公司办公区搬迁工作专项方案.doc

公司办公区搬迁工作方案 依照公司经营发展需要，结合公司改造进程安排，公司筹划改造9楼闲置区域作为暂时办公区（如下简称9楼办公区），并将于6月上旬正式启用，为了保证办公区整体搬迁顺利进行，以及将本次搬迁对各部室寻常工作正常运转影响降到最低，特制定如下工作方案：一、指引思想（一）统一搬迁原则。密切联系实际，统一布置、统一行动，保证搬迁工作安全、有序、文明、和谐。 （二）准时搬迁原则。搬迁工作分批次、分顺序进行，保证按筹划时间节点完毕搬迁。 （三）服从全局原则。各部室在搬迁过程中要服从整体安排，明确分工，充分发挥工作积极性，保证在搬迁后能迅速进入正常办公状态。二、组织领导：（一）成立搬迁工作领导小组组 长：成 员：联系员：（二）搬迁工作领导小组工作职责1、组织办公区搬迁全面工作； 2、讨论制定办公区搬迁工作方案并组织实行； 3、协调搬迁工作中浮现矛盾和问题； 4、领导小构成员要对各自部门搬迁工作负责。搬迁工作领导小组下设综合办公室，协调、督促本次搬迁工作进度及安排。三、搬迁区域及暂时办公区别配筹划（一）涉及本次搬迁部室，涉及公司办公区领导办公室、综合办公室、市场开发部、品牌营销部、人力监察部、资金财务部、录入室以及物价质检办公室。微机室、总机班仍在原址办公，不在本次搬迁之列。（二）暂时办公区别配安排：1、9楼办公区A区组织机构分布：总经理室、党委副书记室、副总经理室、总会计师室、店助室、综合办公室、市场开发部、品牌营销部、会客室。2、9楼办公区B区组织机构分布：人力监察部、资金财务部、录入室、大会议室、档案室。 四、搬迁时间：6月4日开始，6月7日结束，共4天时间。五、搬迁环节：（一）搬迁前准备工作（时间：5月15日至6月3日）1、区域分派：制作9楼办公区平面布置图并按照规划对各部室办公区域进行分派；依照规划提前拟定所有办公家具、电脑、打印机、电话机详细摆放位置，在9楼办公区平面图纸上标记注明。2、拟定搬迁详细时间为6月4日，成立搬迁工作领导小组，明确工作职责。3、制定搬迁费用预算报告（含9楼办公区硬装改造费、强弱电布线费用、9楼办公区软装美化费、配套设施布置费、搬迁力资费等），依照9楼办公区需求选取新设施设备购买状况以及对旧设备解决。 4、贯彻装修事宜：9楼办公区硬装改造工程（涉及强弱电布线）规定于5月28日验收。5、物业及配套管理：装修验收完毕后贯彻9楼办公区电路、网络系统、电话线路开通调试，以及生物防治、卫生清洁及物业管理等协调工作。6、软装美化工作：贯彻9楼办公区地垫、布艺、花卉植物、功能标记牌（含公司LOGO、部室门牌、各类批示牌等）布置及安装工作。7、搬迁之前在旧址组织全体员工进行一次整顿工作，规定员工对个人办公物品、办公文献进行整顿，保证将要搬至9楼办公区物品均为有价值物品。8、迁址告知对外发布（告知集团总部、各门店、往来客户及其她事务往来单位）。9、召开搬迁工作协调会：就办公区搬迁工作及9楼办公区物业管理、安全保卫等内部管理模式进行讨论，规定各部门负责人对本部门搬迁工作及人员管理负责。 （二）搬迁过程详细工作安排（时间：6月4日至6月7日） 1、整顿：（1）拟定搬迁时间并告知各部门，贯彻需要搬至9楼办公区办公家具和设备。（2）会议室、饮水间等公共区域设备及物品由综合办公室负责整顿。（3）部门办公物品：由各部门负责人组织员工自行整顿。各部门必要提前对重要文献资料进行整顿及归档，对于需要销毁资料要及时解决。（4）员工私人物品由员工自行整顿和保管，搬运期间公司不承担看护责任。2、拆卸：部门办公电脑、打印机、扫描仪、电话机由各部门负责人组织员工在专业技术员指引下进行拆卸，保证不掉一种零件、一根数据线。3、打包： （1）U盘、移动硬盘、投影仪、相机、重要文献及其她贵重物品要随身携运。 （2）各部门负责人组织本部门人员对搬迁物品进行打包封口，并贴上标有部门、姓名、物品名称等标签。（3）电脑、打印机、扫描仪、传真机等物品装箱时应使用关于保护材料，并在箱子面上标注“易损坏物品电脑”字样。（4）领导办公室、会议室物品由综合办公室分装、打包，对需要拆装办公家具进行拆卸和保护性包装，保证有关物品在搬运过程中无损。 4、搬运：（1）核定搬迁用力资数量并安排力资人员。（2）安排新、旧址现场搬运指挥负责人，物品搬运全过程由综合办公室安排专人进行协调。（3）在搬迁过程中，各部门负责人需组织本部门人员全程跟踪（在装运、拆卸、9楼办公区入口以及办公室内摆放等环节都需组织人员做好跟踪工作）。