工程技术服务项目采购业务流程介绍模板.doc

工程技术服务项目采购业务步骤1. 目标经过规范工程技术服务项目采购业务（以下简称“项目采购业务”）步骤，确保项目采购业务按合适授权和在合适控制中有序进行，实现预期目标；确保项目采购和付款会计核实真实、规范、完整，预防差错和舞弊；确保项目采购业务账实相符，财务报表合理揭示物资采购业务享受折扣、折让;确保项目采购业务及其代理债务等符合国家相关法律法规和集团企业要求。2. 风险因为项目采购业务步骤设计不合理或控制不妥，可能造成采购物资及价格偏离目标要求，或受骗受骗，出现舞弊和差错；可能造成会计核实多记、错记、漏记物资采购成本和应付账款和其它应计负债，造成核实和反应不真实、不规范、不完整；可能造成工程建设物资采购业务违反国家相关法规而受到行政处罚或法律制裁。 3. 业务步骤步骤和控制点3.1 编制工程建设物资采购投标（报价）文件3.1.1 企业采购部门根据项目投标报价对采购部分要求，组织编制项目投标文件物资采购部分初稿。3.1.2 工程造价部门会同采购部门就项目供货范围内物资编制采购价格及费用预算表，经部门责任人审核，报企业分管领导和总会计师/分管财会领导审定后，交报价经理作为协议内容。重大项目标采购价格和费用预算应报企业关键责任人或企业办公会议审议。3.1.3 采购经理指导采购计划员编制项目采购人工时估算，经部门责任人审核，报企业分管领导和总会计师/分管财会领导审定后交报价经理作为报价依据和协议附件。3.2 组织编制、审定物资采购计划3.2.1 项目中标后，采购经理依据项目中标文件中采购部分内容，负责编制项目采购实施计划；项目经理编制项目物资采购预算。送专业副总师进行校核。3.2.2 工程造价部门责任人牵头组织市场、采购、财会部门等相关人员组成评审会对项目采购实施计划和采购预算进行评审，提出修改和完善意见。3.2.3 采购经理按要求将符合年度生产计划或审批权限项目采购实施计划，报项目经理审批；对超出年度生产计划和审批权限项目采购实施计划，一律报企业分管经理和总会计师/分管财会领导审核并提出意见，企业关键责任人同意后实施。3.2.4 财会部门审核项目采购实施计划，并编制项目采购资金计划，报部门责任人核准实施。3.3 编制、审定物资采购（分包）方案3.3.1 采购部门依据同意采购实施计划，组织编制具体采购方案。编制具体采购方案时，采购经理应该根据集团企业要求，对属于集中采购物资，组织编写集中采购作业计划，对不属于集中采购物资，组织编写采购分包方案。 3.3.2 采购部门组织评审会议对具体采购方案进行评审。评审结果经部门责任人审核签字后，报企业分管领导和总会计师/分管财会领导审批。重大项目标具体采购方案应报企业关键责任人或企业办公会议审批。3.3.3 采购经理会同财会部门组织编制采购协议款项支付方案，经部门责任人审核签字后，交项目经理同意实施。3.4 请购和组织询、报价及评审3.4.1 项目组控制人员提出请购文件。请购文件应有项目计划、项目费用控制、设计等相关人员签字。请购单应连续编号，由专员负责保管。3.4.2 采购经理指导采购计划员进行订单采买方案编制，审校签字后报采购部门责任人审批。3.4.3 采购经理将订单采买方案和请购单下达给责任人员，替换工作指令。每一订单均应编制采购订单/协议方案审批表，超出授权金额采购订单要经过会议评审，并由采购部门组织方案修改和调整。3.4.4 采购部门根据采购订单/协议方案审批表要求，经过询比价、招标、网上采购和公开采购信息等方法，提出采购价格和供给商初步意见和方案，经部门领导审核后报分管领导和总会计师/分管财会领导审定。重大采购报企业经理或企业办公会议审定。同时采购部门对询报价情况应进行登记。3.4.5 企业采取招标方法进行采购，均要经过技术和商务评审，并依据采购额度大小，根据授权权限组织对应人员进行综合评审，评审结论报企业分管经理、总会计师或企业关键责任人同意实施。