集团采购综合管理系统解决专业方案.docx

新宏GPM集团采购管理系统处理方案1. 概述北京新宏软业企业经过多年企业信息化调研和研究，在成功实施一汽集团“采购资源信息网”和东风汽车股份企业“供给链管理系统”基础上，研制并推出含有中国特色、面向机械制造业集团采购管理系统GPM（Group Purchase Management）。GPM产品关键帮助集团采购部门实现定点、定价、订货等采购资源整合业务，并经过信息网实现和供给商、中转库之间信息快速交互，同时GPM产品还包含分厂信息化基础平台（计划管理、物料需求、采购管理、库存管理和质量管理等），并经过内部数据接口实现集团和分厂信息交互，确保分厂和集团在统一平台上协同工作。新宏GPM产品经过规范业务步骤，整合并优化企业采购资源，同时辅以有效实施和监督，实现集中采购，有效降低采购成本，提升企业竞争力。1.1 系统框架1.2 系统目标新宏GPM产品帮助企业实现以下目标：） 整合、优化采购资源，降低采购成本，提升企业竞争力；） 制订合理采购管理制度，设置合理岗位职能，规范业务步骤；） 集成各步骤信息，提升决议分析能力；） 提升企业内部之间及和外部信息交互速度，立即响应市场需求；） 抓大放小，循序渐进，逐步提升企业管理信息化水平；） 和供给商共赢。2. 集团采购管理2.1 基础数据基础数据关键包含供给商信息、分厂信息和产品信息，管理难点在于怎样对供给商和产品进行统一分类和编码，并经过产品信息建立供需对应关系，以下图。2.1.1 供给商信息供给商（供方）信息包含静态信息和动态信息两部分。供给商静态信息关键包含基础信息、资产信息、生产设备、管理认证、产品质量认证、开发能力和关键产品等。动态信息是指供给商和企业商务交流过程中产生信息，如产品报价信息、供货信息、反馈信息等。供给商信息管理难点关键表现在以下三个方面：1） 供给商分类：怎样对供给商进行分类；2） 供给商编码：怎样对各分厂供给商编码进行统一；3） 管理模式：供给商编码集中统一后，怎样更新、维护，和和已经有系统接口。提议对供给商进行统一分类和编码，并按统一要求进行管理和维护。2.1.2 分厂信息分厂（需方）信息包含基础信息、关键产品、生产能力和和供货相关信息。为实现统订分交，需对分厂进行统一信息编码，并按统一要求进行管理和维护。2.1.3 产品信息产品是指全部纳入集中采购零部件或原材料，产品信息包含产品编码（零件号）、所属类别、规格、单位、质量要求、各分厂需求量，和能供货供给商等。对不纳入集中采购产品在分厂系统中进行管理。产品信息管理难点关键表现在以下三个方面：1） 产品分类：集团和分厂怎样对产品进行分类；2） 产品编码：怎样对各分厂产品编码进行统一；3） 管理模式：产品编码集中统一后，怎样更新、维护，和和已经有系统接口。提议对产品进行统一分类和编码，并按统一进行管理和维护。2.2 新产品管理新产品管理关键步骤是怎样确定新产品潜在供给商和供货供给商，关键步骤以下图。2.2.1 确定潜在供给商【实现业务】经过项目确定、新产品公布、选择潜在供给商、确定潜在供给商、确定价格意项、签定试制协议等一系列步骤和控制，确定新产品潜在供给商。【系统功效】新产品描述（规格、技术要求等）、新产品公布（可按供给商类别公布）、供给商反馈、供给商反馈分析（对供给商反馈信息进行分析）、潜在供给商确定。2.2.2 确定供货供给商【实现业务】经过项目策划、项目跟踪、首批样件认可、批量认可等一系列步骤和控制，确定新产品最终供货供给商。【系统功效】试制协议签定、项目策划（具体要求描述）、项目跟踪（进展情况描述）、首批样件认可（首批样件信息描述）、批量认可（节拍生产、批量试装信息描述）、供给商确定。