高校业务部门中行政类工作的思考_韩小娜.pdf

第 17 页2023/6 （下）总第413期高校业务部门中行政类工作的思考文/北京交通大学韩小娜一、高校业务部门中行政类工作的特点（一）工作点多、面广。高校业务部门是以某一业务领域或专项工作为主体，承担相关业务或推动工作的实作部门。其组织框架多围绕主体业务展开，一般设置一个综合行政类办公室，承担部门所必需的职能，对接校内外相关行政工作。业务部门中的综合行政类办公室承担了部门除专业技术类工作外的全部行政工作，既是秘书、联络员，又是统计员、安全员，承担着多种角色，开展多种工作任务，是单位的“参谋管家”和“后勤保卫”，头绪多、范围广，有较大的工作难度。业务部门的综合行政类办公室，承担了一般行政部门各个科室的组合行政工作，全部行政工作内容汇集在一个部门，工作接口多、出口杂、人员配备少，不可避免出现“一根针千条线”的工作局面。（二）专业技术性要求高。高校业务部门不同于校内其他行政部门的主要方面之一就是“专业性”，这也对其下设的综合行政类办公室，提出了更高的要求。某高校新校区建设部门主要负责学校新校区的策划、立项、勘察设计、施工管理、竣工移交、维保等工作，是较为典型的高校基建类业务部门，是学校实现空间拓展、打破空间不足瓶颈的重要部门之一，综合办公室需全面理解新校区建设工作的特点和难点，为高效开展新校区建设保驾护航。综合办公室各项工作虽不属于一线工作，但要协助领导、配合其他科室做好服务保障，需要直接或间接参与到总规设计、报批报建、合同签订、工程施工等各类具体工作中，其中地方政府及相关部门沟通工作，对内、对外公文撰写工作，部门财务、内控等经济活动，监督、廉政、党建工作，均需要基于业务工作开展，如业务性较强的公文撰写、年度预算的编制等，都要求综合办公室具备一定的专业技术性。可见，综合行政类办公室的专业性储备，是其所在部门的业务工作顺利开展的必要保障，是高质量完成各项业务工作的辅助力量，随时准备为业务工作提供必要支撑，担任好参谋助手的角色。（三）更加注重工作效率。高校业务部门的有关工作，大多面临着时效性强的紧迫局面，抑或是时间跨度大的专项工作。综合行政类办公室作为上传下达的信息中转站，需要准确、及时传达到对应科室或领导；而对于时间跨度大的专项工作，需要及时关注时间节点，把握动态、适时提醒，这都对行政类工作提出了更高的效率要求。以某高校新校区建设部门为例，在前期规划阶段，综合办公室需要频繁收发异省文件，关注异省政策变化，且前期工作多时间紧、任务重，加强对内对外的协调和联络，确保信息交换渠道的畅通，提高工作效率尤为重要。（四）内部控制更加严格。业务部门的工作有风险性高的特点，而综合行政类办公室多为内部控制的主要执行科室，例如高校基建领域工作，向来是重点风险防控领域，某高校新校区建设部门的综合办公室负责部门内控工作，将内控工作作为年度重点工作。内控工作一般包括财务、廉政、人事、资产等风险控制领域，综合行政类办公室需要协助领导做好新校区建设过程中的廉政建设、财务管理、人事管理，提高财务资金使用效率，其中，对各项经济活动的把控是重中之重。（五）需要体现高校文化内涵。高校文化内涵是一所学校历代师生共同创造的文化成果，有精神文化、制度文化、行为文化、形象文化等丰富的内容，是高校的文化核心、精神内核，体现着一所大学的个性、理念和追求。业务部门行政类工作涉及的内容广泛，对内对外起到了窗口作用，在一定程度上潜移默化地影响到教学工作、科研工作以及学生成长成才，更要在制度、作风、职责等多方面，从无形、有形的各个形态，去体现高校的文化内涵，让文化内涵对行政类工作起到指导和辐射作用。二、高校业务部门中行政类工作存在的问题（一）服务与管理的界面不够清晰。高校业务部门的工作重心无疑是在相关业务领域，导致业务部门行政类工作太偏向于服务保障，而忽视了管理服务一体化。事实上，其中的综合行政类办公室还有“管理”职责，要开展好组织建设工作，做好部门决策的“参谋助手”，助力部门科学可持续发展。（二）行政人员的专业化水平备受质疑。通常情况【摘要】高校党政及行政部门、直属单位等是学校高效运转的基础，各部门分工不同，具有独特的属性。其中，以科研、财务、基建等专项业务为主的部门，多设有负责全面综合行政类工作的办公室。本文重点分析高校业务部门中行政类工作的特点、存在问题、应对举措等，为相关工作提供借鉴。【关键词】高校；综合行政工作；业务部门厅室建设Office room construction第 18 页2023/6 （下）总第413期下，高校业务部门行政人员的专业性，会在一定程度上受到质疑。一是因为行政人员多数没有专业从业经历或者没有相关专业背景；二是因为高校的行政人员选聘，多数不会设置面向业务部门的专业性选拔，入职后的工作，较少具备专业性。这都使得相关人员的专业性信服力不高。