XX有限公司印章使用和管理规定全解.doc

XX有限公司印章管理办法（2014年修订）第一章 总则第一条 为规范公司印章的使用与管理，特制定本办法。第二条 公司印章是指经批准以单位法定全称为依据的行政公章、业务印章和人名印章，是行使权力和承担法律责任的标志。行政公章包括公司司章、合同专用章以及各部室、营业部 (以下简称为“各单位”)公章。业务印章包括产品印章、财务印章、存管结算印章等与业务相关的印章。人名印章包括公司法定代表人名章、公司财务负责人名章、分公司负责人名章、营业部负责人名章等以个人名义刻制用于公务的印章。第三条 公司行政部负责印章的刻制、启用、颁领、停用、封存和销毁等，负责行政公章、产品印章、公司法定代表人名章等公司印章的统一管理和使用。第四条 公司按照专人管理、相互制约、适当审批、严格登记、责权对等的原则，进行印章管理，实现印章保管、审批、使用等适当分离、相互牵制。严禁在空白凭证、空白报表、空白公文纸上预先加盖印章。第二章 印章的刻制第五条 印章的刻制实行审批制，由需求部门发起送审，经行政部和相关部门会签，报公司领导审批。公司行政公章刻制，由公司法人代表审批；各部门与分支机构的行政公章及业务章刻制，由法人代表授权相关分管领导审批。第六条 行政部统一负责管理印章刻制，根据审批后的送审单，指定专人到公安机关指定单位刻制。严禁任何单位和个人私刻公司印章。第七条 印章刻制应遵循的标准：（一）规格和材质1公司司章外直径为45毫米，印章围边为1毫米，金属材质；2合同专用章、分支机构公章、部门公章、业务用章、人名章的规格、材质根据有关规定和业务需要确定。（二）刊文内容和字体1.印章所刊刻的名称，应严格与有关批准单位所规定的全称相一致。公司司章名称为“XX有限有限公司”。各单位公章应以主管机关批准设立文件或者公司机构设立的文件为准，各单位公章冠以“XX有限公司*营业部（部、室、小组等）”字样。业务用章刊文内容根据有关规定和业务需要确定。2.印章刊文名称自左而右环行，若印章所刊刻名称字数过多，名称的前段自左而右环行，后段自左而右横行。行政公章一律呈圆形，中央为五角星，五星角外围刊刻单位名称。业务用章和人名用章的形状和刊文形式，根据有关规定和业务需要确定。3.印章印文，必须使用由国务院颁布的简体字，字体为标准宋体或符合规定的其他字体。第三章 印章的启用、颁领第八条 行政公章由公司行政部发文启用。启用通知文本上应用红色印油加盖启用印章印模，由行政部分管领导签发。其它印章自刻制完毕后即可启用。第九条 行政部指定专人负责印章颁领，具体流程：（一）行政部通知用章单位或部门派人领取，领取人需持印章刻制申请送审单、单位介绍信（需单位负责人签名）、领用人身份证原件及复印件前往公司行政部办理手续。印章颁领不得通过邮寄方式。（二）行政部在查验核对印章领取人身份和介绍信等材料后，与其办理交接签收手续，填写印章签收单，密封包装印章交由印章领取人。营业部在申领存管结算用章时,还需前往存管结算部办理印鉴预留手续。（三）用章单位收到印章后，立即通过协同办公系统邮件向行政部报告确认印章安全到达。第十条 印章颁发单位将已启用的各类印模、批准启用的有关文件立卷归档，永久保存。 第四章 印章的保管第十一条 行政部负责公司司章、合同专用章、各部室、分公司公章、未授权分公司管理的营业部公章、法定代表人名章、产品章等重要印章的日常保管。行政部应指定专人负责保管印章，并实行双人保管制度。第十二条 公司行政公章、法定代表人名章、等重要印章应存放在保险柜内，保险柜钥匙和密码实行分人管理。工作时间印章锁入办公场所的保险柜内，用时取出，用毕锁起；下班后及公休、节假日时期印章要锁回保险柜内妥善保存。第十三条 印章保管人如有更换，离任和接替，交接双方应办理印章及使用登记表等移交手续，填写印章交接单并签字。