大型购物广场工程档案管理.doc

xxxx购物广场有限公司内部控制系列文件 030711 工程档案管理xx 版批 准： xx-04-01 发布 xx-04-01 实施xxxx购物广场有限公司1.0目的本程序规范了公司工程档案管理的具体程序，具体规定了工程档案的发放与签收、受控、归档与保管、借阅与复制以及作废与销毁的具体管理程序要求，旨在对项目资料和工程档案进行有效的管理和利用，减少工程档案管理过程中的潜在风险。2.0制度要求2.1制定工程档案管理程序2.1.1公司制定的工程档案管理程序应当对各部门工程档案的管理范围、工程档案的发放签收、归档保管、借阅复制以及作废销毁等具体管理程序予以明确。2.1.2公司的工程档案管理程序经总经办批准后方可执行，同时报集团内控部备案。2.1.3公司统括部应当会同内控部和工程管理部对工程档案管理相关人员就工程档案管理程序进行培训，并在培训后予以考核。2.1.4公司内控部人员负责定期对本程序的执行情况进行检查监督并将检查监督结果以书面形式递交公司总经理办公会。2.2工程档案管理程序2.2.1归档范围 工程项目准备阶段文件：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，开工审批文件等 监理文件：如监理规划、质量控制、分包资质及监理工作总结等相关文件 施工文件：如土建（建筑与结构）工程文件，电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程文件，室外工程文件等， 竣工图：如综合竣工图、专业竣工图等文件 勘察、设计、施工、监理等单位应当根据合同等有关要求要求将本单位形成的工程文件，立卷后移交档案管理部门 工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时移交档案管理部门；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。 建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时移交档案管理部门2.2.2归档文件要求 归档的工程文件应为原件。相关文件的名称及归档期限具体见附录1建筑建设工程文件归档范围和保管期限表 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，具有永久和长期保存价值的文件必须完整、准确、齐全 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm*210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。一般竣工图章尺寸为：50mm*80mm.竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制峻工图。 不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），图标栏露在外面。2.2.2文件档案的发放与签收2.2.2.1文件档案应按规定的发放范围发放，并由发放部门建立发放台帐，所发文件资料应在其首页右上角编写发放号，发放号由发放部门规定。2.2.2.2文件资料的签收，由签收单位负责人或资料保管员签收，建立签收台帐并由签收单位负责人签署批办意见，文件经传阅或批办后，交资料保管员存档。2.2.3文件档案的受控2.2.3.1质量手册、程序文件、管理文件及作业指导书均属公司受控文件，受控文件不得随意修改，如需修改应按文件资料原审批程序办理。2.2.3.2公司使用的工程图纸应受控，工程图纸的发放范围由工程管理部门规定，并在每张工程图纸上加盖有效资料章作为受控标识。2.2.3.3工程图纸不得随意更改，确需更改，应按规定办理更改审批手续，由设计单位、工程管理部、施工单位共同确认，经总工程师批准后方可更改。2.2.3.4其他文件档案(包括外来文件)需受控的，均应编好标识。2.2.4文件档案的归档与保管2.2.4.1所有的批文、合同(协议书)、证书、检测报告、竣工资料等原件在手续完毕后一周内交统括部归档，机密文件当日归档。2.2.4.2相关部门确因工作需要留档的，可保存工程档案的复印件。2.2.4.3勘察、设计、施工、监理等单位应当根据合同等有关要求将本单位形成的工程文件立卷后向工程管理部移交2.2.4.4工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向工程管理部移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向工程管理部移交2.2.4.5文件资料的保管实行按不同文件类型采用分片保管的办法进行管理。2.2.4.6统括部对所接收的工程档案资料，应按项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放。对于需报送相关政府部门（如城建档案馆）进行备份保管的档案资料应及时报送。2.2.4.7工程图纸应单独归档组卷，工程管理部至少保管一套完整的图纸备案装订成册。2.2.4.8对已分类和编号的文件，统括部应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。2.2.4.9统括部应建立文件管理总台帐，对于部门里的工程档案进行分类组卷保管，总台帐至少应包括：文件名称、文件编号、发文单位、页数、归档时间和归档袋号，以便查阅。2.2.5文件资料的借阅与复制2.2.5.1一般文件资料的查阅可在统括部进行，受控文件的查阅和借出，应填写借阅档案登记簿经本部门负责人签字，统括部部长批准方可办理。2.2.5.2文件的复制，需按规定填写资料复印审批表，办理复制手续。2.2.5.3涉及商业机密相关资料的复制，须经资料所属部门批准方可复制，统括部应做好登记备查记录。2.2.6文件资料的作废和销毁2.2.6.1统括部每年清理一次保管文件资料的有效情况，列出失效文件和作废文件清单。