档案管理工作作业流程.doc

新建单位档案整理工作步骤档案管理工作，就是根据一定标准和方法，把处于相对零乱状态档案系统起来，方便于保管和利用工作。档案整理工作标准是：充足利用原有整理基础，保持文件之间历史联络，便于保管和利用。新建单位档案整理工作内容关键有：制订整理工作方案、划分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。 因为原来档案情况有所不一样，所以整理工作内容也会出现差异。在档案馆和档案室，档案整理按整理工作内容范围，能够分成三种类型:（一）系统排列和编目 （二）局部调整 （三）全过程整理 档案管理工作意义（一） 档案整理世界是文件之间有机联络，为发挥档案作用发明了有利条件（二） 档案整理是档案管理全部业务会动关键步骤（三） 档案整理是实现档案管理现代化要求档案管理具体工作步骤一、 制订整理方案 文书档案整理工作，是指将处于零乱状态和需 要深入条理化文件经过分类、组合、排列和编目，达成系统化过程。是一项关键基础工作。 文书档案整理方法： 新整理方法以件为管理单位 传统整理方法以卷为管理单位二、 划分全宗 全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成含有有机联络整体，是档案馆档案第一层分类、管理单位。立档单位不是固定不变,因为社会发展，事业进步，常常引发部分机关增设、撤销或合并，这些发展改变常常给全宗划分带来部分新问题，需要在实践中认真对待。（一） 政权更迭及跨政权立档单位区分全宗研究立档单位是否有根本改变，关键应该从立档单位性质和基础职能等相关反面去考察。（二） 立档单位改变所造成区分全宗1. 新建 新成立机关、企机关，其形成档案均能够组成一个全宗。2. 分开 一个机关、单位分成两个或两个以上单位。因为旧机关已被撤销，它所形成档案应该单独组成全宗；新成立机关、单位各自形成档案应该单独组成全宗。3. 合并 有两个或两个以上撤销单位，合并成一个新单位。它们所形成档案分别组成企业全宗。4. 独立 从某一立档单位分离出去作为一个新单位，它所形成档案应组成新全宗。5. 隶属 原来是一个立档单位，以后因为工作需要，改变为某一机关内部一个组织机构。改变前档案为一个全宗，改变后为另一全宗一部分。6. 合署 两个单位合署办公，而文件又是分别处理，它们形成档案，分别组成全宗。(三)临时性机构档案区分全宗多种临时性机构形成档案，通常不设置全宗。因为临时性机构业务往往属于某机关或若干机关业务范围之内，存在时间不很长，形成档案数量也不多。部分临时机构，独立性较强，存在时间较长，其档案也能够考虑成立新全宗。立档单位改变中确定和划分全宗问题，情况错综复杂，应该遵照全宗理论作具体分析研究，实事求是地加以处理。（四）判定档案所属全宗 判定档案所属全宗，关键在于确定档案形成者立档单位。判定档案所属全宗通常方法关键应从收文、发文和内部文件三个方面着手。1. 发文和内部文件，它们作者就是档案形成者，只要查明了文件作者，也就确定了它所属全宗。2. 收文，只要查明了文件实际收受者，也就确定了它所属全宗。（五）组织全宗和个人全宗档案区分个人全宗和组织全宗中档案有时会出现相互交叉问题，即一些档案文件现有个人属性，又有组织属性。对这一问题处理标准是：凡以组织或组织组员名义制发文件正本均应归入组织全宗；个人全宗若认为必需时，可保留副本。不许可将组织全宗中含有双重属性档案文件抽出纳入个人全宗之中；组织全宗中通常也不保留仅包含个人性质文件。确定和区分全宗工作一经完成，具体全宗一旦建立，就应对各全宗进行统一编号并给予其正式全宗名称。三、全宗内档案分类 全宗内档案分类，是依据新建单位内档案起源、时间、内容或形式不一样，根据一定体系，分门别类、有系统地域分档案和整理档案方法。（一） 对全宗内档案分类要求：1.要求分类含有客观性2.档案分类体系应该含有逻辑性3.全宗内档案分类应该重视实用性。（二） 组织全宗内档案分类通常方法1. 按文件产生时间分类，其具体形式关键有两种：年度分类法、时期分类法。2. 按文件起源，其具体形式有三种：组织机构分类法、作者分类法、通信者分类法。3. 按文件内容分类，其具体形式有三种：问题分类法、实物分类法、地理分类法。4. 按文件形式分类，其具体形式有三种：按文件种类分类、按文件制成材料分类、按文件形状分类。（三）常见分类方法1.年度分类法或年代分类法2.组织机构分类法3.问题分类法（四）分类方案编制 全宗内档案分类表现形式是分类方案，它使用文字或图表形式表示一个全宗内档案分类体系一个文件。当选择了某种联合分类方法以后，就应该编制一份分类方案。分类方案编制，应该注意以下几点要求：1. 统一性 在编制分类方案时，首先要确定采取何种分类方法。第一级采取哪种方法，第二级采取哪种方法，全部应明确要求、标示清楚。而在同一级分类中不能同时并列采取两种以上分类标准。