档案综合管理系统需求.doc

档案管理系统需求一、硬件系统配置需求（依据实际需求更改）此次招标硬件系统包含以下内容：硬件配置方案序号名 称型 号数量备 注1档案服务器IBM X3650 M21机架式2存放设备UNISTOREN NAS 9200 4块500G硬盘1清华紫光NAS存放器、3高速文档扫描仪虹光 Avision 1含有双页扫描以上硬件配置品牌仅供参考，不局限于此配置。二、软件平台 投标人需要依据企业要求制订具体处理方案。 尤其申明：项目实施完成后，此项目软件平台产权属企业全部。三、项目工期签署协议2个月内完工。四、系统总体功效要求1建设标准开放性标准电子档案管理系统除了完成本系统内多种业务工作之外，还应能够和其它系统互联。在系统设计中，采取数据接口技术并考虑软件系统以后扩充问题，将该软件系统设计成一个可扩充开放性系统。扩展性标准在该软件系统设计中，全部产品（包含软硬件）选型及配置全部应充足考虑到整个系统可扩展性。系统将满足伴随业务不停发展而随时增加用户及软硬件产品需求。安全性标准在系统设计中，采取良好安全机制；在数据传输中，选择目前成熟数据加密技术确保数据安全；在网络上，选择多层结构技术。同时，利用大型数据库安全性能确保留放数据安全。优异性标准采取优异成熟技术，确保系统优异性和实用性。规范性标准开发过程控制、开发技术、系统编码、文档应规范化，并遵照对应中国外标准。开发结束，需要提供必需文档资料。可靠性标准确保系统可靠运行和在升级过程中方便快捷。2.系统总体功效要求基础要求1、档案管理软件应含有数据录入、整理编目、数据转换、检索查询、统计报表、借阅管理、权限设置、系统设置、数据维护、销毁管理、光盘制作、WEB查询系统、全文检索模块、在线识别（OCR）等基础功效，并能辅助实体管理及依据特殊需求增扩其它对应功效。2、档案管理软件功效设计必需符合国家相关档案工作和计算机信息系统管理法律法规和业务技术标准。3、档案管理软件安装和使用，必需含有严格安全保密机制。4、档案管理软件应含有良好实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。5、档案管理软件应含有较强数据独立性，确保在软硬件环境发生改变时数据完整、安全迁移及有效利用。6、档案管理软件应配有完备安装和使用技术资料，关键包含：系统说明、使用手册、安装程序、培训手册等。（一）数据录入功效数据录入模块应该含有以下功效，可在自定义界面下录入、编辑修改多种档案数据和完成档案文本和多种电子档案原件（扫描光栅图或矢量图）挂接。在此处可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作。1、数据录入功效和步骤应该如上图所表示，档案人员在进行项目、案卷和文件录入工作时，系统应提供添加、编辑、删除、检索、排序和插入操作，并可任意指定某一统计进行复制。2、修改后重归档功效应该能够使被修改后电子档案替换掉旧档案，使电厂用户能够在检索查询时直接浏览到修改后新电子文件。同时，统计了修改信息和旧档案，以备电厂用户对档案修改情况跟踪。3、电子文件批量挂接功效能够将档案人员已录入档案统计和电子档案原件依据某种规则自动对应，以使电厂查询用户能够在检索到档案条目标同时浏览电子原件。（二）整理编目功效整理编目部分应含有以下功效：对未归档文件、资料、图纸管理、存放和预归档（分类组卷），并可为电厂用户提供上述未归档文件检索、查询和利用。对于在公文流转过程中产生文件和设计过程中产生图纸文件，可由办公人员、设计人员或档案人员先录入到临时整编库中，到一定阶段由档案管理人员进行整理编目，编目后再由临时库转入正式档案库中，供检索利用。整理编目部分针对已整理卷内文件和待编目标案卷应提供添加、编辑、删除、加入目前卷、撤出目前卷、拆卷和编目等功效。能够对电厂用户提交文件、资料、图纸进行存放和预归档（分类组卷）。未归档文件全部信息均应放在系统未归档库中，并能够有电厂用户经过检索查询子系统对未归档库进行检索查询。在整理编目部分中，档案管理员能够对未归档库中文件信息进行审查等工作，审查合格文件和案卷能够经过编目等操作进行归档，归档后档案应存入已归档库中。 （三）系统设置功效系统设置功效应符合企业档案管理规范和需求，档案管理员应该能够对档案类型，数据库结构，用户录入界面，分类方法等进行自由定义。系统设置应含有以下功效：u 自定义档案类型档案管理员可依据本单位档案管理要求，建立所需档案类型u 自定义数据库结构档案管理员可对系统默认项目库、案卷库和文件库字段进行任意编辑，以满足我单位档案管理需求。