2.3 路线管理2.3.1 定路线【实现业务】经过控制供给商供货状态，实现路线管理。供货状态分为正常供货、受控供货（供货步骤有问题，受控制供给商）和取消供货（供货步骤有问题，停止供货供给商）三种。【系统功效】依据各供货步骤评定信息，设置供给商供货状态，当改变供货状态时，和路线相关百分比、价格状态也进行变更。当供货取消时，供货百分比立即取消或到期取消，供货价格立即取消；当供货转正常时，对供货百分比进行调整，并建立新供货价格；当供货受控时，调整供货百分比，发出供货监控提醒，必需时对价格进行调整。2.3.2 定百分比【实现业务】依据产品供方和需方信息，考虑产品价格和供货地点，合理分配供货百分比。百分比定义包含：产品、供方、需方、数量、百分比、日期等。【系统功效】需求统计（集团和分厂）、百分比分配（集团和分厂）、百分比查询。2.4 价格管理经过周期性询价，不停获取供给商在不一样供货百分比下产品价格和成本组成。经过网上询价或现场竞价等方法，替换十二个月一度供给商大会定价传统方法，为企业立即获取市场价格信息，降低采购成本打下基础。价格管理关键包含询价单管理、报价单管理和价格协议管理等功效，具体步骤以下图。2.4.1 询价/竞价【实现业务】经过周期性网上询价/报价（供给商报价保密），或网上/现场竞价（报价公开），获取产品价格信息和成本组成。询价时必需提供产品数量、供货百分比和交货地点等信息；报价时必需提供不一样供货百分比、不一样交货地点产品价格和成本组成。询价/竞价时可指定参与报价/竞价供给上范围（如无限制、现有供给商、某类供给商、指定供给商、现供此货供给商等）。【系统功效】询价单建立、询价单审核、询价单公布、供给商报价、报价分析。竞价产品定义、竞价产品公布、供方竞价、竞价分析。2.4.2 定价【实现业务】分析供给商报价/竞价信息，确定产品初步价格，在定价时，基于比质比价标准，并充足考虑供货百分比和交货地点等要素。定价内容包含：产品、供方、需方、百分比、价格等。【系统功效】质量信息搜集、服务信息搜集、价格信息搜集、比质比价分析、定价。2.5 供给商管理供给商管理关键实现四个目标：1） 将优异供给商纳入企业供给商群体；2） 对供给商进行严格、全方面资格评审和业绩评价；3） 将供给商信息透明，避免不规范采购；4） 经过规模化采购，逐步优化供给商群体，提升产品质量和服务质量，降低采购成本。供给商管理难点关键集中在以下方面：1） 怎样避免不规范采购？尤其是特殊关系型供给商！2） 怎样确定资格评审和业绩评价标准和指标，和在哪些步骤引用这些结果？提议成立采购委员会负责供给商管理，并站在企业战略发展高度严格实施。2.5.1 资格评审【实现业务】经过体系评审、能力评审和业务评审，分析供给商整体能力水平，并确定供给商是否含有供货资格，并在定路线、定百分比、定价时参考。体系评审：供给商管理体系、生产工艺、产品认证等情况；能力评审：供给商生产设备、研发能力、物流运输、连续改善等情况；业务评审：供给商关键产品及关键用户、已供货情况等。【系统功效】体系评审及信息汇总、能力评审及信息汇总、业务评审及信息汇总。2.5.2 业绩评价【实现业务】从产品质量、信息反馈、立即交货、供货价格、服务质量、成本控制、连续改善等方面对供给商进行评价，并将评价结果定时在网上公布，促进供给商改善，同时在定路线、定百分比、定价格时参考该评价结果。【系统功效】产品质量信息汇总、产品质量问题分析、供货信息汇总（供货立即性、供货期量变更适应能力等）、供货控制分析、供货价格分析（本身价格改变分析、市场价格改变分析、路线内供给商价格改变分析）、服务质量分析、成本控制分析等。