公司文书档案管理办法.doc

文书档案管理办法（试行） 一、 档案人员岗位职责 （一）负责本单位文件资料的接收、整理、鉴定、保管、利用。做到归档材料完整、齐全、登记清楚、利用方便。 （二）负责档案的借阅和利用，根据需要编制必要的检索工具，为企业管理和经营业务工作服务。 （三）做好档案库房的管理，落实防盗、防火、防晒、防尘、防潮、防蛀等六防措施。对损坏变质的档案及时采取措施和复制。 （四）负责对需要销毁的档案材料提出销毁意见，附上销毁目录，报领导批准，送往指定单位监销。 （五）热爱本职工作，严守机密，参与档案有关会议和活动。 （六）做好文件、材料发出校对工作。 （七）档案工作人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离岗。二、归档立卷 （一）归档立卷的文件必须是办结或暂时办理完毕的文件。文件材料种类、份数以及备份文件的页数均应齐全完整。 （二）凡是围绕某一份文件办理过程中形成的有价值的材料与该文件一同立卷。 （三）归档的文件应按照文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，正确分类和划定保管期限，便于工作保管和利用。 （四）归档的文件，一律用钢笔或毛笔书写，严禁用圆珠笔、铅笔、水彩笔等不便于长期保存的书写工具制作文件材料。 （五）由档案管理人员负责档案的收集、整理、立卷、归档工作。 凡按规定需要存档的文件、资料，均需指定专人按要求整理、装订，及时归档。凡不符合要求的，档案管理人员应通知文件移交部门补齐材料或退回移交部门重新收集、整理。 （六）卷内文件加工整理： 1、卷内文件应在去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱。 2、卷内文件纸张过大的，要在不超过装订线的篇幅内逐张拆叠齐边，或以每页A4纸大小剪切，装订线的位置不得少于1公分，如边沿过窄，纸张太小，应加边托裱。 3、卷内文件应按排列顺序，依次编写页号或件号，装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面在左上角填写页号；不装订的案卷，就在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，在用逐一件编写件号；图表和声像材料等也在在装具上或声像材料的背面逐件编号。 4、声像材料应用文字标出摄像录音的对象、时间、地点、中心内容、责任者和摄制人。 5、卷内文件目录逐项填写放置卷首，有关卷内文件材料的情况说明都应填写备考表内，若无情况说明也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表应置尾。 6、案卷封面标题，应体式一致。文字简称，使用简称应通俗易懂，并用毛笔或钢笔（碳色黑墨水）书写，字迹要工整、清楚，亦可用电脑打印封面。 7、字迹已扩散或用铅笔、圆珠笔、红墨水书写或签发的文件，应全部复制并与原件一起立卷。 8、案卷用三孔一线的方针装订，一般不超过二百页为宜；孔间相距公分左右，用蜡绳线装订，结头打在案卷的背面。 9、装订的材料，如证书、图纸、图表、照片等特殊文件材料可以不装订，采用卷装或盒装存放。 10、交必须随同档案装具、档案全宗介绍、档案目录等一同移交给接收方，为接收方所有，严格履行交接手续。 三、 档案库房管理 （一）档案室是企业机要重要，档案工作人员应具有高度的警惕性，堵塞一切失窃漏洞。非工作人员一律不准随便出入，如工作需要经工作人员同意后方能入内。 （二）档案室严禁吸烟，不得堆放易燃易爆物品及与档案无关的物品。 （三）切实加强档案安全工作，在工作完毕后对门窗、电器设备进行检查。库房钥匙应由专人保管，防止遗失，并做好防盗、防火、防潮、防晒、防虫、防尘等安全工作。 （四）档案人员对库藏档案进行定期和不定期的检查，做到帐物相等，发现问题及时处理。 （五）档案人员在调离工作时，要进行案卷移交、清点手续。 （六）库房内要保持清洁、整齐。采用白炽灯光源，挂好窗帘，避免阳光直射，保持经常通风，以最大限度地延长档案的寿命。 （七）做好库房管理基础工作，为便于调阅存取并有利于保持库房，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化。 