电子档案系统操作基础手册.doc

电子档案管理系统操作手册 浙江安普利通信技术有限公司二一四年六月目录1前言31.1导言31.2适用对象31.3公司地址32.开始使用42.1登录系统42.2系统主界面介绍53.电子档案管理操作指南63.1首页63.2档案查询63.2.1个人查询63.2.2单位查询63.2.3业务查询73.3档案采集83.3.1历史采集83.3.2事后采集93.3.3实时采集103.4影像管理103.4.1建档103.4.2归档113.4.3变更113.4.4销毁113.5档案管理113.5.1收集123.5.2整理123.5.3登记123.5.4借阅123.5.5归还133.5.6催还144.系统管理操作指南154.1接口管理154.1.1业务系统154.1.2档案属性164.1.3接口协议164.2库房管理174.2.1物理位置174.3系统管理174.3.1组织机构174.3.2角色管理194.3.3用户管理204.3.4菜单管理214.3.5权限管理214.3.6服务器配置214.3.7服务器监控224.3.8日志管理221前言1.1导言电子档案系统是以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理，从而对实现纸质档案信息化管理和电子信息档案化管理。本手册简介了电子档案管理系统V1.0（如下简称电子档案系统）操作及使用，重要涉及两某些，第一某些涉及到从纸质档案采集，电子档案建立，到电子档案查询借阅等一系列流程化管理功能，第二某些重要针对系统管理员解说对于系统顾客、权限、接口等方面有关配备，它涵盖了系统首页、档案查询、档案采集、影像管理、档案管理、接口管理、库房、系统管理八个模块使用阐明。1.2合用对象本手册合用于电子档案系统管理员等技术支持人员，进行档案管理工作档案管理员，以及需要进行档案上传、借阅等操作其她工作人员。1.3公司地址浙江安普利通信技术有限公司通信地址：杭州市西湖区金祝北路21号西湖物资大楼5楼联系电话：传真号码：转8112.开始使用2.1登录系统打开浏览器，在地址栏中输入权力运营工作平台网址，如http:/XXXXX:7001/erecord（其中IP地址和端口以本地应用地址为准），进入登录窗口。如下图2-1所示：图2-1电子档案系统登录界面示意图输入顾客名和密码，回车或点击【登录】即可进入系统主界面。如下图2-2所示：图2-2 电子档案系统主界面示意图2.2系统主界面简介图2-3 系统主界面简介示意图主界面如上图2-2分为登录信息栏、业务菜单栏和工作台这三个信息块：登录信息栏：可查看当前登录顾客信息，点击【退出】可以切换其她顾客登录；点击【修改密码】可以对自己帐号密码进行修改。业务菜单栏：为顾客模块栏（此栏目视顾客权限不同而不同，图片中展示是超级顾客权限，即显示出系统所有模块）。顾客可以点击不同模块进入相应模块所显示信息界面。重要有首页、档案查询、档案采集、影响管理、档案管理、接口管理、库房管理和系统管理八个模块。其中前面五个模块是电子档案系统档案维护有关功能，背面三个模块式电子档案系统系统管理有关功能。工作台：是顾客进行系统操作重要区域，也是系统信息展示重要区域。3.电子档案管理操作指南3.1首页正在建设中3.2档案查询图3-1 档案查询子菜单界面示意图【档案查询】模块是对系统中所有已采集档案检索和查询，当鼠标移动到【档案查询】模块上时，在菜单栏中显示出该模块三个子菜单，如图3-1，分别为【个人查询】、【单位查询】、【业务查询】。3.2.1个人查询正在建设中3.2.2单位查询正在建设中3.2.3业务查询图3-2 业务查询界面示意图选取【档案查询】-【业务查询】，进入如图3-2所示业务员查询界面。l 档案检索：先选取档案类别，然后依次选取咱们所需其她核心词，如档案编号，档案上传人等，点击“查询”就可以检索出咱们所需要档案，并以列表形式显示其简略信息；l 详细信息查看：对于检索出每条档案记录，点击其操作栏下面“”按钮，在下面就会显示这条档案详细信息，如图3-3所示，在这里点击“附件”，即可查看该档案上传映像附件。图3-3 档案详细信息示意图3.3档案采集图3-4 档案采集子菜单界面示意图【档案采集】模块是运用各种电子影像技术，将纸质档案转化为“电子文献”上传到系统中，之后可以对这些“电子文献”进行“建档”、“归档”等操作，使之转化为可以进行在线预览和借阅电子档案。