3.5 签署采购订单/协议及其变更3.5.1 责任采购人员应严格根据已获同意厂商和成交条件准备采购订单/协议及其相关附件，经采购专业组长校核，采购经理和采购部门责任人审核后，送法律和财会等部门审核。3.5.2 法律、财会等部门审核协议相关条款，并提出审核意见后反馈给采购部门。3.5.3 责任采购人员依据审核意见修改完善采购订单/协议，并连同审核意见一并报分管领导和总会计师/分管财会领导审定后交授权人员签字并盖企业协议章。3.5.4 企业协议章应由专员保管。全部采购协议应按要求统一编号，专员登记管理。3.5.5 责任采购人员将采购订单/协议交财会部门正本一份，并取得回执。财会部门协议管理人员对分项目建立采购订单协议台账，对订单/协议签署、实施、付款等事项进行登记和管理。3.5.6 经双方签署采购订单/协议，如需对其内容进行任何修改（增补、删减、修订等），均需按要求推行相关审批程序，得到双方书面认可，并形成协议成为协议变更或补充协议。全部协议变更或补充协议需统一编号，并将正本一份交财会部门登记备查。 3.6 跟踪监督协议实施3.6.1 责任采购人员、协议管理人员及相关部门，在采购协议签署后应该跟踪并监督协议实施。3.6.2 物资采购、技术、设计等部门和需用部门对长周期关键关键设备、材料实施过程监造，确定监造方法，编制监造纲领，签署监造协议，落实监造责任人。3.6.3 责任采购人员根据采购协议中确定制造周期、交货时间、工程项目网络进度计划落实催交催运方法，监督协议按期实施。3.7 采购物资验收入库3.7.1 质检部门(或人员)对到货物资进行质量检验，出具质量检验汇报书。3.7.2 仓储部门(或人员)对到货物资进行外观和数量检验，提出检验汇报。对符合协议要求合格产品办理验收入库手续，入库单事先连续编号。3.7.3 采购部门对不合格物资办理退货索赔事宜或提出折让方案报分管领导和总会计师审批后处理。重大不合格物资退货索赔或折让方案应报企业关键责任人审批。3.8 订单/协议款项支付及核实记账3.8.1 采购部门依据采购协议要求货款支付方法及协议实施情况，提出采购资金支付申请，填制付款申请单，连同货物检验合格证实、仓库入库单据、发票等，依据协议要求提供对应保函等付款依据，经采购经理、项目经理、企业分管领导等按授权审核签字后到财会部门办理货款支付和结算手续。3.8.2 财会部门收到采购部门货款支付申请后，要对购货发票、货物入库验收单等进行审核，同时对照采购协议及协议台账进行审核，在审核确定无违反协议、程序和其它问题情况下，编制付款会计凭证和填制银行付款单据，报授权财会主管审核、财会部门责任人签字后付款、入账。需提前付款、更改协议条件和金额较大支付按要求权限报批。对未取得购货发票但物资已到并验收入库，应作暂估入账处理。3.8.3 财会部门负责协议台账人员，应对每笔付款立即登记台账，立即反应协议实施情况，并将款项支付情况立即反馈给采购部门。3.8.4 财会部门和采购部门应于每个月末对采购预付款、进度款和未结算货款进行查对，发觉问题立即查明原因，确保做到账、账相符。3.8.5 财会部门应定时和用户对应付账款、预付账款进行查对确定，确保账户真实存在、资产安全。3.9 订单/协议关闭及质保金支付3.9.1 责任采购人员负责关闭采购协议。对符合条件订单适时办理相关手续，包含订单结算、补充订单处理、索赔处理等未完成事宜。同时，书面通知财会部门清理关闭采购订单/协议。3.9.2 质保期结束时，由采购经理提出质保金支付申请，经采购部门责任人同意后，报财会部门办理质保金支付手续。工程技术服务项目采购业务步骤表业务步骤及控制点权重控制风险说明不相容职务岗位授权及要求3.1 编制工程建设物资采购投标（报价）文件3.1.1 企业采购部门根据项目投标报价对采购部分要求，组织编制项目投标文件物资采购部分初稿。3.1.2 工程造价部门会同采购部门就项目供货范围内物资编制采购价格及费用预算表，经部门责任人审核，报企业分管领导和总会计师/分管财会领导审定后，交报价经理作为协议内容。