2.5.3 供给商分类按发生业务管理要求，将供给商分为以下四类：1 长久供给商：企业正式供货固定供给商；2 暂停新业务供给商：被取消长久供货资格供给商，完成现有供货后暂停新业务；3 临时供给商：发生过采购关系，临时有需要时进行采购；4 潜在供给商：潜在供给商分为以下两类A已经经过体系评审，达成合格供给资格供给商；B还未达成合格供给资格供给商。分类说明：1）暂停新业务供给商、临时供给商、潜在供给商全部属于非正式供给商，它们假如表现良好，全部能够转为长久供给商（正式供给商）。2）只填写了部分资料但还未经过评审供给商不在供给商分类之内，它们只有经过评审后才能成为上述供给商中一类。2.6 订单管理订单管理是统订分交具体实施，关键包含请购生成和订单生成两个部分，但订单并不能替换分厂发交计划，只用来指导分厂发交计划。2.6.1 请购【实现业务】汇总各分厂采购需求，形成产品需求累计，由计划员依据产品库存、在途产品等信息，形成正式产品需求计划。汇总各分厂采购需求，形成采购批量，同时可实时掌握各分厂采购需求。请购汇总周期可依据企业实际情况调整。【系统功效】请购搜集（按分厂）、请购调整、请购汇总、请购审批、产品需求计划。2.6.2 订单【实现业务】依据产品需求计划和采购路线，结合交货地点、价格、批量、质量等原因编制总体采购订单和分厂采购订单。并将分厂采购订单下发给各分厂，分厂依此指导其发交计划。采购订单包含供给商、交货地点、产品、数量、交货开始（结束）时间等，不包含具体交货期量。【系统功效】产品需求计划转订单、订单分配（结合采购总量、采购路线、采购百分比、实施差额反馈、供方产能、交货地点、批量等原因）、订单确定（供方确定能够满足供货要求）、订单审批、订单公布（向供需双方）。2.7 实施监督对采购过程中关键步骤进行监督，确保企业采购资源整合，并要求分厂在优化后供给商群体内完成采购，即分厂不能超出要求供给商群体，不能超出产品采购价格，并按下发订单指导发交计划，同时需对多种改变提供决议信息。1)新产品管理步骤实施监督：是否按新产品管理步骤确定潜在供给商、确定供货供给商，并分析各步骤数据，确定供给商决议依据。2) 路线管理步骤实施监督：是否按规范定路线、定百分比，每次确定或调整路线、百分比决议依据。3) 价格管理步骤实施监督：是否按价格管理步骤确定价格，每次确定供给商供货价格依据。4) 订单管理实施监督：分厂是否按总部下发订单指导发交计划，若由改变，改变原因是什么，选择其它供给商决议依据。2.8 接口数据管理实现总部和各分厂之间数据交互，立即获取相关信息。对多种接口数据，需要定义内容包含数据内容、提供者、接收者、日期、数据要求等。分厂 总部：生产计划、物料需求、供货信息、质量信息、服务信息、库存情况等。总部 分厂：产品信息、供给商信息、采购路线、采购价格、请购调整、采购订单等。2.9 采购信息网实现集团企业和供给商之间信息共享、信息快速交互，立即响应市场需求和改变，深入把握市场机会。供给商 集团企业/分厂：基础信息（资产、规模、生产能力、业务范围、技术能力等）、生产情况、目前库存、目前供货能力、订单响应、发货情况；集团企业/分厂 供给商/中转库：采购计划、询价单、公告信息、质量信息、应付款、生产计划、采购订单、分交订单、看板计划、库存情况、生产情况、业务考评情况（质量、期量、服务、能力）；中转库 集团企业/分厂：库存情况、看板发交。2.10 决议分析【供给商结构分析】分析企业现有供给商组成，并提供资格评审内容、业绩评价内容，和地域、类别、供给产品关键度等方面进行分析。