1、档案按年度划分成永久、长期、短期三种保管期限的案卷，档案室内接收的档案材料应装入案卷盒内，以流水号形式编号排列，并写明年份、卷号，最后将案卷分别上架，妥善保管。 2、声像档案应设专柜存放，要存放在荫凉干燥处，切勿放在潮湿、高温环境中或曝晒在日光中，以防变形。 3、档案室设置专用库房和足够的档案箱（柜）。库房中档案箱从左到右排列，前后间距一般不小于公分，做到排列有序，整齐划一，为便于库房内档案的管理，所有档案箱右上角上插入标志有统一的顺序号、保存年代、保管期限和起止卷号的卡片。 4、档案库房应配有防盗设施，要保持库房的清洁，做好七防（防高温、防光、防盗、防火、防尘、防虫、防鼠）和库存内适宜的温湿度（温度度度），相对湿度度度），并做好温湿度测试记录。 （八）库房内外应配备消防器材，如遇突发性事件，应采取紧急措施。 四、文书档案借阅 （一）档案一般不予外借。个别特殊情况必须借出使用时，应事先说明事由，经过主管部门负责人批准，并严格履行借阅登记手续后方可外借。企业内部人员借阅档案，必须办理借阅登记手续，填写借阅事由，并经所在部门负责人签字后方可借阅。 （二）外单位人员借阅档案，必须持有单位介绍信，并写明借阅事由，重要的案卷材料必须征得档案主管领导同意后方能借阅，但不携离档案室。 （三）借阅档案一般在档案室内进行，企业内部借阅者如确需带档案材料出档案室的，除办好手续外，要负责档案的安全和保密，严禁私自转借。 （四）档案借阅者要自觉遵守借阅期限，一般不得超过两周。因工作需要愈期续借的，要办理续借手续，归还时要办理注销手续。 （五）借用档案的单位或个人，不得擅自复印、抄录、公布档案内容。 （六）借阅和归还档案时，档案管理人员须对档案材料进行当面清点校对，逐项检查。 （七）档案室对借阅人员借阅有价值的档案，要进行利用效果登记，借阅人有义务提供帮助。 五、档案保密 （一）档案材料是企业的无形资产，是国家和企业的宝贵材富，任何人不得私自占有、销毁和擅自外传。 （二）档案管理人员要严守秘密，妥善解决档案保管中的安全、保密问题。 （三）档案室准备报废和销毁的材料，应该统一存放，不得随意堆放、乱丢，在经领导批准后需统一送交指定地点销毁。 （四）本公司行政会议、党内民主生活会议等记录属保密范围，须经主管领导批准后按照正常手续办理登记后方能查阅。 （五）外单位因特殊需要查阅本公司档案时，必须按有关规定，持有介绍信，经分管领导批准后方可借阅。借阅时必须在档案管理人员陪同下并在指定档案室内查阅。工作人员在调离岗位、调动工作（离、退休、出国）前，须将其所承办或借阅的档案移交完毕，并认真办好交接手续。 （六）档案管理人员必须严格档案机密，不得泄露所藏档案的内容。对违反保密制度，造成失密、泄密事故者要追求责任，构成犯罪的，则要依法处理。 六、档案鉴定、销毁 、统计 （一）档案鉴定 必须准确鉴定档案的保存价值，本着保证档案的齐全、完整，根据“去粗存精、保存从宽”的鉴定要求和实际情况来判定其保管期限，以及便于各部门利用的原则，不能仅以档案目录或文件的题名来判断其存与留，要逐卷逐件逐页认真仔细的审阅档案案卷。归档的文件保管期限分为永久、长期和短期三种。 1、永久保存。反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的档案，对本单位、国家建设发展及历史研究有长远利用价值的档案。 2、长期保存。反映本企业一般活动在较长时间内对本单位工作有查考和利用价值的档案。 3、短期保存。在较短时间内对本企业有查考利用价值的档案。 （二）企业对保管期限已满的档案处置： 1、对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法人代表批准后进行监销。 2、 短期保存的档案，保管期满后必须经过鉴定才能销毁。对已超过保管期限，但仍有保存价值的档案，应重新划分保管期限；对已到保管期限，而又确定失去保存价值的档案，写出销毁档案清单，经公司领导批准后，方可进行销毁。 3、 档案资料的销毁由档案部门负责，指派二人以上负责监护送达指定的保密回收点销毁。 4、销毁档案的申请报告、批准文件、销毁清册等文件材料应存入文书档案，长期保存。 （三）档案统计 1、建立健全档案统计工作，做好各类原始记录和台帐，定期向上级档案部门提供统计数据和报表。 2、做好每年的收文、发文以及各种资料归档统计工作，做到内容齐全、数字准确可靠。 3、做好档案的借阅、查阅利用登记，平时注意收集档案产生的明显效益，年终认真做好档案利用人次及利用效果的统计。