第十四条 公司印章原则上不得携出单位使用，确因工作需要将公司印章携带出公司的，必须请示有最终审批权的领导同意后方可携出，行政部印章保管人必须一同外出负责用印，不得将公司印章交由他人用印。任何人不得私自携带印章外出办事、随意用印。第十五条 若发现印章有异常情况或丢失，应保护现场，及时报告领导和公司行政部及相关对口部门，查明情况，及时处理。第五章 印章的使用第一节 公司司章的使用第十六条 行政部应严格按公司审批授权规定和程序使用公司司章，对无手续或手续不全的、不符合用印规定或违反操作程序的，有权拒绝用印。如遇紧急或特殊情况，在未经审批的情况下急需用印的，须请示具有最后审批权的公司领导同意后方可用印，且事后必须补办审批手续。第十七条 公司司章的使用范围应为经公司审批或授权同意的公司业务或日常性事务。公司司章使用范围为：（一）战略合作协议、保密协议、承销、投资、研究服务等各类业务合作合同；对外投资、对外担保、对外借款、对外承诺、对外诉讼、大额资产购置等重大事项；（二）反洗钱、合规报表、证照年检变更、财务报表等各类对外报送材料；（三）营业场所租赁、退租、物业服务、装修、监理、设计等合同；固定资产购买等合同；设备、宽带、数据业务租赁等日常一般性事项材料；（四）其它与公司日常业务及综合性事务相关的用印事项。第十八条 公司司章的使用严格执行审批制度。（一）公司业务合作事项尤其是对外投资、对外担保、对外借款、对外承诺、对外诉讼、大额资产购置等重大事项的用印，由需求部门提出申请，依照公司授权经相关部门和分管领导审核，并由公司法定代表人或授权人审批后方可用印。（二）日常性对外报送材料等业务用印申请，由需求部门提出申请，依照公司授权经相关部门审核后，由公司法定代表人授权公司分管领导或相关部门负责人审批后用印；（三）日常一般性事项的用印，由需求部门提出申请，根据公司审批授权规定用印。（四）涉及费用支出的用印事项，参照公司财务管理规定执行。（五）涉及员工人事方面用印事项，参照公司人力资源管理规定执行。第十九条 公司司章的使用应逐笔登记用印情况，定期编制成册，对于合同协议等重要文本，应连同用印审批文件、用印材料一并存档。第二十条 对外合同协议类文本送审用印，在最终盖章前，需由发起送审部门的经办人核对协议文本，在OA协同办公系统中“用印申请表”送审流程中审核确认，并在书面协议文本上签字确认。第二十一条 文件和业务类送审用印，如有相关部门在审批流程中提出修改意见、要求申请人做出相应修改的，申请人应在送审单里添加修改稿或说明情况，提出修改意见的相关部门应在送审单中回复确认。如因特殊原因难以在协同办公系统送审流程里实现修改的，申请人需用邮件发送给提出修改意见的相关部门审核确认，并抄送行政部负责人和印章管理人。第二十二条 业务协议需要使用公司公章的，原则上要求对手方先行盖章，后由公司盖章。因故无法实现前述要求、并须由公司先行盖章的，各业务单位应按照公司内控制度的要求，指定责任人及时索回对手方盖章后的文档，并按月向公司行政部移交。第二节 合同专用章的使用第二十三条 合同专用章专用于以公司名义与对手方签署各类合同（协议）及其附件，禁止在其它范围使用。第二十四条 行政部负责合同专用章的日常保管和使用，用印需求单位可遵循就近原则申请使用。第二十五条 行政部应严格按公司审批授权规定和程序使用合同专用章，对无手续或手续不全的、不符合用印规定或违反操作程序的，有权拒绝用印。如遇紧急或特殊情况，在未经审批的情况下急需用印的，须请示具有最后审批权的公司领导同意后方可用印，且事后必须补办审批手续。任何单位未经公司审批，不得使用合同专用章。第二十六条 原则上使用公司合同专用章的，不再加盖公司公章。第二十七条 合同专用章的使用应逐笔登记用印情况，定期编制成册，连同用印审批文件、用印材料一并存档。第三节 分公司公章的使用第二十八条 分公司公章原则上实行总部统一集中管理，由行政部指定专人负责，严格按公司审批授权规定和程序使用，对无手续或手续不全的、不符合用印规定或违反操作程序的，印章管理人有权拒绝用印。 