医药企业采购工作综合流程.docx

采购部三级岗位步骤汇编目 录1.采购员.31.1管理措施.31.2步骤图41.3关键控制方法152.采购员物价调整.172.1.管理措施 172.2步骤图 182.4关键控制方法 263采购促销.293.1.管理措施.29 3.2步骤图303.4关键控制方法.344采购综合管理.354.1.管理措施.354.2步骤图.364.4关键控制方法401.采购员1.1.管理措施包含部门、人员 财务部（结算员、财务相关人员）、营销科（营销科长、销售员、开票员）、物流科（验收员、复核员）相关制度 首营品种和新品引进管理制度、首营企业和供给商厂商管理制度、 进货和库存管理制度、采购工作计划管理制度、采购协议管理制度、采退管理制度、采购结算付款管理制度、预付款管理制度、采购协议和返利管理制度、销售工作衔接管理制度、销售退货管理制度、报损报溢管理制度、近效期、零碎批号货物管理制度、破损、挤压商品管理制度、缺货管理制度相关文档 文件名称填制人复核人审批签字人参考编号采购计划表采购员部门科长质管部进货协议采购员采购员部门科长首营品种表采购员采购员部门科长首营供给商表采购员采购员部门科长付款申请单采购员部门科长部门科长预付款申请单采购员部门科长部门科长转承付单记录表采购员采购采退清单采购员部门科长部门科长采购差价单采购员部门科长部门科长1.2步骤图1.3步骤描述关键步骤具体内容首营品种入库1、采购员和供给商沟通品种情况，比如此品种操作方法，进价，现款销售价，医院中标价、付款方法等，对产品进行筛选，指导供给商填写首营品种表和首营供给商表，进行复核，交部门经理审批。2、转物价员标注零售价，医保类型，基础药品，复核各类中标价。3、资质转资管部，和质管部做好交接，质管部审核首营资质，转总经办最终审核，总经办审核完成后转质管部基础录入员录入基础信息。4、录入完成后，其中一张首营品种表转物价员复核零售价，维护各类价格类型，后转采购员存档。5、采购员在商品字典-货主视图维护中填写进货协议价，在采购员供给商对照维护中维护相关信息，在现款提议价中维护现款提议价。6、在采购协议-新增（快捷）功效中填写协议，货到物流中心入库记账。入库步骤1、采购员查看采购工作计划报表，销售缺货-采购反馈，销售明细查询，业务往来查询等功效，做出合理采购计划，和供给商要货，和供给商签署协议。2、在系统内采购协议-新增（快捷）功效中填写采购协议，货到，物流中心验收记账。3、假如供给价上涨，要求供给商提供涨价证实，另到其它企业寻到低价货源，并通知物价员调整相关各类价格类型。4、采购员填写协议，部门经理审批，采购员采购协议-转预报，采购预报-释放，货到物流中心验收记账。付款步骤1、采购员收到供给商增值税发票，定时到财务认证。2、进入系统，在采购发票-编辑功效中勾选发票。3、在采购发票勾票清单打印和勾票补差清单打印两个功效中打印出进货单和进货补差单，将票据整理好，转财务做应付帐记账。4、财务应付帐记账后，采购员在应付帐付款申请单制作功效中制作承付单，后在付款申请单打印中打印承付单，交部门经理审批。5、审批同意付款后，在应付帐付款申请单复核中做复核，后交采购内勤统一登记转财务审核付款。采退步骤1、采购员因滞销、近效期等原因和供给商协商好退货。2、在采退订单（新增）功效中填写相关信息，采退订单释放。3、假如是供给商自提，采购员将采退清单打印，交供给商，供给商到物流中心或待处理库提货，物流中心或待处理拣货通知单-波次运行，拣货单-出库确定，和供给商做好交接，供给商将货提走。4、假如是外运，物流中心或待处理定时拣货通知单-波次运行，拣货单-出库确定，由物流中心下站员将货发往供给商指定地点。销售审批步骤1、销售企业在系统内做销售订单-转销售预报，采购员在销售审批功效中做审批。2、假如审批为可销，点经过，销售企业将货交至物流中心，物流中心验收记账。3、假如审批为待处理，点经过，销售企业将货交至待处理库，待处理库验收记账。4、假如审批为无法处理，销售企业不予给用户退货冲红。5、假如销售企业有必需给用户退货冲红，报企业领导审批报损，企业领导同意后，销售企业重新做销售订单-转销售预报，采购员审批为无法处理，点经过。物流中心验收记账，填写报损单，出库记账。销售缺货步骤1、开票员在开票过程中，用户报计划没有或不足，销售开票自动转销售缺货。2、采购员在销售缺货-采购反馈中做反馈。