当鼠标移动到【档案采集】模块上时，在菜单栏中显示出该模块三个子菜单，如图3-4，分别为【基本采集】、【历史采集】、【事后采集】、【实时采集】。3.3.1基本采集正在建设中3.3.2历史采集【历史采集】是针对系统创立之前已经入库纸质档案，运用各种电子影像技术，将纸质档案转化为电子文献上传到系统中。选取【档案采集】-【历史采集】，进入如图3-5所示界面。图3-5 历史采集界面示意图 档案增长：点击“增长”弹出如图3-63所示窗口，先选取档案类别，然后依次录入该类别档案所需有关信息，如档案编号，档案上传人，上传人身份证号等等，点击“附件”，上传该档案有关影像资料；图3-6 档案增长示意图 在采集档案修改、删除：对于处在“采集”状态（指还没有建档档子文献）电子文献， “查询”按钮，找到需要进行解决电子文献，如图3-7，点击列表中“”和“”对电子文献进行相应修改和删除；图 3-7 档案修改、删除示意图 建档：对于已采集电子文献，同样点击“查询”按钮，可以检索到这些电子文献，此时它们状态 为“采集”，点击“建档”按钮，如图3-8，管理员填入审核信息，这些电子文献就转变为较正式电子档案，流转到“建档”环节中，这些电子档案有关信息不能在进行修改和删除。图3-8 采集文献建档示意图3.3.3事后采集【事后采集】是针对咱们业务系统中产生档案进行采集，当本系统与业务系统做好接口对接后，业务系统产生新档案时会录入该档案唯一标记信息，涉及档案编号等等，这些信息会传递到咱们系统中，按照与历史采集相似操作办法，把这些唯一标记信息录入系统，在系统中形成与业务系统相相应电子档案，实现电子档案共享。事后采集除录入档案信息时必要与业务系统一致外，其她操作与历史采集相似，这里不再过多简介，详情参照章节3.3.1。3.3.4实时采集正在建设中。3.4影像管理【影像管理】模块是将已建档电子档案进行归档，系统管理员将纸质档案入库，纸质档案与电子档案完全相应，形成正式电子档案，同步还提供废弃档案销毁和原始档案变更有关功能。当鼠标移动到【影像管理】模块上时，在菜单栏中显示出该模块四个子菜单，如图3-9，分别为【建档】、【归档】、【变更】、【销毁】。图3-9 影像管理界面示意图3.4.1建档选取【影像管理】-【建档】，进入如图3-10所示建档界面。图3-10 建档界面示意图 查询已建档档案：点击“查询”，选取档案类型及有关核心字，检索所需档案信息； 撤销建档：电子档案一旦建档则不能被修改和删除，如果咱们需要对档案信息进行编辑，则需要点击“撤销建档”，使该档案由“建档”状态变为“采集”状态； 归档：档案管理员将纸质档案入库后，选取相应建档信息，点击“归档”，输入有关审核信息，则形成正式电子档案。3.4.2归档选取【影像管理】-【归档】，进入如图3-11所示归档界面。图3-11 归档界面示意图 查询已归档档案：点击“查询”，选取档案类型及有关核心字，检索所需档案信息； 撤销归档：点击“撤销归档”，使该档案由“归档”状态变为“建档”状态；3.4.3变更选取【影像管理】-【变更】，进入如图3-12所示归档界面。图 3-12 变更界面示意图 提交变更申请：点击“变更申请”，输入要变更档案档案编号，以及档案变更信息和要变更附件； 审核变更：选中变更申请记录，点击“审核”按钮，审核通过后档案信息和内容正式变更；3.4.4销毁选取【影像管理】-【销毁】，进入如图3-13所示销毁界面。图3-13 销毁界面示意图 提交销毁申请：点击“销毁申请”，输入要销毁已归档档案编号，依次输入所属机构，销毁因素等有关信息； 审核销毁：选中销毁申请记录，点击“审核”按钮，审核通过后该档案所有信息都会清除；3.5档案管理【档案管理】模块是依照档案管理有关规定，采用流程化方式对电子档案实行和纸质档案进行统一化、规范化档案管理。重要涉及收集、整顿、登记、借阅、归还、催还等覆盖案卷使用和维护各环节管理。当鼠标移动到【档案管理】模块上时，在菜单栏中显示出该模块六个子菜单，如图3-14，分别为【收集】、【整顿】、【登记】、【借阅】、【归还】、【催还】。图3-14 档案管理界面示意图3.5.1收集选取【档案管理】-【收集】，进入如图3-15所示收集界面。