2. 排斥性 分类方案中同级各类地位相等，内容相互排斥，类范围必需明确。3. 伸缩性 分类方案中各类，均应留有伸缩余地来增加或降低类别，以适应客观改变需要。 四、立卷 立卷是将办理完成并含有查考保留价值公文，依其在形成过程中联络和一定规律组合成为保管单位案卷工作过程。立卷方法通常是按文件作者、名称、所包含问题、时间、地点、人物和收发文机关等特征归纳组卷，可按其中之一个特征组卷，也可多个特征结合使用。在现行机关，通常先将文件分为不一样系列，对不一样类型文件采取不一样立卷方法。如:综合性文件(汇报、计划、总结)，可按作者立卷,或结合时间和地域等特征立卷。会议文件，基础上按文件作者立卷。大型会议文件可一会数卷，通常会议文件可一会一卷，同一内容多个会议文件可合立一卷。专题文件，可按问题结合作者来组卷，合适分级。案件材料，通常按问题立卷。一个案件材料应该放在一起，依据文件联络、数量和保管期限,立成一卷或数卷。通常机关(司法机关除外)中案件，假如案件材料数量极少,可将同类案件合并立卷。这类文件不分级，不分作者。国民经济计划、统计报表、名册、简报，可按文件名称立卷。群众来信，可按问题或按地域等特征立数卷。 立卷组织程序，首先在立卷前制订具体计划，拟制本年度文件分类归卷条目，称为立卷类目。它是以条款形式写成，每个条款包含一组文件作者、问题和名称，后面注明保管期限。条款名称就是预拟案卷标题。其次做好平时归卷，已搜集文件，随时或定时按立卷类目所列相关条款归人卷夹。最终，年底全方面检验调整，然后确定组卷。组成案卷后，对卷内文件进行系统化和案卷技术加工，包含：卷内文件系统排列、编写卷内文件页号、填写卷内文件目录和卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面。五、案卷排列案卷排列，是指根据一定措施，确定各个类内案卷 前后次序和存放位置，以保持案卷之间有机联络。 基础方法有： 根据案卷所反应问题或工作上联络排列； 根据文件作者、收发机关和文件内容所包含地域排 列； 根据案卷所属时间次序排列； 根据案卷内容关键程度排列。1、排列方法通常有四种：每十二个月永久和长久各为一个流水号排列；每十二个月永久、长久卷合编一个流水号；按类永久、长久统一流水编制排列；按类分开永久、长久各自流水排列。案卷排列可按时间次序，也可按关键程度排列。2、档号：档号组成：档号：即档案数字代号。档号编制标准：不重、不缺、不变、不繁标准。全宗号案卷目录号案卷号件号、页号；全宗号年度期限件号；全宗号类别号案卷号件、页号；类别号项目号案卷号件、页号。全宗号：是档案馆对馆藏全部全宗编制代号，一个全宗一个号。案卷目录号：是一本案卷目录代号，每一本案卷目录必需编一个号，一个全宗内案卷目录号不许可反复相同。案卷号：是案卷排列次序号，每一本案卷目录内，案卷必需从1号开始流水编号。页号：是卷内每份文件每一页所编之号。3、档号编制规则全宗内目录号不反复，一个目录本内卷号不反复，一本案卷内页号不反复。必需遵照不重、不缺、不变，通常不留空号标准。七、立卷说明编写立卷说明又称案卷目录序言，通常置于案卷目录首页，因立卷说明按年编写，她是编写全宗介绍素材，也是每十二个月利用档案，了解全宗情况指南。有两种编写方法：1、简单编写方法：仅对案卷数量、全宗分类和立卷整理情况、存在问题作简明说明。2、具体编写方法：上述内容外再加扼要介绍档案产生历史背景、机构变迁及档案管理方法改善等情况。并具体介绍档案特点、案卷内容和档案有效情况。3、能够按全宗介绍结构来编写，分为三部分来写： 介绍当年档案全宗组成者改变情况； 当年全宗内档案情况介绍； 当年档案内容和成份介绍。六、编制案卷目录 编制案卷目录，通常是在立档单位内完成。通常由文书处理部门负责编制，然后连同案卷向档案室移交 案卷目录关键包含：封面、说明、目次、简称和全称对照表、案卷目录表和备考表。其中案卷目录封面、说明、案卷目录表是主体部分。1. 封面。案卷目录封面关键包含：全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位和形成案卷目录时间。2. 说明。在案卷目录开始，应该对案卷数量、分类和立卷标准、档案整理情况、存在问题作简明说明。3. 目次。依据全宗内容分类排列情况，分别写明个各类、项、目标名称及其所在页码。它是案卷目录目录，对案卷数量多大全宗十分必需。4. 简称和全称对照表。对于案卷数量较多大全宗，还应列出简称和全称对照表。关键是针对案卷标题或内容，因为作者、机关、地域等全称过长，需要简化，根据统一要求，列出对照表供利用者查用、查对。5. 案卷目录表是案卷目录主体部分，其项目、格式和填写方法以下卷号案卷标题时间份数页数保管期限备注6.备考表。附于目录最终，用于总结性统计案卷目录及其所包含案卷基础情况。案卷目录最少要一式三份，一份存档，一份备用，一份随档案移交。