企业人力资源基础档案管理手册模版.doc

xx人力资源基础档案管理手册
第一部分 总 则
一、 目的
1 为推动人力资源管理体系的标准化，通过人力资源基础档案标准目录对人力资源管理活动所产生的档案进行系统化、标准化的管理，并依此分析人力资源管理过程中存在的问题，从而推动人力资源管理的完善及优化，特制定基础档案管理手册。
二、 定义
1 人力资源基础档案涵盖了人力资源管理活动所必要的资源投入、运营过程和结果产出，并以文字、图样、图表、电子以及其它各种载体进行记录，按一定逻辑进行存储。
三、 原则
1 标准化原则
1.1 基础档案必须符合统一的公共标准。
2 贴近业务原则
2.1 基础档案必须符合HR实际业务需求。
3 完整性原则
3.1 基础档案框架必须能全面的涵盖HR所有业务活动。
4 保密性原则
4.1 严格遵守《xx保密制度》的规定，对涉及到公司机密及员工个人隐私的档案必须具备保密性。
四、 基础档案体系说明
基础档案项目流程

建立基础档案标准科目

建立各类档案标准

对档案进行归档、盘点

制定计划完善缺失项

定期出具管理体系分析报告

主责部室对档案进行优化

档案共享

1 基础档案标准科目：根据企业经营系统模型将基础档案标准目录分为资源档案、运营档案和效益档案三部分。
1.1 资源档案：分为外部资源档案和内部资源档案。外部资源档案分为公司内制度体系、国家法律法规和最佳实践三部分，内部资源档案分为组织资源档案、人事资源档案和成本资源档案三部分。
1.2 运营档案：根据PDCA管理循环模型结合业务架构制订出标准科目，涵盖了人力资源管理体系应具备的各项制度、流程、表单，用于推动人力资源部门管理体系建设。
1.3 效益档案：分为管理效益档案和经济效益档案。管理效益档案按质量和效率两个维度细分，经济效益档案按人均效益和整体效益两个维度细分。
1.4 基础档案标准科目结构及各级科目定义见：《附件1. 基础档案标准科目》
2 各类档案标准：由总部人力资源中心共享服务室建立各类档案的标准，包括制度格式标准、流程格式标准、表单格式标准和公文格式标准。归档的文件必须符合相应标准，不符合标准的文件需按标准进行修改后方可归档。
3 档案的归档和盘点
3.1 由总部人力资源中心共享服务室建立《人力资源基础档案归档操作指引》，总部人力资源中心各部室及各业务单元人力资源部依指引对文件进行归档。
3.2 文档存储部室每月底对档案进行盘点，将盘点报告上报总部人力资源中心共享服务室。
4 档案的完善
4.1 由共享服务室及主责部室从重要性、紧迫性、工作计划、资源条件四个维度对运营档案缺失科目进行评估，并制订建设计划。
4.2 总部人力资源中心共享服务室负责推动缺失科目的建设。
4.3 总部各部室及业务单元负责建设缺失的基础档案科目
5 档案分析：总部人力资源中心共享服务室定期出具人力资源部门管理体系分析报告，内容包括：制度体系完整程度、缺失档案建设的工作进度、现有制度的一致性及规范性、现有流程及表单的合理性、有效性、各业务单元同类制度的差异度、制度流程的执行情况和问题点等。
6 档案优化：针对分析报告提出的问题，档案主责部室负责对档案进行整合、优化，推动全公司人力资源制度、流程和表单的统一。
7 档案共享：总部人力资源中心各部室及各业务单元人力资源部可向档案管理部门提出需求，按规定调阅、利用档案。
五、 基础档案管理职责
1 总部人力资源中心共享服务室是基础档案的归口管理部门，负责制定基础档案管理制度，推动基础档案完善及优化、对各业务单元人力资源部档案工作进行业务指导、检查和培训。
2 总部人力资源中心各模块应执行基础档案管理制度的各项规定，按时完成档案的建设/优化计划，并指定专人（或兼职人员）做好各种不同载体文件材料的收集、整理、保管和提供利用工作，检查本模块所负责的文件材料的归档情况，并编制成册，定期向共享服务室报备。
3 各业务单元人力资源部应执行基础档案管理制度的各项规定，按时完成档案的建设/优化计划，做好下属区域/城市公司各项档案的管理工作，负责组织本部门各类档案的收集、整理、保管、统计和提供利用工作，并编制成册，定期向总部人力资源中心共享服务室报备。