经过供给商结构分析，得出现在结构情况，并进行对应调整，以取得一个优异供给商群体。【供给商供货质量分析】分析产品质量信息，并提供按产品、分厂、供给商、质量问题步骤、质量问题描述等方面进行分析。经过分析得出质量问题最多产品和步骤，和问题原因，并有针对性加强监控，降低质量问题。【供给商供货期量分析】分析采购订单和产品入库统计，按供给商、产品、分厂对期量到货情况进行分析。经过供给商交货期量分析，得出常常延期供给商名目，供给商供货响应。【关键产品成本分析】分析企业A类产品（关键零部件）供给商群体、供货量、供货价格、产品质量等。经过分析得出A类产品各个供给商供货情况和成本组成。【零部件价格分析】分析询报价/竞价信息，并结合企业对产品成本分析结果，得出该产品计划价格，进行分析（走势、对比等）。经过产品价格分析，深入有效地控制价格，降低采购成本。【供给商服务分析】分析供给商服务质量，包含立即供货、信息反馈、问题更正、连续改善等。经过供给商服务分析，并依据相关标正确定供给商服务水平和服务能力。3. 分厂管理GPM产品提供分厂信息化基础平台，包含计划管理、采购管理、库存管理和质量管理等，并经过内部数据接口和集团系统实现信息交互，确保分厂和集团在统一平台上协同工作。系统结构以下图。3.1 计划管理3.1.1 生产需求【实现业务】依据各类需求（销售订单、销售估计、调拨、试制、散发等），完成生产需求搜集及整理。【系统功效】生产需求（销售订单、销售估计、调拨、试制、散发等等）填写，生产需求汇总。3.1.2 生产计划【实现业务】依据各类生产需求，完成生产计划编制及发放，并实现对生产计划版本控制。【系统功效】主计划生成、生产计划编制、生产计划变更、生产计划颁布、生产计划实施。3.1.3 生产日计划【实现业务】以月生产进度计划为纲领，具体安排生产日工作内容。【系统功效】日计划生成、日计划调度、日发交计划等。3.2 采购管理3.2.1 MRP分解【实现业务】针对月生产进度计划，依据产品BOM结构，生成MRP需求。【系统功效】BOM查询、车间进度计划查询、MRP分解。3.2.2 物料请购【实现业务】经过对MRP分解结果调整，生成物料请购，并上报集团采购部进行审批。【系统功效】需求调整、物料请购单、上报集团采购部。3.2.3 发交计划【实现业务】在整体订单指导下，生成生产锁定时内发交计划。供给商依据具体发交计划往生产线上进行发货。【系统功效】发交计划编制、发交计划审批、发交计划公布。3.3 库存管理3.3.1 采购入库【实现业务】管理协配库收货业务，确保库存情况立即性和正确性。严格根据采购订单进行收货，如有差异应分析原因。【系统功效】采购订单收货、非订单收货、看板收货。3.3.2 生产出库【实现业务】管理协配库发货业务，确保库存情况立即性和正确性，确保生产线立即供货。看板件有序制作、发交，生产出库按发交计划实施，如有差异应分析原因。【系统功效】发交计划出库、非计划出库、看板发货、集配发货。3.3.3 库存盘点【实现业务】管理协配库存货业务，定时进行库存盘点，确保库存情况立即性和正确性。库房物料实际数量和帐上数量保持一致，并对盘盈、盘亏进行分析。【系统功效】库房盘点、盘点调整、盘点过帐、盈亏报表。3.4 质量管理【实现业务】对供给商供货产品在各个步骤质量信息进行采集和汇总，形成质量信息台帐，并立即上报质量信息，使质量问题透明化。采集步骤包含收货质量、入库质量、上线质量、终检质量、售时质量、售后质量。采集内容包含质量缺点、性能影响、安装影响、安全影响等。【系统功效】质量信息采集、质量信息确定、质量信息汇总、质量信息报表、质量信息上报。