图3-15 收集界面示意图【收集】模块是由档案形成部门提交档案至档案管理部门，要对提交档案资料作一种记录，并可以跟踪这批资料后续解决过程。点击“增长”按钮，依次填入有关收集信息后保存。3.5.2整顿选取【档案管理】-【整顿】，进入如图3-16所示整顿界面。图3-16 整顿界面示意图【整顿】模块是对已收集但未整顿档案材料进行整顿，并且修改材料解决状态。点击“增长”按钮，依次填入有关整顿信息后保存。3.5.3登记选取【档案管理】-【登记】，进入如图3-17所示登记界面。图3-17 登记界面示意图【登记】模块对已整顿档案材料进行登记，并且修改材料解决状态。点击“增长”按钮，依次填入有关登记信息后保存。3.5.4借阅选取【档案管理】-【借阅】，进入如图3-18所示借阅界面。图3-18 借阅界面示意图 查询已借阅档案：点击“查询”按钮，依次选取业务系统、档案类型及档案编号，查询“待审核”和“审核通过”档案借阅信息； 借阅档案：点击“增长”按钮，弹出图3-19所示界面，依次录入档案相应业务系统，档案类别，档案编号及借阅人资料，借阅目，预测归还时间等信息后，点击“拟定”，该档案状态变为“申请中”，并将该条借阅信息提交给档案管理员；图3-19 借阅信息界面示意图 审核借阅档案：档案管理员对于借阅信息查看后进行审核，审核通过后转交申请者纸质档案，该档案状态变为“审核通过”，则其她人不得在进行借阅。3.5.5归还选取【档案管理】-【归还】，进入如图3-20所示归还界面。3-20 归还界面示意图 查询归还档案信息：点击“查询”按钮，依次录入借阅编号和档案编号，查询“待归还”、“已归还”、“已催还”档案信息； 审核归还档案：借阅人归还纸质档案，档案管理员确认无误后，点击“审核”按钮，则该档案变为“已归还”状态； 催还档案：点击“催还”按钮，可以对任意一条未归还档案进行催还，催还后该条档案进入催还列表，可以再催还列表中查看。3.5.6催还选取【档案管理】-【催还】，进入如图3-21所示催还界面。图3-21 催还界面示意图催还模块是对已催还档案查看，可以查看其催还次数、催还时间等详细信息。4.系统管理操作指南4.1接口管理4.1.1业务系统选取【接口管理】-【业务系统】，进入业务系统配备界面，如图4-1所示。图4-1 业务系统界面示意图 新增业务系统：点击“增长”按钮，界面下方弹出图4-2所示业务系统增长界面，依次填入相应信息，点击拟定后保存；图4-2 业务系统增长界面示意图图4-3 业务系统修改界面示意图 查看业务系统详细信息：查看已有业务系统，如图4-3，点击操作列中“”，在下方弹出其详细信息； 修改业务系统：查看已有业务系统，如图4-3，点击操作列中“”，对业务系统详细信息进行修改； 修改业务接口关联： 修改关联角色：查看已有业务系统，如图4-3，点击操作列中“”，对业务系统关联角色进行修改； 删除业务系统：查看已有业务系统，如图4-3，点击操作列中“”，删除不需要业务系统。4.1.2档案属性选取【接口管理】-【档案属性】，进入档案属性和档案类型配备界面，如图4-4所示。图4-4 档案属性界面示意图 新增档案类型：直接在原有档案类型上右击，在弹出对话框中选取“新增类型”4.1.3接口合同选取【接口管理】-【接口合同】，进入接口合同显示界面，如图4-5所示。图4-5 接口合同界面示意图接口合同是系统配备好，不需要咱们进行其她配备。4.2库房管理4.2.1物理位置正在建设中4.3系统管理4.3.1组织机构选取【系统管理】-【组织机构】，进入组织机构配备界面，如图4-6所示。图4-6 组织机构配备 新增组织机构：点击“增长”按钮，弹出图4-7所示窗口，依次填入机构名称、上级机构名称等内容后点击“拟定”保存；图4-7 组织机构新增界面示意图图4-8 组织机构修改界面示意图 查看组织机构：对于查询到组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下“”按钮，查看该组织机构详细信息； 修改组织机构：对于查询到组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下“”按钮，修改该组织机构信息； 系统关联：查看组织机构：对于查询到组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下“”按钮，选取相应业务系统，将组织机构与业务系统有关联； 删除组织机构：查看组织机构：对于查询到组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下“”按钮，删除作废组织机构；4.3.2权限配备（1）顾客属性配备选取【系统管理】-【权限配备】-【顾客属性】，进入顾客属性界面，如图4-9所示。