企业内控应用手册信息传递-流程描述.doc

公司名称xx地产（集团）股份有限公司流程名称信息传递流程描述本流程涉及制度l xx地产（集团）股份有限公司重大事项内部报告制度l xx地产（集团）股份有限公司关于加强公司文件传递管理的通知l xx地产（集团）股份有限公司保密工作规定l xx地产（集团）股份有限公司内幕信息及知情人管理制度l xx地产（集团）股份有限公司公文处理办法l xx地产（集团）股份有限公司文件资料管理规定l xx地产（集团）股份有限公司信息披露管理制度l xx地产（集团）股份有限公司年报信息披露重大差错责任追究制度l 保利地产官方新浪微博管理办法l 保利地产新浪微博管理制度流程总述本流程包含以下内容及主要步骤：内部文件管理、公文处理、档案管理、外部沟通、反舞弊。本流程旨在规范公司内部信息传递各环节的管理，提升信息传递时效性和准确性。主要涉及部门有：董事会办公室、办公室、品牌管理部、党群工作部。业务环节1. 内部文件管理2. 公文处理3. 档案管理4. 外部沟通5. 反舞弊1.内部文件管理1.1建立内部经营报告指标体系公司目前主要通过经营资料传递、财务资料传递、部门例会、邮件传送、廉政教育培训、文化宣传等方式进行内部信息传递。设计跨部门的沟通协调工作，通过发送工作联系单的形式进行沟通。1.2建立内部经营报告网络体系公司办公室作为公司内部信息传递的主要责任部门，设置专员负责接收和传达各种内部信息；各子公司设立专门的资料管理员，负责与本部办公室进行直接对接。目前信息传递的方式多半采用公司邮箱、QQ通讯等，对来文和发文采用手工记录的方式进行统计。1.3收集内外部信息公司本部与各子公司的职能部门通过行业协会组织、网络媒体以及有关监管部门等渠道，收集与其经营内容相关的市场状况、竞争情况、政策变化及环境变化等外部信息。公司本部及各子公司的职能部门通过公司内外网站、内部刊物等渠道获取财务会计资料、经营管理资料等内部信息。1.4内部报告经营评估制度公司建立并完善对内部经营报告的评估制度，并严格按照评估制度对内部经营报告进行合理评估，考核内部经营报告在生产经营活动中所起的真实作用。办公室制定内部经营报告评估及考核的指标，报公司总经理审核并批准。每半年末，由公司内部报告的使用者（各副总、总经理、董事长等）对各部门的内部经营报告进行评估，评估重点主要包括内部经营报告的及时性、准确性及有效性。人力资源中心汇总内部经营报告评估结果，并将其纳入各部门的绩效考核成绩中。其中，内部报告评估及考核体系包括但不限于以下几个方面的指标：（1）内部报告的有效性（2）内部报告的及时性（3）内部报告的完整性（4）内部报告的准确性（5）内部报告的条理性1.5内部文件工作考核机制人力资源中心汇总内部经营报告评估结果，并将其纳入各部门的绩效考核成绩中。1.6内部信息保密机制的建立公司制定了xx地产股份有限公司保密工作规定和内幕信息及知情人管理制度，对保密范围和密级、秘密文件的管理、保密工作的组织机构、内幕信息管理等方面的内容进行详细的规定。公司还制定了重大事项内部报告制度，规范了内部信息流转。公司在办公室设专职保密员一名，负责公司秘密文件资料的管理；各部门、各下属公司设兼职保密员一名，负责本部门、本公司的保密工作和业务档案的管理。公司设立保密工作委员会，由专职保密员和兼职保密员担任。保密工作委员会每年年中和年底组织两次保密工作大检查。公司与董事、监事、高级管理人员及其他内幕信息知情人签订保密协议，或通过发送禁止内幕交易告知书等方式，明确内幕信息知情人的保密义务及违反保密义务应承担的责任。定期对内幕信息知情人买卖公司股票及其衍生品种的情况进行自查。2.公文处理2.1公务处理制度、流程、职责的制定公司制定了公司公文处理办法，明确了公文的种类、格式、行文规则、收发文的流程与职责等。公司办公室是公文处理的管理机构，负责公文的收发、分办、传递、归档和销毁。2.2公文的拟定承办部门草拟好文稿后应填写发文审批单，并由部门负责人审稿、签名，确保其符合公文种类、格式使用规范，并明确发文单范围。2.3公文的审批及签发办公室当日对发文稿进行审核，确保确需行文，行文方式妥当，发文稿符合行文规则和公文拟制的要求。由办公室秘书呈送总经理领导审批、签发。如属紧急公文，承办部门可直接送总经理审批。2.4公文的编号印制档案室人员统一编排文号，并按照公司规范的公文格式进行印制。保密件按照公司规定进行印制。指定专人对打印好的公文稿进行校对并签字。文件成文后，交档案室盖章，并将文件定稿连同发文审批单、文件正本一并归档。2.5收文登记收文统一由办公室办理，办公室收文后由档案室拆封（纪检、监察方面的信函，直接交公司纪委负责人拆封处理）、加盖收文章、编号登记并加贴文件处理单。2.6收文处理程序档案室将编号登记的收文送办公室主任或秘书提出拟办意见，并由秘书呈送公司领导阅示，秘书负责对承办部门的办理情况进行督查，对紧急公文，应提出办理时限，跟踪催办。及时将办理的结果反馈给公司领导和有关单位、部门。最后处理完毕，将文件送档案室归档。3.档案管理3.1档案管理制度建立及职能设置办公室为公司档案资料管理工作的归口部门，负责文件资料原件的归档保管，各经办部门视实际需要，经公司领导批准后可留存复印件。各部、室要指定一名员工兼职文件资料管理员，负责本部门文件资料的管理工作。