外贸销售流程模板.doc

外贸销售步骤
1目标
为了规范企业外贸销售及应收账款管理，特制订此步骤。
2范围
本步骤适适用于企业外贸销售部、物流和财务部。
3产品及销售管理体系
3.1外贸销售产品列入年度生产经营计划产品。
3.2产品销售主体以企业各产品对外进行销售。
3.3销售管理体系
企业外贸销售部门设置财务管理人员、物流管理人员和单证人员，作为企业财务部和物流派出机构，具体实施外贸销售步骤相关步骤。
市场销售政策由企业统一制订，企业外贸销售、财务、物流等相关部门实施每一笔协议或订单审批步骤，单证人员负责出口货物配载报关和单证制作；依据厂内发货结算步骤，根据对应部门发送订单和发货指示办剪发货、结算工作，并具体办理相关商检、海关和外汇核销工作。
企业外贸销售部门依据市场情况和企业要求拟订月度销售计划和销售回款计划，在每个月18日前报给财务部。
4业务评判表及销售协议签署
4.1订单意向
销售人员在接到用户咨询后，假如是老产品和老用户，先依据规格统计和用户确定规格并查对分析方法。对于新产品，需要转给技术支持部门，确定品名、规格和分析方法。在确定能够提供符适用户要求产品后，员工和物流联络确定该产品库存情况和估计交货期。员工在得到规格确定和估计交货期以后，和用户洽谈订单。
4.2外贸销售业务评判表审批
4.2.1销售人员依据业务成交情况填写“业务评判表”，同时取得该笔业务编号（附件1、附件2）。
业务评判表经外贸销售部主管复核后，交由企业财务部进行包含风险审评和销售形式选择，交物流进行交货期确定，审评必需在半天内实施完，经过评审评判表报总经理同意后，该业务评判表方可生效。
4.2.2总经理出差等特殊情况由企业物流主管用电话或短消息等形式请示总经理，取得同意后签发业务评判表。事后总经理对相关手续进行补签。
4.2.3业务评判表一式二份，交由企业物流及行政部存档。已经占用业务编号不管是否成交均不得撤销，由物流在台帐中对应业务栏内注明未实施原因。
4.2.4业务评判表未经同意，员工不得自行接收用户订单或和用户达成其它类似业务成交文件。
4.2.5业务评判表具体审批步骤以下：
财务部风险审核和销售形式
外贸销售业务评判表具体审批步骤：
物流价格、产销平衡审核
员工 外贸部主管 总经理同意 　评判表生效
4.3销售协议签署
4.3.1业务评判表经同意后，员工依据同意业务评判表内容制作销售协议（注明业务编号），由外贸部主管签字确定，物流复核确定后加盖外贸销售协议章，员工以传真、邮寄或其它适宜方法和用户签署销售协议。成交协议正本需交行政部存档，并报财务部一份。
4.3.3协议签署步骤以下：
员工制作协议 外贸部主管查对签字 物流查对无误后盖协议章 员工传真、邮寄或其它方法给用户 用户加盖协议章 收到用户协议
推行协议并将协议正本反馈给行政部归档、登记。
4.3.4协议签署后，因多种原因终止实施，外贸部门应立即通知到财务和物流部门。
5备货步骤
5.1员工依据销售协议制作备货通知单（附件3），具体反应用户具体要求，并将业务评判表正本、销售协议、备货通知单、用户装运指示等一并交企业物流部。其中，备货通知单以电子版形式发送给企业物流部，查对备货通知单，确保正确无误。
5.3物流按备货通知单要求组织备货，并将备货时间反馈给员工。
5.4外贸部选择合理运输方法和确定运费价格、落实符合运输要求相关材料（包含判定书、全套报关单据、原产地证等）。
6发货步骤
6.1由外贸主办人员填写发货通知单（附件4），经企业财务部审核后，由企业外贸部主管查对无误后签字确定并加盖发货专用章，和进仓通知单等交发货人员，发货人员据发货通知单及内部审批程序办理、发货手续。
6.2发货人员按要求正确、立即、安全将货物送达指定地点，办理好和货运企业或用户收货确定手续，做好发运货物销售台帐登记工作，并将收货证实保留在企业外贸部，发货信息反馈至企业行政部。
6.3外贸部、财务部和企业物流人员依据发货情况按要求格式做好发货统计和明细帐登记工作，并每个月进行帐帐查对，帐实查对。
7开票、寄单、收款及核销步骤
7.1开票
7.1.1企业发货人员将在每票外销货物离境日起二个工作日内，提供给企业总经理和财务主管每票外销业务电子版外销货物落船单和电子版发票。
7.1.2外销发票由企业财务部在收到电子版发票当日开出，其发票联须在一周内交到外贸部，并做好交接登记工作。
7.2寄单
依据外销业务中用户不一样付款方法，按以下多个方法进行货运文件交接。
7.2.1付款方法为T/T。
企业外贸部在货物离境日起两个工作日（少部分用户能够1周或2周等定时寄一次单据）内将出口货运文件、打印好快递运单、快递信封递交给财务部主办人员寄单。财务部依据企业要求做好书面登记工作后将文件当日寄走。
7.2.2付款方法为D/P。
企业外贸部在货物离境日起两个工作日内将出口货运文件、汇票、托收委托书递交给财务部主办人员办理银行交单托收。财务部依据企业要求做好书面登记工作，当日交单给银行进行托收；假如外贸部在下午3点以后交给财务部，财务部于次日早晨交单给银行进行托收。
7.2.3付款方法为L/C。
企业外贸部逐票和财务部确定交单银行、通常议付还是押汇，财务部当场在评判表上标注结论。外贸部在货物离境日起三个工作日内将出口货运文件、汇票、议付委托书、押汇申请单递交给财务部主办人员向银行交单。财务部依据企业要求做好书面登记工作，当日交单给银行进行托收；假如外贸部在下午3点以后交给财务部，财务部于次日早晨交单给银行进行托收。
7.3收款
7.3.1外贸销售人员为自己经手外贸销售应收帐款收款第一责任人，财务部负责进行跟踪和反馈。
7.3.2企业财务部收到款项后，逐笔查对，进行销帐，并在当日将收款情况通知到外贸部门。
7.4核销
企业财务部办理外汇收款核销工作，依据销售统计和应收帐款统计逐笔核销, 假如不确定收款, 和外贸部共同确定后再核销。
国际销售管理步骤图
实施单位/人 业务内容和步骤 作业说明
物流编制唯一业务编号，发放给销售员工后即开始登记台帐

