内部控制手册--抵押担保.doc

12.1 抵押担保1.1 概述规定了XXX股份有限公司及其下属公司担保管理相关方面的具体要求，旨在加强公司担保管理，规范公司对外担保行为，防范担保风险，维护公司信誉，保障公司的合法权益。1.2 适用范围适用于XXX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度暂缺，建议补充相关制度。1.4 职责分工n 财务部：负责对担保方案的初步审核，完成对被担保方的资信调查及担保方案的风险评估；建立担保台账，对担保文件进行归档保管，担保期满后及时终止担保关系并清理担保资产及相关凭证。n 财务总监：负责对担保方案进行审核，对担保的执行过程进行监督和检查，对担保披露事项及内容进行确认。n 总经理：负责对担保方案的合规性及可操作性进行审核，签订或授权签订担保合同。n 董事会/股东大会：对担保的实施及对外信息披露进行最终审批确认。1.5 流程图31.6 控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施12.1-PR1集团下属子公司越权进行抵押担保，可能导致集团公司无法对资金及债务进行统筹管理，造成资产损失风险，影响公司资产保全目标12.1-C1A预防性禁止公司下属单位进行抵押担保，所有抵押担保事项均由集团公司审批决定年对外担保制度12.1-C1B预防性集团下属单位对外担保或集团公司及下属各单位之间进行抵押担保的须向集团公司申请，由集团公司指派或成立风险评估小组对被担保单位进行资料的收集整理，由风险评估小组出具抵押担保是否可行的意见书年对外担保制度12.1-C1C预防性由集团公司财务部、稽核部及相关部门负责人审核抵押担保可行性意见书并提出改进意见并完善，报公司领导审批年领导审核意见12.1-PR2公司未制定统一的担保机制，可能导致公司无法对公司担保情况进行统一监管，造成资产损失风险，影响公司资产保全目标12.1-C2预防性公司制定统一的担保管理机制，明确规范担保的对象、范围、条件、担保额度、禁止担保的事项、授权审批程序、执行监控和责任追究等，以确保担保业务的决策、执行和监控全过程得到有效控制年对外担保制度12.1-PR3抵押担保的方案及计划制定不合理，可能导致担保成本过高，资产损失风险较大，影响公司资产保全目标12.1-C3A预防性经公司领导审核批复后由财务负责人组织编制抵押担保方案、担保计划以及担保预算年领导审核意见12.1-C3B预防性制定编写抵押担保方案、担保计划以及担保预算，主要包括：担保方式、抵押资产价值、担保期限以及本公司的资金周转情况，编制完整的财务测算表格年抵押担保方案；担保预算12.1-C3C预防性抵押担保方案、担保计划以及担保预算完成后由财务总监审核提出改进意见并修改年领导改进意见12.1-PR4抵押担保的方案及计划未经董事会及总经理审批，可能导致公司资产未经审批抵押给债权人，导致公司资产及经济损失，影响公司资产保全目标12.1-C4预防性财务总监将抵押担保方案、计划及预算修订稿提交分管领导及总经理审核并由公司董事会/股东大会最终决议批复。对于各下属单位负责的抵押担保，由各单位自行抵押担保方案、计划及预算并经集团公司董事会/股东大会审批确认后在集团公司财务部备案年董事会决议；股东会决议；领导审批意见12.1-PR5未能有效限定担保范围，可能导致被担保单位无法及时还清债务，造成公司财产损失，影响公司资产保全目标12.1-C5预防性公司原则上只对控股子公司进行担保，如业务需要对外进行担保须经公司董事会审批后才能进行担保年对外担保制度12.1-PR6抵押担保前未对被担保单位资产及负债情况进行评估和分析，可能造成决策失误，担保风险过大，导致公司经济损失，影响公司资产保全目标12.1-C6预防性由公司组织或指派专人负责收集整理被担保单位相关信息，主要包括被投资单位的资产及负债情况、持续经营状况、盈利能力及还款能力等信息，将收集到的被投资单位相关信息进行整理汇总，编写风险评估报告。