第二十九条 分公司公章使用范围应为经公司审批或授权同意的分公司业务及日常性事务，严禁超范围使用。分公司公章使用范围为：（一）项目合作意向协议、战略合作协议、保密协议等业务合同；（二）银行开户、销户、变更相关材料；反洗钱、合规报表、证照年检变更、财务报表等各类对外报送材料；（三）营业场所租赁、退租、物业服务、装修、监理、设计等合同；固定资产购买等合同；设备、宽带、数据业务租赁等合同；保安、保洁、外聘司机及其它劳务派遣合同等日常一般性事项材料；（四）分公司员工收入证明、在职证明、公积金提取、社保医保；人事代理、项目合作服务人员；就业协议、报到证、新员工落户、劳动合同等人事方面材料；（五）其它与分公司日常业务及综合性事务相关的用印事项。第三十条 分公司公章原则上不得与营业部公章同时使用。第三十一条 分公司公章的使用严格执行审批制度，根据公司分支机构审批权限，由分公司负责人、相关部门或公司领导审批。第三十二条 分公司公章不得用于以下事项：（一）签订各类对外借款合同及补充合同（二）签订对外资金拆借协议（三）签订对外投资协议和联营协议（四）出具各类担保函和承诺书（五）出具本单位资信证明（六）签订受托投资管理业务协议和承销业务协议等重要业务协议（七）对外签订代销金融产品、融资融券、约定购回和股票质押回购等需集中统一管理的业务协议（八）其它涉及较大金额或重大风险的事项。第四节 营业部公章的使用第三十三条 对于风险管理意识强、内部控制措施严格、人员配备到位的区域分公司及下辖营业部，经区域分公司申请、公司审批同意后，可授权区域分公司管理下辖营业部公章。未经公司审批及授权的其它营业部公章，由公司统一集中管理。第三十四条 营业部公章使用范围应为经公司审批或授权同意的营业部业务及日常性事务，严禁超范围使用。营业部公章使用范围为：（一）理财服务业务协议、项目合作意向协议、保密协议、战略合作协议等业务合同；（二）银行开户、销户、变更相关材料；反洗钱、合规报表、证照年检变更、财务报表等各类对外报送材料；（三）营业场所租赁、退租、物业服务、装修、监理、设计等合同；固定资产购买等合同；设备、宽带、数据业务租赁等合同；保安、保洁、外聘司机及其它劳务派遣合同等日常一般性事项材料；（四）员工收入证明、在职证明、公积金提取、社保医保；人事代理、项目合作服务人员；就业协议、报到证、新员工落户、劳动合同及经纪人相关材料等人事方面材料；（五）其它与营业部日常业务及综合性事务相关的用印事项。第三十五条 营业部公章的使用严格执行审批制度。（一）营业部业务合同等重大事项的用印，由营业部提出申请，报相关部门或公司领导审批。（二）营业部对外报送材料的用印，由营业部提出申请，报相关部门或分管领导审批，必要时增加其他公司领导审批。（三）营业部日常一般性事项的用印根据公司分支机构审批规定执行。（四）涉及费用支出的用印事项，参照公司财务管理规定执行。（五）涉及员工人事方面用印事项，参照人力资源管理规定执行。第三十六条 营业部公章不得用于以下事项：（一）签订各类对外借款合同及补充合同（二）签订对外资金拆借协议（三）签订对外投资协议和联营协议（四）出具各类担保函和承诺书（五）出具本单位资信证明（六）签订受托投资管理业务协议和承销业务协议等重要业务协议（七）对外签订代销金融产品、融资融券、约定购回和股票质押回购等需集中统一管理的业务协议（八）其它涉及较大金额或重大风险的事项。第五节 部门公章的使用第三十七条 总部部门公章原则上实行总部统一集中管理，由公司行政部指定专人负责。 第三十八条 部门公章须经用印部门提交OA用印申请，并经审批同意后方可用印。第三十九条 部门公章未经授权，不得用于以下事项：（一）签订各类对外借款合同及补充合同（二）签订对外资金拆借协议（三）签订对外投资协议和联营协议（四）出具各类担保函和承诺书（五）出具本单位资信证明（六）其它涉及较大金额或重大风险的事项第六节 产品印章管理第四十条 产品印章包括各专项产品印章和产品财务印章。