“双高”建设背景下高职院校档案管理信息服务问题研究_钱坤.pdf

信息工作information work第 112 页2023/6 （下）总第413期“双高”建设背景下高职院校档案管理信息服务问题研究文/杨凌职业技术学院钱坤2019年，教育部、财政部联合印发的关于实施中国特色高水平高职学校和专业建设计划的意见中提出“双高计划”十大任务，旨在提升高职院校教育质量、丰富教育内涵、强化教育特色以及重塑高职院校教育格局。档案部门在提升信息化水平方面是非常关键的服务部门，应该充分发挥数据资源作用，提升信息服务能力，为高水平专业建设提供决策依据，助力“双高”建设任务顺利完成。互联网的发展极大地促进了档案管理信息化建设，信息化档案管理成为档案管理工作深化改革过程中一个发展方向，这项工作中涉及的信息规模非常庞大，可以为档案使用者提供非常全面、详细的档案信息量。但在现实中，对于高职院校档案使用群体来说，丰富的信息并不等于能便捷利用。因此，如何提高高职院校档案管理信息服务水平，成为一个亟待解决的新问题。一、高职院校档案管理信息服务存在的问题（一）信息专业技术人才匮乏。目前，很多高校档案部门普遍存在着人员配套不足，专业人才短缺的问题。懂技术的档案人才非常少，无法提供及时有效的信息服务。（二）档案管理信息化建设推进速度缓慢，用户满意度低。很多高职院校对于信息化工作只有要求，少有人员、资金、技术支持，导致档案管理人员缺乏改革动力，信息化建设工作推进缓慢，从而导致档案信息服务能力低下，用户无法按照预期获取信息，对服务的满意度不断降低。（三）档案管理人员思维固化，服务意识薄弱。在传统工作方式的影响下，很多档案管理员不信任电子档案和网络，认为通过网络传输电子档案容易丢失、损坏，且易发生造假、冒领等问题。另外，很多档案管理人员对提供档案信息服务有抵触心理，认为会大量增加工作量。因此，不愿积极主动改进服务态度，提升服务水平。（四）高职院校档案管理信息化存在的技术风险。信息技术、网络技术迅猛发展及普遍应用的背后蕴藏着很大的技术风险。首先，若技术出现漏洞，很容易导致病毒侵入系统，势必会威胁到档案管理隐私权。其次，搜索引擎的缺陷也在一定程度上影响了隐私权的有效维护，可能会发生资料被外泄、窃取、篡改或者删除等情况，危及资料的安全性与可靠性。二、国内外档案管理信息服务的先进经验本项目对比研究了国内外高水平档案馆及图书馆的信息服务情况，发现他们有着很多共性。基本可以归结为下面几点。（一）积极对外联合建库，提供丰富的数据库资源。帝国理工学院的专题数据库“英国医院档案”与惠氏图书馆和国家档案馆联合建库，实现多赢。（二）档案网站设计精美，信息资源整合程度高。网站上专题内容丰富，特色十分鲜明，不仅提供专题数据库、特色档案，还设有网上展厅、档案项目。（三）检索功能强大。南京大学档案馆会提供各类学籍、科研成果、专利档案、职称评审、研究生论文、新闻全文、光盘库、历届毕业合影查询，检索选择丰富，有很强的实用性。（四）通过网站可实现远程服务。华东师范大学档案馆网站可在线申请办理常用学籍档案的查询、翻译、复印、证明材料开具等等。（五）档案网站互动性强，服务水平高。美国密歇根大学本特利历史图书馆不仅提供档案专家的联系方式，还设计了研究评价调查问卷，方便手机用户发表意见、提高服务水平。（六）注重档案资源的创新利用，经常与其他行业单位合作开展特色活动。2016 年，美国亚特兰大房屋管理局（AHA）档案馆举办了“捕捉神奇宝贝”的主题活动。活动参与者需要在房管局历史中寻找重要人物资料的纸质“口袋妖怪”卡来获得胜利；2017年，爱尔兰电影档案馆开发了一款免费利用数字电影档案的APP，创新了档案的服务方式。（七）主动承担教育职能，注重社区服务、对社会开放共享资源。上海曹杨影城在上海市普陀区档案馆的大力支持下，开展为期半年的红色电影手绘海报新作展，配合“红色电影之旅”主题活动的宣传，通过电影重温党史。通过归纳总结，可以看出上述高水平的档案馆、图书馆在信息化建设方面有两大特色：一是有资源丰富的数据库；二是有功能强大的档案信息网站。也就是说，【摘要】本文通过对国内外档案管理信息服务经验的分析研究，总结了国内外档案管理机构的成功经验，明确了发展方向，为提出符合我国高校实际的档案管理信息服务策略和实施细节奠定了理论基础。【关键词】高职院校；档案管理；信息化第 113 页2023/6 （下）总第413期通过“对内丰富数字档案资源，对外建设档案网络窗口”这两大策略，就可以将“死档案”变“活资源”，快速增强档案信息服务能力。三、高职院校档案管理信息服务水平提升策略在互联网背景下，我国高职院校档案管理在继承传统信息服务的基础上，应主动提供更加便捷的网络信息服务功能，比如通过网络平台进行远程服务就是目前的一大趋势。