2.2.6.2所有失效文件和作废文件，由统括部从所放置或使用场所收回，加盖作废印章。2.2.6.3作废文件需销毁时，由相关部门填写文件销毁申请单，经部门负责人审批确认后，方可销毁，并填写“文件销毁清单”。3.0流程图（无）4.0政策4.1公司所开发的各工程项目档案文件均有单独的项目编号或标识。4.2项目开发过程中，各项目如需借用相关的项目资料，应到工程管理部办理相应的借阅手续，并在使用完毕后，立即归还。4.3集团审计部和公司内控部应当定期对项目发展工作小组、工程管理部、统括部等部门执行工程档案管理程序的情况进行监督检查，并将按照有关奖惩规定对违规责任人予以相应的处置。4.4原则上本制度每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。本制度最终解释权归属于xx杉杉公司总经办。5.0相关制度和表单 建设工程文件归档范围和保管期限表 附录A 序 号归 档 文 件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件-项目文件1项目建议书永久2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久3可行性研究报告及附件永久4可行报告研究报告审批意见永久5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久6专家建议文件永久7调查资料及项目评估研究材料长期二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意通知书永久2用地申请报告及县以上人民政府城乡建设用地批准书永久3拆迁安置意见、协议、方案等长期4建设用地规划许可证及其附件永久5划拨建设用地文件永久6国有土地使用证永久三勘察、测绘、设计文件永久1工程地质勘察报告永久2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久3建设用地钉桩通知单(书)永久永久4地形测量和拨地测量成果报告永久永久5申报的规划设计条件和规划条件通知书永久长期6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见书长期长期9有关行政主管部门(人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议永久10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期长期3施工招投标文件长期4施工承包合同长期5工程监理招投标文件长期序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件-项目文件1项目建议书永久2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久3可行性研究报告及附件永久4可行报告研究报告审批意见永久5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久6专家建议文件永久7调查资料及项目评估研究材料长期二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意通知书永久2用地申请报告及县以上人民政府城乡建设用地批准书永久3拆迁安置意见、协议、方案等长期4建设用地规划许可证及其附件永久5划拨建设用地文件永久6国有土地使用证永久三勘察、测绘、设计文件永久1工程地质勘察报告永久2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久3建设用地钉桩通知单(书)永久永久4地形测量和拨地测量成果报告永久永久5申报的规划设计条件和规划条件通知书永久长期6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见书长期长期9有关行政主管部门(人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议永久10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期长期3施工招投标文件长期4施工承包合同长期5工程监理招投标文件长期序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆6监理委托合同长期长期五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久2建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表永久3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划可证及其附件永久5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期8工程质量监督手续长期六财物预算1工程投资概算材料短期2工程设计概算著料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构(项目经理部)及负责人名单1工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单长期2工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单长期长期3工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单长期长期监 理 文 