行政部职责范围.doc

5. 公司各部门岗位职责5.1. 行政部5.1.1.职责范围A. 文秘工作（1）负责起草行政工作计划、报告等文献，拟制、修订公司有关管理制度，报公司领导审定。（2）掌握公司印章、营业执照的使用，办理公司介绍信和各部门印章、印件的刻制、登记工作。（3）负责公司文献的打印和行政公文的呈传催办工作，办理员工名片印刷。（4）统一管理公司重要契约、文献和协议等资料的法律手续与档案归集管理。（5）负责公司的公文管理，建立统一的发文登记编号系统。（6）负责公司报纸、杂志订阅和信件收发工作。（7）负责公司电脑机、复印机、传真机的购置、安装、使用和管理。B. 行政工作（1）负责公司办公、生活用房的管理与租赁签约工作，负责公司办公室和宿舍的分派和调整，以及相关设施、设备的购置、安装、维修。（2）负责拟订公司行政办公、员工生活、文化娱乐所需设备、物品、用品的计划，并负责申报和购置。认真坚持精打细算节约开支的原则，实行验收、建帐、登记制度，杜绝浪费。（3）负责向财务部报送行政管理费用计划，审批各部门、各地盘的行政费用开支报销。（4）办好食堂。管理宿舍和内都招待所，负责公司办公宰、食堂、宿舍的安全保卫工作。（5）负责公司汽车、助动车、自行车等车辆管理和调度、办理各种与车辆有关的费用上缴及车辆维修、安全事故解决等工作。（6）会同财务部对公司固定资产进行有效管理。（7）与有关部门配合，搞好员工的生活福利和康乐话功，按公司规定协助组织好员工参观、游览等活动。（8）负责安排节假日公司值班，保持不间断对内、对外的联络。C. 公关接待（1）负责接待来宾和接待室、会议室的管理工作，维护好公司写字楼门厅秩序，保持其卫生整洁。（2）负责公司挂历、贺年卡和小礼品等宣传用品的使用计划、报批、订购和发放、保管。（3）负责公司大型活动的筹备安排，组织实行。（4）负责员工上缴收受礼品的保管和解决工作。（5）领导交办的各项工作。5.1.2.岗位责任A. 经理（1）在公司分管副总经理领导下，全面负责行政部及领导交办的工作。（2）负责本部门员工的教育、培训和管理，提出使用、奖惩建议。（3）部署每日、半年、全年度行政部工作计划及总结。（4）负责公司及合资公司、子公司注册文献的保存、备查、申请、年审、过户、更换、换证、撤消等法律手续。（5）负责公司印鉴管理。（6）负责公司行政档案（图、文、音、像）资料的归档、保存、整理、备查上作，实行电脑档案管理。（6）负责公司各类大型会务、庆典活动的组织实行、协调工作。B. 副经理（1）在部门经理领导下工作，并在其委托期间行使其职权。（2）分管食堂、宿含及内部招待所。（3）负责公司车辆的调配和管理。（4）参与接待工作，安徘客人的参观、用车、购票和食宿。（5）参与大型活动的组织与安排。（6）参与固定资产的实物管理。（7）领导交办的其它事项。C. 行政（1）负责员工食堂、餐厅的管理，督查食堂采购、清洗、操作、服务等全面工作，执行管理人员岗位责任和各项制度，对食物成本、质量特别是卫生负具体管理责任。（2）负责内部招待所物品配置、清洁卫生和安全防范。（3）员工宿舍水、电、煤气、电话等管理、维护及费用审核、交收。（4）办公用品的采购、保管与发放。（5）信封、信纸、名片等印刷品的印制及管理。（6）领导交办的其它事项。D. 总务（1）文献、信函，报章等收发、登记、传阅及整理归档。（2）传真件的收发、登记与传真机、复印机的使用管理。（3）无线移动电话、寻呼机的采购、登记、交费与管理。（4）以公司名义所发文献的统一编号、复印、盖章与签发。（5）参与大型活动准备的具体工作。（6）领导交办的其它要项。E. 总经理秘书（1）负责总经理办公室的档案资料管理，及时收发文献科学分类，方便查找与使用。（2）负责总经理办公室的公关接待。（3）安排总经理有关的会议、洽谈。（4）收集、整理与公司有关的各类信息，提供参考服务。（5）准确领略总经理意图，及时反馈部门意见，做好沟通协调、检查督办等工作，并严守公司机密。（6）对来人、来电、来函中提出的一般问题，积极沟通解决或承担具体事务性厂作。（7）纯熟操作办公自动化系统，提高工作效率。（8）随时完毕总经理指定的各项工作任务。（9）积极完毕部门分派的其它工作。F. 文员（1）写字楼公文、函件打印。（2）打印机及电脑的定期养护。（3）指导地盘文员提高打印水平。（4）参与复印机的养护与管理。（5）严格保守公司商业及业务机密，负责解决有关打印校对草稿。（6）领导交办的其它事项。G. 接待（1）接转总机电话，挂发长途。（2）电话总机的使用及保养。（3）接待客人并及时告知有关人员。（