表要求（第一章第九节）的有关规定。
六、原始档案报送资料室保管。
七、所有的签名齐全，不允许出现一人完成所有签字，如计算与复核不能是同一个人签名等情况，以此类推。
八、所有档案中的各方人员必须手签全名，不能以盖章或复印代替手签名。
九、原始记录档案不得随意更改，应书写工整、字迹清楚、图文清晰、图表整洁，采用碳素墨水书写，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。如测量档案、试验档案、检测档案等，如果必须更改的话，应在旁边签名。

第五节 声像档案

工程声像档案，是建设项目档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像档案，项目部应指定专人进行声像资料的拍摄、收集、整理并分批送交资料室整理归档，资料室电脑必须完整备份以免丢失。
工程声像档案归档内容包括如下：
1、原址、原貌、原重要地物、纪念物的照片、录像。
2、地基及基础录像：建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作的照片、录像；建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理的照片、录像。
3、主体工程施工：项目某些工程的设计模型照片；施工现场整体工程施工情况照片、录像；隐蔽工程的工艺制作及处理照片；钢筋制作工程的钢筋布局，型号及节点焊接等照片；反映重点工程的结构布局，混凝土灌注质量等照片；管道及设备工程、安装工程的管沟类型。
4、工程施工组织及工程质量：工程开工程仪式形成的各种照片、录像；工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像。
5、工程建设过程中有关庆典和重要领导的现场指导照片、录像等。
工程照片质量要求图像清晰，工程照片应包括底片和文字说明，工程照片文字说明内容包括所拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。
工程录像档案质量要求图像清晰，解说正确。工程录像档案规格为专业带，工程录像档案带盒上应标有简要说明，内容包括工程名称、主题、录制人、带长时间、审核人及批准人。

第六节：档案整理收集

以钻孔桩分项工程为例说明各部门主要涉及要编制和报送的资料:
一、 施工单位项目文件归档范围

序号
项目文件
范围
负责部门
一
开工报告、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工日志等。

施工技术部门
二
工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、重要会审纪要等。

施工技术部门
三
单位工程质量自验评定表（单独组卷）
包括单位工程、分部工程以及分项工程的施工自验评定表，各评定表格须经过监理签名认可。
质检部门
四
施工总结
主要内容：工程地理位置图、工程规模、承包单位基本情况及完成的主要工作量、工程管理、采用的新技术、交工自查结果、经验总结以及其它相关内容。
施工技术部门
五
重要往来文件[重要工作指令、工程变更书、工程质量事故处理报告单]
1、投标书及中标通知书以及相关合同文件；2、重要工作指令（指影响工程施工的指令，主要包括停（返）工通知、技术规范的补充文件及修改文件等）；3、工程变更；4、工程质量事故处理报告单。
计划合约部门\施工技术部门\质检部门\相关部门
六
试验检测资料
非支撑评表用的原材料、构件检测，含出厂证明、质量鉴定报告单及其试验报告。
试验部门\质检部门
七
专项检测及监控资料

施工技术部\测量\试验\质检
八
工程声像资料

施工技术部\质检部门
二、钻孔灌注桩
序号
归档表格名称
表 号
备注
负责部门
归档表格名称
表 号

负责部门
1
中间交工证书

2
分项工程检验施工资料

2.1.1
钻孔灌注桩质量检验评定表
土建评表8.5.2

质 检
混凝土或砂浆抗压强度统计表
统计表1
混凝土强度检测
试 验
2.1.2
钢筋加工及安装质量检验评定表
土建评表8.3.1-1

质 检
水泥砼抗压抗折强度试验记录表
试验表32
试 验
2.2.1
钻孔灌注桩质量检验报告单
土建检表8.5.2

质 检
桩基成桩记录表
施检表44
桩位检测
测 量
2.2.2
钢筋加工安装质量检验报告单
土建检表8.3.1-1

质 检
施工放样测量记录表
施检表8
桩位检测
测 量

水准测量记录表
施检表9
桩位检测
测 量
3
施工记录

3.1
导线点测量记录表
施检表1
导线复测
测 量
桩基桩位放样检查记录表
施检表39

施 技
导线点测量复核记录表
施检表2
导线复测
测 量
回旋钻成孔记录表
施检表40
桩基成孔选用
施 技
全站仪测角、测距记录表
施检表3
导线复测
测 量
冲击钻成孔记录表
施检表41
施 技
水准点测量报表
施检表4
水准复测
测 量
桩基终孔后灌注混凝土前检查记录表
施检表45

施 技
施工增加水准点测量记录表
施检表5
水准复测
测 量
水下混凝土灌注记录表
施检表46

施 技
施工放样测量记录表
施检表8
施工放线测量
测 量

水准测量记录表
施检表9
水准测量
测 量

4
试验检测资料(单独组卷)

4.1
水泥出厂合格证及化验单

试 验
钢筋出厂合格证

物资\试验
水泥物理性能试验记录表
试验表20

钢筋出厂试验报告钢筋生产方法、力学鉴定、物理化学性能

物资\试验
水泥胶砂强度检验记录表
试验表21

试 验
焊材出厂检验合格证

物资\试验
4.2
外加剂出厂合格证及化验单

试 验
接头套筒出厂检验合格证

物资\试验
4.3
粗集料试验记录表非沥青混凝土用
试验表41

试 验
钢材焊接力学性能试验记录表
试验表36

试 验
细集料试验记录表非沥青混凝土用
试验表40

试 验
钢材力学性能试验记录表
试验表37

试 验
4.4
水质分析试验记录表
试验表1

试 验
钢筋机械接头试验报告

试 验
4.5
水泥混凝土（砂浆）配合比设计记录表
试验表31

试 验

以上管理办法自二零一零年十一月一日起执行。

中交第二航务工程局有限公司第三分部
佛山市南庄至西樵山根公路工程路基桥涵施工项目部
二0一0年十月二十日
主题词： 内业 资料 管理 办法
抄送： 项目部领导， 各部主管， 存档
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