文件存档管理制度.doc

附件1：
文件存档体系制度
（2017试行版）
2017年9月
目 录
第一章、前言…………………………………………………………3
第二章、适用范围……………………………………………………3
第三章、原则及方法…………………………………………………3
第四章、成果管理……………………………………………………5
第一章 前言
第一条 为提高设计管理部工作效率，便于文件及时整理归类，方便文件的查找。拟定此制度，并随着区域发展需要做适时修订。
第二章 适用范围
第二条 本管理办法适用于自发文之日起设计管理部对所辖各个项目的文件存档的管理。
第三章 原则及方法
第三条 管理原则
（一）计划性原则：
设计管理部各专业工程师严格按进度计划取得项目图纸及相关文件资料后上传服务器存档。
（二） 实时性原则：
在图纸的版次更新时，需区域设计管理部各专业工程师及时上传更新图纸。
在图纸的发生设计变更时，需区域设计管理部各专业工程师将变更后的修改图纸及时上传。
提资发生变化需要其他专业配合时，需及时告知相关专业并将提资及时上传存档。
（三）准确性原则：
1.图纸和相关资料需经各专业工程师及设计管理部负责人审核后存档；
2.图纸和相关资料更新时，各专业工程师严格检查上传的文件版次是否统一，要保证各专业版次更新的一致性。
（四）完整性原则：
1.针对不同设计阶段所需的图纸和相关资料，区域设计管理部必须提交齐全，不得有缺漏图纸或事后补交图纸；
2.遇特殊情况不能及时存档图纸资料时，区域设计管理部专业工程师必须提前线下沟通并获得设计管理部负责人的同意，协商好滞后的图纸资料补齐时间。
第四条 存档方法
项目文件保存区域服务器共享文档中，各项目负责人以销售案名建立项目文件夹，命名“XX项目”。
内部文件子目录详见下表格：
一级目录
二级目录
备注
1.前期条件
1）项目部资料
包含但不限于：
1.用地红线(CAD格式)（必需）
2.准确地形图(CAD格式) （必需）
3.规划设计要点（必需）
4.地块调研报告及签字后的户型配比（必需）
5.当地城市规划管理技术规定（必需）
6.上层次规划（当地城市总体规划、控制性详细规划等）（必需）
7.投资定案（ppt）相关资料（必需）
8.周边市政道路竖向图、市政管线资料（水电接口位置，接口管底标高等）（必需）

2）投资拓展部资料
3）营销部资料
2.设计阶段资料
1）市政
包含但不限于：
1.强排概念性规划方案
2.修建性详细规划方案
3.建筑单体方案
4.施工图阶段的图纸
5.专项设计：
幕墙；泛光；灯光；管线综合深化；弱电智能化；标识导向。
图纸的格式包括DWG及PDF格式

2）规划
3）建筑
4）结构
5）机电
6）景观
7）室内
8）专项
3.施工阶段资料
1）材料部品
各专业工程材料
2）变更洽商
扫描形成电子版存档
3）巡检资料
巡查记录，整改评估
4）设计后评估资料
评估形成资料存档
4.设计管控资料
1）部门会议
会议纪要；会议照片；签到表
2）工作联系单
扫描形成电子版存档
3) 考察总结
考察记录；考察照片
注：上图所示文件管理架构为试行版，执行阶段会不断完善。
各专业负责人命名上传的所有文件，命名格式为：日期_名称(备注)，例20170922 建筑施工图（第一版）。
第四章 成果管理
设计管理部负责人指定专员按照管理原则检查和监督图纸进展情况，并将情况反馈至设计管理部负责人处。
二〇一七年九月二十二日
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