将风险评估报告提交公司相关部门进行审核并提出修改意见，经部门负责人修改后提交分管领导及总经理审核年抵押担保风险评估报告12.1-PR7未签订抵押担保合同，可能导致违约风险，造成公司经济利益损失，影响公司资产保全目标12.1-C7预防性抵押担保审核工作完成后，由总经理或分管领导与被投资单位进行合同洽谈工作，并由财务部拟定合同草案。抵押担保合同定稿经公司相关部门及公司领导审核通过后，由法定代表人或法定代表人授权代理人与被投资单位及债权人签订合同年抵押担保合同12.1-PR8未经合理授权审批对外进行抵押担保，可能导致资金风险，影响公司资产保全目标12.1-C8预防性在公司章程及相关投融资管理制度中规定抵押担保领导审批流程规范。按照决策权限报总经理办公会、董事会审议决策，提出执行意见年总经理办公会批示；董事会决议12.1-PR9担保合同未经相关部门及领导会审，包括债权种类和金额、担保方式、担保范围、保证期间、各方权利及义务和违约责任等，可能导致合同条款存在风险漏洞，造成法律风险，影响公司资产保全目标12.1-C9预防性担保合同经谈判并初步确定后由财务部拟定抵押担保合同框架和条款，起草合同初稿。合同初稿提交相关职能部门审核确认，相关职能部门审核确认后提交分管领导及总经理审核，经审核后，如需要修改，由财务部按相关职能部门及领导审核意见对合同进行修改年合同会审表；领导审核意见12.1-PR10未建立担保台账，详细记录担保过程中发生的资产变动情况，可能导致公司资产管理混乱，影响公司经营效率目标12.1-C10预防性由财务部组织成立项目监控小组，负责对公司抵押资产变动进行跟踪管理并详细记录。每月月末将抵押资产变动汇总记录给财务部及分管领导审核确认并针对发现的问题提出相关审核意见。公司稽核部应配合财务部定期对抵押担保的合规运作、监控等情况进行全面审计，出具专项审计报告月监控小组成员名单；领导审核意见；抵押担保执行情况监审报告12.1-PR11未对担保合同及与担保事项相关的文件资料进行有效保管，造成重要的贷款合同或资料遗失，可能导致资产及法律风险，影响公司资产保全目标12.1-C11预防性与抵押担保有关的资料，包括项申请资料、抵押担保合同、抵押风险评估报告等在合同义务终止前由财务部负责保管并制作抵押担保资料台账。抵押合同终止后，由财务部整理汇总所有与相关资料，制作归档资料清单年抵押担保管理台账；归档资料清单12.1-PR12未定期对被担保单位及项目的财务和生产经营情况进行了解以及调查分析，可能导致因被担保单位发生重大经济亏损或组织结构变动等情况造成公司资产损失，影响公司资产保全目标12.1-C12A预防性由财务部指派专人负责收集影响被担保方单位生产经营的重大事项资料，包括严重经济亏损、组织结构变动、法律诉讼等月被担保单位重大事项汇总资料12.1-C12B预防性监控人员对被担保方单位发生的重大事项详细记录并研究分析该重大事件可能对被投资单位造成哪些影响及其影响程度，将事件按影响程度大小依次排列，形成投资风险数据库月投资风险数据库12.1-C12C预防性监控人员将整理汇总后的风险数据库提交部门负责人审核，提出修改意见。财务部根据风险数据库资料及被担保单位债务情况编写担保阶段风险评审报告并提交分管领导及总经理审核。财务负责人定期向分管领导及总经理汇报抵押担保风险承受情况，听取相关领导意见。财务部根据领导意见及时调整担保方案和计划并提出整改意见月风险评估报告；领导审核意见12.1-PR13未将担保情况进行详细披露，可能导致财务报告信息失真，影响财务信息真实性目标12.1-C13预防性在年度财务报表审计过程中如实地向外部审计师提供公司该年度内所提供的所有抵押担保事项的详细信息并在审计报告中进行披露年公司财务报告12.1-PR14担保期满后未及时终止担保关系并清理担保资产及相关凭证，可能导致债权人因债务人未及时还清债务而处置相关抵押资产，造成公司资产损失，影响公司资产保全目标12.1-C14A预防性在担保合同期满时，财务部及时与债权人确认被担保方是否已还清相关债务年对外担保制度12.1-C14B预防性如被担保方已还清该项债务，则终止担保关系。如被担保方未及时偿还所欠债务，则督促被担保方及时还清债务年对外担保制度12.1-C14C预防性督促被担保单位及时还清债务同时与债权人进行协商沟通，避免债权人因信息不对称处置抵押资产年对外担保制度15