3、交易员在销售缺货-手工登记功效中查看反馈信息，反馈给用户。预付款步骤1、采购员依据需求，和供给商签署采购协议。2、在采购预付款-新增功效中填写预付款单，在预付款打印功效中打印预付款单，交部门经理审批。3、审批同意后，转采购内勤统一登记转财务审核付款。4、采购员后收到发票，做票转财务核销。差价单步骤1、采购员和供给商对账，确定返利，供给商将返利返至我企业。2、假如需做正值差价单，先主管经理同意后方可做。3、采购员在采购单价-新增中填写差价单，然后采购差价-释放，在采购进仓单打印中将采购差价单打印出来，交财务应付帐记账。4、在应付帐付款申请单制作中填写承付单，交部门经理审批，后在应付帐付款申请单复核中复核，转财务核销。1.4关键控制方法关键步骤控制目标关键控制方法编号关键控制方法风险程度标识负责岗位相关文件相关管理制度控制类型1. 4.1引进质量确保，价格合理品种1、 采购员和供给商沟通产品操作方法，进价，中标价，现款销售价，付款方法等情况，筛选适宜品种。2、 严格审核产品，企业资质，确保产品质量高采购员，部门科长首营品种表，首营供给商表首营品种和新品引进管理制度，首营企业和供给商厂商管理制度手工控制系统控制1. 4.2做出合理计划，保障供给1、 查询采购工作计划报表，销售缺货采购反馈，销售明细查询，业务往来查询等报表，考虑多方面原因，结合供给商信息，确定合理计划，立即要货。2、 因供给商等多个客观原因，不能正常到货产品，需到其它企业寻求货源。3、 因进价不合理产品，到其它企业寻求低价货源高采购员采购工作计划表进货和库存管理制度、采购工作计划管理制度、采购协议管理制度手工控制、系统控制1. 4.3合理付款1、采购员仔细查询未付，库存，是否有滞销库存，没有特殊情况，协议款要立即付出。高采购员、部门科长付款申请单采购结算付款管理制度、预付款管理制度、采购协议和返利管理制手工控制系统控制1.4.4库存数量合理，库存状态可销1、采购员将滞销，近效期，失效，挤压，破损，污染等产品立即和供给商协商退货和换货，并确保账务无风险。中采购员采退清单采退管理制度手工控制系统控制1. 4.5尽可能处理问题退货1、采购员和供给商沟通协调，尽可能处理问题品种销售退货。中采购员、部门科长销售退货预报单销售退货管理制度、报损报溢管理制度手工控制系统控制1. 4.6立即将缺货信息传达1、采购员立即正确将缺货原因，品种状态反馈给交易员低采购员销售缺货-采购反馈缺货管理制度手工控制系统控制1. 4.7合理付款1、采购员依据库存，销量，合理做出计划，安排付款高采购员、部门科长预付款申请单预付款管理制度手工控制系统控制1.4.8收回企业返利1、采购员按时按协议付款，年底正确查对返利，跟踪返利到账。高采购员、部门科长采购差价单采购协议和返利管理制度手工控制系统控制2.采购员物价调整2.1.管理措施包含部门、人员 ： 营销科（营销科长、销售员、开票员）、物流科（验收员、质量管理员）、营销科（采购员）。相关制度 销售调价换票制度、首营品种、供给商转接制度新增用户制度、促销商品价格制度相关文档 文件名称填制人复核人审批签字人参考编号首营品种、供给商审批申请表采购员营销科长质量管理员采购员、经理、物价员、质量管理员库存统计表销售员销售内勤、采购采购部采购员调价换票汇报 销售员部门科长、采购员采购部部门科长、采购员新增用户申请汇报财务部部门科长财务部、质量管理员部门科长、财务部促销商品处理意见表采购部部门科长采购部采购员2.2步骤图2.3步骤描述关键步骤具体内容首营品种维护1.总部转首营品种表至分企业采购，采购制订零售价格、批发价及定价类型、医保类型、是否基础药品等其它价格政策；2.采购员审核完成后登记转接表，经部门经理签字转质量管理部审核，质量管理部基础数据录入员返回物价员首营品种表；3.采购员审核价格，并将多个价格政策维护到CMS系统中。4.开启首营维护，品种开始销售。调价换票1.向采购员公布调价信息，匹配企业品种；2.采购员相互查对匹配品种价格信息，无误后物价员将调价信息录入系统；3.调价实施期前向销售企业公布调价通知及明细；4.实施日期前一天下班后，采购员修改价格政策5.销售将调价换票汇报转采购，登记调价换票汇报及库存证实，物价员转采购员审批（对数量和价格有异议品种，必需得到采购部认可方能调价），同意后物价员转综合内勤部。价格政策维护医院部价格需要维护：1.