二级院系秘书岗位设置探析——以上海市高职高专院校为例_祁含.pdf

第 119 页2023/6 （下）总第413期二级院系秘书岗位设置探析以上海市高职高专院校为例文/上海城建职业学院祁含高校二级院系作为高校人才培养的基本单位，围绕教学进行一系列的教学安排、实训实习、科研、行政服务、资产统筹、财务管理等事务，基层管理工作能否高效实施，对办学起到重要影响。二级院系承担基层管理的角色，除院长、书记、主任等领导职务外，目前其他常见的有秘书、系秘、教学秘书、行政秘书、考务秘书、科研秘书、学生秘书、办公室行政等等。本文研究对象界定：调研范围为上海市高职高专院校；承担二级院系基层管理事务、且为非领导职务的岗位角色为“秘书岗位”，包含以上所列各种秘书。院校岗位设置不包含在上述称谓中的，其岗位职责实质类似的，可参考对照归类。一、问题提出高校“秘书岗位”处在二级院系、教学管理部门、机关职能部门等组织，以及学生和其他教职工的交叉点，在团队中起着承上启下、协调左右、沟通内外的作用，关系到整个高校运行效率。秘书岗位工作虽然具有复杂性和必要性，但许多高校存在岗位角色设置不清、工作绩效不高的问题，群体关注度低。研究秘书岗位设置，对提升高校管理水平有积极意义。二、研究方法步骤观察法和文献法，了解高校二级院系基层管理情况和研究现状；访谈法和问卷法，调研二级院系秘书岗位设置情况；数据分析法，探明影响秘书岗位设置的相关因素，为提高绩效提供参考。本研究涉及“二级院系秘书”（A）和其服务对象“其他教职工”（B）两份问卷。A问卷调查秘书从业者个人背景、秘书岗位设置、岗位职责等内容；B问卷调查其他教职工对秘书工作满意度情况。问卷调查样本采用简单随机抽样法，从上海市34所高职高专院校随机抽取11所院校为一级样框，抽中院校的二级院系为二级样框，随机抽取3个二级院系。三、研究结果（一）二级院系秘书从业者基本情况。从表1可知，表1二级院系秘书从业者基本情况名称选项百分比性别男16.3女83.7年龄2030岁32.63035岁48.83540岁74050岁11.6政治面貌中共党员62.8共青团员7群众30.2从事学院秘书的时间13年53.546年25.579年71012年9.313年以上4.7专业和所在二级院系开设专业是否相关是46.5否53.5学历专科2.3本科67.4研究生30.3学历性质全日制74.4成人教育18.6自学考试7是否有明确的业务分工是53.5否46.5职务称呼统称“秘书”16.3教学秘书58.2行政秘书11.6考务秘书2.3其他11.6【摘要】本文采用问卷调查法收集上海市11所高职高专院校二级院系秘书岗位相关数据，为进一步规范优化岗位设置提供参考。研究建议，可根据学院师生规模设置秘书岗位，强化秘书的服务意识、业务熟练度，提升其他教职工对秘书工作的满意度，从而促进教学管理水平的提升。【关键词】二级院系秘书；岗位设置秘书工作Secretary work第 120 页2023/6 （下）总第413期二级院系秘书岗位从业者83.7%为女性，81.4%年龄集中在35岁以下，从业时间超过7年的仅占比21%，说明职业稳定性不高。学历性质分布以全日制本科、硕士学历为主，专科仅占2.3%，说明高校对于院系秘书学历要求较高。53.5%的从业者认为分工明确。有超过5成受访者的职务称呼为“教学秘书”，说明二级院系秘书岗位设置以教学秘书为主。（二）二级院系秘书岗位设置情况。详细情况如下：1.二级院系设置秘书人数。43%的院系设置1名秘书，34%的院系设置2名秘书，设置3名秘书的占17%，设置4名秘书的占6%。由此可见，大部分二级院系设置12名秘书。2.二级院系设置秘书服务对象情况。以二级院系秘书设置个数统计其服务对象数量的平均值，结果见表2：表2秘书服务对象数量情况秘书数在编在岗教工总数外聘教师数专业教师数行政班数学生数专业数1名2712203051942名2923222184053名48203333154464名8326613117846从表2可以看出，二级院系设置秘书数量是随着其服务对象的数量递增而递增的。3.秘书设置个数与服务对象的关系。使用Pearson相关系数分析关系的强弱情况，由表3可知，秘书设置个数与服务对象数之间的相关系数值为0.667，二者之间有着极显著的正相关关系。二级院系秘书个数与服务学生数极显著相关。由此可以得出，二级院系秘书数目与服务师、生人数之间关系密切，可以作为二级院系设置秘书岗位数量的标准之一。表3秘书设置个数与服务对象数量相关性分析服务对象在二级院系秘书个数：专业数0.344*在编在岗教工总数0.667*专业教师数0.653*外聘教师数0.419*行政班数0.113学生数0.540*p0.05*p0.01（三）二级院系秘书岗位设置情况与满意度关系。详细情况如下：1.秘书从业者、其他教职工的满意度。以010分表示“非常不满意非常满意”，对秘书工作的满意度打分。调研结果显示，无论是秘书从业者，还是其他教职工，对秘书工作的满意度平均值在8分左右。但满意度与设置秘书个数相关性不显著。2.其他教职工满意度因素分析。对前文调研数据分析发现，其他教职工满意度与设置秘书个数相关性不显著。从“其他教职工认为学院秘书工作需要改进的项目”调研数据分析来看，主要是服务意识（44.9%）、业务熟练度（40.82%）的诉求。