（4）安排交接人员在新址清点、核对所搬卸物品及其数量；各部门按照指定位置对其办公物品和文献资料摆放整洁。5、搬迁顺序依次为：（1）6月4日：人力监察部、资金财务部、录入室（2）6月5日：市场开发部、品牌营销部、综合办公室、领导办公室（3）6月6日-7日：会议室、档案室、其她物品（三）搬迁后续工作1、物品搬迁到达新址后，各部门员工到事先安排好位置开始整顿自己物品。2、各项办公设备安装。3、清理现场垃圾，做好9楼办公区保洁、保安、环境美化等工作。4、电话、网络系统平稳过度。5、搬迁完毕，各部门负责人要检查原办公室设施与否完好，与否有应搬而未搬物品，桌、柜中与否清空等，关好门窗，并将原办公室钥匙放置信封内写好姓名和部室名称后交至综合办公室。六、搬迁注意事项及规定 1、搬迁工作原则规定办公区所有员工都参加，各部门依照搬迁工作方案要细化详细时间和人员以及工作内容等，搬迁物资、移送设备等贯彻到负责人，要充分考虑搬迁过程中组织保障、安全稳定、防盗防损等因素。 2、搬迁工作领导小组负责搬迁宣传动员工作，保证搬迁工作顺利进行。 3、各部门要高度注重安全工作，发现安全隐患及时报告负责人，以便及时妥善解决。特别是加强员工人身、财物安全教诲工作和文献保密工作，防止案卷、文献资料和公司资产遗失、毁损，防止浮现人身伤害、泄密等安全事故发生。贯彻好搬迁跟踪负责人，负责及时清点物品数，不得遗失。 4、各部门负责测算搬运量后报综合办公室汇总，综合办公室统筹安排搬迁力资人员与秩序；搬迁工作领导小组负责漏掉项目协调等特殊状况。 5、全体员工要以大局为重，发扬团队合伙精神，要互相提示、互相协助，使整体搬迁工作有序进行，保证共同完毕搬迁任务。附件：公司办公区搬迁进度安排表 公司办公区搬迁进度安排表阶 段完毕日期/时间/事 项责任部门负责人应急预案备注搬迁前准备5月15日制作9楼办公区平面布局图，划分经理室及各职能部门办公区域。装修公司5月16日1、成立搬迁工作领导小组，明确工作职责，初步拟定搬迁日期。综合办公室2、拿出改造搬迁费用预算报告，并报集团审批。5月17日5月27日1、9楼办公区改造装修工程全面启动、实行、竣工。装修公司2、9楼办公区改造装修工程开始一周后启动有关电路、网路、电话线路布线工程，竣工。物业公司 电商司 总机班3、9楼8号通道卫生间通水、通电。5月26日5月27日1、9楼办公区新风系统、空调系统调试。物业公司 电商公司 总机班2、9楼办公区照明、消防配套、监控设施等系统安装调试。3、9楼办公区强弱电布线及配套设施安装调试完毕。5月21日5月27日购买暂时办公区软装物品（地垫、布艺等），制作安装功能标记牌。综合办公室5月25日到暂时办公区现场勘察，依照规划拟定各部门办公家具、空调、饮水机、绿化等配套设施设备摆放位置，在平面图纸上标记注明。各职能部门5月 26日5月27日接管暂时办公区钥匙，生物防治、开荒保洁、绿化企宣等工作完毕。综合办公室5月28日对9楼办公区改造装修工程进行验收经理室阶 段完毕日期/时间/事 项责任部门负责人应急预案备注搬迁前准备5月28日拟发搬迁告知（搬迁日期、时间安排、提前装箱规定、装箱标注、封箱、新址钥匙、搬迁协调联系小组等等事项），召开搬迁小组碰头会会议，布置、协调搬迁工作细节。综合办公室5月28日对外发布迁址告知（客户及往来单位）综合办公室 品牌营销部5月28日5月31日各部门组织员工开展物品、文献大清理，打包并张贴标记。各职能部门搬 迁6月4日力资人员及工具到位综合办公室搬迁力资人员联系：各部门自行负责物品搬出引导及新址入室引导，老楼办公区室内搬出监督人员2名，装运跟踪人员1名，新址办公室交接人员1名，新楼办公室室内2多名。各部门妥善进行电脑、打印机、复印机、传真机装箱，并标注部门和“小心轻放电脑”字样。各部门自行负责办公桌、文献柜、零散物品、水机等物品用口取纸做好搬迁前部门标贴。综合办公室安排3人机动调用物业公司秩序维护员8人负责秩序维护、物品安全。6月4日资金财务部、录入室、人力监察部搬迁完毕。资金财务部 录入室 人力监察部6月5日市场开发部、品牌营销部、综合办公室、领导办公室搬迁完毕。综合办公室 品牌营销部 市场开发部6月6日会议室、领导办公室外间物品搬迁完毕。综合办公室6月7日档案室（人力部、财务部、综合办）搬迁完毕综合办公室 人力监察部 资金财务部搬迁 后续工作6月8日清点物品、文献，查找缺漏。各部门清理搬迁现场垃圾、跟进9楼办公区电话、网路开通及保洁、保安等工作。综合办公室跟进电脑、电话安装。原办公区域善后解决，各部门上交原旧址办公室钥匙。