产品印章和产品财务印章的使用范围限于专项产品银行账户开户和对账单。第四十一条 产品印章实行总部统一集中管理，由公司行政部指定专人负责。第四十二条 产品印章的使用，按照公司审批授权规定执行。对无手续或手续不全的、不符合用印规定或违反操作程序的，印章管理人有权拒绝用印。第四十三条 对未成立、已清算、可作废的产品印章，使用部门应及时通过邮件向公司行政部报备，行政部封存5年后，根据印章销毁规定予以销毁。第七节 财务印章管理第四十四条 财务印章包括公司、分公司及营业部财务专用章和发票专用章，分公司及营业部税务专用章。财务印章的使用范围为：（一） 自有资金银行账户预留印鉴；（二） 需要加盖银行预留印鉴的文件，如工资发放明细单、公积金提取单、银行对账单、转账支票、现金支票、汇票、本票、购汇申请等；（三） 财务报表；（四） 公司、分公司及营业部开具的发票；第四十五条 公司财务专用章由财务部指定专人管理。分公司、营业部财务专用章由财务部指定专人管理。第四十六条 分公司、营业部税务专用章专用于开立税收专户和缴纳税款，由分公司、营业部指定专人负责管理。第四十七条 公司发票专用章用于公司开具发票时使用，由财务部指定专人管理。分公司、营业部发票专用章用于分公司、营业部开具发票时使用，由分公司、营业部指定专人管理。第四十八条 财务印章实行用印审批制度，用印审批通过后在审批范围内使用。严禁超范围使用财务章。第八节 营业部存管结算业务印章管理第四十九条 营业部存管结算业务印章包括：营业部财务专用章、发票专用章等。 第五十条 存管结算业务印章的使用范围：（一）营业部（客户）存管结算专用章或营业部（客户）财务专用章：使用范围限于柜台资金开户、销户、委托、资金存取、转托管、指定交易或撤销指定交易、客户资产证明、银证转帐等柜面业务，不得用于其它行政用途。（二）发票专用章：仅用于开具发票业务。第五十一条 营业部（客户）存管结算专用章由营业部指定专人人保管。印章保管人更换，应办理印章移交手续。第五十二条 营业部（客户）存管结算专用章应存放于保险柜内，用时取出，用毕锁起。第五十三条 使用营业部（客户）存管结算专用章印章保管人必须在营业部（客户）存管结算专用章使用登记薄逐笔登记用印情况，并按要求做好相关材料的存档工作。第五十四条 营业部应建立业务印章使用保管登记簿，由营业部指定专人负责保管。印章在启用前，应在登记簿预留印模，注明启用日期，并由领用人签章；停用时应注明停用日期。每一个会计年度结束，登记簿作为存管结算业务档案材料统一保管。第五十五条 营业时间，存管业务柜台专用章必须固定存放，临时离岗应将印章上锁保管。非营业时间，印章必须统一入库或保险柜保管。第九节 其它专用章的使用第五十六条 人力资源部人事专用章的使用范围：对外报送的“五险一金”等人事报表；福州地区员工住房公积金提取、转移；福州总部新入职员工劳动合同；福州应届毕业生人事档案接收及户口落户；福州地区员工参加各类考试等证明材料；福州总部职员收入证明；生育险报销；补充医疗保险理赔等人事方面事项。第五十七条 其它根据新业务的出现确需刻制的业务专用章，应履行审批手续；并制定有关专用章使用范围、保管岗位、审批流程等方面的管理规定报公司备案，必要时公司发布相关规定。第十节 人名用章的使用第五十八条 人名用章的使用实行专人管理。由公司行政部指定专人负责管理。第五十九条 人名用章和行政公章的使用实行分人管理。公司司章的印章管理人不得同时兼公司法定代表人名章的印章管理人。第六十条 公司法定代表人名章和法定代表人签字章使用审批权限与流程，参照公司司章的使用审批权限与流程执行。第六章 印章的停用、更换与销毁第六十一条 由于机构变动、式样改变、年久字迹不清或其他原因而造成的印章停用，应编列清单连同原印章缴回公司行政部封存或缴销，同时向行政部提出新印章刻制申请，由行政部统一办理刻制和更换手续。