物流公司文件管理办法模版.doc

xxx物流有限公司
文件管理办法
一、文控组织管理
部门
文控员岗位
负责的文件范围
总裁
总裁秘书
负责公司总裁指令性文件、任命书文件、经审批的制度文件、总裁批复文件等。
档案室
总裁办文控文员
所有公司的管理文件的存档保管。
总公司各职能部门
负责人指定专人
负责职能部门的管理文件
各经营单位
负责人指定专人
负责各经营单位的管理文件
单列经营部门
负责人指定专人
负责各单列经营部门的管理文件
注：总公司各职能部门、各经营单位、各单列经营部门指定专人的，将文控员名单报总裁办备案，如有更改及时报备。

二、文控员的职责
1、负责公司及本部门的管理文件（包括：各部门的管理制度、工作流程、各种表格、ISO9000质量体系文件、公司决议性文件、总裁批复的文件、会议记录、培训记录、各种备忘记录等）的保管、传递、查询；
2、协助总部下发指令和信息传达。
3、协助公司进行ISO9000质量体系的推进及内外部审核。

三、文控工作标准
1、按照《文件管理办法》、《档案管理办法》、《内部服务规范》执行。
2、每月整理1次，确保文件完整、有序，文件查询5分钟内完成。
3、信息传达：普通信息1小时内完成，重要信息半小时内完成。
4、文件传递：按照内部服务规则办理。
5、指令传递：领导指令即时传递。
6、电子文件必须有备份，且每月备份更新一次。
7、随时掌握文件内容及处理情况，并随时汇报。

四、文控员素质要求
1、对公司具有忠诚度、诚实正直。
2、工作细致认真、有责任心
3、有一定的理解、表达、沟通能力。

五、决议性文件管理
1、决议性文件的定义
对于公司在发展运作过程中制定的各种规章制度、形成的各类政策性及决议性文件、对于公司日后发展可起借鉴作用的各类具有保存价值的文史记载等均属于决议性文件。
2、发文规定：
总公司各职能部门、各经营单位负责人以上人员根据拟执行工作的重要性，提出是否形成决议性文件的工作意见，报公司总裁审批同意，统一由公司总裁办负责发布执行。
3、决议性文件保管：
统一由总办建档保存，存档文件由公司档案管理员加盖文件编号及页码编号，进行分类存档，文件编号按同一级别发文的先后顺序编排。页码编号由三位数字组成，页码不足三位的均在前面以“0”表示。如：