领取业务编码、
制作外销业务评价表
开始统计台帐
物流
销售员工

审核
外贸部主管
财务部风险评价包含用户信用等级、应付款帐额、逾期帐款等，并签署评价意见。

企业财务部
风险评价

物流依据企业最低销售限价审核并确定发货日期
价格审核、产销平衡
物流

销售员工必需严格依据业务评价表内容起草协议，盖章，待对方盖章后由销售员工转至行政部存档。
同意评价表

总经理

制作业务协议,
盖章，存档，
制作备货通知单

销售员工

销售员工作备货通知单发邮件给物流，物流审核可行性后下达至工厂组织备货

工厂备货

下达
企业外贸部
制作发货通知单
附进仓通知单

发货人员确定能够发货时制作发货通知单、进仓通知单，经财务部审核后，传输至工厂物流按内部步骤提货、发货，工厂物流发货将信息反馈到外贸部。
制作

企业财务部
审核

物流
提货、发货、记帐

企业外贸部向财务部提供出口货物单据、电子发票等。企业财务部登记并寄单。
反馈
出口货物单据传输
外贸部

反馈收款、发货等情况反馈
收款、外汇核销
寄单

财务部

附件1：
销售业务流水编号规则
1. 目标：规范销售业务编号
2. 范围：全部销售业务
3. 关联部门：中国销售部，国际销售部，财务部，物流部
4. 标准：
4.1 每一笔销售业务对应唯一一个业务流水号，该业务流水号贯穿在该笔业务进行一直，在业务评判表、销售协议、备货通知单、发货通知单、内销业务开票资料、出口发票、装箱单等单证中均使用此唯一业务流水编号。
4.2 业务流水号含有识别功效，区分年份、产品和内外销，便于业务资料归档保留。
5. 编号规则
外销业务流水编号由字母数字组成，组成方法以下：
YY○○X□□□□
其中 YY代表生产该产品企业代号，取拼音字头
BC 上海邦成生物科技
XB 上海新邦生物科技
○○为两位数字，表示年份，为11，为12
X 为内外销识别代码，外销以W表示，内销以N 表示
□□□□ 为四位数业务流水编号，内销、外销和副产品销售单独编制，均自0001开始
示例：
BC11W0001 表示上海邦成生物科技外销第0001笔业务
附件2：　　　　外销业务评判表
用户名称

国别/地域

销售单位

运输方法
起运港
目标港
发货时间
价格条款
付款条件

品名及规格
重量/Kg
销售单价
总价
包装
件数

累计
-------
-------

销售业务备注说明：
运费
保险费
佣金
银行费用
其它费用
确定发货期　

物流部门其它业务情况说明：
用户信用等级
授信额度
应收款总计
逾期账款

风险审核结论

■ 直接出口
■ 代理出口
■ 其它方法
风险评判情况说明：
员工
外贸部主管

风险评价
物流
总经理

销售业务编号

领取编号日期

附件3：　　　　　备 货 通 知 单
　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年 　 月 　 日

业务编号

　质量档案编号

品名
净重
包装规格
是否
打托盘
托盘材质/大小/
承关键求

件数

总净重

其它
运输方法

货物出运时间

质量要求：
内包装要求：
内包标签要求：
外包装要求：
外包唛头要求：
其它特殊要求：
销售员工：
企业物流部：
附件4：　　　　　　　
发 货 通 知 单 　　　　　　

业务编号

日期

品名
净重
包装规格
生产批号

件数
总净重 千克
其它
运输方法

收货人(仓库)名称

收货人(仓库)地址

收货联络人

联络电话

要求发货时间

货物抵达时间

指定货运企业

抵达站

其它要求：
请将收货回执立即传真给___ _________.

物流经办人
物流责任人审批
财务部审批