重大项目标采购价格和费用预算应报企业关键责任人或企业办公会议审议。3.1.3 采购经理指导采购计划员编制项目采购人工时估算，经部门责任人审核，报企业分管领导和总会计师/分管财会领导审定后交报价经理作为报价依据和协议附件。3.2 组织编制、审定物资采购计划3.2.1 项目中标后，采购经理依据项目中标文件中采购部分内容，负责编制项目采购实施计划；项目经理编制项目物资采购预算。送专业副总师进行校核。3.2.2工程造价部门责任人牵头组织市场、采购、财会部门等相关人员组成评审会对项目采购实施计划和采购预算进行评审，提出修改和完善意见。3.2.3 采购经理按要求将符合年度生产计划或审批权限项目采购实施计划，报项目经理审批；对超出年度生产计划和审批权限项目采购实施计划，一律报企业分管经理和总会计师/分管财会领导审核并提出意见，企业关键责任人同意后实施。3.2.4 财会部门审核项目采购实施计划，并编制项目采购资金计划，报部门责任人核准实施。3.3 编制、审定物资采购（分包）方案3.3.1 采购部门依据同意采购实施计划，组织编制具体采购方案。编制具体采购方案时，采购经理应该根据集团企业要求，对属于集中采购物资，组织编写集中采购作业计划，对不属于集中采购物资，组织编写采购分包方案。 3.3.2 采购部门组织评审会议对具体采购方案进行评审。评审结果经部门责任人审核签字后，报企业分管领导和总会计师/分管财会领导审批。重大项目标具体采购方案应报企业关键责任人或企业办公会议审批。3.3.3 采购经理会同财会部门组织编制采购协议款项支付方案，经部门责任人审核签字后，交项目经理同意实施。3.4 请购和组织询、报价及评审3.4.1 项目组控制人员提出请购文件。请购文件应有项目计划、项目费用控制、设计等相关人员签字。请购单应连续编号，由专员负责保管。3.4.2 采购经理指导采购计划员进行订单采买方案编制，审校签字后报采购部门责任人审批。3.4.3 采购经理将订单采买方案和请购单下达给责任人员，替换工作指令。每一订单均应编制采购订单/协议方案审批表，超出授权金额采购订单要经过会议评审，并由采购部门组织方案修改和调整。3.4.4 采购部门根据采购订单/协议方案审批表要求，经过询比价、招标、网上采购和公开采购信息等方法，提出采购价格和供给商初步意见和方案，经部门领导审核后报分管领导和总会计师/分管财会领导审定。重大采购报企业经理或企业办公会议审定。同时采购部门对询报价情况应进行登记。3.4.5 企业采取招标方法进行采购，均要经过技术和商务评审，并依据采购额度大小，根据授权权限组织对应人员进行综合评审，评审结论报企业分管经理、总会计师或企业关键责任人同意实施。3.5 签署采购订单/协议及其变更3.5.1 责任采购人员应严格根据已获同意厂商和成交条件准备采购订单/协议及其相关附件，经采购专业组长校核，采购经理和采购部门责任人审核后，送法律和财会等部门审核。3.5.2 法律、财会等部门审核协议相关条款，并提出审核意见后反馈给采购部门。3.5.3 责任采购人员依据审核意见修改完善采购订单/协议，并连同审核意见一并报分管领导和总会计师/分管财会领导审定后交授权人员签字并盖企业协议章。3.5.4 企业协议章应由专员保管。全部采购协议应按要求统一编号，专员登记管理。3.5.5 责任采购人员将采购订单/协议交财会部门正本一份，并取得回执。财会部门协议管理人员对分项目建立采购订单协议台账，对订单/协议签署、实施、付款等事项进行登记和管理。3.5.6 经双方签署采购订单/协议，如需对其内容进行任何修改（增补、删减、修订等），均需按要求推行相关审批程序，得到双方书面认可，并形成协议成为协议变更或补充协议。全部协议变更或补充协议需统一编号，并将正本一份交财会部门登记备查。 3.6 跟踪监督协议实施3.6.1 责任采购人员、协议管理人员及相关部门，在采购协议签署后应该跟踪并监督协议实施。3.6.2 物资采购、技术、设计等部门和需用部门对长周期关键关键设备、材料实施过程监造，确定监造方法，编制监造纲领，签署监造协议，落实监造责任人。