第六十二条 因机构、产品名称变更等原因更换印章，涉及到外部第三方机构如托管银行等，相关部门应在新印章启用后，及时到外部第三方机构办理相关变更手续。第六十三条 因印章内容变更或机构终止而停止使用印章时，印章使用部门在印章停用五日内，由保管人写出印章停用说明，并编列清单，经部门（营业部）领导签字后连同停用印章一并上报行政部。第六十六条 各单位停用和作废的业务印章，在交予行政部销毁前，应加封后存放于各单位保险柜内妥善保管。第六十七条 停用和作废的印章封存5年后，由公司行政部销毁。印章的封存、销毁要有2个以上监销人在场（其中一人必须是合规与风险管理部人员）并填写印章销毁登记表。第七章 罚则第六十八条 对下列违反本管理办法的行为人员，将给予扣减薪资、诫勉谈话、通报批评、警告、降级、撤职、辞退、开除等纪律处分：违反规定领用、启用、保管、变更、使用、停用、销毁印章，给公司造成经济损失或不良后果的，对违规行为责任人给予扣减薪资至诫勉谈话处分，情节严重的，给予通报批评至警告处分。 违反规定造成印章丢失或被盗的；发现印章丢失、被伪造、被盗，不按规定报告并采取有效防范措施的，对违规行为责任人给予通报批评至警告处分，情节严重的，给予降级至撤职处分。 伪造、私刻、盗盖印章的，对违规行为责任人给予撤职处分，情节严重的，给予辞退至开除处分。第六十九条 上述行为造成不良后果或责任事故的，当事人还须承担相应的经济责任或法律责任。第八章 附则第七十条 本办法属于管理办法，由行政部负责解释。第七十一条 公司各子公司应参照本办法制定相应管理制度，报公司备案。第七十二条 本规定自颁发之日起施行。附表：1.XX有限公司营业部业务印章领用登记表格式2.XX有限公司印章移交登记表格式3.XX有限公司印章签收单格式 4.XX有限公司印章交接单格式5.营业部存管结算专用章、财务专用章使用登记薄格式6.营业部业务印章使用保管登记薄格式7.XX有限公司存管结算业务用章印鉴卡格式8.XX有限公司印章销毁登记表格式附表1：XX有限公司营业部业务印章领用登记表兹有XX有限公司 营业部向公司行政部领用 章。共计 枚此据。领用人： 领用日期：印模：XX有限公司营业部业务印章领用登记表兹有XX有限公司 营业部向公司行政部领用 章。共计 枚此据。领用人： 领用日期：附表2：XX有限公司印章移交登记表日期 年 月 日兹有 向公司行政部移交 印章 枚。此据。移交人接收人移交人接收人印 模：附表3：XX有限公司印章签收单兹收到公司行政部颁发的“XX有限公司 ”公章一枚，此据。印模（蓝色）行政部印章管理人签字： 领用人签字：日期： 年 月 日 日期： 年 月 日附表4：XX有限公司印章交接单兹交接“XX有限公司”公章一枚，此据。印模原印章管理人签字： 新印章管理人签字：日期： 年 月 日 日期： 年 月 日行政部负责人签字：日期： 年 月 日附表5：XX有限公司 营业部（客户）存管结算专用章、（客户）财务专用章使用登记薄日期用印内容摘要（收款单位）金额经办人签名用印审批人备注附表6：XX有限公司 营业部业务印章使用保管登记薄印章颁领印章名称印模交接记录日期移交人接交人监交人附表7：XX有限公司存管结算业务用章 印鉴卡印模（蓝色） 印章使用单位:_ 印章名称:_ 印章数量:_枚 印章启用日期:_( 原旧印鉴同日无效) 存管结算部经办签字： 营业部经办签字：日期： 年 月 日 日期： 年 月 日第一联：存管结算部留存XX有限公司存管结算业务用章 印鉴卡印模（蓝色） 印章使用单位:_ 印章名称:_ 印章数量:_枚 印章启用日期:_( 原旧印鉴同日无效) 存管结算部经办签字： 营业部经办签字：日期： 年 月 日 日期： 年 月 日第二联：营业部留存 附表8：XX有限公司印章销毁登记表日期印章名称销毁原因销毁人监销人1监销人2销毁地点最新范本,供参考！