人员变动应及时通知档案室，离职时应认真办理交接手续，不得擅自带走或销毁文件资料。3.2档案分类保管公司对在各项工作中形成的、已经办理完毕、具有保存价值的各种材料，由办公室及各部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。原则上各职能部门按照部门职能负责相应内容的档案的管理工作。公司目前根据国家有关的档案法规，确定档案的保管期限。属于公司档案室保管的档案，办公室所辖档案室负责公司档案的管理，根据档案种类和项目进行分类保管，各部门根据公司资料存档表所规定资料最后结果及时交档案室存档；属部门保管的档案，各部门兼职资料员负责本部门资料的管理，公司资料存档表中产生的过程文件由各部门自行保管，并于收文当日交档案室归档。3.3档案目录的编制各职能部门档案管理员对公司规定由业务部门保管的文件进行登记，经部门负责人审定后，按照公司规定及时归档，并编制档案目录。3.4档案管理工作汇报各职能部门档案管理员每年不定期的向办公室档案室移交一份本部门本年度的档案目录，该目录由档案管理员和部门负责人核准签字并盖章。3.5档案管理检查公司办公室制定了公司文件资料管理规定，规定各部门对自行管理的档案资料每半年进行检查、清理工作，并出具检查报告；每年底各部门要进行一次全面清理，对没有长期保存价值的文件资料要及时销毁；根据各部门上报的资料目录进行定期或不定期的检查，来监督各部门文件资料管理工作。办公室于每年年初制定详细的年度检查规划，确定检查范围，检查对象，检查时间等相关信息，同时每年将检查的结果纳入部门考核指标体系，加强档案管理的检查力度和重视程度。3.6档案借阅申请申请人因业务原因，需借阅已经归档保存的相关文件时，须填写文件借阅单，并经办公室主任审批，重要的文件、资料须经主管的副总经理直至总经理批准。3.7档案借阅登记申请人所在部门负责人审核业务申请的真实性和文件查阅需求的必要性，并在登记表上签署意见和姓名。3.8档案销毁鉴定每年办公室和各职能部门分别对办公室集中保管和各职能部门自行保管的档案进行鉴定，对不属于归档范围的文件和保管期满的档案，经鉴定无继续保存价值的，按规定程序进行销毁。3.9档案销毁申请对保管期满的档案，由档案管理员登记造册，经办公室负责人和档案形成部门领导共同鉴定，报公司领导批准后，按规定销毁。经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。3.10档案销毁审批办公室集中保管的文件由办公室负责人对销毁申请进行审核；职能部门自行保管的文件由职能部门负责人对销毁申请进行审核。销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。4.外部沟通4.1规范外部信息披露公司制定了xx地产股份有限公司信息披露管理制度，对信息的传递、披露内容和标准、披露和审核流程加以规范，公司信息披露工作由董事会统一领导和管理，公司董事长为信息披露工作第一责任人，董事会秘书负责组织和协调公司信息披露事务，负有直接责任，董秘办是公司信息披露的常设机构，由董事会秘书直接领导。指定董秘处为公司对外发布信息的主要联系人，并明确了其他相关部门（子公司）的责任，以规范信息披露行为，加强信息披露事务管理，保护投资者合法权益。除了严格遵守相关法规和监管机构要求之外，公司还建立相应的内部信息保密制度，信息的披露需经过公司内部严格的分析判断及审批流程。为进一步增强公司信息披露的真实性、准确性、完整性和及时性，提高年报信息披露的质量和透明度，公司制定了年报信息披露重大差错责任追究制度。4.2外部信息披露的审核审批对于定期报告，公司董事、高级管理人员应当对定期报告签署书面确认意见，监事会应当提出书面审核意见，说明董事会的编制和审核程序是否符合法律、行政法规和中国证监会的规定，报告的内容是否能够真实、准确、完整地反映上市公司的实际情况。对于临时报告，董秘办根据董事会、监事会、股东大会召开情况及决议内容编制临时报告，由董事会秘书审查，董事长签发，董事会秘书或证券事务代表报上交所审核后公告。董秘办及时与公司信息披露指定报刊联系，以确保临时公告准时见报。4.3规范微博管理公司制定了保利地产官方新浪微博管理办法和保利地产新浪微博管理制度，明确规范了在企业微博申请、日常信息发布、突发事件处理、公司形象塑造、信息发布内容规范、日常维护及管理等方面内容。集团及各分公司微博在品牌中心及各公司营销部指定专人负责微博客的内容更新和日常维护工作。4.4多种信息沟通渠道企业党群工作部对员工进行廉政教育培训；利用宣传栏进行宣传；邀请检察院和相关专家对员工进行专题讲座；建立多种投诉渠道包括信件、电子邮件、面谈等。5.反舞弊5.1 多种信息沟通渠道企业党群工作部对员工进行廉政教育培训；利用宣传栏进行宣传；邀请检察院和相关专家对员工进行专题讲座；建立多种投诉渠道包括信件、电子邮件、面谈等。5.2 建立反舞弊管理制度公司党群工作部建立健全反舞弊管理制度，并强化监督检查力度，确保反舞弊工作在整个集团范围内有效开展，其中反舞弊管理制度需至少明确以下内容：（1）反舞弊工作相关的职责分工；（2）重点关注的反舞弊领域，及重点的舞弊事项；（3）舞弊举报、核查、处理、通报及奖惩规定；（4）举报人保护措施。