（三）创新思路不够开阔。一方面，因业务部门的行政工作不是重点工作，以至于受重视程度较低，工作量大，不乏机械性完成任务的导向，长此以往，势必缺少创新性工作，工作思路闭塞；另一方面，高校业务部门的设置大同小异，业务部门的交流多集中在核心业务上，罕有对于行政工作的沟通、学习，缺失了取长补短的机会。（四）受重视程度有待提高。高校以人才培养、科学研究、国际交流等为重点，这一特点，使得业务部门更加注重相关联的工作，对于行政类工作存在不同程度的不重视现象，缺少全面、系统的梳理，使得行政类工作的开展受到掣肘，无法凸显特色，长此以往，行政类工作无法长远发展。另外，高校业务部门的行政类人员发展不同程度上受到一定限制。一是因为业务部门行政类工作事务性工作居多，显示度较低，或多或少会出现“工作多、业绩少”的现象；二是业务部门的综合行政类人员，接触高校特色行政工作的机会较少，如党建、招生、本科教学等特色行政类工作，在个人发展、专业化程度方面会受到不同程度的限制。三、做好高校业务部门行政类工作的举措（一）建立完善的体制机制。高校业务部门中的行政类工作，想要发展得好、发展得远，首先是要建立起符合所在业务体系实际的规章制度。以完善的制度体系为依托，实现各项工作合规、高效、科学开展。完善的制度体系，首先会让上传下达、督查督办类工作更好地落实；其次会让流程性工作环节更精简、权责更明晰，对于大多数重复性工作，不需要反复强调，各部门根据规章制度执行，避免了大量无效沟通；最后，完备的体制机制，既能约束内部，又能防范外部，真正发挥行政类工作的统筹职能，在不同工作阶段，采取具有针对性的举措，保障业务部门的决策科学、策略高效。以某高校新校区建设部门为例，建立健全指挥部制度体系。加强顶层设计，搭建新校区建设管理和项目制度体系。坚持民主集中制原则，建立健全议事规则和决策程序，严格执行“三重一大”事项集体决策制度。按照国家法律、法规，行业规范、条例以及教育部、学校相关管理制度的规定，依法依规开展基建项目管理工作，严格基建项目从立项、校园规划、勘察设计、采购、合同管理、投资控制、施工现场管理、工程变更、竣工验收和移交到档案管理的全寿命周期管理。（二）营造持续学习的良好氛围。高校业务部门的行政类工作，有独特的性质，有众多的困难，有更高的要求，应对这些因素，需要让每一位行政人员自身的能力不断提高。一方面，加强培训教育，组织策划主题丰富的培训课程，培训内容包含但不限于师德师风、廉政建设、作风建设、校史学习、学科建设、财务、审计、资产等方方面面，帮助行政类人员全面了解学校工作、部门主要业务、相关业务，提升业务和综合能力，争做素质过硬、担当有为、作风扎实的行政类工作人员；另一方面，要不断引导行政类人员，树立不断学习的意识，阶段性开展交流，逐步找到专业方向，将行政工作专业化，既促进部门工作，又得到个人发展。（三）培养一批高效的行政管理队伍。行政类工作的工作效率直接影响到决策的科学性、部门的发展性，甚至影响到学校的管理工作和教学科研任务，要注重通过形成良好的工作习惯，科学地优化工作内容，适当加强工作监督，如建立考勤制度、设置奖惩机制等，提高工作效率。让行政类人员有明确的工作分工、清晰的发展规划、过硬的综合素质，都能达到提高工作效率的目的。首先，应培养行政类人员的服务意识，提升服务水平，重视自身素质的提升，并且对高校的内部文化进行深入了解，这样才能够更好地立足于高校，提供更为专业、优质的服务。同时，行政人员还需要具备在工作中协调各个业务部门的能力，这样才能够便于各项工作整体、统一管理，提升所在业务部门的综合实力。（四）建立反馈机制。对于行政类工作，及时反馈至关重要，可以建立行之有效的沟通、反馈机制。一方面，查找问题；另一方面，寻求新的突破，对提高服务水平、增强管理能力、拓展工作业务有很好的促进作用。可以适时组织不同高校、不同工作单位、不同部门之间的行政类工作的交流，适当征求业务部门内部行政人员以外的工作人员的意见，发现问题、解决问题。（五）提高创新能力。创新是高校发展的核心竞争力，是高校各项工作行稳致远的重要保障，高校业务部门的行政工作，也应认识重视提高创新能力，做到可持续发展。并且采取有效策略，勇于创新。一方面，积极提高行政类人员的创新能力，加强学习，在工作的各个环节，努力融入新的方法，例如，依托新媒体技术，通过建立微信公众平台、搭建视频号等方法，创新宣传途径，用与时代发展相贴合的方式做好综合行政类工作；另一方面，不断学习、尝试，找到切实符合所在业务部门实际的、与工作性质相匹配的新方法、新思路，通过创新，为工作添砖加瓦。（六）加强内部控制。从以下几方面行政类工作入手，加强内部控制：一是科学制订工期计划和建设目标，营造内部控制氛围。依据各方面要求、内外部环境，科学制订时间计划，以目标为导向，建立科学的体制机制，引入第三方监督控制机制。