有限公司印章使用和管理规定全解.doc

XX有限企业印章管理措施（修订）第一章 总则第一条 为规范企业印章使用与管理，特制定本措施。第二条 企业印章是指经同意以单位法定全称为根据行政公章、业务印章和人名印章，是行使权力和承担法律责任标志。行政公章包括企业司章、协议专用章以及各部室、营业部 (如下简称为“各单位”)公章。业务印章包括产品印章、财务印章、存管结算印章等与业务有关印章。人名印章包括企业法定代表人名章、企业财务负责人名章、分企业负责人名章、营业部负责人名章等以个人名义刻制用于公务印章。第三条 企业行政部负责印章刻制、启用、颁领、停用、封存和销毁等，负责行政公章、产品印章、企业法定代表人名章等企业印章统一管理和使用。第四条 企业按照专人管理、互相制约、合适审批、严格登记、责权对等原则，进行印章管理，实现印章保管、审批、使用等合适分离、互相牵制。严禁在空白凭证、空白报表、空白公文纸上预先加盖印章。第二章 印章刻制第五条 印章刻制实行审批制，由需求部门发起送审，经行政部和有关部门会签，报企业领导审批。企业行政公章刻制，由企业法人代表审批；各部门与分支机构行政公章及业务章刻制，由法人代表授权有关分管领导审批。第六条 行政部统一负责管理印章刻制，根据审批后送审单，指定专人到公安机关指定单位刻制。严禁任何单位和个人私刻企业印章。第七条 印章刻制应遵照原则：（一）规格和材质1企业司章外直径为45毫米，印章围边为1毫米，金属材质；2协议专用章、分支机构公章、部门公章、业务用章、人名章规格、材质根据有关规定和业务需要确定。（二）刊文内容和字体1.印章所刊刻名称，应严格与有关同意单位所规定全称相一致。企业司章名称为“XX有限有限企业”。各单位公章应以主管机关同意设置文献或者企业机构设置文献为准，各单位公章冠以“XX有限企业*营业部（部、室、小组等）”字样。业务用章刊文内容根据有关规定和业务需要确定。2.印章刊文名称自左而右环行，若印章所刊刻名称字数过多，名称前段自左而右环行，后段自左而右横行。行政公章一律呈圆形，中央为五角星，五星角外围刊刻单位名称。业务用章和人名用章形状和刊文形式，根据有关规定和业务需要确定。3.印章印文，必须使用由国务院颁布简体字，字体为原则宋体或符合规定其他字体。第三章 印章启用、颁领第八条 行政公章由企业行政部发文启用。启用告知文本上应用红色印油加盖启用印章印模，由行政部分管领导签发。其他印章自刻制完毕后即可启用。第九条 行政部指定专人负责印章颁领，详细流程：（一）行政部告知用章单位或部门派人领取，领取人需持印章刻制申请送审单、单位简介信（需单位负责人签名）、领用人身份证原件及复印件前去企业行政部办理手续。印章颁领不得通过邮寄方式。（二）行政部在查验查对印章领取人身份和简介信等材料后，与其办理交接签罢手续，填写印章签收单，密封包装印章交由印章领取人。营业部在申领存管结算用章时,还需前去存管结算部办理印鉴预留手续。（三）用章单位收到印章后，立即通过协同办公系统邮件向行政部汇报确认印章安全抵达。第十条 印章颁发单位将已启用各类印模、同意启用有关文献立卷归档，永久保留。 第四章 印章保管第十一条 行政部负责企业司章、协议专用章、各部室、分企业公章、未授权分企业管理营业部公章、法定代表人名章、产品章等重要印章平常保管。行政部应指定专人负责保管印章，并实行双人保管制度。第十二条 企业行政公章、法定代表人名章、等重要印章应寄存在保险柜内，保险柜钥匙和密码实行分人管理。工作时间印章锁入办公场所保险柜内，用时取出，用毕锁起；下班后及公休、节假日时期印章要锁回保险柜内妥善保留。第十三条 印章保管人如有更换，离任和接替，交接双方应办理印章及使用登记表等移交手续，填写印章交接单并签字。