图4-9 顾客属性界面示意图 新增顾客：点击“增长”按钮，在页面下方弹出窗口中依次填入员工编号、系统选取、登录帐号以及新增顾客个人信息后点击“拟定”保存； 修改顾客基本信息：对于已创立到顾客，如图4-9所示，点击其操作栏中“修改”按钮，修改该顾客基本信息； 角色关联：对于已创立到顾客，如图4-9所示，在右侧“已拥有角色”中选取该顾客角色后保存，不同角色相应不同顾客权限，按照需要选取相应角色； 系统关联：对于已创立到顾客，如图4-9所示，在右侧“已拥有系统”中选取该顾客所属业务系统后保存； 权限关联：对于已创立顾客，如图4-9所示，在右侧“已拥有权限”中选取该顾客权限后保存； 地区关联：对于已创立顾客，如图4-9所示，在右侧“所属地区”中选取该顾客所属地区后保存； 删除顾客：对于已创立到顾客，如图4-9所示，点击“删除”按钮，删除该顾客。（2）人员角色配备选取【系统管理】-【权限配备】-【人员角色】，进入人员角色配备界面，如图4-10所示。图4-10人员角色界面示意图 新增角色：点击“增长”按钮，在页面下方弹出窗口中依次填入角色名称、系统选取等信息后点击保存； 修改角色信息：对于已创立到顾客，如图4-10所示，点击其操作栏中“修改”按钮，修改该角色基本信息； 权限关联：对于已创立顾客，如图4-10所示，在右侧“已拥有权限”中选取该角色权限类型后保存； 菜单关联：对于已创立顾客，如图4-10所示，在右侧“已拥有菜单”中选取该角色所能打开菜单后保存；（2）业务系统配备选取【系统管理】-【权限配备】-【业务系统】，进入业务系统配备界面，如图4-11所示。图4-11 业务系统界面示意图 新增业务系统：点击“增长”按钮，填入该业务系统有关信息后点击保存； 修改业务系统信息：对于已创立到顾客，如图4-11所示，点击其操作栏中“修改”按钮，修改该角色基本信息； 角色：对于已创立业务系统，如图4-11所示，在右侧“已拥有权限”中选取该角色权限类型后保存； 接口关联：对于已创立业务系统，如图4-11所示，在右侧“已拥有角色”中选取该业务系统所需角色后保存；4.3.4菜单管理选取【系统管理】-【菜单管理】，进入菜单管理界面，如图4-12所示。图4-12 菜单管理界面示意图这一某些是对档案属性进行配备，已配备完毕。4.3.5权限管理【权限管理】是对按钮操作类型进行配备，系统已配备好，无需配备。4.3.6服务器配备选取【系统管理】-【服务器配备】，进入文献服务器配备界面，如图4-13所示。图4-13 服务器配备界面示意图服务器配备是选取电子档案系统相应文献服务器，也就是保存电子档案文献服务器。 新增文献服务器：点击“增长”按钮，在页面下方弹出窗口中依次填入组别、服务器IP地址、端口（默认22122）、等服务器基本信息后点击“拟定”保存； 查看服务器信息：对于已创立文献服务器，如图4-13所示，点击其操作栏下“”按钮，查看该文献服务器详细信息； 删除文献服务器：如图4-13所示，点击其操作栏下“”按钮，删除该文献服务器。4.3.7服务器监控选取【系统管理】-【服务器监控】，进入文献服务器监控界面，如图4-14所示。4-14 服务器监控界面示意图服务器监控模块重要是监控文献服务器与否在可用状态，以及文献服务器硬盘剩余空间。 查看服务器监控信息：如图4-14所示，点击其操作栏下“”按钮，查看该文献服务器监控详细信息； 删除文献服务器：如图4-14所示，点击其操作栏下“”按钮，删除对该文献服务器监控。4.3.8日记管理选取【系统管理】-【服务器监控】，进入文献服务器监控界面，如图4-15所示。图4-15 日记管理界面示意图日记管理模块重要是以便管理员查看系统登录信息，以及顾客登录后重要操作功能模块有哪些，以便管理员在系统浮现错误日记时进行分析。