件1监理规划监理规划长期短期监理实施细则长期短期监理部总控制计划等长期短期2监理月报中的有关质量问题长期长期3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期4进度控制工程开工/复工审批表长期长期工程开工/复工暂停令长期长期5质量控制不合格项目通知长期长期质量事故报告及处理意见长期长期6造价控制预付款报审与支付短期序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆月付款报审与支付短期设计变更、洽商费用报审与签认长期工程竣工决算审核意见书长期7分包资质分包单位质资材料长期供货单位资质材料长期试验等单位资质材料长期8监理通知有关进度控制的监理通知长期长期有关质量控制的监理通知长期长期有关造价控制的监理通知长期长期9合同及其他事项管理工程延期报告及批复永久长期费用索赔报告及审批长期长期合同争议、违约报告及处理意见永久长期合同变更材料长期长期10监理工作总结专题总结长期短期月报总结长期短期工程竣工总结长期长期质量评价意见报告长期长期施 工 文 件一建筑安装工程(一)土建(建筑与结构)工程1施工技术准备文件施工组织设计长期技术交底长期长期图纸会审记录长期长期长期施工预算的编制和审核 短期短期施工日志短期短期2施工现场准备控制网设置资料长期长期工程定位测量资料长期长期基槽开挖线测量资料长期长期施工安全措施短期短期施工环保措施短期短期序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆3地基处理记录地基钎探记录和钎探平面布点图永久长期验槽记录和地基处理记录永久长期桩基施工记录永久长期试桩记录长期长期4工程图纸变更记录设计会议会审记录永久长期长期设计变更记录永久长期长期工程洽商记录永久长期长期5施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告长期砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表长期砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件长期砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告长期预制构件(钢、混凝土)出厂合格证、试验记录长期工程物质选样送审表长期进场批次汇总表短期工程物质进场报验表短期6施工试验记录土壤(素土、灰土)干密度试验报告长期土壤(素土、灰土)击实试验报告长期砂浆配合比通知单长期混凝土(试块)抗压强度试验报告长期混凝土配合比通知单长期混凝土(试块)抗压强度试验报告长期混凝土抗渗试验报告长期商品混凝土出厂合格证、复试报告长期钢筋接头(焊接)试验报告长期防水工程试水检查记录长期楼地面、屋面坡度检查记录长期土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表长期7隐蔽工程检查记录基础和主体结构钢筋工程长期长期钢结构工程长期长期防水工程长期长期序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆高程控制长期长期8施工记录工程定位测量检查记录永久长期预检(制)工程检查记录短期冬施混凝土搅拌测温记录短期冬施混凝土养护测温记录短期烟道、垃圾道检查记录短期沉降观测记录长期结构吊装记录长期现场施工预制应力记录长期工程竣工测量长期长期新型建筑材料长期长期施工新技术长期长期9工程质量事故处理记录永久10工程质量检验记录检验批质量验收记录长期长期长期分项工程质量验收记录长期长期长期基础、主体工程验收记录永久长期长期幕墙工程验收记录永久长期长期分部(子分部)工程质量验收记录永久长期长期(二)电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、建筑智能化、电梯工程1一般施工记录施工组织设计长期长期技术交底短期施工日志短期2图纸变更记录图纸会审永久长期设计变更永久长期工程洽商永久长期3设备、产品质量检查、安装记录设备、产品质量合格证、质量保证书长期设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告长期设备装记录长期长期设备运行记录长期设备明细表长期4预检记录5隐蔽工程检查记录序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆6施工试验记录电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录长期楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调 试记录长期变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录长期给排水、消防、采暖、通风、空凋、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录长期电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录长期电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告长期7质量事故处理记录永久长期8工程质量检验记录检验批质量验收记录长期长期长期分项工程质量验收记录长期长期长期分部(子分部)工程质量验收记录长期长期长期(三)室外工程1室外安装(给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等)施工文件长期2室外建筑环境(建筑小品、水景、道路园林绿化等)施工文件长期二市政基础设施工程(一)施工技术准备1施工组织设计短期短期2技术交底长期长期3图纸会审长期长期4施工预算的编制和审查短期短期(二)施工现场准备1工程定位测量资料长期长期2工程定位测量复核记录长期长期3导线点、水准点测量复核记录长期长期4工程轴线、定位桩、高程测量复核记录长期长期5施工安全措施短期短期6施工环保措施短期短期(三)设计变更1设计变更通知单长期长期2洽 