第十四条 企业印章原则上不得携出单位使用，确因工作需要将企业印章携带出企业，必须请示有最终审批权领导同意后方可携出，行政部印章保管人必须一同外出负责用印，不得将企业印章交由他人用印。任何人不得私自携带印章外出办事、随意用印。第十五条 若发现印章有异常状况或丢失，应保护现场，及时汇报领导和企业行政部及有关对口部门，查明状况，及时处理。第五章 印章使用第一节 企业司章使用第十六条 行政部应严格按企业审批授权规定和程序使用企业司章，对无手续或手续不全、不符合用印规定或违反操作程序，有权拒绝用印。如遇紧急或特殊状况，在未经审批状况下急需用印，须请示具有最终审批权企业领导同意后方可用印，且事后必须补办审批手续。第十七条 企业司章使用范围应为经企业审批或授权同意企业业务或平常性事务。企业司章使用范围为：（一）战略合作协议、保密协议、承销、投资、研究服务等各类业务合作协议；对外投资、对外担保、对外借款、对外承诺、对外诉讼、大额资产购置等重大事项；（二）反洗钱、合规报表、证照年检变更、财务报表等各类对外报送材料；（三）营业场所租赁、退租、物业服务、装修、监理、设计等协议；固定资产购置等协议；设备、宽带、数据业务租赁等平常一般性事项材料；（四）其他与企业平常业务及综合性事务有关用印事项。第十八条 企业司章使用严格执行审批制度。（一）企业业务合作事项尤其是对外投资、对外担保、对外借款、对外承诺、对外诉讼、大额资产购置等重大事项用印，由需求部门提出申请，根据企业授权经有关部门和分管领导审核，并由企业法定代表人或授权人审批后方可用印。（二）平常性对外报送材料等业务用印申请，由需求部门提出申请，根据企业授权经有关部门审核后，由企业法定代表人授权企业分管领导或有关部门负责人审批后用印；（三）平常一般性事项用印，由需求部门提出申请，根据企业审批授权规定用印。（四）波及费用支出用印事项，参照企业财务管理规定执行。（五）波及员工人事方面用印事项，参照企业人力资源管理规定执行。第十九条 企业司章使用应逐笔登记用印状况，定期编制成册，对于协议协议等重要文本，应连同用印审批文献、用印材料一并存档。第二十条 对外协议协议类文本送审用印，在最终盖章前，需由发起送审部门经办人查对协议文本，在OA协同办公系统中“用印申请表”送审流程中审核确认，并在书面协议文本上签字确认。第二十一条 文献和业务类送审用印，如有有关部门在审批流程中提出修改意见、规定申请人做出对应修改，申请人应在送审单里添加修改稿或阐明状况，提出修改意见有关部门应在送审单中答复确认。如因特殊原因难以在协同办公系统送审流程里实现修改，申请人需用邮件发送给提出修改意见有关部门审核确认，并抄送行政部负责人和印章管理人。第二十二条 业务协议需要使用企业公章，原则上规定对手方先行盖章，后由企业盖章。因故无法实现前述规定、并须由企业先行盖章，各业务单位应按照企业内控制度规定，指定负责人及时索回对手方盖章后文档，并按月向企业行政部移交。第二节 协议专用章使用第二十三条 协议专用章专用于以企业名义与对手方签订各类协议（协议）及其附件，严禁在其他范围使用。第二十四条 行政部负责协议专用章平常保管和使用，用印需求单位可遵照就近原则申请使用。第二十五条 行政部应严格按企业审批授权规定和程序使用协议专用章，对无手续或手续不全、不符合用印规定或违反操作程序，有权拒绝用印。如遇紧急或特殊状况，在未经审批状况下急需用印，须请示具有最终审批权企业领导同意后方可用印，且事后必须补办审批手续。任何单位未经企业审批，不得使用协议专用章。第二十六条 原则上使用企业协议专用章，不再加盖企业公章。第二十七条 协议专用章使用应逐笔登记用印状况，定期编制成册，连同用印审批文献、用印材料一并存档。第三节 分企业公章使用第二十八条 分企业公章原则上实行总部统一集中管理，由行政部指定专人负责，严格按企业审批授权规定和程序使用，对无手续或手续不全、不符合用印规定或违反操作程序，印章管理人有权拒绝用印。 