档案管理工作作业流程.doc

新建单位档案整理工作步骤

档案管理工作，就是根据一定标准和方法，把处于相对零乱状态档案系统起来，方便于保管和利用工作。档案整理工作标准是：充足利用原有整理基础，保持文件之间历史联络，便于保管和利用。新建单位档案整理工作内容关键有：制订整理工作方案、划分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。
因为原来档案情况有所不一样，所以整理工作内容也会出现差异。在档案馆和档案室，档案整理按整理工作内容范围，能够分成三种类型:
（一）系统排列和编目 （二）局部调整 （三）全过程整理 档案管理工作意义
（一） 档案整理世界是文件之间有机联络，为发挥档案作用发明了有利条件
（二） 档案整理是档案管理全部业务会动关键步骤
（三） 档案整理是实现档案管理现代化要求
档案管理具体工作步骤
一、 制订整理方案
文书档案整理工作，是指将处于零乱状态和需 要深入条理化文件经过分类、组合、排列和编目，达成系统化过程。是一项关键基础工作。 文书档案整理方法： 新整理方法——以件为管理单位 传统整理方法——以卷为管理单位

二、 划分全宗
全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成含有有机联络整体，是档案馆档案第一层分类、管理单位。
立档单位不是固定不变,因为社会发展，事业进步，常常引发部分机关增设、撤销或合并，这些发展改变常常给全宗划分带来部分新问题，需要在实践中认真对待。
（一） 政权更迭及跨政权立档单位区分全宗
研究立档单位是否有根本改变，关键应该从立档单位性质和基础职能等相关反面去考察。
（二） 立档单位改变所造成区分全宗
1. 新建
新成立机关、企机关，其形成档案均能够组成一个全宗。
2. 分开
一个机关、单位分成两个或两个以上单位。因为旧机关已被撤销，它所形成档案应该单独组成全宗；新成立机关、单位各自形成档案应该单独组成全宗。
3. 合并
有两个或两个以上撤销单位，合并成一个新单位。它们所形成档案分别组成企业全宗。
4. 独立
从某一立档单位分离出去作为一个新单位，它所形成档案应组成新全宗。
5. 隶属
原来是一个立档单位，以后因为工作需要，改变为某一机关内部一个组织机构。改变前档案为一个全宗，改变后为另一全宗一部分。
6. 合署
两个单位合署办公，而文件又是分别处理，它们形成档案，分别组成全宗。
(三)临时性机构档案区分全宗
多种临时性机构形成档案，通常不设置全宗。因为临时性机构业务往往属于某机关或若干机关业务范围之内，存在时间不很长，形成档案数量也不多。部分临时机构，独立性较强，存在时间较长，其档案也能够考虑成立新全宗。
立档单位改变中确定和划分全宗问题，情况错综复杂，应该遵照全宗理论作具体分析研究，实事求是地加以处理。
（四）判定档案所属全宗
判定档案所属全宗，关键在于确定档案形成者——立档单位。判定档案所属全宗通常方法关键应从收文、发文和内部文件三个方面着手。
1. 发文和内部文件，它们作者就是档案形成者，只要查明了文件作者，也就确定了它所属全宗。
2. 收文，只要查明了文件实际收受者，也就确定了它所属全宗。
（五）组织全宗和个人全宗档案区分
个人全宗和组织全宗中档案有时会出现相互交叉问题，即一些档案文件现有个人属性，又有组织属性。对这一问题处理标准是：凡以组织或组织组员名义制发文件正本均应归入组织全宗；个人全宗若认为必需时，可保留副本。不许可将组织全宗中含有双重属性档案文件抽出纳入个人全宗之中；组织全宗中通常也不保留仅包含个人性质文件。
确定和区分全宗工作一经完成，具体全宗一旦建立，就应对各全宗进行统一编号并给予其正式全宗名称。
三、全宗内档案分类
全宗内档案分类，是依据新建单位内档案起源、时间、内容或形式不一样，根据一定体系，分门别类、有系统地域分档案和整理档案方法。
（一） 对全宗内档案分类要求：1.要求分类含有客观性2.档案分类体系应该含有逻辑性3.全宗内档案分类应该重视实用性。
（二） 组织全宗内档案分类通常方法
1. 按文件产生时间分类，其具体形式关键有两种：年度分类法、时期分类法。
2. 按文件起源，其具体形式有三种：组织机构分类法、作者分类法、通信者分类法。
3. 按文件内容分类，其具体形式有三种：问题分类法、实物分类法、地理分类法。
4. 按文件形式分类，其具体形式有三种：按文件种类分类、按文件制成材料分类、按文件形状分类。
（三）常见分类方法
1.年度分类法或年代分类法
2.组织机构分类法
3.问题分类法
（四）分类方案编制
全宗内档案分类表现形式是分类方案，它使用文字或图表形式表示一个全宗内档案分类体系一个文件。当选择了某种联合分类方法以后，就应该编制一份分类方案。分类方案编制，应该注意以下几点要求：
1. 统一性
在编制分类方案时，首先要确定采取何种分类方法。第一级采取哪种方法，第二级采取哪种方法，全部应明确要求、标示清楚。而在同一级分类中不能同时并列采取两种以上分类标准。
2. 排斥性
分类方案中同级各类地位相等，内容相互排斥，类范围必需明确。
3. 伸缩性
分类方案中各类，均应留有伸缩余地来增加或降低类别，以适应客观改变需要。