商记录长期长期序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆(四)原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告 1砂、石、砌块、水泥、钢筋(材)、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表长期2砂、石、砌块、水泥、钢筋(材)、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证和出厂检(试)验报告及现场复试报告长期3水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等试验汇总表长期4水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等出厂合格证和试验报告、现场复试报告长期5混凝土预制构件、管材、管件、钢结构件等试验汇总表长期6混凝土预制构件、管材、管件、钢结构件等出厂合格证和相应的施工技术资料长期7厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等汇总表长期8厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书及安装使用说明长期9设备开箱报告短期(五)施工试验记录1砂浆、混凝土试块强度、钢筋(材)焊连接、填土、路基强度试验等汇总表长期2道路压实度、强度试验记录回填土、路床压度试验及土质的最大干密度和最佳含水量试验报告长期石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准击实试验报告长期道路基层混合料强度试验记录长期路面层压实度试验记录长期3混凝土试块强度试验记录混凝土配合比通知单短期混凝土试块强度试验报告长期混凝土试块抗渗、抗冻试验报告长期混凝土试块强度统计、评定记录长期序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆4砂浆试块强度试验记录砂浆配合比通知单短期砂浆试块强度试验报告长期砂浆试块强度统计评定记录长期5钢筋(材)焊、连接试验报告长期6钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录长期7桩基础试(检)验报告长期8工程物质选择送审记录短期9进场物质批次汇总记录短期10工程物质进场报验记录短期(六)施工记录1地基与基槽验收记录地基纤探记录及纤探位置图长期长期地基与基槽验收记录长期长期地基处理记录及示意图长期长期2桩基施工记录桩基位置平面示意图长期长期打桩记录长期长期钻孔桩进钻进记录及成孔质量检查记录长期长期钻孔(挖孔)桩混凝土浇灌记录长期长期3构件设备安装和调试记录钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录长期长期厂(场)、站工程大型设备安装调试记录长期长期4预应力张拉记录预应力张拉记录表长期预应力张拉孔压浆记录长期孔位示意图长期5沉井工程下沉观测记录长期6混凝土浇灌记录长期7管道、箱涵等工程项目推进记录长期8构筑物沉降观测记录长期9施工测温记录长期10预制安装水池壁板缠绕钢丝应力测定记录长期(七)预检记录1模板预检记录短期2大型构件和设备安装前预检记录短期序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆3设备安装位置检查记录 短期4管道安装检查记录短期5补偿器冷拉及安装情况记录短期6支(吊)架位置、各部位连接方式等检查记录短期7供水、供热、供气管道吹(冲)冼、记录短期8保温、防腐、油漆等施工检查记录短期(八)隐蔽工程检查(验收记录)长期长期(九)工程质量检查评定记录1工序工程质量评定记录长期长期2部位工程质量评定记录长期长期3分部工程质量评定记录长期长期(十)功能性试验记录1道路弯沉试验记录长期2桥梁工程的动、静载试验记录长期3无压力管道的严密性试验记录长期4压力管道的强度试验、严密性试验、通球试验等记录长期5水池满水试验长期6消化池气密性试验长期7电气绝缘电阻、接地电阻测试记录长期8电气照明、动力试运行记录长期9供热管网、燃气管网等管网试运行记录长期10燃气储罐总体试验记录长期11电讯、宽带网等试运行记录长期(十一)质量事故及处理记录1工程质量事故报告永久长期2工程质量事故处理记录永久长期(十二)竣工测量资料1建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图永久长期2地下管线工程竣工测量记录永久长期竣 工 图一建筑安装工程竣工图(一)综合竣工图1综合图总平面图布置(包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等)永久长期竖向布置图永久长期室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图永久长期电气(包括电力、电讯、电视系统等)综合图永久长期设计总说明书永久长期序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆2室外专业图永久长期室外给水永久长期室外雨水永久长期室外污水永久长期室外热力永久长期室外燃气永久长期室外电讯永久长期室外电力永久长期室外电视永久长期室外建筑小品永久长期室外消防永久长期室外照明永久长期室外水景永久长期室外道路永久长期室外绿化永久长期(二)专业竣工图1建筑工程竣工图永久长期2结构工程竣工图永久长期3装修(装饰)工程竣工图永久长期4电气工程(智能化工程)竣工图永久长期5给排水工程(消防工程)竣工图永久长期6采暖通风空调工程竣工图永久长期7燃气工程竣工图永久长期二市政基础设施工程竣工图1道路工程永久长期2桥梁工程永久长期3广场工程永久长期4隧道工程 永久长期5铁路、公路、航空、水运等交通工程永久长期6