第二十九条 分企业公章使用范围应为经企业审批或授权同意分企业业务及平常性事务，严禁超范围使用。分企业公章使用范围为：（一）项目合作意向协议、战略合作协议、保密协议等业务协议；（二）银行开户、销户、变更有关材料；反洗钱、合规报表、证照年检变更、财务报表等各类对外报送材料；（三）营业场所租赁、退租、物业服务、装修、监理、设计等协议；固定资产购置等协议；设备、宽带、数据业务租赁等协议；保安、保洁、外聘司机及其他劳务派遣协议等平常一般性事项材料；（四）分企业员工收入证明、在职证明、公积金提取、社保医保；人事代理、项目合作服务人员；就业协议、报到证、新员工落户、劳动协议等人事方面材料；（五）其他与分企业平常业务及综合性事务有关用印事项。第三十条 分企业公章原则上不得与营业部公章同步使用。第三十一条 分企业公章使用严格执行审批制度，根据企业分支机构审批权限，由分企业负责人、有关部门或企业领导审批。第三十二条 分企业公章不得用于如下事项：（一）签订各类对外借款协议及补充协议（二）签订对外资金拆借协议（三）签订对外投资协议和联营协议（四）出具各类担保函和承诺书（五）出具本单位资信证明（六）签订受托投资管理业务协议和承销业务协议等重要业务协议（七）对外签订代销金融产品、融资融券、约定购回和股票质押回购等需集中统一管理业务协议（八）其他波及较大金额或重大风险事项。第四节 营业部公章使用第三十三条 对于风险管理意识强、内部控制措施严格、人员配置到位区域分企业及下辖营业部，经区域分企业申请、企业审批同意后，可授权区域分企业管理下辖营业部公章。未经企业审批及授权其他营业部公章，由企业统一集中管理。第三十四条 营业部公章使用范围应为经企业审批或授权同意营业部业务及平常性事务，严禁超范围使用。营业部公章使用范围为：（一）理财服务业务协议、项目合作意向协议、保密协议、战略合作协议等业务协议；（二）银行开户、销户、变更有关材料；反洗钱、合规报表、证照年检变更、财务报表等各类对外报送材料；（三）营业场所租赁、退租、物业服务、装修、监理、设计等协议；固定资产购置等协议；设备、宽带、数据业务租赁等协议；保安、保洁、外聘司机及其他劳务派遣协议等平常一般性事项材料；（四）员工收入证明、在职证明、公积金提取、社保医保；人事代理、项目合作服务人员；就业协议、报到证、新员工落户、劳动协议及经纪人有关材料等人事方面材料；（五）其他与营业部平常业务及综合性事务有关用印事项。第三十五条 营业部公章使用严格执行审批制度。（一）营业部业务协议等重大事项用印，由营业部提出申请，报有关部门或企业领导审批。（二）营业部对外报送材料用印，由营业部提出申请，报有关部门或分管领导审批，必要时增长其他企业领导审批。（三）营业部平常一般性事项用印根据企业分支机构审批规定执行。（四）波及费用支出用印事项，参照企业财务管理规定执行。（五）波及员工人事方面用印事项，参照人力资源管理规定执行。第三十六条 营业部公章不得用于如下事项：（一）签订各类对外借款协议及补充协议（二）签订对外资金拆借协议（三）签订对外投资协议和联营协议（四）出具各类担保函和承诺书（五）出具本单位资信证明（六）签订受托投资管理业务协议和承销业务协议等重要业务协议（七）对外签订代销金融产品、融资融券、约定购回和股票质押回购等需集中统一管理业务协议（八）其他波及较大金额或重大风险事项。第五节 部门公章使用第三十七条 总部部门公章原则上实行总部统一集中管理，由企业行政部指定专人负责。 第三十八条 部门公章须经用印部门提交OA用印申请，并经审批同意后方可用印。第三十九条 部门公章未经授权，不得用于如下事项：（一）签订各类对外借款协议及补充协议（二）签订对外资金拆借协议（三）签订对外投资协议和联营协议（四）出具各类担保函和承诺书（五）出具本单位资信证明（六）其他波及较大金额或重大风险事项第六节 产品印章管理第四十条 产品印章包括各专题产品印章和产品财务印章。