公司名称
文件编号
xxx物流有限公司
正佳物流（××年）×号

六、呈批文件的管理
1、呈批文件的分类
1．1规范性文件
此类文件主要用来传达命令、指挥工作等，是各级部门工作和活动的准绳，要求部门或个人认真遵循、贯彻执行。此类文件具有规定性，包括规定的行文格式、内容、传递方式、文档管理等。具体表现为公司颁布的各类制度、章程、规定和下发的各类通知、决议、决定等。
1．2报请性文件
此类文件是下级部门向总裁报告工作、反映情况、请求回复的文件，是总裁开展工作的参考或进行处理回复的依据。具体表现为工作计划、总结、报告、重大情况反映、超工作权限请示等。
1．3记录性文件
此类文件是用来记录、归纳会议情况与精神，记载工作与活动情况的文字材料，具体表现为会议纪要、公司大事记等。
1．4经济性文件
此类文件泛指涉及经济事务方面的文件，具体表现为各种合同、协议、工程结算、按规定需上报审批的经济活动文件、各项财务统计报表等。
1．5外部文件
此类文件为外来文件（报告），政府部门下发的政策文件等，均由总裁秘书审核提出意见后报总裁审批。
2、呈批文件文件管理
2．1文件制作
由主办部门负责草拟制作，必须符合公司的规章制度及有关规定，依据公司文件处理流程运作。文件内容要全面，观点要明确，情况要具体，表达要规范，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，版面要工整。
2．2文件处理程式
为保证文件制作合乎规范，所附资料齐备有效，文件传递手续完备，特对公司某些特定文件在处理程式上提出要求，现就上述五类文件具体分解规范如下：
2．2．1通知、决议等
此类文件为公司重要文件，经总裁指示同意后，由总裁办统一以标准格式制作并发放，各相关部门或人员遵照执行。原件由总裁办存档，各主送部门备档一份。
2．2．2制度、规范、管理办法等
由各职能部门拟制，企业负责人审核，总裁办签注同意意见后报总裁审批。经批准，由总裁办/总经办以公司名义统一颁布。总裁办对各相关部门的执行情况起监督作用。原件由总裁办存档，各承办部门备档一份。
2．2．4报告、请示等
由经办人草拟，要求内容详尽、明确，根据不同事由阐明处理意见，随附相应单据或证明材料，由经办部门经理签名，主管领导加具意见后方可上报。
2．2．5会议纪要
公司及成员公司和部门的各类工作例会或专题会议都须于会后及时出具会议纪要，各部门/公司指定一名人员负责此项工作，总部会议及重要专题会议由总裁秘书于会后出具会议纪要；经会议主持人审核签发，并由总办以电邮方式发放各相关人员。各部门/公司需建立会议纪录档案。
2．2．6合同、协议等
由经办人认真审阅合同条款并明晰定稿，一式四份（我方要求原件不少于两份：档案室、财务部各一份），按合同审批运作流程，先由总裁办文控员进行编号，并经部门经理、财务部、法务部门审核签字确认后方可上报。合同文件编码说明：
前两位数字表示制定文件的年度
第三位数字表示制定文件的公司
第四位数字表示制定文件的部门
后三位数字表示文件的序号
公司编码 3—xxx物流有限公司
部门编码 01—总裁办 02—财务部 03—法务室 04—信息技术部 05—审计部 06—营运部 07—保税中心 08—广州xx 09—上海分公司 10—供应链业务部 11—天津分公司 12—国代深圳中心
注：凡需总裁签名的文件，在上报前于签名处做上标识以便总裁审阅。需加盖印章的文件，在盖章登记本上阐明内容，随附盖章登记本一同上报。所有盖章资料备存复印件一份于总裁秘书。
2．2．7结算报表等
由经办人认真做好各类结算书或结算报表，与原合同条款进行核对并进行情况分析后，交部门经理、财务经理审核，经签名确认后，随附合同、结算依据、验收证明等资料上报。结算依据须为原件，如非原件需由部门经理在复印件上签字，并注明未付原件之原因。所有结算资料的原件存档。

外单位来函
3、文件传递转接
公司所有信件来函均由前台文员统一分发至相关部门，致总裁的公文由总裁秘书拆阅，并判断内容是否与公司运作有关、有效，相关资料及时传送各相关部门或呈报总裁,与法律事务相关的文件送呈法务部跟进。属文件类的需填制文件呈阅表，根据总裁阅后意见进行相关处理。
4、文件格式
公司法务文件、合同文件等需填审批单附送，公司其他内部传递文件、报告等采用“内部传签文件”格式，正文要求用小四、宋体字、1.5倍行距格式，标题用小三黑体，如有特殊规定除外。

七、公司涉外文书管理
1、公司涉外文书
是公司用以与外单位之间进行对外交涉和商洽的一种有特定格式的文字材料，具有法定性、强制性及时效性。以公司名义对外发送，需加盖公司印章。具体可表现为各类证明、函件、申请、报告等，经济合同及法务文件另作规范。
2、涉外文书的制作及处理程式
2．1由经办部门起草，部门经理确认。要求格式规范，以正规应用文写作结构草拟，包括受函单位名称、正文、发函单位名称、日期等要素。
2．2以部门所属公司名义外发，用公司正规统一信纸打印成文。
2．3经办部门到档案管理员处登记，档案管理员在文书上加注文件编号和页码编号。
2．4经办部门在总裁办领取印章登记本进行登记，详细注明事由，并由部门经理在印章登记本上签名确认。
2．5经办部门将印章登记本随附涉外文书等资料呈总裁审批。
2．6经办部门持印章登记本在总裁办办理盖章手续，并将涉外资料复印一份交印章管理员存档。
2．7档案管理员建立公司涉外文书档案，以备查。
3、涉外文书的发送需接受公司总办的监督。

八、附则
1、本管理办法的解释权属公司总裁办。
2、本管理办法从xx年1月1日起执行。

xxx物流有限公司
xx年1月1日