合同签订流程及审批表.docx

协议签订流程及管理办法

为规范公司协议签订，履行和付款程序，并最大限度的避免风险，合约部起草以下管理和签订程序，本办法合用于公司签署的所有经济类协议的管理，不合用于劳动协议等其他类协议的管理。
一、协议签订审核流程
1、 公司各部门负责起草与本部门负责职责范围内协议，参与协议谈判，组织会签；参与对协议履行的评价。
2、 工程部负责审核工程协议的各项技术条款；
3、 合约部负责协议的商务条款，确认待签协议与审批调整建议的一致性；
4、 财务部审核协议付款，发票纳税等相关财务有关条款。
5、 其他部门审核本专业所有协议的技术条款。
二、协议执行部门负责起草和谈判，组织会签。协议应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应涉及：
1、协议名称；
2、甲乙方名称及地址，经办人联系电话；
3、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或协议专用章；
4、协议签订日期；
5、标的（内容）；
6、数量、质量；
7、价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；
8、履约方式、地点、费用的承担；
9、违约责任（甲乙方权利和义务）；
10、生效、实效条件；
11、争议解决的方法；
12、协议的份数及附件；
13、保密条款（视协议性质需要）
14、协议负责或主办部门填写《协议审批单》、协议摘要并附协议文本，协议业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章，法定代理人授权委托书原件，按权限审核报批；
15、协议审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整顺序，但必须征得顺序变动影响的下一会签人的批准。
三、各部门协议审核的重点如下：
1、协议执行部门 协议文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款；
2、设计、工程、营销部门，审核协议的相应技术条款；
3、合约部审核协议价款及价款调整（项目价款计算书作为协议附件）、协议款支付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款；
4、财务部审核签约公司名称、协议价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款；
5、最后提交法务部门（或法律顾问）分析判断协议风险、与法律相关的内容，涉及担不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。
四、协议的签署和盖章
1、协议原则上由对方先签字盖章；
协议按照规定审批顺序所有完毕后，由合约部按照审批意见和即将最终签字/盖章的协议文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续；
2、协议存档、备案：协议签订一周内，协议正本原件及副本原件所有交行政办公室存档，协议副本复印件交财务部、合约部及协议执行部门留存使用；（原则上协议原件严禁外借，项目报建、报批除外）
3、协议执行部门在协议履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并规定对方签收并保存发出的凭证，如对方拒收应即改为特快专递方式重发。
4、协议执行过程中，合约部应及时对协议履行情况进行监督检查，并定期对协议执行情况进行分析，做到心中有数；
5、原则上公司不办理先建设后补协议的程序。
五、协议变更、转让及解除必须采用书面形式：
1、变更协议范围和付款条件，转让协议义务、解除协议的应采用补充协议的形式；
2、工程类协议可采用设计变更和现场签证方式进行协议变更；
3、变更、转让或解除后协议执行部门应在一周内完毕修改存档和告知，方式和范围同协议存档、备案的相关规定。各部门应对原协议文本进行标示，以免错误的执行原协议。

协议（文献）审批表
协议NO.
协议名称

协议文号

协议内容

申请部门

申请人

申请时间

审批意见

项目部

签字: 年 月 日

工程部

签字: 年 月 日

合约部

签字: 年 月 日

财务部

签字: 年 月 日

主管副总经理

签字: 年 月 日

总经理

签字: 年 月 日

董事长

签字: 年 月 日