第二部分 基础档案标准科目管理
一、 标准科目建设责任划分
1 资源档案
1.1 各业务单元人力资源部负责收集及更新省级、市级法律法规。具体分工见下表。当业务单元进入新区域（省份或城市）时，请于一周内通知人力资源中心共享服务室，以便更新分工安排。
业务单元
门店所在省份
门店所在城市
南区
广东、广西、湖南、海南、福建
惠州、东莞、广州、珠海、中山、江门、清远、佛山、恩平、台山、鹤山、电白、湛江、阳春、南宁、柳州、百色、长沙、福州
华东
浙江、江西、湖北
常熟、江阴、昆山、余姚、宁波、慈溪、杭州、湖州、海宁、绍兴、诸暨、平湖、张家港
华北
河北、内蒙古、山西
北京、天津、石家庄、唐山、包头、呼和浩特
西北
陕西、甘肃、青海、宁夏、河南
西安、咸阳、宝鸡、渭南、汉中、安康、兴平、商洛、兰州、白银、西宁、银川、郑州、安阳、洛阳、三门峡
东北
吉林、辽宁、黑龙江
哈尔滨、沈阳、丹东、吉林、本溪、长春、盘锦、鞍山
苏果
江苏、安徽、山东
南京、常州、苏州、徐州、南通、连云港、淮安、盐城、扬州、镇江、泰州、宿迁、合肥、淮北、宿州、阜阳、淮南、滁州、巢湖、马鞍山、铜陵、宣城、蚌埠、芜湖、亳州、六安、安庆、济宁
PCC

上海
Vivo

深圳
OLE

重庆
香港超市

香港、澳门
购物中心
四川
成都
1.2 国家级法律法规由人力资源中心共享服务室负责收集及更新。
1.3 公司内制度体系、最佳实践及内部资源档案总部及各业务单元均负有收集和更新的责任。
2 运营档案
2.1 使用全局管控性、跨业务单元协作/共享性、日常操作性三个维度对运营档案科目进行评估“1+X”属性，根据如下规则对科目进行划分：
评估结果
“1+X”属性
全局管控性
1
跨业务单元协作/共享性
1
全局管控性 + 跨业务单元协作/共享性
1
跨业务单元协作/共享性 + 日常操作性
1
全局管控性 + 日常操作性
1+X
日常操作性
1+X，X
注：属性为“1”的科目，由总部建设，各业务单元遵照执行；属性为“1+X”的科目由总部建设后，各业务单元对X的部分可制订差异化的实施细则；属性为“X”的科目，由各业务单元根据业务实际情况自行制定，并上报总部备案。
2.2 业务单元人力资源部对于X的部分可依据实际情况确定其下属的区域/城市公司是否需要另行制定实施细则，并按照人力资源管理权限进行报批，备案。
2.3 各个组织层级所有运营类档案必保持“1”的部分的一致性。
3 效益档案
3.1 总部人力资源中心共享服务室制订统一的数据统计口径及报表模版。
3.2 总部人力资源中心各专业模块或各业务单元人力资源部定期完成各种报表后上报总部人力资源中心共享服务室。
3.3 总部人力资源中心各专业模块及各业务单元人力资源部需建立纵深的分析机制。
二、 基础档案标准科目变更
1 科目变更原则
1.1 业务事项增加/删减时，可对基础档案标准科目进行调整。
1.2 对现有标准科目包含的内容进行拆分/合并/优化时，可对基础档案标准科目进行调整。
2 科目变更流程
2.1 总部各部室负责人/各业务单元人力资源部负责人依照《附件2. 基础档案科目变更申请表》填写并签核后提交共享服务室审核。
2.2 共享服务室确认申请符合科目变更原则后，报总部人力资源中心负责人批准。
2.3 科目变更后，责任部室应尽快完成科目建设，并将文档报共享服务室存储。