挂网医院价格2.武警总队招标3.军队中标价格.4.驻疆部队中标价格5.一对一特殊价格6.医院部统一价格7.医院部最低限价8.临时特殊换票价格9.新农合统一价10.对全部用户有效。销售底价维护1.现款部销售限价：现款用户不得低于此价格开票2.商业用户限价：商业用户不得低于此价格开票3.挂网用户特殊底价：挂网价格低于进货协议价，做特殊底价方可顺利开出挂网价格4.特殊单位价格低限价：一对一价格及部队中标价格低于进货协议价格，做特殊底价方可顺利开票。5.临时底价（换票用）：临时换票价格低于进货协议价格，做此特殊底价开票。新增用户1.依据汇报内容区分用户类型2.挂网用户组：参与挂网采购用户3.医院部用户组：医院部终端用户4.现款医院用户组：现款医院终端用户5.商业调货用户组：现款部商业用户6.药店终端用户：现款部药店用户7现款大型连锁用户：药店连锁用户及其它类型用户促销价格维护1.采购每个月月底交促销价格表2.采购员整理后将促销价格录入到CMS系统-促销价格维护中，完成后通知销售开票.业务提醒维护挂网信息维护：厂家及采购员通知不能实施挂网采购价格品种，物价员做挂网提醒，开票员开票时自动弹出提醒。2.4关键控制方法关键步骤控制目标关键控制方法编号关键控制方法风险程度标识负责岗位相关文件相关管理制度控制类型2.4.1首营品种零售价格制订和对基础药品判定正确性为关键。SA-101SA-1021.首营品种物价员依据相关物价法规文件及政府制订最高零售价和自主定价价格单等制订批零价，未定价前各部门不得私自销售，非首营品种接到调价通知，应立即在要求时间内维护好批零价格，物价文件应装订归档，便于索引，价格资料真实有效.特殊管理药品、器械类定价如医院、商业定价要认真审核，立即录入。2 基础药品正确区分国家和地方基药。高采购员价格汇编、基础药品目录首营品种、供给商转接制度手工控制、系统控制2.4.2调价换票需正确无误，严格按步骤实施，在要求时间内结束换票工作SA-103SA-104国家发改委调价文件下发后，采购员和物价员双向查对完成调价品种信息和销售政策，调整批零价格，立即统计中心仓库、分库、阿克苏分企业库存数量反馈采购员，采购员配合物价员系统录入进货协议价、价格政策维护。调价前一天向销售企业、零售连锁、阿克苏分企业正确下发调价品种通知停销品种通知，要求时间内销售员初查、主管经理复查调价汇报交采购部物价员登记立案，采购员立即核查审批终端和商业企业换票数量和库存证实，立即和供给商协商赔偿政策并计算赔偿差额，跟踪入账。物价员出具降价分析汇报，部门经理审核报企业领导。高采购员国家价格文件、库存统计表、调价换票表销售调价换票制度手工控制、系统控制2.4.3正确维护各类价格政策SA-105物价员正确划分价格政策等级，做好多种对应关系，价格政策用户组维护，价格政策商品组维护，商品价格政策，用户价格政策，用户商品价格政策，做好销售底价维护，采购员做好协议价维护，物价员建立定时检验调整统计。挂网品种价格维护，流水号定时核查和正确录入。高采购员挂网采购文件、中标通知书、价格维护政策价格维护制度手工控制、系统控制2.4.4 正确维护销售底价SA-106和采购员确定正确销售底价，确保特多种殊价格类型顺利实施高采购员挂网采购结果公告、中标通知书价格维护制度手工控制、系统控制2.4.5 新增用户确实定和未回SA-107 SA-108 依据财务部转质量管理部新增用户汇报，分析用户类型，正确录入用户类型高财务部资信员、采购员用户资信汇报财务资信管理制度系统控制2.4.6近效期、破损、挤压商品促销价格录入SA-109 SA-110采购员判定挤压、破损、近效期、现款购进、无售后服务等品种，不能正常销售，供给商确定无法处理或需长时间审批处理品种，为降低风险，采购人员依据进价、厂商等情况综合判定制订促销价格，物价员根据要求时间在系统中进行程序录入各部门按提取措施使用本部门费用，本部门费用超支，不准使用其它部门费用。3采取预算申请措施。规范费用申请、同意、支出审核程序，审批人为部门经理、销售企业副总。高采购员、部门科长促销商品明细表近效期、破损、挤压商品管理制度系统控制2.4.7业务提醒维护中维护挂网信息维护SA-111挂网价格不得随意更改，凡遇挂网品种价格上涨均限制挂网用户销售，做出信息提醒，开票人员开票自动弹出提醒低采购员、开票员销售清单勾兑月清单管理制度手工控制系统控制3采购促销3.1.