二是排查风险，设立逐级内控体系。建立健全重点领域关键环节，形成常第 19 页2023/6 （下）总第413期态化防控体系。明确主体责任、一岗双责、职能监督、党群监督等分工，树立统一的内部控制理念。三是积极发挥内部审计的作用，例如，在项目立项环节，按照立项流程认真组织、审核申报材料，严格履行决策程序。在校园规划环节，依据上级部门和学校相关规定组织开展各项校园规划工作及其决策、审批或备案。在勘察设计环节，严格勘察设计文件的编制及审核，遵守设计方案的决策过程、备案或审查程序，配合好工作，保证设计工作的质量。强化全过程审计、监督职能。（七）加强顶层设计。统筹兼顾是科学发展观的根本方法，同时也是工作更好开展的重要保障。行政类工作主要负责组织、协调、沟通，其相关人员在处理相关事务时必须着眼于全局，围绕部门的中心工作提供服务。加强业务部门行政类工作的顶层设计，可从两个角度考虑：一是从决策层的角度。在统筹安排行政类工作以及行政类人员时，要统筹谋划，明晰发展路径，给予重视，为行政类工作吸引人才、培养人才、顺利、高效开展奠定基础。二是从执行层的角度。首先，要了解学校、部门的中长期发展目标，树立全局意识，站在决策的角度思考问题，为学校、部门的建设和发展出谋划策；其次，行政类工作都具有一定的规律性和阶段性，要了解不同阶段的工作重心，紧紧围绕工作重心做好服务工作；最后，综合行政类人员还应了解国家的各项法律法规和方针政策，加强学习，拓宽视野，才能更好地为学校发展服务。（八）引导树立良好形象。部门的对外沟通交流，多由综合行政类工作承担，综合行政类办公室承担着“窗口”作用，是相关工作给人最直观的印象源头。这要求综合行政类部门、人员注重工作的方式方法。一是提高自我要求，在沟通、协调等方面，做到得体、规范；二是熟悉相关业务领域及相关领域的法律法规、制度规范，做到合规、合法；三是提高站位，与国家的大政方针保持一致，提高政治理论水平，提高道德修养。共同努力，树立良好的部门及个人形象。四、新形势，新挑战综合行政类工作在业务部门乃至学校运行中，都是较为重要的角色。在新形势下，面临更多新的挑战，要正确认识和分析业务部门中综合行政类工作的特点、作用、意义。党的二十大报告提出“加快构建新发展格局，着力推动高质量发展”等一系列新思路、新战略、新举措，给综合行政类工作指明了新的方向，在工作中，以此为思想引领，不断创新工作方法，采取新的工作举措，真正做到立足本职工作，服务高校科教兴国和人才强国战略，实现高校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新和国际交流合作职能。【参考文献】1张强.浅谈做好高校办公室行政管理工作的五点要求J.办公室业务,2017(16):20.2杨忠英.加强高职院校纪检监察干部队伍建设对策分析J.商情,2016(37):212-212.3郝晓玲,赵平.深入开展文化建设积极推进科学发展J.北京教育(高教版),2011(5):13-15.4董菁.高校党政主要领导干部经济责任审计研究D.兰州财经大学,2021.5蒋明.高校基建部门办公室业务探析J.办公室业务,2018(16):8+16.6杨蓓蓓.高校基建管理办公室行政管理工作思考分析J.建材与装饰,2019(9):174-175.7周涛.高校行政管理工作创新模式探讨J.办公室业务,2017(8):13.（上接第16页）法，保证高校办公室各项工作顺利开展，更好地为师生提供服务。【参考文献】1翟梓琪.成本核算推进高校精细化管理N.中国会计报,2022-05-27(006).2黄百灵.高校院系办公室行政精细化管理的方法研究J.公关世界,2022(10):13-14.3王欣媛,殷斌,张梦妍,崔婧.企业办公室精细化管理的五项措施探析J.办公室业务,2022(10):10-12.4陈英.新成长教育背景下,推进校本课程的精细化管理J.教育家,2022(20):70.5李胜强,张宁宁,柳芳.“双减”视域下的特殊教育学校精细化管理J.教育家,2022(18):23.6潘勇.办公室精细化管理中工作效率提升途径探讨J.行政事业资产与财务,2022(08):124-126.7邓岳南.业财融合提升高职院校预算绩效精细化管理研究J.湖北开放职业学院学报,2022,35(08):34-35.8肖鸣.企业办公室行政管理精细化的思路与对策研究J.办公室业务,2022(06):12-13.9潘武.企业财务精细化管理策略分析J.产业创新研究,2021(24):148-150.10王珣.在精细化管理道路上稳步向前J.求学,2021(48):39-40.11李春燕.精细化管理在企业管理工作中的应用J.智能城市,2021,7(23):93-94.12郭遥.实现企业办公室行政管理精细化的思路和对策分析J.商讯,2021(15):99-101.