当然，各个高职院校由于基础不同，不一定有能力提供高水平的网络信息服务，可根据自身情况选择从简单到复杂的服务功能进行建设。但在建设中应注意，高校档案管理信息服务应具备以下特点：快捷化、社会化、专业化；服务要坚持立足本校、面向社会、效率优先。结合国内外档案相关部门的成功经验，我国高职院校档案管理信息服务水平的提升可从以下三方面入手：（一）整合档案管理信息化资源，建设专题档案数据库。目前，高职院校的档案馆主要存放着综合档案，利用率较高的学生档案一般存放在学生处及各个学院。就档案的电子化及数字化来说，综合档案的转化率较高，学生档案仍以纸质版为主，查阅和利用过程费时费力。因此，为了切实提高档案的利用率，高职院校应鼓励各学院及档案利用率高的部门主动建设本单位自己的专题档案数据库，将存档电子化、数字化，这样，不仅丰富了高职院校档案馆的数据资源，方便了各部门档案的共享利用，更让挖掘亮点资源、编研特色档案变得更加便捷。（二）主动提供档案服务入口，建设档案信息网。使用网络平台是寻求档案服务最便捷的方式。但是根据刘帅伟2021年的调查可以看出，我国大部分高职院校在档案管理信息化建设及远程服务方面仍处在较低水平。目前，建设档案信息网是最容易实现的信息服务提升策略。对于档案管理信息化建设资源不足的高职院校，可以考虑网站建设先行。在网站建设中，首先应发布档案政策、业务指南、联系方式等基础信息，让档案利用人群有门可入。对于已有基础网站的单位，可提升网站建设功能，开发更实用的档案服务项目。建议可根据档案需求情况设置以下功能：1.提供档案利用服务的清单，发布详细清晰的办理步骤，让有需求的各类人群快速找到所需服务。2.提供人工服务联系方式，让有困难或特殊需求的人群及时得到协助。3.增强档案查询检索功能，实现书本、影像、杂志等馆藏资源的检索。4.建设特色电子展馆的网页，展示亮点档案，提升档案的文化功能。对于已经建设档案网站的高职院校，可继续优化平台，保证网站功能和网页内容与时俱进，开发微信公众号，实现手机端预约查档。档案管理中，保障档案信息安全是首要任务，在建设网络平台时，要运用加密技术手段增强档案资料管理的安全性，抵御和防范各类风险与侵袭。（三）转变档案服务观念，加强信息化人才队伍建设。1.转变档案服务观念。提升信息服务必然会对档案管理人员提出新要求、高要求。然而，目前很多高职院校的档案管理人员配备不足，不少人认为以传统方式应对线下的日常工作已经很困难，没有时间和精力去应对信息服务的要求，因而没有创新服务方式的内驱力。想转变档案服务观念，应做好如下几点：首先，要做好档案管理人员的思想工作。其次，高职院校要从制度和机制上入手，合理配置岗位、优化工作流程、加强专业素质培养，协助档案管理人员适应新变化、掌握新方法、变被动为主动。最后，高职院校应对优秀人员提供精神奖励和物质奖励，鼓励所有人员形成争优抢先、主动服务、创新服务的工作氛围。2.建设专业队伍。档案管理信息化建设需要大量的专业人才，尤其是信息化人才。高职院校应积极引进信息化相关专业的人才，归类至人才建设规划领域，组建专业团队投入档案资源信息化工作中。或者，高职院校可推动档案部门与信息部门合作，共同开展信息化建设项目。另外，档案管理信息化内容除了专业内容外，还有大量的琐碎整理工作，人员不足的高职院校应当尝试通过引入临聘员工或者勤工俭学学生的方式，建立一支辅助队伍，让档案管理人员全身心投入高层次的专业服务中去。为了增强人员的专业素养，要加大力度采取继续教育、专题讲座、业务研讨、参观交流等多种方式，持续培养档案管理队伍的技术能力、专业素养、安全素养。四、结语提高高校档案管理信息服务的水平，可增强信息生产、加工、传递的精准度和效率；促进高校档案管理服务理念的转变，从而转变工作模式和工作思路，从根本上提升服务水平；推动档案管理从低水平的档案传递进步至高水平网络化信息服务，最终实现向学校及社会各方提供高质量服务的目的。【基金项目：陕西高校网络思想政治工作中心首批研究项目阶段性成果，项目编号：2021SPWSXM-C-53】【参考文献】1程娟.智慧校园背景下高校学籍档案信息化管理创新研究J.金陵科技学院学报(社会科学版),2019,33(03):64-67.2张仁芬.大数据时代地方高校档案信息化管理的现实问题与推进策略探讨J.兰台内外,2021,4(16):4-6.3孙大东,张欢笑.我国档案网站隐私政策调查研究J.档案管理,2018,4(06):65-68.4黄霄羽,管清潆.“互联网+”时代国外档案利用服务的前沿特征J.档案与建设,2018(10):4-9.5罗珊.高校档案信息化建设存在的问题及策略研究J.兰台世界,2016(21):45-47.6赵雪芹,南梦洁.美国高校档案网站在线展览调查研究及启示J.档案学研究,2019,4(02):129-136.