管理措施包含部门、人员 销售企业（销售经理、销售员、交易员）、物流中心（赠品库保管员）、阿克苏分企业（采购员）、国药新特药连锁（采购员）。相关制度 ： 赠品内控管理制度相关文档 ：文件名称填制人复核人审批签字人参考编号供给商促销通知单供给商采购部门科长促销宣传单采购员部门科长其它商业促销信息采购员部门科长3.2步骤图3.3步骤描述关键步骤具体内容新增用户维护1.进入CMS系统基础资料里用户字典维护。2.查询前一天全部新增用户。3.再进入基础资料综合设置业务提醒用户组.4.依据不一样用户群体，把查询到新增用户录入到不一样用户里。赠品信息录入和公布1.和厂家洽谈并制订促销方案，方案落实后，录入赠品信息。2.打开基础资料进入综合设置里业务提醒维护。3.依据厂家不一样要求，选择不一样用户群体，录入促销政策。4.把电子版促销方案经过RTX分别发放到销售开票、销售员工群里。5.把促销方案公布到新特药促销论坛上。6.以厂家为单位把录入到系统里促销品种、政策、活动起始时间复制到厂家促销汇总表里。7.汇总各厂家促销信息发到销售企业中层领导处。8.活动结束后，给厂家打赠品流向。赠品信息分析和反馈1.搜集其它商业企业促销信息，进行汇总、分析而且反馈到采购员处。2.采购员填写完后，汇总再和厂家沟通，落实。在次月再查询活动落实情况。3汇总当月促销活动。4.和次月反馈到员工和交易员处，她们填写完后，再反馈到促销处，进行汇总、分析和解答。5.每个月做1-2次促销活动宣传单。设计版面，排版，到印刷厂印制。6.印制好促销单发放到销售企业各个办事处，并在3-5个工作日内打电话落实收到情况。3.4关键控制方法关键步骤控制目标关键控制方法编号关键控制方法风险程度标识负责岗位相关文件相关管理制度控制类型4.4.1确保促销用户组完整性1、正确判定企业新增用户属于那种类型用户，将其维护入相对应用户组。中采购赠品内控管理制度手工控制系统控制4.4.2立即正确将促销信息宣传到各个销售终端1、 立即将供给商提供促销政策录入系统。2、 立即将促销信息公布给交易员和销售员。中采购供给商促销通知单，促销宣传单赠品内控管理制度手工控制系统控制4.4.3获取更多促销支持1、立即获取各商业企业促销信息，反馈给采购员，采购员和供给商谈判，给企业带来更多促销支持。中采购其它商业促销信息赠品内控管理制度手工控制4采购综合管理4.1.管理措施包含部门、人员 营销科（销售经理、销售员、交易员）、物流中心、采购员。相关制度 ： 赠品内控管理制度相关文档 ：文件名称填制人复核人审批签字人参考编号滞销、超红线品种报表采购员采购员部门科长促销商品表采购员部门科长启用、停用货物申请表采购员部门科长4.2步骤图4.3步骤描述关键步骤具体内容品种停用、启用步骤每个月15日汇总各科货物停用、启用信息，转销售企业及各子（分）企业签署意见，报经理审核后转质量管理部停用、启用。并转发销售企业、各子（分）企业，做好立案。近效期、待处理、超红线品种管理每个月定时汇总近效期、待处理、超红线品种明细，督促采购员签署付款情况及处理意见并汇总上报。4.4关键控制方法关键步骤控制目标关键控制方法编号关键控制方法风险程度标识负责岗位相关文件相关管理制度控制类型6.4.2问题商品立即跟进处理每个月督促采购人员签署近效期、不合格商品报表。依据促销商品及采购人员签署意见立即制订促销报表，报经理审核，报主管领导、财务部、物流中心后续处理。高采购员/企业领导不合格、近效期商品处理意见表促销商品表手工控制6.4.3品种动态调整每个月15日汇总各科货物停用、启用信息，转销售企业及各子（分）企业主管签署意见，报经理审核后转质量管理部停用、启用。并转发销售企业、各子（分）企业，做好立案。中采购员/销营销科/质量管理员启用、停用货物申请表手工控制6.4.4规范承付货款票据转接步骤，避免丢失.天天立即登记应付账款申请单和相关票据，做好统计备查，转接财务，签收手续完整。按期统计部门银行承兑汇票和预付款情况表上报。高采购员承付通知单（先挂帐后承付类）手工控制6.4.5问题商品立即跟进处理每个月定时汇总滞销、近效期、待处理、超红线品种明细，督促采购员签署付款情况及处理意见并汇总上报。报科长、副经理、经理审核，报主管领导、财务部、销售部、物流中心后续处理。高采购员/财务科/企业领导滞销、近效期、待处理处理意见表手工控制