第三部分 基础档案完善
一、 建设缺失科目
1 资源档案：在初始化的基础上，根据标准科目及业务需要，每月定期进行收集。
2 运营档案：依照以下流程，按季度制定《附件3. 基础档案建设计划及进度控制表》，并按计划开展建设工作。
2.1 共享服务室从重要性和紧迫性两个维度，评估缺失科目，排出缺失科目的建设优先级，从而得出当季建设科目清单。
2.1.1 处于重要-紧急象限的，为优先建设科目，必须在当季建设完成。
2.1.2 处于重要-不紧急象限的，为次优先建设科目，在建设计划中应排在优先建设科目后。
2.1.3 处于不重要-紧急象限的，在建设计划中应排在次优先建设科目后。
2.1.4 处于不重要-不紧急象限的，在建设计划中应排在前三象限科目之后。
2.1.5 除重要-紧急象限外的科目，其余科目由共享服务室从工作计划和资源条件两个维度，与总部各部室/业务单元人力资源部沟通确定建设计划。

紧急
不紧急
重要
①体系建设、重点项目的产出
②跨模块协作/联动的
③严重影响基础业务开展的
④上期计划未完成的
①重点项目优化所必须的前置条件
②风险管控型
不重要
①对整体业务开展影响较小，但急需制定的标准或规范
①不影响业务开展，但如存在，可优化业务开展
②暂未开展的业务
2.2 档案建设过程分为“拟定初稿、征求意见、修改定稿、OA报批、发布”五个阶段，在已定的建设计划下，由各部室确定科目建设过程中分阶段的时间节点。
2.3 各部室按计划开展工作，共享服务室每周三检查进度，并发布报告。各业务单元HR每月底向总部人力资源中心共享服务室反馈科目建设进度。
2.4 科目建设完成后，将按《附件4. 人力资源基础档案归档操作指引》规定进行存档。

第四部分 基础档案日常管理
一、 档案密级
1 根据《xx保密制度》的规定，将保密文档分为三类：绝密级、机密级和秘密级。各类保密文档的可阅读范围及借阅申请审批人详见下表：
文档分类
描述
可阅读范围
借阅申请审批人
绝密级文档
涉及公司战略、财务机密；员工薪酬、个人信息等隐私的文档
总部HR负责人；相关业务单元HR负责人；文档生成部室人员
人力资源中心负责人
机密级文档
组织架构及编制、人员配置、激励方案、培训教材、各类数据库、报表等文档
总部HR负责人；相关业务单元HR负责人；HR相关各部室负责人；文档相关部室人员
人力资源中心负责人
秘密级文档
知识文档、最佳实践、培训课件、人事制度政策等
HR部门全体人员
人力资源中心负责人
普通文档
需要全体员工知悉的制度、流程等
xx全体员工
—
2 各科目密级明细详见《附件1. 基础档案标准科目》。
二、 档案归档
1 根据文档的共享性及保密性来确定应由总部人力资源中心共享服务室统一存储还是各部室自行存储。
2 具体的归档办法和流程参见《附件4. 人力资源基础档案归档操作指引》。
三、 档案借阅
1 档案借阅申请均须在OA上提报，依照《xx知识文档借阅指引》进行操作。
四、 档案销毁
1 《附件4. 人力资源基础档案归档操作指引》对各类档案的保管期限进行了规定，对超出保管期限的文档需进行销毁处理。
2 由档案存储部室填写《附件5. 档案销毁登记表》，报HR负责人审批。
3 档案销毁登记表通过审批后，由档案存储部室将文件销毁（纸质文档采取粉碎的方式销毁，电子文档需彻底删除），档案存储部室的直接上级领导需对销毁过程进行监督，并在监销人处签名。

附件1. 基础档案标准科目
附件2. 基础档案科目变更申请表
附件3. 基础档案建设计划及进度控制表
附件4. 人力资源基础档案归档操作指引
附件5. 档案销毁登记表