产品印章和产品财务印章使用范围限于专题产品银行账户开户和对账单。第四十一条 产品印章实行总部统一集中管理，由企业行政部指定专人负责。第四十二条 产品印章使用，按照企业审批授权规定执行。对无手续或手续不全、不符合用印规定或违反操作程序，印章管理人有权拒绝用印。第四十三条 对未成立、已清算、可作废产品印章，使用部门应及时通过邮件向企业行政部报备，行政部封存5年后，根据印章销毁规定予以销毁。第七节 财务印章管理第四十四条 财务印章包括企业、分企业及营业部财务专用章和发票专用章，分企业及营业部税务专用章。财务印章使用范围为：（一） 自有资金银行账户预留印鉴；（二） 需要加盖银行预留印鉴文献，如工资发放明细单、公积金提取单、银行对账单、转账支票、现金支票、汇票、本票、购汇申请等；（三） 财务报表；（四） 企业、分企业及营业部开具发票；第四十五条 企业财务专用章由财务部指定专人管理。分企业、营业部财务专用章由财务部指定专人管理。第四十六条 分企业、营业部税务专用章专用于开立税收专户和缴纳税款，由分企业、营业部指定专人负责管理。第四十七条 企业发票专用章用于企业开具发票时使用，由财务部指定专人管理。分企业、营业部发票专用章用于分企业、营业部开具发票时使用，由分企业、营业部指定专人管理。第四十八条 财务印章实行用印审批制度，用印审批通过后在审批范围内使用。严禁超范围使用财务章。第八节 营业部存管结算业务印章管理第四十九条 营业部存管结算业务印章包括：营业部财务专用章、发票专用章等。 第五十条 存管结算业务印章使用范围：（一）营业部（客户）存管结算专用章或营业部（客户）财务专用章：使用范围限于柜台资金开户、销户、委托、资金存取、转托管、指定交易或撤销指定交易、客户资产证明、银证转帐等柜面业务，不得用于其他行政用途。（二）发票专用章：仅用于开具发票业务。第五十一条 营业部（客户）存管结算专用章由营业部指定专人人保管。印章保管人更换，应办理印章移交手续。第五十二条 营业部（客户）存管结算专用章应寄存于保险柜内，用时取出，用毕锁起。第五十三条 使用营业部（客户）存管结算专用章印章保管人必须在营业部（客户）存管结算专用章使用登记薄逐笔登记用印状况，并按规定做好有关材料存档工作。第五十四条 营业部应建立业务印章使用保管登记簿，由营业部指定专人负责保管。印章在启用前，应在登记簿预留印模，注明启用日期，并由领用人签章；停用时应注明停用日期。每一种会计年度结束，登记簿作为存管结算业务档案材料统一保管。第五十五条 营业时间，存管业务柜台专用章必须固定寄存，临时离岗应将印章上锁保管。非营业时间，印章必须统一入库或保险柜保管。第九节 其他专用章使用第五十六条 人力资源部人事专用章使用范围：对外报送“五险一金”等人事报表；福州地区员工住房公积金提取、转移；福州总部新入职工工劳动协议；福州应届毕业生人事档案接受及户口落户；福州地区员工参与各类考试等证明材料；福州总部职工收入证明；生育险报销；补充医疗保险理赔等人事方面事项。第五十七条 其他根据新业务出现确需刻制业务专用章，应履行审批手续；并制定有关专用章使用范围、保管岗位、审批流程等方面管理规定报企业立案，必要时企业公布有关规定。第十节 人名用章使用第五十八条 人名用章使用实行专人管理。由企业行政部指定专人负责管理。第五十九条 人名用章和行政公章使用实行分人管理。企业司章印章管理人不得同步兼企业法定代表人名章印章管理人。第六十条 企业法定代表人名章和法定代表人签字章使用审批权限与流程，参照企业司章使用审批权限与流程执行。第六章 印章停用、更换与销毁第六十一条 由于机构变动、式样变化、年久字迹不清或其他原因而导致印章停用，应编列清单连同原印章缴回企业行政部封存或缴销，同步向行政部提出新印章刻制申请，由行政部统一办理刻制和更换手续。