3.6.3 责任采购人员根据采购协议中确定制造周期、交货时间、工程项目网络进度计划落实催交催运方法，监督协议按期实施。3.7 采购物资验收入库3.7.1 质检部门(或人员)对到货物资进行质量检验，出具质量检验汇报书。3.7.2 仓储部门(或人员)对到货物资进行外观和数量检验，提出检验汇报。对符合协议要求合格产品办理验收入库手续，入库单事先连续编号。3.7.3 采购部门对不合格物资办理退货索赔事宜或提出折让方案报分管领导和总会计师审批后处理。重大不合格物资退货索赔或折让方案应报企业关键责任人审批。3.8 订单/协议款项支付及核实记账3.8.1 采购部门依据采购协议要求货款支付方法及协议实施情况，提出采购资金支付申请，填制付款申请单，连同货物检验合格证实、仓库入库单据、发票等，依据协议要求提供对应保函等付款依据，经采购经理、项目经理、企业分管领导等按授权审核签字后到财会部门办理货款支付和结算手续。3.8.2 财会部门收到采购部门货款支付申请后，要对购货发票、货物入库验收单等进行审核，同时对照采购协议及协议台账进行审核，在审核确定无违反协议、程序和其它问题情况下，编制付款会计凭证和填制银行付款单据，报授权财会主管审核、财会部门责任人签字后付款、入账。需提前付款、更改协议条件和金额较大支付按要求权限报批。对未取得购货发票但物资已到并验收入库，应作暂估入账处理。3.8.3 财会部门负责协议台账人员，应对每笔付款立即登记台账，立即反应协议实施情况，并将款项支付情况立即反馈给采购部门。3.8.4 财会部门和采购部门应于每个月末对采购预付款、进度款和未结算货款进行查对，发觉问题立即查明原因。 3.8.5 财会部门应定时和用户对应付账款、预付账款进行查对确定。3.9 订单/协议关闭及质保金支付3.9.1 责任采购人员负责关闭采购协议。对符合条件订单适时办理相关手续，包含订单结算、补充订单处理、索赔处理等未完成事宜。同时，书面通知财会部门清理关闭采购订单/协议。3.9.2 质保期结束时，由采购经理提出质保金支付申请，经采购部门责任人同意后，报财会部门办理质保金支付手续。923411233310244142333317233333823393331824444422确保采购价格和费用预算编制合理合适，防范采购预算报价过高或过低影响项目竞争力和项目效益，同时明确报价责任。确保项目报价数据有依据且符合企业实际，同时明确责任。确保项目采购实施计划和项目物资采购预算符合技术要求。确保项目采购实施计划和项目物资采购预算既符合技术要求又经济合理。确保项目采购实施计划按授权权限进行审批，防范项目采购控制不到位，或超预算支出造成项目效益降低，同时防范管理上漏洞。确保项目采购实施计划正确无误，并确保资金预算安排落实合适。企业按要求编制具体采购方案。确保采购方案在价格、技术等方面符合要求，明确责任，预防差错和舞弊。确保采购协议款项支付正确无误，预防随意支付资金或资金无预算、不能按期支付造成资金风险或延期交货风险。确保请购文件真实可靠，预防弄虚作假。确保订单采买方案经济合理，且符合要求。确保订单采购方案和请购单得到同意，超出授权金额采购订单按要求程序得到调整。防范因为对采购控制不力造成出现舞弊和差错，或致使项目效益下降。确保采购定价公开透明，防范供给商垄断价格、串通报价；防范采购、设计部门等指定供给商；防范采购程序不公开、不公平造成差错和舞弊及价格、技术、质量、信用风险。防范对市场行情缺乏了解、分析和支付方法不合理和授权不妥或不明造成差错和舞弊及项目效益风险。确保采购厂商和成交条件符合要求要求。确保采购协议条款在法律、技术、质量和货款支付等方面不存在漏洞。确保采购协议和采购业务符合企业要求，并正确无误。确保协议签署和管理规范，预防管理上出现漏洞。防范协议管理制度不健全、不规范造成虚假采购协议发生，或其它差错和舞弊。确保协议变更按要求程序并得到授权人同意，防范协议变更管理不健全、不规范造成差错和舞弊。