档案管理员可分别对已建立好项目库、案卷库和文件库结构定义其录入和查询界面，如自定义字段排列位置和显示大小，而且能够定义字段输入方法、下拉选择框、初始值、字段组合、字体等功效。u 分类表管理档案管理员可依据本行业档案分类规范建立对应树型分类结构（分类表）。任意添加、添加子项、删除、删除子项分类字及其内容（含义），并可任意选择分类字连接符，还能够从参数表中挂接分类项。u 日志库维护系统提供日志库可满足档案管理人员对档案管理系统监控并为档案各项统计提供依据。u 代码表设置档案管理员可对代码表进行新建、修改、录入、删除等操作。（四）数据转换部分数据转换是指：用户能够经过该模块将用户以前或正在应用其它管理软件所录入档案数据,转换到档案库中来。（五）权限设置部分档案管理人员可经过权限设置部分对网上每一个用户及其权限、和本单位各部门或专业对档案权限等进行一系列灵活设置，并可细化到某一案卷和文件权限（如：该文件是否可浏览、下载和借阅等），也能够为某一用户临时赋权。 （六）销毁管理部分销毁管理部分功效为：许可用户对经过判定旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除，同时在系统日志中统计销毁信息（如申请人、同意人、销毁原因、销毁日期等），方便于对以前销毁操作进行检索。判定销毁步骤应该下图所表示：（七）借阅管理部分借阅管理部分功效应包含：借阅、归还和催还，并能够打印借阅单和催还单。还能够对电厂用户借阅情况，和网上电厂用户对档案查询和利用情况进行方便地统计和打印。借阅管理部分应分为纸介质档案借阅管理和电子档案检索统计两部分。借阅步骤应以下图所表示：（八）检索查询部分检索子系统关键是对本系统所管理各类档案进行多个方法检索、浏览和下载。电厂用户在查询时可按：分类、工程项目、案卷、文件、进行多种条件组合检索，也应提供卡片检索等方法，另外，检索查询部分应支持对用户库和日志库也可进行组合检索，并能够打印检索结果。电厂用户在档案系统中检索，只要权限许可，应能够直接浏览到所需信息原文，甚至于下载到当地机供用户利用。该模块中检索查询应均受到权限设置子系统中用户和档案权限限制。（九）统计报表部分经过统计报表部分，档案管理人员应能够完成档案工作所需任意报表设计和打印工作。该部分应该有较强大报表设计功效，能够打印和统计多种档案数据，并能够灵活定义统计项和检索条件等。该系统应该能够打印全部档案管理所需信息，比如：卷内目录、案卷目录、备考表等。（十）光盘制作部分光盘制作部分应全方面支持由国家科技部、国家档案局、国家技术质量监督局等几家单位联合制订CAD 文件光盘存放标准，能够对标准格式光盘进行数据读入、数据输出及检索，并可将档案数据根据上述标准格式直接存放在光盘中。形成光盘档案应能够用于数据交换和电子档案脱机保管。（十一）WEB查询系统WEB检索子系统部分应作为本单位档案信息公布、查询和下载利用平台，既可独立使用，也可嵌入我单位主页，为电厂用户检索查询提供了极大方便。WEB查询系统应有以下功效：l B/S结构，用户端无须安装任何软件，便于维护和升级。l 可和电子档案数据库连接，进行档案信息查询和利用。l 对档案检索查询权限完全受档案管理软件中权限设置控制，充足确保档案安全性。l 模糊检索功效。l 可支持我单位图形图像等电子文件浏览和显示l 可外挂浏览器和汉字库。 （十二）数据转换部分数据转换部分应能够满足以下需求：档案管理人员在用户机上进行档案数据备份和恢复工作，而不用去操作服务器上数据库系统，应对档案数据安全性提供良好保障。数据转换步骤应以下图所表示：备份档案选择档案类型备份到硬盘用户备份/恢复选项恢复到数据库恢复档案数据转换部分还应提供备份/恢复日志，以供档案管理员查询。（十三）全文检索模块系统应含有专业全文检索模块，能够为用户实现属性查询、同义词查询、相关文件提醒等传统数据库查询方法无法实现智能检索功效。全文检索系统应内嵌快速OCR技术，能够无须人工干预，自动识别扫描文件，形成索引库，同时嵌入档案信息服务网站之中，受到档案权限管理和控制，和电子档案管理系统融为一体。（十四）在线识别（）模块本模块可将检索到OCR档案信息提取出来，进行对应编辑，处理，实现档案信息及知识再利用。经过正确分析，自动识别OCR扫描文件中文字信息，并支持智能版面分析及标引。依据用户需要提取：标题，发文单位，发文者，文号，正文等文字及版面特征信息。