第六十二条 因机构、产品名称变更等原因更换印章，波及到外部第三方机构如托管银行等，有关部门应在新印章启用后，及时到外部第三方机构办理有关变更手续。第六十三条 因印章内容变更或机构终止而停止使用印章时，印章使用部门在印章停用五日内，由保管人写出印章停用阐明，并编列清单，经部门（营业部）领导签字后连同停用印章一并上报行政部。第六十六条 各单位停用和作废业务印章，在交予行政部销毁前，应加封后寄存于各单位保险柜内妥善保管。第六十七条 停用和作废印章封存5年后，由企业行政部销毁。印章封存、销毁要有2个以上监销人在场（其中一人必须是合规与风险管理部人员）并填写印章销毁登记表。第七章 罚则第六十八条 对下列违反本管理措施行为人员，将予以扣减薪资、诫勉谈话、通报批评、警告、降级、罢职、解雇、开除等纪律处分：违反规定领用、启用、保管、变更、使用、停用、销毁印章，给企业导致经济损失或不良后果，对违规行为负责人予以扣减薪资至诫勉谈话处分，情节严重，予以通报批评至警告处分。 违反规定导致印章丢失或被盗；发现印章丢失、被伪造、被盗，不按规定汇报并采用有效防备措施，对违规行为负责人予以通报批评至警告处分，情节严重，予以降级至罢职处分。 伪造、私刻、盗盖印章，对违规行为负责人予以罢职处分，情节严重，予以解雇至开除处分。第六十九条 上述行为导致不良后果或责任事故，当事人还须承担对应经济责任或法律责任。第八章 附则第七十条 本措施属于管理措施，由行政部负责解释。第七十一条 企业各子企业应参照本措施制定对应管理制度，报企业立案。第七十二条 本规定自颁发之日起施行。附表：1.XX有限企业营业部业务印章领用登记表格式2.XX有限企业印章移交登记表格式3.XX有限企业印章签收单格式 4.XX有限企业印章交接单格式5.营业部存管结算专用章、财务专用章使用登记薄格式6.营业部业务印章使用保管登记薄格式7.XX有限企业存管结算业务用章印鉴卡格式8.XX有限企业印章销毁登记表格式附表1：XX有限企业营业部业务印章领用登记表兹有XX有限企业 营业部向企业行政部领用 章。合计 枚此据。领用人： 领用日期：印模：XX有限企业营业部业务印章领用登记表兹有XX有限企业 营业部向企业行政部领用 章。合计 枚此据。领用人： 领用日期：附表2：XX有限企业印章移交登记表日期 年 月 日兹有 向企业行政部移交 印章 枚。此据。移交人接受人移交人接受人印 模：附表3：XX有限企业印章签收单兹收到企业行政部颁发“XX有限企业 ”公章一枚，此据。印模（蓝色）行政部印章管理人签字： 领用人签字：日期： 年 月 日 日期： 年 月 日附表4：XX有限企业印章交接单兹交接“XX有限企业”公章一枚，此据。印模原印章管理人签字： 新印章管理人签字：日期： 年 月 日 日期： 年 月 日行政部负责人签字：日期： 年 月 日附表5：XX有限企业 营业部（客户）存管结算专用章、（客户）财务专用章使用登记薄日期用印内容摘要（收款单位）金额经办人签名用印审批人备注附表6：XX有限企业 营业部业务印章使用保管登记薄印章颁领印章名称印模交接记录日期移交人接交人监交人附表7：XX有限企业存管结算业务用章 印鉴卡印模（蓝色） 印章使用单位:_ 印章名称:_ 印章数量:_枚 印章启用日期:_( 原旧印鉴同日无效) 存管结算部经办签字： 营业部经办签字：日期： 年 月 日 日期： 年 月 日第一联：存管结算部留存XX有限企业存管结算业务用章 印鉴卡印模（蓝色） 印章使用单位:_ 印章名称:_ 印章数量:_枚 印章启用日期:_( 原旧印鉴同日无效) 存管结算部经办签字： 营业部经办签字：日期： 年 月 日 日期： 年 月 日第二联：营业部留存 附表8：XX有限企业印章销毁登记表日期印章名称销毁原因销毁人监销人1监销人2销毁地点