确保协议按双方约定推行。确保监造工作有章可循，责任落实，防范协议实施风险和监造风险。防范交货延期造成项目效益风险，影响企业市场信誉。确保采购物资质量符合协议要求，防范以次充好、规格错误等问题。确保采购物资数量符合协议要求，防范数量差错造成损失。确保不合格物资立即得到合适处理，预防形成纠纷或损失。确保货款支付申请手续完备。确保货款支付手续和入账依据完备，并经有权人员审批；账务处理正确无误。防范资金支付风险。 确保采购付款符合协议约定，并立即规范进行账务处理，防范多记、错记应付、预付账款，造成财务汇报失真。确保做到账、账相符，预防账目差错。确保应付、预付账款真实存在，预防账目差错。确保协议管理工作到位，立即处理遗留问题。确保质保金支付立即，并符合要求程序。投标报价初稿拟订和审核、审定分离。价格、费用估算编制和审核、审定分离。计划编制和审核及评审、审定分离。采购及采购分包方案编制和审核、审定分离。项目经理和采购部门责任人分离。项目计划、实施和控制分离。采购计划、实施、保管分离。方案拟订和评审、审核和同意分离。确定采购订单/协议和校核、审核、审定分离。企业协议章保管和协议、授权书保管分离。采购和监造分离采购和质检、验收分离。采购、仓储、使用、记账分离折让或索赔经办和审批分离。付款和审核分离。付款和复核、审核或审批分离。付款和付款审核记账和协议管理分离。记账和查对账分离。总体要求：企业应该制订工程建设物资采购管理配套措施，明确工程建设物资采购业务所包含部门/岗位工作职责和权限，明确工程建设物资采购价格决议程序及审批权限，明确货款支付审核、审批权限，明确重大或特殊业务及其处理审批权限，明确违反本业务步骤或决议程序应负担责任等。3.1.2直属企业经理（厂长）办公会审定项目协议金额当年计划收入10项目；直属企业经理（厂长）审定项目协议金额当年计划收入5，小于10项目；直属企业分管副经理（副厂长）/总师审定项目协议金额当年计划收入5项目。3.3.2直属企业经理（厂长）办公会审批项目协议金额当年计划收入10项目采购（分包）方案；直属企业经理（厂长）审批项目协议金额当年计划收入5，小于10项目采购（分包）方案；直属企业分管副经理（副厂长）/总师审批项目协议金额当年计划收入5项目采购（分包）方案。3.4.4直属企业经理（厂长）办公会审定采购协议金额当年采购计划10采购初步意见；直属企业经理（厂长）审定采购协议金额当年采购计划5，小于10采购初步意见；直属企业分管副经理（副厂长）/总师审定采购协议金额当年采购计划5采购初步意见。3.4.5直属企业经理（厂长）审批采购协议金额当年采购计划10采购综合评审；直属企业分管副经理（副厂长）/总师审批采购协议金额当年采购计划10采购综合评审。3.7.3直属企业经理（厂长）审批退货金额该项目采购计划5索赔或折让方案；直属企业分管副经理（副厂长）/总师审批退货金额当年采购计划5索赔或折让方案。3.8.2 预算内付款审批权限由直属企业经理（厂长）书面授权确定。附：工程建设物资采购相关配套管理措施1、中国石油化工集团企业物资供给管理若干要求（试行）（中石化1998物字75号）2、中国石油化工集团企业销售企业物资供给管理要求（中石化1999物字259号）3、中国石化物资供给管理若干要求等五个要求措施（中石化股份物118号）4、中国石化集团物资采购实施细则（中石化物字467号）5、集团企业资金管理暂行措施（中国石化财字57号）6、中国石化集团总部直接集中采购物资货款内部转账结算实施细则（石化股份物财10号）7、相关企业内部互供产品、关联交易内部转账结算实施细则（中国石化财资22号）8、相关实施集团企业深入加强内部转账结算要求通知（中国石化财523号）9、集团企业总部集中采购实施措施（中国石化物410号）10、相关严格结算纪律深入推进内部结算工作通知（中国石化财1999706号）11、集团企业建设工程招标投标实施细则（中国石化建字191号）12、中国石化网上采购管理要求（石化股份物管22号）