选择了“学术水平”的占26.53%，“工作态度”占22.45%，“道德品质”占10.2%，“工作时间投入”占8.16%。由此可见，教职工更关心的是对自己提供的服务质量，对于秘书从业者的素质并不是最关切的因素。四、建议（一）二级院系秘书岗位设置人数建议。参照大多数高校教师岗位设置方法与模型，核算专任教师规模的方法主要有两种：一是根据教学工作量，按一定比例核算，反推教师规模；二是按照合理的师生比进行核算。在本文调查结果中，上海市高职高专院校秘书岗位人数的设置情况，是各校根据实际情况长期自然而形成的，具可行性、实用性。本文建议以师生数量作为设置秘书岗位人数的指导依据。选取与秘书岗位个数相关系数较高的“在编在岗教工总数”“学生数”两项指标作为设置依据，计算样本中不同秘书个数服务“在编在岗教工总数”“学生数”的中位数，为区间节点。建议设置方案如表4所示：表4二级院系秘书岗位数量设置方案秘书数目在编在岗教工总数（人）学生数（人）1名28及以下680及以下2名293868111923名3966119316644名67及以上1665及以上（二）秘书工作质量提升建议。从其他教工认为院系秘书工作需要改进的项目分析可知，主要诉求是秘书应具备良好的服务意识、业务熟练度高。因此，可针对性改进秘书的工作，提升工作质量。1.加强秘书从业人员培训，提供充足的素质提升工程项目，强化从业者的服务意识和业务熟练度。2.学校制订合理的职业发展方案，提供从业者长线的发展空间、职业层次，从而促进二级院系秘书岗位的职业认同度、熟练度、专业度。可参照高校“职级辅导第 121 页2023/6 （下）总第413期员”“教授辅导员”岗位管理方式。3.制订科学的绩效考核方案。对二级院系秘书岗位绩效考核体系的设置，应以促进工作绩效的提升为目标导向，而不仅是考核。参与评价的实施主体应多维度、使用分类量表以提升评价的切合度；考核实施按照学期段过程化、业务流程化；注重积极引导，给予清晰的评语以指导改进；增加从业者个人对考核的反馈，形成良性互动。【参考文献】1刘晶.高校教学秘书工作规范化探析J.黑龙江高教研究,2016(02):75-76.2钱德凤.对高校管理岗位设置的分析与探讨J.教育与职业,2011(33):31-32.3刘杰.高校管理岗位设置管理改革工作探讨J.电脑迷,2017(01):101.4范守信.从教学改革谈高校教学管理队伍建设J.扬州大学学报(高教研究版),2018,22(02):60-63.5赵天华,刘亚敏.高校教学秘书参与教学管理的角色研究综述J.河北科技大学学报(社会科学版),2018,18(01):101-107.6杨志兵,戴绯,聂规划.高校教师岗位设置方法与模型研究J.武汉理工大学学报(社会科学版),2009,22(03):107-110.7杨亚庚.辅导员双线晋升的机遇与突破J.社会科学家,2014(05):121-124.8赵萃.完善高职院校行政管理人员绩效考评体系的建议J.中国成人教育,2015(22):54-56.（上接第115页）翁的责任感，在日常工作中主动开展调研，掌握本行业的发展情况，结合国家政策，积极为本单位发展建言献策，同时要了解日常工作接触的各部门、领导对相关工作有哪些建议，积极实践并增强全过程的服务意识，例如在办会前，会议议程安排、会议准备、会中保障、会后材料报送、相关精神传达等工作都要高度负责、一丝不苟地完成。其次，树立勤勉的工作态度，坚守岗位。单位的发展是由每一个部门、每一个岗位的“砖瓦”铸就的。只有将小我融入单位的发展，立足本职、专心致志、勤劳勤恳才能为单位、国家、民族的发展注入生机与活力。培养进取精神，应做好如下几点：首先，秘书应该树立职业目标，规划自己的职业生涯。在进入岗位后，秘书应该结合岗位说明书、领导给个人发展的建议对自己的优势、劣势、兴趣点进行分析，确定自己的主要工作方向、能力提升与职业发展目标，并持之以恒地落实个人发展的规划。其次，把握机会，勇于尝试。秘书在不同的职业生涯阶段，可能都会面临新的挑战，只有迎接挑战才能突破自我、精进业务，实现职业生涯的飞跃。培养创新精神，第一步是发现和提出问题，习近平总书记多次强调：“问题是创新的起点，也是创新的动力源。”秘书要善于在日常工作中敏锐地观察工作、捕捉细节、记录情况，并在实践中思考如何更好地解决问题。第二步是在工作中学会举一反三，遇到困难可以自己进行头脑风暴，发散思维，想出几个解决办法，并结合工作需要选择最适合的方案，同时不断总结经验和规律，在经验和规律中提升工作效率。五、结语新时代新要求，新使命新担当，新征程新作为。站在新的历史起点，必将进一步凝聚全国上下的智慧和力量，激发一往无前的昂扬斗志。军工单位要牢记嘱托、奋力前进、勇担重担、奋勇攻坚，办公室秘书也要从理论中汲取营养、从实践中提升能力，真正成为符合党和单位的期望、专业知识丰富、专业能力强、专业作风硬、专业精神高的“四好”秘书。【参考文献】1孙腾.关于做好企业办公室文秘综合管理工作的思考J.中外企业文化,2020(06):55-56.2王波.国有企业文秘人员更好发挥参谋助手作用路径探究J.中国市场,2020(23):104-105.3郑鑫.新时期企业办公室文秘工作对策J.中国市场,2021(09):100-101.4宋鑫.浅谈国有施工企业办公室文秘的职业素养J.现代企业,2020(09):26-27.5习近平.办公厅工作要做到“五个坚持”EB/OL.中国共产党新闻网,http:/