四、立卷
立卷是将办理完成并含有查考保留价值公文，依其在形成过程中联络和一定规律组合成为保管单位——案卷工作过程。
立卷方法通常是按文件作者、名称、所包含问题、时间、地点、人物和收发文机关等特征归纳组卷，可按其中之一个特征组卷，也可多个特征结合使用。在现行机关，通常先将文件分为不一样系列，对不一样类型文件采取不一样立卷方法。如:①综合性文件(汇报、计划、总结)，可按作者立卷,或结合时间和地域等特征立卷。②会议文件，基础上按文件作者立卷。大型会议文件可一会数卷，通常会议文件可一会一卷，同一内容多个会议文件可合立一卷。③专题文件，可按问题结合作者来组卷，合适分级。④案件材料，通常按问题立卷。一个案件材料应该放在一起，依据文件联络、数量和保管期限,立成一卷或数卷。通常机关(司法机关除外)中案件，假如案件材料数量极少,可将同类案件合并立卷。这类文件不分级，不分作者。⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报，可按文件名称立卷。⑥群众来信，可按问题或按地域等特征立数卷。
立卷组织程序，首先在立卷前制订具体计划，拟制本年度文件分类归卷条目，称为立卷类目。它是以条款形式写成，每个条款包含一组文件作者、问题和名称，后面注明保管期限。条款名称就是预拟案卷标题。其次做好平时归卷，已搜集文件，随时或定时按立卷类目所列相关条款归人卷夹。最终，年底全方面检验调整，然后确定组卷。组成案卷后，对卷内文件进行系统化和案卷技术加工，包含：卷内文件系统排列、编写卷内文件页号、填写卷内文件目录和卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面。
五、案卷排列
案卷排列，是指根据一定措施，确定各个类内案卷 前后次序和存放位置，以保持案卷之间有机联络。 基础方法有： 根据案卷所反应问题或工作上联络排列； 根据文件作者、收发机关和文件内容所包含地域排 列； 根据案卷所属时间次序排列； 根据案卷内容关键程度排列。
1、排列方法通常有四种：
每十二个月永久和长久各为一个流水号排列；
每十二个月永久、长久卷合编一个流水号；
按类永久、长久统一流水编制排列；
按类分开永久、长久各自流水排列。
案卷排列可按时间次序，也可按关键程度排列。
2、档号：档号组成：
档号：即档案数字代号。
档号编制标准：不重、不缺、不变、不繁标准。
①全宗号——案卷目录号——案卷号——件号、页号；
②全宗号——年度——期限——件号；
③全宗号——类别号——案卷号——件、页号；
④类别号——项目号——案卷号——件、页号。
全宗号：是档案馆对馆藏全部全宗编制代号，一个全宗一个号。案卷目录号：是一本案卷目录代号，每一本案卷目录必需编一个号，一个全宗内案卷目录号不许可反复相同。
案卷号：是案卷排列次序号，每一本案卷目录内，案卷必需从1号开始流水编号。
页号：是卷内每份文件每一页所编之号。
3、档号编制规则
全宗内目录号不反复，一个目录本内卷号不反复，一本案卷内页号不反复。必需遵照不重、不缺、不变，通常不留空号标准。
七、立卷说明编写
立卷说明又称案卷目录序言，通常置于案卷目录首页，因立卷说明按年编写，她是编写全宗介绍素材，也是每十二个月利用档案，了解全宗情况指南。
有两种编写方法：
1、简单编写方法：仅对案卷数量、全宗分类和立卷整理情况、存在问题作简明说明。
2、具体编写方法：上述内容外再加扼要介绍档案产生历史背景、机构变迁及档案管理方法改善等情况。并具体介绍档案特点、案卷内容和档案有效情况。
3、能够按全宗介绍结构来编写，分为三部分来写：
① 介绍当年档案全宗组成者改变情况；
② 当年全宗内档案情况介绍；
③ 当年档案内容和成份介绍。
六、编制案卷目录
编制案卷目录，通常是在立档单位内完成。通常由文书处理部门负责编制，然后连同案卷向档案室移交
案卷目录关键包含：封面、说明、目次、简称和全称对照表、案卷目录表和备考表。其中案卷目录封面、说明、案卷目录表是主体部分。
1. 封面。案卷目录封面关键包含：全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位和形成案卷目录时间。
2. 说明。在案卷目录开始，应该对案卷数量、分类和立卷标准、档案整理情况、存在问题作简明说明。
3. 目次。依据全宗内容分类排列情况，分别写明个各类、项、目标名称及其所在页码。它是案卷目录目录，对案卷数量多大全宗十分必需。
4. 简称和全称对照表。对于案卷数量较多大全宗，还应列出简称和全称对照表。关键是针对案卷标题或内容，因为作者、机关、地域等全称过长，需要简化，根据统一要求，列出对照表供利用者查用、查对。
5. 案卷目录表
是案卷目录主体部分，其项目、格式和填写方法以下
卷号
案卷标题
时间
份数
页数
保管期限
备注

6.备考表。附于目录最终，用于总结性统计案卷目录及其所包含案卷基础情况。案卷目录最少要一式三份，一份存档，一份备用，一份随档案移交。