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总经办部门职能及岗位描述

一、总经办部门职能
1、负责公司政务统筹管理；
2、负责公司印章管理，包含：公章、合同中及其他专业业务用章；
3、负责公司公文统筹管理，包含发文、收文处理；
4、工作督办，负责按照公司经营管理要求，督促各部门完成公司及领导交办的各项工作任务；
5、会务管理，负责公司各项会务准备，包含：股东会、董事会、办公经营会、全体员工大会等统筹管理，会前通知，会中记录，会后督办等；
6、公司档案管理，负责公司发展过程中重大档案归档管理，包含经营大事记、公司收文发文文件、合同文件、项目竣工文件等；
7、合同管理，负责公司各项合同的存档、归档管理，项目、融资、招商类合同以职能部门为管理主体，总经办备案存档。
8、办公用品管理，负责公司办公用品采购、发放、登记造册、盘点等管理；
9、车辆管理，负责公司公用车辆使用、加油、保养、维修、交通违法处理、车检等；
10、后勤管理，负责公司食堂、宿舍、绿植、工装等管理；
11、网络管理，负责公司网络安装布置、电话安装布置、电脑、打印机等设备的维护；
12、宣传工作，负责公司微信公众号的维护、重大新闻的推送、简报宣传等公司宣传工作；
13、接待工作，负责公司各类来访人员的接待安排。

二、部门定员
岗位
名称
办公
室主任
董事
长助理
总经
理助理
行政
主管
后勤
主管
行政
专员
（采购、
内务）
行政专员
（公文、
政务）
驾驶员
岗位
定员
1
1
1
1
1
1
1
1

三、 岗位职责
（一）董事长助理
1、负责协助董事长开展各项管理工作；
2、负责董事长日常工作安排及业务处理；
3、负责对接董事长组织召开公司董事会及股东大会；
4、负责董事会议程、决议等起草；
5、负责跟踪落实董事会决议事项的督办工作；
6、负责董事长日常接待安排。
（二）总经理助理
1、负责协助总经理开展公司各项管理工作；
2、负责总经理日常工作安排及业务处理；
3、负责对接总经理组织公司各类经营管理会议召开；
4、负责跟踪落实公司日常行政经营管理会议议定事项督办；
5、负责总经理日常接待安排。
（三）办公室主任
1、负责总经办日常管理工作，完成领导交办的各项工作任务；
2、统筹部门各项业务管理工作，做到上符合国家政策要求，下满足员工工作需求，各项工作统筹有序；
3、规范公司各部门工作流程，保证各项工作井然有序，符合要求，建立各项工作规范；
4、搭建公司行政工作体系，规范部门各职能管理工作；
5、培养、激励下属，搭建良好的部门工作氛围。
（四）行政主管
1、协助办公室主任完成部门各项管理工作；
2、负责公文、档案、车辆、会务、办公用品、网络、印章、合同等具体管理执行工作；
3、按照部门要求，规范各项职能管理流程；
4、建立各项职能工作台账，做到账实相符，方便档案查询，资料查询等；
5、完成领导交办的其他工作。
（五）后勤主管
1、协助办公室主任完成部门后勤管理工作；
2、按照公司要求租赁员工宿舍，安排好员工住宿；
3、按照公司要求完善食堂管理，保证食品安全，满足员工用餐要求；
4、按照公司要求定制工装；
5、按照公司要求联系绿植供应单位，维护好公司绿植养殖；
6、按照公司要求管理公司车辆，定期维护、保养、违法处理等；
7、根据各职能要求，完善各类工作制度和流程，建立各项工作台账。
（六）行政专员（采购、内务方向）
1、协助部门领导开展各项工作；
2、负责办公用品采购，费用报销、台账登记等；
3、负责公司差旅行程安排，购票、报销、台账登记等；
4、负责外来客人接待安排工作；
5、完成领导交办的其他工作。
（七）行政专员（公文、政务方向）
1、协助部门领导开展各项工作；
2、负责公司各类会议记录，按照要求拟定会议纪要等；
3、负责公司各类公文的起草、报审、发放、登记等；
4、负责公司印章管理、使用登记，按照公司印章管理要求执行用印手续；
5、负责公司合同管理，按照合同管理规定，使用合同印章，登记各类合同归档管理；
6、完成领导交办的其他工作。
（八）驾驶员
1、协助部门领导开展各项工作；
2、负责公司各项公务用车驾驶工作及车辆加油、使用登记等；
3、负责公司车辆保养、维护、定期年检、购买保险、交通违法处理等；
4、完成领导交办的其他工作。